Tienes la factura hecha, el ayuntamiento te ha dicho que la subas a FACe y, en el último paso, el portal te la rechaza: «la factura no está firmada». O te la piden firmada y no sabes ni por dónde empezar.
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby. Firmar una factura electrónica parece cosa de informáticos, pero en la práctica son cinco minutos cuando lo has hecho una vez. Te explico qué necesitas, cómo se hace con AutoFirma paso a paso, cómo comprobar que la firma es válida y qué cambiará cuando la factura electrónica sea obligatoria entre empresas.
Si te falta el contexto general, qué es una factura electrónica y a quién obliga, lo tienes en nuestra guía de la factura electrónica.
En este artículo
Qué significa firmar una factura electrónica
Firmar una factura electrónica no es poner tu firma escaneada en un PDF. Es aplicar una firma electrónica con tu certificado digital sobre el fichero de la factura. Esa firma demuestra dos cosas:
- Quién la emite: que la factura viene de ti y no de otra persona.
- Que nadie la ha tocado: si alguien cambia un solo céntimo después de firmarla, la firma deja de ser válida.
Cuando facturas a la Administración en formato Facturae, la firma es obligatoria: la ley exige una firma electrónica avanzada basada en un certificado. Sin firma, FACe no acepta la factura.
Qué necesitas para firmar una factura electrónica
- Un certificado digital en vigor. El de persona física si eres autónomo, o el de representante de la empresa si facturas como sociedad. Sirve el de la FNMT, el del DNI electrónico o el de otros prestadores reconocidos.
- La factura en formato Facturae, es decir, el fichero XML. Lo generas con la aplicación Facturae, con Mi Facturae o con tu programa de facturación.
- Un programa para firmar. El más usado es AutoFirma, la aplicación gratuita de firma del Gobierno. La propia aplicación Facturae también firma, si la tienes instalada.
Si todavía no tienes certificado digital
Es el paso que más frena, así que vamos con el más habitual: el certificado de persona física de la FNMT, que es gratuito.
- Solicítalo en la web de la FNMT con tu DNI. Te llegará un código de solicitud por email.
- Acredita tu identidad. En una oficina de registro (muchas de Hacienda o de la Seguridad Social lo son) con tu DNI y el código, o por videoidentificación si la tienes disponible.
- Descárgalo con el código, desde el mismo ordenador y el mismo navegador con los que hiciste la solicitud. Si cambias de equipo a mitad, no funcionará.
- Haz una copia de seguridad exportándolo con su clave privada a un fichero protegido con contraseña. Si se te estropea el ordenador, lo recuperas en un minuto.
Si facturas como sociedad, lo que necesitas es el certificado de representante de persona jurídica, que se pide de forma parecida pero acreditando que representas a la empresa.
Cómo firmar una factura electrónica con AutoFirma, paso a paso
- Descarga AutoFirma desde la web oficial de firma electrónica del Gobierno e instálala. Hay versión para Windows, Mac y Linux.
- Comprueba que tu certificado está instalado en el ordenador. Si lo usas para hacer trámites en Hacienda o en la Seguridad Social, ya lo está.
- Abre AutoFirma y pulsa en «Seleccionar ficheros a firmar». Elige el XML de tu factura.
- AutoFirma reconoce que es una factura electrónica y aplica el formato de firma propio de Facturae. No tienes que configurar nada.
- Pulsa «Firmar» y elige tu certificado en la lista. Si tiene contraseña, te la pedirá.
- Guarda el fichero firmado. AutoFirma te propone guardarlo con la extensión .xsig. Ese es el fichero que vas a subir a FACe.
Un truco: guarda el .xsig con el mismo nombre que el número de factura. Cuando tengas veinte en la carpeta, lo agradecerás.
Firmar la factura con la aplicación Facturae
Si ya usas el programa Facturae del Ministerio para hacer la factura, no necesitas AutoFirma: al terminar la factura, el propio programa te ofrece firmarla con tu certificado y te genera el .xsig. El requisito es el de siempre con ese programa: tener Java 8 instalado. Te lo contamos en la guía para descargar Facturae.
Cómo comprobar que la firma es válida
Antes de enviarla, compruébala. Tienes dos servicios oficiales y gratuitos:
- VALIDe, el validador de firmas del Gobierno: subes el .xsig y te dice si la firma es correcta, con qué certificado se hizo y si estaba en vigor.
- El validador de FACe: además de la firma, revisa que la factura cumple el formato Facturae y te enseña cómo la verá el organismo.
La primera vez que facturas a un organismo, pásala siempre por el validador de FACe. Te ahorras el rechazo y el mes de retraso en el cobro. Y cuando la tengas firmada y validada, aquí tienes cómo enviar la factura a FACe paso a paso.
🦖 Sigue nuestro viaje en Tierra de Gigantes.
