Condiciones Generales de Contratación y Licencia de Uso

Última actualización: 01/11/2025

Titular del servicio: Jorge Cáceres Torija, NIF 44414206X, domicilio en AVDA Extremadura 12 1ºB 10600 Plasencia (Cáceres), email de contacto: soporte@gokiby.com, en adelante, “Kiby®”.

El presente documento regula los términos de contratación, uso y funcionamiento del software Kiby, ofrecido en modalidad SaaS (Software as a Service) a través de [gokiby.com], [kibyapp.com], y dominios relacionados. La creación de cuenta, el acceso o el uso del servicio implican la aceptación expresa de estas Condiciones, de la Política de Privacidad y de la Política de Cookies vigentes.

1. Información básica de protección de datos

• Responsable del tratamiento: Jorge Cáceres Torija.
• Finalidad: Prestación del servicio SaaS, gestión de cuenta, facturación, soporte y comunicaciones operativas y comerciales (si lo autorizas).
• Legitimación: Ejecución del contrato y, en su caso, consentimiento.
• Destinatarios: No se ceden datos a terceros salvo obligación legal o proveedores necesarios para la prestación del servicio (encargados).
• Derechos: Acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad.
• Información adicional: Disponible en la Política de Privacidad.

2. Objeto

Estas Condiciones regulan la relación contractual entre Kiby y el Cliente (autónomo, profesional o empresa) respecto del acceso y uso del software y de los servicios complementarios descritos en la web y/o en las Condiciones Particulares del plan contratado.

3. Licencia de uso (SaaS)

Kiby otorga al Cliente una licencia de uso no exclusiva, intransferible, limitada y revocable, durante la vigencia del contrato, para acceder al software vía internet y utilizarlo conforme a estas Condiciones y a las Condiciones Particulares del plan.

No se transmite ningún derecho de propiedad intelectual o industrial. El Cliente recibe únicamente un derecho de uso.

4. Registro y veracidad de los datos

Para contratar, el Cliente debe:

• Ser mayor de edad y con capacidad legal.
• Facilitar datos veraces, completos y actualizados.
• Aceptar estas Condiciones marcando la casilla correspondiente.
• Disponer de un medio de pago válido para los planes de pago.

Kiby podrá solicitar documentación para verificar identidad o representación. La falta de acreditación podrá conllevar la suspensión o cancelación.

5. Ámbito de uso y limitaciones

El Cliente se compromete a:

• Usar el software sólo para su propia actividad y fines lícitos.
• No revender, sublicenciar, alquilar, ceder el acceso ni compartir credenciales con terceros no autorizados.
• No realizar ingeniería inversa, descompilar, copiar, modificar, crear obras derivadas ni eludir medidas de seguridad.
• No interferir en el funcionamiento del servicio, introducir malware o intentar accesos no autorizados.
• Respetar límites técnicos y de fair use (API, ancho de banda, peticiones, almacenamiento).

Cualquier uso contrario podrá implicar suspensión o cancelación inmediata sin derecho a reembolso y la reclamación de daños.

6. Planes, precio y facturación

• Los planes (Essentials, Business, Expansión y/o los vigentes) y sus funcionalidades, límites y precios constan en la web.
• La facturación es por adelantado, mensual o anual, según elección.
• Los precios podrán actualizarse con preaviso mínimo de 15 días; continuar en el servicio implica aceptación.
• Impuestos: se aplicarán los que correspondan según normativa.

Impago: Kiby podrá suspender el acceso hasta la regularización y/o resolver el contrato.

7. Renovación, cambios de plan y cancelación

• La suscripción se renueva automáticamente por periodos sucesivos iguales al contratado.
• El Cliente puede cambiar de plan (upgrade/downgrade) o cancelar desde su panel. La cancelación surte efecto al final del periodo ya pagado.
• No hay devoluciones parciales por periodos no consumidos, salvo derecho de desistimiento si fuera aplicable (consumidores).

8. Soporte

Kiby prestará soporte funcional y técnico básico incluido en todos los planes:

• Horario: Lunes-Jueves 09:00–15:00 y 16:30–18:30; Viernes 09:00–15:00 (Europa/Madrid), salvo festivos nacionales.
• Canales: Desde el teléfono de soporte directo, ticketing integrado en la app y/o email soporte@gokiby.com.
• Quedan excluidos servicios de consultoría a medida, desarrollos, formaciones específicas o migraciones avanzadas, que podrán presupuestarse aparte.

9. Disponibilidad, mantenimiento y actualizaciones

• Kiby realizará esfuerzos razonables para ofrecer alta disponibilidad.
• Podrán producirse interrupciones programadas por mantenimiento/mejoras, intentando minimizarlas y, cuando sea posible, avisando con antelación.
• El servicio se presta “tal cual”, sin garantía de ausencia de errores o interrupciones.

