Guía factura electrónica · Actualizada en octubre de 2026
Qué es la factura electrónica y cuándo será obligatoria para ti
La factura electrónica no se lee: se procesa. Sale de tu programa y llega al de tu cliente sin que nadie la teclee. Ya es obligatoria si tu sociedad factura a la Administración y pronto lo será entre empresas. Aquí tienes qué es, a quién le toca, desde cuándo y cómo hacerla.
Te lo contamos quienes la generamos cada día en nuestro propio programa.
Desde 2015
Obligatoria para las sociedades que facturan a la Administración
12 meses
Tras la orden de la AEAT, para empresas que facturan más de 8 millones
24 meses
Tras esa misma orden, para autónomos y el resto de empresas
En resumen
La factura electrónica obligatoria no es un PDF por email. Es un fichero estructurado (Facturae, UBL u otro formato admitido), firmado o protegido para que no se pueda tocar, que se envía por una plataforma y que el programa de quien la recibe puede leer sin que nadie copie datos a mano.
Hoy es obligatoria cuando una sociedad factura a la Administración, a través de FACe. Con la Ley Crea y Crece y su reglamento, el Real Decreto 238/2026, lo será también entre empresas: 12 meses después de la orden ministerial de la solución pública de la AEAT para las que facturan más de 8 millones, y 24 meses después para autónomos y el resto.
Qué es
Qué es una factura electrónica, sin jerga
Una factura electrónica es una factura que se emite, se envía y se recibe en formato electrónico. Hasta ahí, cualquier PDF que mandas por email cumpliría, y de hecho el reglamento de facturación lo acepta si tu cliente está de acuerdo y se puede garantizar que nadie lo ha tocado.
Pero cuando se habla de la factura electrónica obligatoria, se habla de otra cosa: de un fichero estructurado, normalmente un XML, en el que cada dato tiene su etiqueta. Quién factura, a quién, qué, cuánto IVA y cuánto en total. Un PDF lo lee una persona. Un XML lo lee el programa de tu cliente, que puede contabilizarlo sin que nadie lo vuelva a teclear.
Ese fichero va firmado, o protegido por la plataforma por la que viaja, para que no se pueda cambiar por el camino. Y no se manda por email: se envía por un canal pensado para eso, como FACe cuando el cliente es la Administración.
No la confundas con Verifactu. Verifactu obliga a tu programa a registrar cada factura con una huella y un QR, y Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que será obligatorio en octubre de 2028 (falta que se publique en el BOE). La factura electrónica trata de en qué formato y por qué canal le llega la factura a tu cliente. Son dos normas distintas que se suman. Lo explicamos en Verifactu y factura electrónica y en nuestra guía Qué es Verifactu.
Cómo funciona una factura electrónica
Paso 01
Desde tu programa de facturación, como siempre. Lo que cambia es lo que hace el programa con ella después.
Paso 02
El programa la guarda en un formato estructurado, como Facturae, con cada dato en su sitio: emisor, cliente, líneas, IVA, total.
Paso 03
Se firma con certificado digital o se protege por la plataforma, y viaja por FACe, por una plataforma privada o por la solución pública de la AEAT.
Paso 04
Su programa la lee sola y, en la factura entre empresas, te devuelve su estado: aceptada, rechazada o pagada.
