El cumplimiento de Verifactu es esencial para asegurar la legalidad en la facturación electrónica. La normativa establece sanciones significativas para quienes no se adhieran a los requisitos técnicos y legales establecidos.
Las multas pueden variar desde importes fijos hasta sanciones proporcionales por errores en las facturas. En este artículo se analizarán las principales sanciones, sus consecuencias y recomendaciones para evitar problemas con la Agencia Tributaria.
Marco legal y normativa vigente sobre Verifactu
La normativa relacionada con Verifactu establece unas directrices claras para la gestión de la facturación electrónica en España. A continuación, se detallan los aspectos más relevantes de esta regulación.
Ley Antifraude y su impacto en la facturación electrónica
La Ley Antifraude, aprobada como Ley 11/2021, introduce medidas específicas para combatir el fraude fiscal en el ámbito de la facturación. Esta ley implica la obligación de adoptar sistemas de facturación electrónica que garanticen la transparencia y trazabilidad de las transacciones. La implementación de estas normativas no solo busca asegurar el cumplimiento tributario, sino también prevenir prácticas fraudulentas que afectan a la competitividad del mercado.
Requisitos técnicos del sistema Verifactu
Para cumplir con Verifactu, es esencial que los sistemas informáticos de facturación (SIF) se ajusten a diversas exigencias técnicas que aseguran la integridad y seguridad de las facturas emitidas.
Integridad, conservación y trazabilidad de los registros
Los sistemas deben garantizar que los datos de facturación sean íntegros, inalterables y estén debidamente conservados. Esto implica que una vez emitida una factura, su contenido no puede ser modificado sin seguir un procedimiento específico, asegurando así la trazabilidad de cada transacción a lo largo del tiempo.
Uso obligatorio del código QR en las facturas
El código QR es un elemento fundamental en las facturas, ya que permite verificar su autenticidad. Todas las facturas emitidas deben incluir este código para que puedan ser validadas tanto por los usuarios como por la Agencia Tributaria, facilitando un control más riguroso y eficiente.
Especificaciones técnicas exigidas por la Agencia Tributaria
La Agencia Tributaria establece unas especificaciones concretas que los sistemas de facturación deben seguir. Estas incluyen la forma de almacenar, transmitir y recuperar los datos fiscales, garantizando que se cumplan los estándares de legibilidad y accesibilidad exigidos por la normativa vigente.
Tipos de sanciones por incumplimiento del sistema Verifactu
El incumplimiento de Verifactu puede conllevar distintas sanciones económicas, que varían según la naturaleza del incumplimiento. Las multas están diseñadas para asegurar el correcto funcionamiento del sistema de facturación y prevenir el fraude fiscal.
Multa fija de 50.000 € por software no válido
Una de las sanciones más severas es la multa fija de 50.000 euros, aplicable a cada ejercicio fiscal en que se utilice software de facturación no homologado. Esta sanción se establece para garantizar que las herramientas utilizadas por empresas y autónomos cumplan con las normativas exigidas.
Software de doble uso y su implicación en el fraude fiscal
El uso de software que permite la manipulación de registros puede considerarse un grave incumplimiento. Los programas de doble uso facilitan la eliminación de facturas o la realización de prácticas fraudulentas, lo que puede resultar en la imposición de multas severas.
Falta de certificación y homologación del software
Otro aspecto que se sanciona es la ausencia de certificación que valide el cumplimiento del software con Verifactu. Sin esta homologación, las empresas se exponen a sanciones significativas, ya que el uso de un software no certificado implica riesgo de fraude.
Inadecuada integridad, conservación y legibilidad de facturas
Las facturas emitidas deben cumplir con criterios de integridad, conservación y legibilidad. Si no se garantiza estos parámetros básicos, se pueden recibir sanciones, dado que comprometen la trazabilidad y autenticidad requerida por la Agencia Tributaria.
Infracciones relacionadas con la emisión de facturas sin código QR
Emitir facturas que no contienen el código QR estipulado también representa una infracción. Este código es vital para garantizar la validación y el seguimiento de las operaciones.
Cálculo de la sanción proporcional y multa mínima por factura
Las sanciones por esta infracción son proporcionales al importe de las operaciones facturadas incorrectamente, con un mínimo de 300 euros por factura emitida sin el código QR. Esto significa que, aunque la cantidad total sea menor, la multa mínima aplica siempre que falte este elemento.
