Política de privacidad

Última actualización: 01/11/2025

En Kiby nos tomamos muy en serio la privacidad y protección de los datos personales de nuestros usuarios. Esta política describe de forma clara y transparente cómo recopilamos, utilizamos y protegemos la información personal que obtenemos a través de nuestro software y servicios.

  1. Responsable del tratamiento
  • Identidad: Jorge Cáceres Torija
  • NIF/CIF: 44414206X
  • Dirección: AVDA Extremadura 12 1º B 10600 Plasencia (Cáceres)
  • Correo electrónico de contacto: soporte@gokiby.com
  • Delegado de Protección de Datos (DPD): Jorge Cáceres Torija.
  1. Datos que recopilamos

Recopilamos datos personales de forma directa y automática para poder prestar, mantener y mejorar nuestros servicios.

2.1. Datos proporcionados directamente por el usuario

  • Datos de identificación: nombre, apellidos, NIF/DNI o equivalente.
  • Datos de contacto: dirección postal, correo electrónico, teléfono.
  • Datos fiscales y de facturación: dirección fiscal, número de cuenta bancaria, métodos de pago.
  • Información de cuenta: credenciales de acceso, configuración de usuario y preferencias.
  • Datos introducidos en el uso del software: facturas, presupuestos, gastos, cobros, clientes, proveedores, documentos y cualquier otro dato que el usuario decida introducir voluntariamente.

2.2. Datos recopilados automáticamente

  • Dirección IP, tipo de dispositivo, sistema operativo y navegador utilizado.
  • Registros de actividad (logs) y patrones de uso del software.
  • Cookies y tecnologías similares (ver apartado específico).

2.3. Datos de terceros introducidos por el usuario

Si el usuario introduce datos de terceros (clientes, proveedores, empleados, etc.), declara expresamente que dispone de legitimación para tratarlos y que ha cumplido con sus obligaciones de información conforme al RGPD.

Kiby ® actúa en estos casos como encargado del tratamiento, limitándose a almacenar y procesar dichos datos según las instrucciones del usuario.

  1. Finalidades del tratamiento

Tratamos los datos personales para:

  • Prestar, gestionar y mantener el servicio contratado.
  • Emitir facturas y gestionar cobros y pagos.
  • Facilitar la comunicación con el usuario (soporte, avisos, actualizaciones).
  • Cumplir con obligaciones legales y fiscales.
  • Analizar el uso del software para mejorarlo y optimizar la experiencia.
  • Enviar comunicaciones comerciales relacionadas con Kiby (cuando exista base legal).
  • Detectar, prevenir y mitigar fraudes, accesos no autorizados y riesgos de seguridad.
  1. Base legal para el tratamiento
  • Ejecución de un contrato: para prestar el servicio de Kiby.
  • Cumplimiento de obligaciones legales: normativa fiscal, contable, de protección de datos y otras aplicables.
  • Interés legítimo: mejora continua del servicio, prevención del fraude y marketing a clientes existentes.
  • Consentimiento: envío de comunicaciones comerciales a no clientes y uso de cookies no esenciales.
  1. Cesiones y transferencias internacionales
  • Los datos podrán ser cedidos a administraciones públicas cuando exista obligación legal.
  • Se podrán compartir con proveedores de servicios de Kiby (alojamiento, soporte, mensajería, pasarelas de pago) bajo contratos de encargo de tratamiento con cláusulas de confidencialidad y seguridad.
  • Si se realizan transferencias internacionales de datos, estas se harán únicamente a países con decisión de adecuación de la Comisión Europea o utilizando Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión, asegurando así un nivel de protección equivalente al europeo.
  1. Conservación de los datos
  • Los datos se conservarán mientras dure la relación contractual.
  • Una vez finalizada, se mantendrán bloqueados durante los plazos legales exigidos: normalmente 6 años a efectos mercantiles y 4 años a efectos fiscales.
  • Los datos con fines comerciales se conservarán mientras el usuario no solicite su supresión.
  1. Derechos de los usuarios

El usuario puede ejercer en cualquier momento sus derechos de:

  • Acceso.
  • Rectificación.
  • Supresión (derecho al olvido).
  • Oposición.
  • Limitación del tratamiento.
  • Portabilidad.
  • Retirada del consentimiento.

Para ejercerlos, debe enviar una solicitud por email a soporte@gokiby.com o por correo postal a la dirección indicada en el apartado 1, adjuntando documento que acredite su identidad.

  1. Seguridad de la información

Kiby implementa medidas técnicas y organizativas adecuadas, entre ellas:

  • Cifrado de datos en tránsito (TLS) y en reposo.
  • Control de accesos y autenticación reforzada.
  • Registros de actividad y auditorías internas periódicas.
  • Copias de seguridad cifradas y planes de recuperación ante desastres.
  • Monitorización activa para la detección de incidentes de seguridad.
  1. Uso de cookies

Kiby utiliza:

  • Cookies técnicas: necesarias para el funcionamiento del software.
  • Cookies analíticas (previo consentimiento): para mejorar el servicio y la experiencia de usuario.
  • Cookies de personalización (previo consentimiento): para recordar preferencias y configuraciones.

Más información en la Política de Cookies de Kiby.

  1. Decisiones automatizadas y perfiles
  • Kiby puede usar algoritmos para detectar riesgos (por ejemplo, facturas duplicadas o vencidas).
  • No se adoptarán decisiones con efectos jurídicos significativos sin intervención humana.
  1. Servicios de terceros
  • Kiby puede integrar servicios de terceros (pasarelas de pago, mensajería, almacenamiento en la nube).
  • Dichos servicios actuarán como encargados del tratamiento y estarán sujetos a contratos y controles de seguridad adecuados.
  1. Modificaciones de la política

Kiby ® puede actualizar esta política en cualquier momento para adaptarla a cambios legales, técnicos o de negocio. Las modificaciones se notificarán antes de su entrada en vigor.

  1. Contacto

Para cualquier consulta relacionada con esta política:

📧 soporte@gokiby.com

AVDA Extremadura 12 1º B 10600 Plasencia Cáceres.