PDF, factura electrónica y Verifactu
Las tres cosas se mezclan a menudo. Esta es la diferencia, punto por punto:
| Factura en PDF | Factura electrónica Esta guía | Verifactu | |
|---|---|---|---|
| Qué es | Un documento pensado para que lo lea una persona. | Un fichero con datos ordenados (XML) que el programa de tu cliente lee solo. | Un requisito para tu programa de facturación, no un tipo de factura. |
| Formato | PDF, papel escaneado o imagen. | Facturae, UBL, CII o EDIFACT. | El que quieras, con código QR. |
| Firma o garantía | No lleva ninguna por defecto. | Firma electrónica u otro medio que garantice que no se ha tocado. | Huella encadenada en cada registro. |
| Cómo llega | Por email o en mano. | Por FACe, por una plataforma de intercambio o por la solución pública de la AEAT. | El registro va a Hacienda; la factura, a tu cliente como siempre. |
| Cuándo es obligatoria | Nunca lo es. | Ya, si una sociedad factura a la Administración. Entre empresas, cuando entre en vigor el Real Decreto 238/2026. | Octubre de 2028 para sociedades y autónomos (fecha anunciada, pendiente del BOE). |
| Norma | Reglamento de facturación. | Ley 25/2013, Ley Crea y Crece y Real Decreto 238/2026. | Real Decreto 1007/2023. |
Fechas
Cuándo será obligatoria la factura electrónica
La obligación entre empresas no tiene todavía un día marcado en el calendario. El reloj empieza a correr cuando se aprueba la orden ministerial que pone en marcha la solución pública de la AEAT. Así ha ido y así irá:
15 ene 2015
Desde esta fecha, las sociedades que facturan a la Administración tienen que hacerlo con factura electrónica a través de FACe (Ley 25/2013).
29 sep 2022
La Ley 18/2022 obliga a todos los empresarios y profesionales a expedir, enviar y recibir facturas electrónicas entre ellos.
31 mar 2026
El Real Decreto 238/2026 explica cómo será el sistema: formatos, plataformas, solución pública y plazos. Entró en vigor el 20 de abril.
16 abr 2026
Hacienda presenta el proyecto de orden que regula la solución pública de la AEAT. La orden definitiva se publicó en el BOE el 5 de octubre de 2026 y entra en vigor el 6 de octubre de 2026.
+12 meses
Doce meses después de que entre en vigor la orden: empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones supere los 8 millones de euros.
+24 meses
Veinticuatro meses después de la orden: todos los demás, pymes, autónomos y profesionales, sea cual sea su facturación.
¿Y en fechas concretas? La orden se publicó en el BOE el 5 de octubre de 2026 y entra en vigor el 6 de octubre de 2026, así que la obligación llegará en octubre de 2027 para las empresas de más de 8 millones y en octubre de 2028 para autónomos y pymes. Lo contamos con más detalle en Facturación electrónica obligatoria.
A quién afecta
Quién está obligado a la factura electrónica
Hay que separar dos obligaciones: la que ya existe con la Administración y la que llega para las facturas entre empresas.
- Eres una sociedad (SL, SA, UTE, AIE…) y facturas a un ayuntamiento, una comunidad autónoma o un ministerio.
- La Administración puede eximir las facturas de hasta 5.000 €. Muchas lo hacen; otras, no.
- Si eres autónomo, la ley no te obliga con la Administración, pero puedes usarla y muchos organismos la prefieren.
- Todos los empresarios y profesionales, autónomos incluidos, cuando facturen a otra empresa o profesional.
- Siempre que el cliente tenga en España la sede de su actividad, un establecimiento permanente o su domicilio.
- Primero las empresas de más de 8 millones y, un año después, todas las demás.
- Vendes a consumidores finales: la obligación es solo entre empresas y profesionales.
- Emites facturas simplificadas (tickets), salvo las cualificadas.
- Son operaciones que una orden ministerial excluya expresamente.
¿Y en el País Vasco y Navarra? La obligación es la misma, porque viene de una ley estatal. Lo que cambia es la solución pública, que se coordinará con las Haciendas forales. Si estás en Bizkaia, te interesa también Batuz en Bizkaia, que es otra obligación distinta.
Requisitos
Qué tiene que cumplir una factura electrónica
El Real Decreto 238/2026 entra en mucho detalle técnico. Traducido a lo que te va a afectar en el día a día, es esto:
Facturae, UBL, CII o EDIFACT. Las plataformas privadas tienen que saber traducir entre todos ellos.
Con firma electrónica avanzada o con los medios que garantice la plataforma. Para FACe, Facturae firmada con certificado.