Casos frecuentes de errores en datos y cómo evitar sanciones
Los errores en los datos del código QR pueden resultar en sanciones, por lo que es aconsejable verificar toda la información antes de emitir la factura. Un control adecuado puede prevenir problemas con la autoridad fiscal.
Sanciones específicas para fabricantes y desarrolladores de software
Los desarrolladores de software también enfrentan consecuencias por no cumplir con Verifactu. El régimen sancionador se extiende a aquellos que diseñen o distribuyan software no compatible.
Multas de hasta 150.000 € por programas no compatibles
Las multas para los fabricantes pueden alcanzar los 150.000 euros por cada tipo de sistema que no cumpla con los requisitos establecidos. Esto pone de manifiesto la responsabilidad que tienen en el desarrollo de herramientas adecuadas para la facturación.
Responsabilidades en la distribución y venta de sistemas informáticos
Los fabricantes son responsables no solo del diseño, sino también de la distribución de software que cumpla con las normativas. La falta de cumplimiento en este aspecto puede tener repercusiones económicas serias para la empresa desarrolladora.
Consecuencias fiscales y administrativas del incumplimiento
El incumplimiento de Verifactu puede acarrear serias repercusiones tanto fiscales como administrativas para las empresas y autónomos. Las sanciones no solo afectan el ámbito económico, sino que también pueden influir en la imagen y operativa de los negocios.
Inspecciones tributarias frecuentes y riesgos asociados
No adherirse a las normativas de Verifactu puede llevar a que las empresas sean objeto de inspecciones fiscales más rigurosas. La Agencia Tributaria está atenta a las irregularidades y puede colocar a las entidades en un perfil de alto riesgo.
Inclusión en lista de alto riesgo fiscal
Una empresa que no cumple con Verifactu se puede ver incluida en listas que destacan a los contribuyentes como de alto riesgo. Esto implica un aumento significativo en la vigilancia sobre las operaciones fiscales, lo que podría resultar en auditorías más frecuentes.
Impacto en otras áreas fiscales y laborales
Las inspecciones no se limitan solo a la facturación. Pueden extenderse a otros aspectos fiscales y laborales, generando posibles sanciones en diversas áreas si se detectan irregularidades.
Pérdida de deducciones y beneficios fiscales para empresas y autónomos
El incumplimiento de las normativas puede conllevar la pérdida de deducciones fiscales, lo que incrementa la carga tributaria. Las empresas que no cuentan con facturas adecuadas pierden la posibilidad de deducir gastos en el Impuesto de Sociedades o en el IRPF.
Obstáculos en el acceso a subvenciones y contratos públicos
Las sanciones por no cumplir con Verifactu pueden inhibir a las empresas de acceder a subvenciones y contratos públicos. Esta limitación afecta negativamente el crecimiento y la competitividad de las pequeñas y medianas empresas.
Repercusión en la imagen corporativa y relación con clientes
Ser sancionado por incumplimiento puede dañar la reputación de una empresa. La desconfianza generada entre clientes y proveedores puede ser difícil de reparar, afectando las relaciones comerciales esenciales.
Dificultades para obtener financiación y créditos bancarios
El cumplimiento normativo se está convirtiendo en un criterio esencial para las entidades financieras. Las multas vinculadas a Verifactu pueden provocar que las empresas encuentren obstáculos en la obtención de financiación o créditos, lo que limita su capacidad de inversión y crecimiento.
Recomendaciones para evitar sanciones y cumplir con Verifactu
Ante la obligatoriedad de cumplir con las normativas de facturación electrónica, es esencial aplicar ciertas recomendaciones que permitan evitar sanciones. A continuación, se exponen pautas claras y prácticas para facilitar el cumplimiento con Verifactu.
Selección de software compatible y homologado
La elección de un software de facturación que cumpla con las exigencias de Verifactu es fundamental para prevenir sanciones. Asegurarse de que el sistema utilizado esté homologado por la Agencia Tributaria contribuye a mantener el cumplimiento fiscal.
Ventajas de utilizar Kiby como solución de facturación
Kiby ofrece una solución integral en la gestión y facturación que se ajusta a las normativas vigentes. Su interfaz intuitiva, combinada con actualizaciones continuas, asegura un uso conforme a Verifactu. Utilizar un software como Kiby facilita la emisión de facturas sin errores y con las características requeridas.
