El reglamento Verifactu establece requisitos críticos para la emisión y recepción de facturas electrónicas en España. Esta normativa surge en el marco de la Ley Antifraude, y su objetivo es asegurar la autenticidad y la integridad de las transacciones comerciales.
El cumplimiento de Verifactu es esencial para todas las empresas, incluyendo autónomos y pymes. Adaptarse a estos cambios no solo evita sanciones, sino que también mejora la eficiencia y la trazabilidad en la gestión empresarial.
Marco legal y ámbito de aplicación del reglamento Verifactu
El reglamento Verifactu establece un marco normativo que regula la facturación electrónica en el contexto español. Esta normativa se origina a partir de la Ley Antifraude y establece pautas claras para asegurar la correcta emisión y recepción de facturas electrónicas.
Ley Antifraude y Real Decreto 1007/2023
La Ley Antifraude, promulgada para combatir el fraude fiscal en España, sienta las bases para el reglamento Verifactu. Este reglamento se materializa en el Real Decreto 1007/2023, que establece los requisitos y procedimientos asociados a la facturación electrónica. Un objetivo central de esta normativa es garantizar la integridad, autenticidad y trazabilidad de las facturas emitidas en el ámbito empresarial.
Sujetos obligados a cumplir la normativa
El contexto de la normativa incluye a diversos grupos que deben adaptarse a este nuevo sistema de facturación electrónica.
Autónomos y pymes
Las pequeñas y medianas empresas, junto con los autónomos, constituyen la mayoría de los afectados. Este grupo debe realizar la adaptación de sus sistemas de facturación para cumplir con las exigencias del reglamento, que busca no solo optimizar el proceso de facturación, sino también reducir el riesgo de posibles sanciones.
Grandes empresas y administración pública
Las grandes corporaciones y las entidades del sector público también están bajo la obligación de cumplir con esta normativa. La transición hacia la facturación electrónica es igualmente crucial para ellas, dado su significativo volumen de operaciones y la necesidad de un control fiscal riguroso.
Exclusiones temporales y territorios forales
Hay ciertas exclusiones en la aplicación del reglamento, que principalmente afectan a entidades en territorios forales donde se dispone de un sistema propio. Asimismo, algunas empresas pueden gozar de un periodo adicional para adaptarse a la normativa, lo que les ofrece más tiempo para cumplir con las nuevas exigencias sin enfrentar sanciones inmediatas.
Plazos y fechas clave para la implantación
Afrontar los desafíos de la implementación es esencial y el reglamento estipula varios plazos que las empresas deben tener en cuenta.
Entrada en vigor en julio de 2025
El reglamento Verifactu tiene como fecha de entrada en vigor prevista en julio de 2025, marcando el inicio de una nueva etapa en la facturación electrónica en España.
Plazos para contribuyentes del impuesto sobre sociedades
Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades tienen hasta el 1 de enero de 2026 para adaptar sus sistemas de facturación. Este plazo es clave para asegurarse de que cumplan con todas las exigencias legales desde el inicio de su aplicación.
Plazos para autónomos y pymes
Para autónomos y pymes, el límite establecido es el 1 de julio de 2026. Este periodo permite a estos grupos realizar la transición de manera gradual, asegurando así que todos los aspectos técnicos y burocráticos estén en orden antes del cumplimiento definitivo.
Requisitos técnicos de los sistemas informáticos de facturación (SIF)
Los sistemas informáticos de facturación deben cumplir con una serie de requisitos técnicos esenciales para garantizar la correcta emisión y conservación de facturas electrónicas según la normativa vigente.
Integridad y autenticidad de las facturas electrónicas
Es fundamental que las facturas electrónicas sean inalterables una vez emitidas. Esto asegura que la información contenida en ellas no pueda ser modificada, lo cual es clave para mantener la confianza en las transacciones comerciales. Los sistemas deben asegurar que cualquier registro sea verificable, proporcionando así autenticidad a las partes involucradas.
Conservación, accesibilidad y legibilidad de registros
Las facturas deben ser conservadas durante el tiempo requerido por la normativa fiscal. A su vez, estos registros deben ser fácilmente accesibles en cualquier momento, facilitando la rápida gestión de auditorías o requerimientos de información. La legibilidad también es crucial para que todos los implicados en el proceso puedan comprender la documentación sin dificultades.
Registro de eventos y trazabilidad fiscal
Los sistemas de facturación deben incluir funcionalidades que permitan registrar eventos relacionados con cada factura, como modificaciones, accesos o eliminaciones. Esto no solo contribuye a la transparencia, sino que también mejora la trazabilidad fiscal, permitiendo el seguimiento de las transacciones de forma eficiente y clara.
Firma electrónica y verificación automática
Incorporar firma electrónica es un requisito que aporta seguridad y legalidad a las facturas. Los sistemas deben permitir la verificación automática de estas firmas, asegurando que cada factura emitida cumple con los estándares establecidos y puede ser validada frente a terceros.