Una plataforma privada, la solución pública de la AEAT o las dos. Las privadas mandan una copia en UBL a la AEAT al emitirla.
Quien recibe la factura informa de si la acepta o la rechaza y de cuándo la paga, en un plazo máximo de cuatro días.
Las empresas de más de 8 millones tendrán que acompañar la factura de un PDF legible durante el primer año, salvo que el cliente renuncie.
Quien recibe una factura electrónica puede pedir una copia sin coste durante los cuatro años siguientes a su emisión.
La solución pública de la AEAT será gratis. Lo dice el propio reglamento: el acceso y sus usos no tendrán coste. Funcionará además como archivo de todas las facturas. Si te conviene más que un programa lo analizamos en Solución pública de facturación electrónica.
Normativa
La ley de la factura electrónica
Si te lo pregunta tu gestoría o tienes que citarlo, estas son las normas que hay detrás:
Factura electrónica con la Administración
Obliga a las sociedades a facturar a la Administración con factura electrónica y crea el punto general de entrada de facturas, FACe.
Factura electrónica entre empresas
Es el artículo que añadió la Ley Crea y Crece: todos los empresarios y profesionales deberán expedir, enviar y recibir facturas electrónicas.
Ley Crea y Crece
La ley de creación y crecimiento de empresas, que pone en marcha la obligación entre empresas.
Reglamento de facturación
Dice qué es una factura y qué datos lleva. El RD 238/2026 le añade el artículo 8 bis sobre la factura electrónica obligatoria.
Reglamento de la factura electrónica
Formatos, plataformas, solución pública, estados de la factura y calendario. Publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026.
Solución pública de la AEAT
Regula cómo funcionará la solución pública. Su entrada en vigor pone en marcha la cuenta atrás de 12 y 24 meses.
FACe
Cómo enviar una factura electrónica a la Administración
FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado. Muchas comunidades y ayuntamientos están adheridos; otros, como la Generalitat de Catalunya con eFACT, tienen su propio punto. El proceso es casi siempre el mismo:
Paso 01
Cada organismo tiene tres: oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora. Te los da el propio organismo y van dentro de la factura.
Paso 02
Con tu programa de facturación o con la aplicación gratuita del Ministerio. Te contamos cómo en Descargar Facturae.
Paso 03
Con tu certificado digital y AutoFirma, la aplicación gratuita de firma del Gobierno. Paso a paso en Firmar factura electrónica.
Paso 04
En el portal de proveedores de FACe, con tu certificado o Cl@ve PIN, o en el punto de entrada de tu comunidad o ayuntamiento si tiene el suyo. Desde ahí sigues en qué estado está.
¿Lo quieres con todo detalle? Te lo contamos en cómo enviar una factura a FACe, con el portal nuevo de 2026, los estados de la factura y los rechazos más típicos.
Si la factura es de hasta 5.000 €, pregunta antes al organismo. Muchos aceptan esas facturas en papel o en PDF, pero no todos. Y si eres una sociedad y la factura pasa de esa cifra, tiene que ir por FACe sí o sí.
Con Kiby
Cómo hacer una factura electrónica con Kiby
La factura electrónica está incluida gratis desde el plan Essentials Pro, de 29 € al mes. Así se hace hoy, paso a paso:
Paso 01
Si es un organismo público, guarda con él sus códigos DIR3 para no tener que buscarlos en cada factura.
Paso 02
Desde el ordenador o el móvil. Kiby ya la registra en modalidad Verifactu, con su huella y su QR.
Paso 03
Un clic y tienes el fichero en el formato que pide la Administración, sin instalar el programa del Ministerio.
Paso 04
Con tu certificado digital. Es gratis y tardas menos de un minuto.
Paso 05
O al punto de entrada de tu comunidad o ayuntamiento. Hoy ese paso lo haces tú; Kiby no lo envía por ti.
Paso 06
Súbelas a Kiby y el escáner con inteligencia artificial lee los datos solo, sin que tengas que teclearlos.