10. Propiedad intelectual e industrial

Kiby ®, su código, diseño, interfaces, documentación y contenidos son propiedad exclusiva de Kiby o de terceros licenciantes. Queda prohibido el uso de marcas y signos distintivos sin autorización.

11. Contenidos del Cliente y responsabilidad

• El Cliente es responsable de los datos y contenidos que introduce, de su licitud y exactitud, y del cumplimiento de sus obligaciones fiscales, contables y legales.
• Cualquier actividad realizada desde la cuenta del Cliente se presume realizada por éste. Debe mantener sus credenciales seguras.

12. Confidencialidad

Toda información no pública intercambiada entre las partes, incluidos datos técnicos y de negocio, tendrá carácter confidencial. La obligación subsistirá durante la vigencia del contrato y cinco (5) años tras su terminación, salvo obligación legal de revelación.

13. Protección de datos (RGPD/LOPDGDD) y Encargo de Tratamiento

Kiby cumple con RGPD y LOPDGDD. Respecto a los datos personales introducidos por el Cliente en la plataforma, Kiby actúa como Encargado del Tratamiento y el Cliente como Responsable.

Obligaciones principales del Encargado (resumen):

• Tratar datos conforme a instrucciones documentadas del Cliente.
• Guardar confidencialidad y formar al personal autorizado.
• Implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas (control de acceso, cifrado en tránsito, backups, registros de actividad, restauración y resiliencia).
• Comunicar violaciones de seguridad sin dilación indebida y, en todo caso, dentro de 24 horas desde que tenga conocimiento, con la información disponible.
• Permitir y cooperar en auditorías razonables del Cliente.
• No subcontratar tratamientos salvo con autorización del Cliente (general o específica). Kiby podrá usar subencargados (hosting, emailing, procesamiento) garantizando niveles equivalentes de protección y publicando un listado actualizado; el Cliente podrá oponerse por motivos justificados.
• No realizar transferencias internacionales sin garantías adecuadas y base legal (cláusulas tipo, decisión de adecuación, etc.).
• A la finalización del servicio, suprimir o devolver los datos, salvo bloqueo por obligación legal.

Los detalles ampliados constan en la Política de Privacidad y/o en el Anexo de Encargo de Tratamiento que puede acompañar a estas Condiciones.

14. Portabilidad y reversión de datos

• Durante la vigencia, el Cliente puede exportar sus datos en formatos estándar ofrecidos por Kiby.
• Tras la cancelación, habrá un plazo de 30 días para descargar los datos antes de su eliminación definitiva.
• Tras ese plazo, Kiby no está obligada a conservar copias, salvo obligación legal.

15. Exclusión de asesoramiento fiscal, contable o legal

Kiby es una herramienta tecnológica. No presta asesoramiento fiscal, contable o legal. El Cliente es el único responsable de la presentación de impuestos y obligaciones regulatorias.

16. Garantías y limitación de responsabilidad

• Kiby no garantiza que el servicio esté libre de errores o interrupciones, ni la adecuación a un propósito particular.
• En ningún caso Kiby será responsable por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de datos (no imputable a Kiby) o interrupciones de negocio.
• La responsabilidad total de Kiby por todas las reclamaciones acumuladas no excederá las cantidades efectivamente pagadas por el Cliente a Kiby en los tres (3) meses anteriores al hecho que origine la responsabilidad, salvo dolo o culpa grave y salvo normativa imperativa.

17. Modificación de condiciones y del servicio

Kiby podrá modificar estas Condiciones por motivos legales, técnicos o de negocio. Se notificará con 15 días de antelación (salvo urgencia legal). El uso posterior a su entrada en vigor implica aceptación. Kiby podrá introducir nuevas funciones o eliminar otras siempre que no vacíe de contenido esencial el plan contratado; en caso contrario, el Cliente podrá resolver sin penalización.

18. Franquicias y multi-sede

Para Clientes franquiciadores o multi-sede:

• Cada Centro deberá contar con usuario propio y aceptar estas Condiciones antes de usar el software.
• El Cliente (franquiciador) informará a sus Centros del alcance de uso y velará por el uso lícito.
• Queda prohibido autorizar el uso a sedes no comunicadas a Kiby. El incumplimiento grave puede conllevar suspensión inmediata.
• La facturación se regirá por lo pactado en Condiciones Particulares.

19. Apps móviles

Kiby podrá ofrecer aplicaciones móviles (iOS/Android). El uso de las apps está cubierto por estas Condiciones. Desarrollos a medida o marca blanca requerirán contrato y presupuesto específicos. El código fuente y la propiedad intelectual de las apps pertenecen a Kiby, salvo pacto escrito contrario.