Requisitos específicos de los programas de facturación
Los programas de facturación que se utilicen deben estar homologados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). Esto incluye cumplir con especificaciones técnicas que faciliten la interconexión con los sistemas fiscales de la agencia. Los requisitos incluyen soporte para formatos estandarizados y la capacidad de integrar funcionalidades que mejoren la gestión y emisión de facturas electrónicas.
Adaptación y cumplimiento en la emisión y recepción de facturas
La adecuada adaptación y cumplimiento de la normativa en la emisión y recepción de facturas es esencial para las empresas que desean operar sin contratiempos. Esto incluye seleccionar sistemas y soluciones tecnológicas que se alineen con los requisitos del reglamento Verifactu.
Sistemas de facturación compatibles con Verifactu
Es fundamental optar por un sistema de facturación que cumpla con la normativa vigente. La certificación por parte de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) es un paso crucial para garantizar que el software utilizado sea conforme a los estándares establecidos.
Software homologado por la AEAT
El uso de software homologado por la AEAT asegura que los procesos de facturación sean seguros y se ajusten a la legalidad. Estos programas permiten realizar la emisión de facturas electrónicas de manera perfecta y con total confianza, facilitando el cumplimiento normativo y evitando sanciones.
Aplicaciones básicas gratuitas de la Agencia Tributaria
La Agencia Tributaria también ofrecerá aplicaciones básicas de facturación, sin costo alguno, que se adaptan a las necesidades de pequeños contribuyentes. Utilizar estas soluciones puede ser una forma efectiva para que los autónomos y pymes inicien su adaptación al reglamento de forma sencilla y sin inversión inicial.
Soluciones en la nube frente a programas instalados
Las alternativas de facturación en la nube ofrecen ventajas significativas, como el acceso remoto y la actualización automática del software. Comparativamente, los programas instalados requieren mantenimiento, lo que puede ser una carga adicional para las empresas. La opción de la nube permite una gestión flexible y eficiente, además de facilitar el cumplimiento normativo.
Delegación y externalización en la emisión de facturas
La delegación en la emisión de facturas puede ser una estrategia útil para sobredimensionar la eficiencia operativa. Las empresas pueden externalizar la facturación a proveedores de servicios especializados que garanticen el cumplimiento de la normativa Verifactu. Esta opción permite a las organizaciones centrarse en su actividad principal mientras confían en expertos para gestionar sus obligaciones fiscales.
Conservación y gestión de facturas de forma automática
La correcta conservación y gestión de las facturas es indispensable para validar transacciones y responder a futuras auditorías. Por tal razón, implementar sistemas que automaticen esta tarea es una opción recomendable. Un software que permita la conservación de registros de manera segura y accesible proporcionará tranquilidad frente a posibles requerimientos de la Agencia Tributaria.
La implementación de soluciones tecnológicas adecuadas al marco Verifactu no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que puede transformar la gestión administrativa en un proceso más eficiente y digitalizado.
Impacto en la gestión fiscal y operativa de las empresas
El reglamento Verifactu introduce cambios significativos que afectan la gestión fiscal y operativa de las empresas. La modernización de los procesos fiscales otorga ventajas competitivas y mejora la transparencia en las transacciones comerciales.
Mejora de la trazabilidad y control fiscal
La implementación de sistemas de facturación electrónica garantiza un seguimiento más preciso de las operaciones comerciales. Los registros se vuelven fácilmente auditables, lo que simplifica el trabajo de los inspectores de la Agencia Tributaria. Entre las claves de esta mejora se destacan:
- Acceso en tiempo real a la información fiscal.
- Reducción de errores en la presentación de documentos.
- Facilitación de informes fiscales más completos y veraces.
Prevención del fraude fiscal a través de la normativa
El reglamento Verifactu se enfoca en la prevención del fraude mediante la implementación de controles más estrictos sobre la emisión y recepción de facturas. Esta normativa obliga a las empresas a adoptar tecnologías que aseguren la autenticidad de los documentos, lo que contribuye a:
- Disminuir el riesgo de prácticas fraudulentas.
- Aumentar la confianza en el sistema fiscal.
- Proteger la integridad de los datos fiscales de los contribuyentes.
Obligaciones de registro y documentación electrónica
Las empresas deberán cumplir con un conjunto de obligaciones que aseguran el correcto registro y documentación de las transacciones. Estos requisitos incluyen:
- Mantenimiento de un registro exhaustivo de todas las facturas emitidas y recibidas.
- Conservación de los documentos durante el periodo estipulado por la normativa.
- Facilidad de acceso a la información por parte de la Agencia Tributaria.
Ventajas de la digitalización en los procesos de facturación
La adopción de sistemas electrónicos otorga múltiples beneficios operativos a las empresas. La digitalización no solo mejora la eficiencia, sino que también optimiza los recursos. Entre las ventajas más destacadas se incluyen:
- Reducción de costos operativos asociados al papel.
- Agilización de procesos internos y disminución del tiempo empleado en la gestión.
- Acceso remoto y seguro a la información fiscal.