La historia continúa. Déjanos tu correo y te avisaremos cada vez que publiquemos un nuevo capitulo de nuestra realidad empresarial. Sin filtros.
Prometido: Cero humo y cero spam. Solo la verdad de una pyme española.
Errores habituales al firmar una factura electrónica
| Qué pasa | Por qué suele ser | Qué hacer |
|---|---|---|
| Tu certificado no aparece en la lista | No está instalado en el almacén que usa AutoFirma, o es de otro navegador | Instálalo en el sistema (en Windows, doble clic sobre el fichero del certificado) y reinicia AutoFirma |
| La firma da error al guardar | El certificado está caducado o revocado | Comprueba su fecha de caducidad y renuévalo si hace falta |
| FACe dice que la factura no está firmada | Has subido el XML en lugar del .xsig | Sube el fichero firmado, el que termina en .xsig |
| FACe dice que el firmante no corresponde | Has firmado con un certificado que no es el del emisor de la factura | Firma con tu certificado o con el de representante de tu empresa |
| La factura firmada no se abre | La has editado después de firmarla | No toques nunca un fichero firmado: corrige el XML y vuelve a firmar |
¿Y si firmo la factura en PDF?
Se puede: AutoFirma también firma un PDF. Pero un PDF firmado sigue siendo un PDF, no una factura electrónica estructurada. Sirve para mandar a un cliente que te lo pida así, pero no para FACe, que exige Facturae, ni para la factura electrónica obligatoria entre empresas, que exigirá un formato estructurado.
¿Se puede firmar desde el móvil?
AutoFirma tiene versión para Android y para iPhone, así que técnicamente sí. En la práctica, para facturas es mucho más cómodo hacerlo en el ordenador, donde tienes el certificado instalado, el XML a mano y el portal de FACe abierto.
Firmar facturas electrónicas a otras empresas: qué cambiará
Cuando la factura electrónica sea obligatoria entre empresas, con el Real Decreto 238/2026, el reglamento de facturación pedirá que se garantice la autenticidad y la integridad de cada factura. Se podrá hacer con firma electrónica avanzada, con intercambio electrónico de datos (EDI) o con otros medios validados por la Agencia Tributaria.
En la práctica, casi nadie firmará factura a factura con AutoFirma: lo harán el programa de facturación y la plataforma de intercambio por la que viaje la factura, o la solución pública de la AEAT. Te contamos las fechas en la guía de facturación electrónica obligatoria.
Preguntas frecuentes sobre cómo firmar una factura electrónica
¿Es obligatorio firmar la factura electrónica?
Para facturar a la Administración en Facturae, sí. Entre empresas, la autenticidad y la integridad se podrán garantizar con firma o por otros medios, como la propia plataforma de envío.
¿Qué certificado necesito para firmar una factura electrónica?
Un certificado digital reconocido: el de persona física si eres autónomo o el de representante si facturas como empresa. El de la FNMT y el del DNI electrónico sirven.
¿Puedo firmar con Cl@ve?
Para firmar el fichero de la factura necesitas un certificado. Cl@ve te sirve para entrar en FACe y presentar la factura, pero no para firmar el XML con AutoFirma.
¿Qué diferencia hay entre el .xml y el .xsig?
El .xml es la factura sin firmar. El .xsig es la misma factura firmada. A FACe se sube el .xsig.
¿AutoFirma es gratis?
Sí. Es la aplicación de firma del Gobierno de España y es gratuita, igual que VALIDe y el validador de FACe.
¿Cuánto dura un certificado digital?
Depende del prestador. El de persona física de la FNMT, por ejemplo, se emite para unos años y hay que renovarlo antes de que caduque. Apunta la fecha: un certificado caducado es la causa número uno de facturas que no se pueden firmar.
Cómo lo hacemos en Kiby
En Kiby haces la factura como cualquier otra y, si el cliente es un organismo público, descargas el XML en formato Facturae con los códigos DIR3 ya guardados en su ficha. Lo firmas con AutoFirma en un minuto y lo subes a FACe. La factura electrónica está incluida gratis desde el plan Essentials Pro.
Para la factura electrónica entre empresas, estamos preparando la conexión con la solución pública de la Agencia Tributaria, que llegará próximamente: cuando sea obligatoria, la factura saldrá de Kiby sin que tengas que firmar ni subir nada a mano. Si quieres verlo, tienes todos los detalles en los planes de Kiby.
Esta es la herramienta que hace posible nuestra historia.
Kiby no es solo lo que vendemos, es lo que usamos cada día para sobrevivir y crecer. Descubre el potencial que tiene para organizar tu empresa y darte la misma tranquilidad que a nosotros.
*Sin tarjeta de crédito. Soporte humano incluido.
No te pedimos que nos creas a ciegas. Te invitamos a que entres gratis, toques y pruebes todo el potencial de Kiby sin compromiso. Mira por qué tantos se están cambiando a Kiby ERP.