20. Integraciones con redes sociales y terceros

Kiby puede integrar funciones con redes sociales o servicios de terceros (por ejemplo, agendado, almacenamiento, mensajería). Dichos servicios son prestados por terceros bajo sus propios términos. Kiby no patrocina ni garantiza dichos servicios y no es responsable de incidencias ajenas a su control.

21. Política de devolución, cancelación y reactivación

• Cancelación: desde el panel (Ajustes → Empresa → Cancelar cuenta) o por email a soporte@gokiby.com indicando datos de facturación.
• Si cancelas antes de que finalice tu periodo, podrás seguir accediendo hasta su vencimiento.
• No se realizan cargos posteriores a la fecha de cancelación efectiva.
• Si la cuenta está en suspensión por impago, el cierre es inmediato y el acceso queda bloqueado.
• Reactivación: si reactivas dentro de 10 meses, intentaremos restaurar tus datos si aún no han sido eliminados por política de retención.

22. Adaptación a VERI*FACTU y normativa de facturación

El sistema de facturación de Kiby se adapta a los requisitos técnicos y legales de Real Decreto 1007/2023 y Orden HAC/1177/2024 en lo relativo a SIF, en la medida y plazos legalmente aplicables.

El Cliente es responsable de verificar si le resulta obligatoria la normativa y de usar las versiones adecuadas. Kiby no responde de incumplimientos por uso de versiones obsoletas, desactivación de controles, configuración inadecuada o falta de presentación ante la AEAT.

23. Comunicaciones y notificaciones

Kiby podrá enviar comunicaciones operativas o comerciales (si has consentido) al email de cuenta o mediante avisos en la plataforma. Puedes gestionar tus preferencias en el perfil o solicitar baja de comunicaciones comerciales en cualquier momento.

24. Cesión, nulidad parcial e interpretación

• El Cliente no podrá ceder este contrato sin consentimiento escrito de Kiby. Kiby podrá cederlo en el marco de reorganización societaria, fusión o venta de activos, garantizando continuidad del servicio.
• La nulidad de una cláusula no afectará la validez del resto; se interpretará buscando el propósito económico original.
• Los encabezados son orientativos y no condicionan la interpretación.

25. Legislación y jurisdicción

Este contrato se rige por la legislación española. Las partes se someten a los Juzgados y Tribunales de Plasencia (salvo fuero imperativo de consumidores).

26. Contrato íntegro y aceptación expresa

Estas Condiciones, junto con las Condiciones Particulares, la Política de Privacidad y la Política de Cookies, constituyen el acuerdo íntegro entre las partes y sustituyen acuerdos previos.

Al registrarse y marcar la casilla de aceptación, el Cliente declara haber leído y aceptado íntegramente estas Condiciones, con la misma validez que si las firmara.

Anexo I – Definiciones básicas

• Cliente/Usuario: quien contrata y usa Kiby.
• Cuenta: credenciales individuales de acceso.
• Datos del Cliente: información introducida o generada en Kiby.
• Subencargados: proveedores que tratan datos por cuenta de Kiby.
• API: interfaz técnica para integraciones.
• Automatización no autorizada: interacción automatizada que incumple límites, autenticación o permisos oficiales.

Anexo II – Usos no permitidos y antiabuso

Además de lo previsto en la cláusula 5, queda prohibido:

1. Abuso de API: exceder límites de peticiones, degradar la estabilidad o utilizar endpoints no documentados.
2. Cuentas puente: crear cuentas cuyo fin sea dar acceso masivo a terceros no contratantes.
3. Scraping/extracción masiva: replicar o descargar datos/estructuras sin autorización escrita.
4. Bots/scripts no autorizados: automatizaciones que alteren el uso normal o salten controles.
5. Interferencia técnica: inyección de código, pruebas de penetración sin permiso, DDoS o similares.
6. Suplantación: acceso a cuentas ajenas o elusión de autenticación.
7. Usos ilícitos: fraude fiscal, blanqueo, falsificación, violación de derechos de terceros.

Incumplimiento: Kiby podrá suspender o cancelar la cuenta de forma inmediata, sin reembolso, y ejercer acciones legales.

Anexo III – Encargo de tratamiento (resumen operativo)

• Objeto: Kiby trata datos por cuenta del Cliente para prestar el servicio.
• Medidas de seguridad: control de acceso, cifrado en tránsito, backups, registros, restauración, pruebas periódicas.
• Violaciones de seguridad: notificación dentro de 24h con la información disponible.
• Subencargados: autorizados bajo condiciones equivalentes; listado disponible y actualizable.
• Fin del servicio: supresión o devolución de datos; 30 días de exportación.

Para el detalle completo, se estará a la Política de Privacidad y, en su caso, a un DPA formal firmado entre las partes.