Próximamente: Kiby conectado a la solución pública de la AEAT. Estamos preparando la conexión con la solución pública y con las plataformas de intercambio para que, cuando la factura electrónica entre empresas sea obligatoria, la envíes y recibas sus estados desde Kiby, sin descargar ni subir nada.
Sigue leyendo
Todo lo que hemos escrito sobre factura electrónica
Obligatoria
Quién, cuándo y qué tienes que hacer, con el calendario del RD 238/2026.
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AEAT
Qué es, cómo funcionará y por qué lo «gratis» puede salirte caro.
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Gratis
Las opciones reales para cumplir sin pagar, con sus límites.
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Facturae
Cómo instalar el programa del Ministerio paso a paso (y cómo evitarlo).
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Firma
AutoFirma y certificado digital, explicado para quien no es informático.
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No lo confundas
Por qué son dos obligaciones distintas y cómo encajan entre sí.
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Verifactu
La otra obligación, anunciada para octubre de 2028: qué es, a quién afecta y cómo cumplir.
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Código QR
Qué datos lleva, dónde va y cuándo es obligatorio.
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Comparativa
Los programas de facturación más usados en España, comparados uno a uno.
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Kiby
Factura electrónica y Verifactu en el mismo programa
Con Kiby emites tus facturas en modalidad Verifactu y descargas el XML Facturae para la Administración en un clic, desde el ordenador o el móvil. Con los cobros, los gastos y el TPV en el mismo sitio. Y cuando la factura electrónica entre empresas sea obligatoria, la enviarás desde Kiby.
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Dudas
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica
¿Qué es una factura electrónica?
Es una factura que se emite, se envía y se recibe en formato electrónico. Cuando se habla de la factura electrónica obligatoria, se trata de un fichero estructurado, como Facturae o UBL, firmado o protegido para que no se pueda modificar y enviado por una plataforma, de forma que el programa de quien la recibe pueda leerla sin teclear nada.
¿Una factura en PDF es una factura electrónica?
A efectos del reglamento de facturación, un PDF puede valer como factura electrónica si tu cliente lo acepta y se garantiza que no se ha modificado. Pero no sirve para facturar a la Administración por FACe ni servirá para la obligación entre empresas: ahí hace falta un formato estructurado como Facturae, UBL, CII o EDIFACT.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
Con la Administración ya lo es para las sociedades desde 2015. Entre empresas, lo será 12 meses después de la entrada en vigor de la orden ministerial de la solución pública de la AEAT para quienes facturan más de 8 millones de euros, y 24 meses después para el resto. Ver el calendario.
¿Los autónomos están obligados a hacer factura electrónica?
Hoy, con la Administración, la ley no obliga a los autónomos, aunque pueden usarla. Entre empresas sí estarán obligados: 24 meses después de la orden ministerial de la solución pública, igual que las pymes.
¿Qué es FACe?
Es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado: la web por la que se envían las facturas a ministerios, organismos y a muchas comunidades y ayuntamientos adheridos. Desde 2026 los proveedores entran por el portal nuevo, proveedores.face.gob.es. Cómo enviar una factura a FACe.
¿Necesito certificado digital?
Para facturar a la Administración, sí: la factura en Facturae se firma con firma electrónica avanzada basada en un certificado. Puedes hacerlo gratis con AutoFirma. En la factura entre empresas, la integridad también puede garantizarla la plataforma por la que se envía.
¿La solución pública de la AEAT será gratis?
Sí. El Real Decreto 238/2026 establece que el acceso a la solución pública y sus distintos usos serán gratuitos. Lo analizamos en Solución pública de facturación electrónica.
¿Puedo hacer facturas electrónicas con Kiby?
Sí, gratis desde el plan Essentials Pro. Kiby genera el XML Facturae de cada factura para que lo firmes con AutoFirma y lo subas a FACe, y lee con IA las facturas de tus proveedores. Próximamente lo conectaremos con la solución pública de la AEAT para la factura entre empresas.