Verificación de certificaciones y declaraciones de responsabilidad
Es recomendable solicitar certificaciones a los proveedores de software que demuestren el cumplimiento con las normativas de facturación. Las declaraciones de responsabilidad ofrecen una garantía adicional y son útiles en caso de auditorías fiscales.
Formación y capacitación del equipo en facturación electrónica
Contar con un equipo bien preparado es clave para el cumplimiento de Verifactu. La formación adecuada permite minimizar errores en la facturación y asegurarse de que todos comprendan los procedimientos necesarios.
Procedimientos para emitir facturas rectificativas
En caso de cometer un error en la facturación, es imprescindible seguir los procedimientos establecidos para emitir facturas rectificativas. Esto asegura que cualquier rectificación se realice de manera correcta y evita sanciones por errores en las facturas emitidas.
Evitar la manipulación y eliminación de registros de facturación
Es crucial seguir las regulaciones en cuanto a la integridad de los datos. Manipular o eliminar registros de facturación puede acarrear problemas legales. Mantener la transparencia en los registros protege a la empresa frente a cuestionamientos de la Agencia Tributaria.
Procedimientos para la correcta emisión y envío de facturas
La correcta emisión y envío de facturas debe seguir prácticas que garanticen su integridad. Establecer protocolos claros previene errores que puedan resultar en sanciones.
Integridad y accesibilidad en registros electrónicos
Los sistemas de facturación deben garantizar que todos los registros sean accesibles y seguros. Asegurarse de que la información esté debidamente almacenada y sea fácilmente consultable es un aspecto fundamental del cumplimiento.
Garantizar la trazabilidad y legibilidad exigidas
Las facturas deben ser completamente trazables y legibles. Cumplir con estas exigencias no solo es legalmente requerido, sino que también contribuye a la confianza en las operaciones comerciales.
Preguntas frecuentes sobre sanciones y cumplimiento de Verifactu
Esta sección aborda algunas de las dudas más comunes respecto a las sanciones y el cumplimiento del sistema Verifactu, con el objetivo de proporcionar claridad sobre aspectos específicos de la normativa.
¿En qué se basa la multa fija de 50.000 € y cómo se aplica?
La sanción de 50.000 € se establece por la utilización de un software de facturación que no esté homologado con los requisitos de Verifactu. Esta multa se aplica por cada ejercicio fiscal en que se haya detectado tal incumplimiento, independientemente del número de facturas emitidas. Su objetivo es impedir el uso de sistemas que faciliten el fraude fiscal.
Sanciones por emitir facturas sin código QR o con errores
Emitir facturas sin el código QR obligatorio o con datos incorrectos conlleva sanciones proporcionales al importe de las operaciones facturadas. Según la normativa, la multa mínima por cada factura en incumplimiento puede ascender a 300 €, siendo un porcentaje del 1% del total facturado lo que varia según cada caso.
¿Cómo detectar Hacienda el uso de software no compatible?
La Agencia Tributaria puede identificar el uso de software no compatible durante auditorías o inspecciones rutinarias. A través de un análisis de los registros emitidos, se verifica la ausencia de los requisitos técnicos que impone Verifactu, lo que puede resultar en sanciones adicionales.
Diferencias en sanciones para autónomos y grandes empresas
Las multas establecidas por incumplimiento de Verifactu son universales, aplicándose tanto a autónomos como a grandes empresas de igual manera. La sanción fija de 50.000 € es la misma sin importar el tamaño del negocio, asegurando un trato equitativo ante las regulaciones fiscales.
Posibilidades de reducción o recurso de multas tributarias
En ciertos casos, es factible solicitar la reducción o revisión de las multas impuestas por la AEAT. Esto podría basarse en circunstancias atenuantes, aunque la decisión final recae en la revisión de la Agencia Tributaria conforme a su criterio.
¿Qué hacer en caso de errores en facturas ya emitidas?
Si se cometen errores en las facturas emitidas, es fundamental no manipular los registros. Se deben seguir los procedimientos de rectificación permitidos, donde se emiten facturas rectificativas para subsanar los errores y así evitar posibles sanciones adicionales.
