Acabo de terminar la reunión con el equipo de programación y producto de Kiby. Estuvo tan interesante, que me hice un café al empezar y me acabo de dar cuenta de que, después de una hora, está completamente helado.

Ni un trago le he dado.

Todo esto vino ocasionado por una «red flag» que tuve la semana pasada.

Mandé un presupuesto importante por correo tradicional, el de toda la vida. Lo adjunté en un PDF, le di a enviar y puse la confirmación de lectura. Esa que te da una falsa sensación de seguridad.

Recibí el «leído». Pero, ¿sabes qué? Me sentí igual de vacío. No tenía forma de saber si realmente lo analizaron, si se quedaron en la página de los precios o si, simplemente, se perdió en el vertedero que hoy en día es la bandeja de entrada de cualquier empresario.

La verdad que fue cuando me puse a pensar cómo mejorarlo dentro de Kiby y que necesitaba crear una herramienta para controlar presupuestos.

Se pierde mucho tiempo en estar adjuntando los documentos, seleccionando los destinatarios, escribiendo el texto…

Para luego enviar y perder el control. Venga ya.

Me di cuenta de que, en pleno 2026, seguimos trabajando como si estuviéramos en los 90 con la gestión de presupuestos en empresas.

Del marketing de la fe a la certeza absoluta

Por qué necesitas un software para seguimiento de presupuestos

Si lo pensamos bien, la forma tradicional de trabajar es primitiva. Abres tu gestor de correo, (Thunderbird o Outlook) adjuntas el archivo y disparas. Es como lanzar una botella con un mensaje al océano y esperar que alguien la encuentre, la lea y, por algún milagro, decida responderte.

Incertidumbre total. Sé honesto, nos pasa a todos.

A partir de ese «clic» en enviar, pierdes el control absoluto. Es un sabor de boca ácido. Te quedas ahí, mirando la pantalla, preguntándote:

• ¿Lo habrá visto?
• ¿Le habrá llegado?
• ¿Se habrá espantado con el precio?
• ¿O simplemente lo ha dejado para la semana que viene porque tiene 50 incendios más que apagar?

Esa incertidumbre es la que mata los negocios. No es la competencia, ni los precios altos; es el silencio. Esa falta de información es lo que queríamos resolver con la arquitectura del Portal de Cliente que hemos revisado hoy en Kiby.

No queríamos otro visor de documentos aburrido que solo sirve para que el cliente se descargue un papel. Para eso ya están esos grandes gigantes ERP corporativos. Queríamos darte visión nocturna en tus ventas.

Visión nocturna: Dejar de ser un mendigo de información

En Kiby ERP nos negamos a que nuestros usuarios sigan vendiendo a ciegas. Por eso, hemos diseñado la trazabilidad comercial más avanzada en un programa de facturación para que sepas exactamente qué pasa cuando el documento llega al otro lado.

Ahora, cuando envías un presupuesto o una factura desde el ERP, el juego cambia por completo. Ahora controlas tú. Tienes datos reales que antes, simplemente, eran imposibles de conseguir:

• El momento exacto del acceso: Sabes cuándo el cliente ha entrado al portal. Ya no te pueden decir eso de «no me ha llegado el correo».
• Lectura específica: El sistema te avisa si ha visualizado el documento. Pero no solo eso, sabes cuántas veces ha entrado. Si ha entrado 5 veces en una mañana, ese cliente está «caliente». Es el momento de llamar.
• Acciones de «interés real»: Sabes si se lo ha descargado o, lo que es mejor, si lo ha imprimido. Si alguien imprime un presupuesto, es que hay una reunión física de por medio. Ya no eres un «adjunto» más, eres un tema de conversación en su mesa.
• Contexto de conexión: Ver cuándo fue su última conexión te da el «timing» perfecto. No es lo mismo llamar a alguien que no abre el portal desde hace tres días que a alguien que acaba de salir de él hace dos minutos tras enviarle un presupuesto.

Del «telegrama» infinito a la negociación en tiempo real

Lo que más me duele de la gestión tradicional son los hilos de correos que parecen telegramas de guerra. «Cámbiame esta partida», «¿Este precio incluye el IVA?», «Pásame la factura que la he perdido». Es una pérdida de tiempo absurda que nos aleja de lo que realmente importa: cerrar la venta. O dedicarle más tiempo a generar más ventas.

Por eso, el Portal de Cliente no es solo para «ver», es para interactuar.

Hemos cerrado el círculo. El cliente puede dejar un comentario sobre un documento, ya sea un presupuesto, albarán o factura directamente en el portal. Y tú puedes responderle igualmente y Kiby le notificará que tiene un comentario para que entre a verlo.

Nada de correos sueltos. Todo queda registrado ahí.

Puede aceptar o rechazar el presupuesto en el momento, o incluso pagar la factura mediante tarjeta o SEPA sin salir de la plataforma.

Hemos convertido un proceso pasivo (esperar a que te contesten) en una herramienta de negociación activa.

La tecnología de los gigantes suele ser compleja, pesada y cara. Diseñada para que te pierdas en menús. Nosotros la hemos diseñado para eliminar la incertidumbre.

¿Cuántos presupuestos tienes ahora mismo «muertos» en el aire?

Seamos sinceros: la estrategia de ventas es vital, pero las herramientas que usas son las que te permiten ejecutar esa estrategia con éxito.

No vale de nada ser el mejor comercial y tener la mejor propuesta si no sabes quién te está ignorando y quién te está analizando.

Párate a pensar un segundo:

• ¿Cuántos presupuestos tienes ahora mismo en el aire sin saber si siquiera los han abierto?
• ¿Cuántas facturas pendientes de pago tienes que no sabes si han llegado a la persona que tiene que dar el «OK»?
• ¿Cuánto tiempo pierdes reenviando documentos que el cliente «no encuentra»?

Para mí, volver al sistema antiguo de «adjuntar y rezar» me parece pegarse un tiro en el pie. Algo prehistórico.

Es elegir el caos sobre el control. Y en Kiby, tenemos claro que para luchar contra los gigantes, el control de tu información es tu mejor arma.

¿Qué opinas tú? ¿Prefieres seguir enviando botellas al mar o quieres saber exactamente quién está leyendo tu mensaje?

Estoy muy orgulloso de esto que estamos creando dentro de Kiby.

Lo estamos creando en base a necesidades reales del día a día que van a servir a todas las empresas o emprendedores.

Y estamos proporcionando herramientas brutales para el día de un autónomo o pyme y a un precio mucho más bajo que esos gigantes.

Si miras ahí fuera, para tener esta función de CRM avanzada de tracking, tendrías que pagar Salesforce o HubSpot y ya te digo que baratos no son. Mira, mira y lo verás tú mismo.

Si buscas un CRM para comercio minorista o pequeña empresa que no te cueste un riñón…

En Kiby, desde 29 €/mes lo tienes.

Estamos democratizando el ERP y CRM de las empresas y todo en un mismo lugar.

Y con soporte humano en español en todos los planes.