Cómo Kiby facilita el cumplimiento del reglamento Verifactu
Kiby ofrece una solución integral que se adapta a los requerimientos del reglamento Verifactu. Su software de gestión de facturación permite a las empresas cumplir con todas las normativas vigentes, proporcionando funcionalidades como:
- Integración de sistemas de trazabilidad y control fiscal.
- Herramientas para la emisión de facturas electrónicas seguras.
- Gestión automatizada de documentos y cumplimiento normativo.
Procedimientos para garantizar el cumplimiento normativo
Para asegurar que las empresas cumplen con las exigencias del reglamento Verifactu, es esencial establecer procedimientos rigurosos que aborden aspectos clave, como auditorías, comunicaciones con la Agencia Tributaria y la formación continua del personal.
Auditorías internas y verificaciones periódicas
La implementación de auditorías internas permite identificar posibles desviaciones en la ejecución de los procesos de facturación y asegurar que se cumplen todos los requisitos técnicos y legales establecidos. Las auditorías pueden realizarse de forma trimestral o semestral, dependiendo del tamaño de la empresa y del volumen de facturas emitidas. Estos son algunos aspectos fundamentales que se deben considerar:
- Revisión de registros de facturación para verificar su integridad y autenticidad.
- Comprobación de los procedimientos de conservación de datos.
- Evaluación de la trazabilidad de las transacciones.
Declaración responsable y comunicación con la AEAT
Es fundamental mantener una comunicación fluida con la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT). La declaración responsable garantiza que la empresa está cumpliendo con todas las normativas aplicables. Estos son los pasos recomendados:
- Registrar todas las comunicaciones realizadas con la AEAT.
- Presentar cualquier declaración o documento que sea requerido por la autoridad fiscal.
- Mantener informada a la AEAT acerca de cualquier cambio en los procesos de facturación.
Actualización y mantenimiento de sistemas informáticos
La efectividad de un sistema de facturación depende de su adecuado mantenimiento y actualización. Con el fin de cumplir con el reglamento Verifactu, es necesario realizar lo siguiente:
- Implementar parches de seguridad y actualizaciones del programa de facturación de manera regular.
- Revisar la compatibilidad de los sistemas con cualquier nueva normativa que se publique.
- Evaluar el rendimiento del software para asegurar que satisface las necesidades operativas de la empresa.
Formación y soporte para autónomos y pymes
La capacitación del personal es clave para garantizar que todos los empleados comprendan los nuevos procedimientos y normativas. La formación debe incluir:
- Sesiones informativas sobre el reglamento Verifactu y sus implicaciones.
- Talleres prácticos para el manejo efectivo del software de facturación.
- Asesoramiento continuo y soporte técnico para resolver dudas.
Preguntas frecuentes sobre la normativa Verifactu
La normativa Verifactu ha generado diversas inquietudes entre los profesionales y empresarios. A continuación, se presentan algunas de las preguntas más comunes con respecto a su aplicación y requisitos.
¿Quiénes están obligados a emitir facturas electrónicas?
La obligación de emitir facturas electrónicas recae sobre todas las entidades y personas que participan en actividades comerciales. Esto incluye:
- Pequeñas y medianas empresas (pymes)
- Autónomos que gestionan sus propias actividades económicas
- Grandes corporaciones que manejan volúmenes significativos de facturación
- Administraciones públicas que realizan transacciones comerciales
En ciertas circunstancias, existen exclusiones temporales para otros grupos, como territorios forales o empresas acogidas a regímenes especiales.
¿Qué sucede si no se cumplen los requisitos técnicos?
El incumplimiento de los requisitos técnicos establecidos por el reglamento Verifactu puede llevar a sanciones significativas. Estas pueden incluir multas y otras penalizaciones por parte de la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), lo que puede afectar la reputación empresarial y generar problemas de liquidación fiscal.
¿Cómo afecta la normativa a las facturas B2B?
Las facturas entre empresas (B2B) están igualmente sujetas a la normativa Verifactu. Esto significa que todas las transacciones B2B deben cumplir con los mismos estándares de autenticidad, integridad y trazabilidad que se aplican a otros tipos de facturas electrónicas. Este enfoque garantiza un control más efectivo y previene posibles fraudes fiscales.
¿Qué tipo de facturas deben conservarse y durante cuánto tiempo?
Las empresas deben conservar todas las facturas emitidas y recibidas, tanto electrónicas como en papel, durante un mínimo de cuatro años. Este periodo es crucial para satisfacer las exigencias de las autoridades fiscales y facilitar auditorías posibles. La adecuada conservación también asegura que la documentación esté disponible para cualquier verificación relevante.
¿Qué requisitos técnicos debe tener el software de facturación?
Para cumplir con Verifactu, el software de facturación utilizado debe satisfacer varios requisitos técnicos, tales como:
- Integridad: Los datos deben ser inalterables una vez emitidos.
- Conservación: Deben guardarse durante el tiempo estipulado por la normativa.
- Accesibilidad: Los registros necesitan ser fácilmente accesibles para su revisión.
- Trazabilidad: Facilitar el seguimiento de todas las transacciones realizadas.
La adopción de un software homologado por la AEAT asegura que se cumplan con todos estos requisitos técnicos.
