Has terminado el trabajo para el ayuntamiento, le mandas la factura en PDF a la persona con la que has tratado y, a los dos días, te contesta: «Esto tiene que ir por FACe». Y ahí empieza la tarde: qué es FACe, qué fichero hay que subir, con qué te identificas y por qué te lo han rechazado.
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby. Facturar a la Administración es una de las consultas que más nos llegan al teléfono, así que te cuento cómo enviar una factura a FACe paso a paso, con el portal nuevo de 2026, los rechazos más típicos y cómo lo hacemos desde Kiby.
Si antes necesitas la foto completa, qué es una factura electrónica y a quién obliga, la tienes en nuestra guía de la factura electrónica.
En resumen: para enviar una factura a FACe necesitas la factura en formato Facturae (o UBL o CII) firmada, los tres códigos DIR3 del organismo y un certificado digital o Cl@ve PIN para identificarte. La subes en el portal de proveedores de FACe, te da un número de registro y desde ahí sigues en qué estado está hasta que te pagan.
En este artículo
Qué es FACe
FACe es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado. Dicho en cristiano: es el buzón oficial donde los proveedores entregan sus facturas electrónicas a ministerios, organismos públicos y a todas las comunidades autónomas, diputaciones y ayuntamientos que se han adherido a él.
No crea facturas ni las firma: solo las recibe, las registra y se las pasa a la oficina contable que corresponda. La factura la haces tú antes, con la aplicación Facturae, con Mi Facturae o con tu programa de facturación.
FACe y Facturae no son lo mismo
Se confunden muchísimo porque se parecen. Facturae es el formato del fichero de la factura (y el programa gratuito del Ministerio para hacerlo). FACe es el portal donde lo entregas. Primero haces la factura en Facturae y luego la envías por FACe. Si te falta el primer paso, aquí tienes cómo descargar Facturae.
Novedad 2026: FACe estrena portal
Si tenías guardado el enlace de siempre, ojo: FACe ha estrenado una nueva versión. Ahora los proveedores entran por proveedores.face.gob.es, y en el portal antiguo solo se pueden consultar las facturas enviadas hasta el 27 de febrero de 2026. En el nuevo tienes todas, las antiguas y las nuevas, en un mismo sitio.
Para identificarte, además del certificado electrónico, FACe ha añadido Cl@ve PIN y Cl@ve Permanente, así que ya no es imprescindible tener un certificado instalado solo para enviar. Eso sí, la factura tiene que ir firmada igualmente, y para firmarla sí necesitas certificado.
Qué necesitas antes de enviar una factura a FACe
- La factura en un formato admitido y firmada. FACe acepta el XML firmado en Facturae, versiones 3.2, 3.2.1 y 3.2.2, o la factura europea en UBL o CII. Un PDF no vale, aunque lo firmes.
- Los tres códigos DIR3 del organismo: la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora. Van dentro de la factura y te los tiene que dar el propio organismo, normalmente en el contrato o en el pedido.
- Tu certificado digital o Cl@ve PIN para entrar en la zona privada de FACe.
- Comprobar que el organismo está en FACe. En el portal hay un buscador de organismos. Si no aparece, puede que tenga su propio punto de entrada (por ejemplo, la Generalitat de Catalunya usa eFACT).
El plazo: 30 días
La Ley 25/2013 obliga al proveedor a presentar la factura en un registro administrativo en el plazo de 30 días desde que entregas la mercancía o prestas el servicio. Presentarla tarde no te quita el derecho a cobrar, pero retrasa todo el proceso de pago. Y en la Administración, cada retraso se multiplica.
¿Y si la factura es de menos de 5.000 €?
Las sociedades están obligadas a facturar electrónicamente a la Administración, pero cada organismo puede eximir las facturas de hasta 5.000 €. Muchos lo hacen y aceptan esas facturas en papel o en PDF; otros no. Y si eres autónomo, la ley no te obliga a usar FACe, aunque muchos organismos te lo pedirán igual. Pregúntalo siempre antes de emitir.
Cómo enviar una factura a FACe paso a paso
- Haz la factura con los DIR3. En el programa que uses, da de alta al organismo con su NIF y rellena los tres códigos DIR3. Sin ellos, la factura no llega a ningún sitio.
- Genera el fichero en Facturae. El resultado es un XML con todos los datos de la factura.
- Fírmalo. Con tu certificado y AutoFirma, la aplicación gratuita del Gobierno. El fichero firmado suele llevar la extensión .xsig. Te lo explicamos con detalle en cómo firmar una factura electrónica.
- Valídalo. En el portal de FACe, sin iniciar sesión, tienes un validador: subes la factura y te dice si cumple las comprobaciones antes de enviarla. Hazlo siempre la primera vez que facturas a un organismo.
- Envíalo. Entra en proveedores.face.gob.es, accede a la zona privada con tu certificado o Cl@ve PIN, elige «Remitir factura», sube el fichero firmado y, si el organismo te lo pide, añade documentos de apoyo. Al terminar, FACe te da un número de registro y un justificante con código CSV.
Guarda el justificante. Con el código CSV, cualquiera puede comprobar en FACe que la factura se presentó y cuándo, y es tu prueba si alguien te dice que no la ha recibido.
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Cómo consultar el estado de tu factura en FACe
Una vez enviada, la factura va pasando por distintos estados hasta que se paga. Los puedes ver en la zona privada, junto con todas tus facturas, y también hay una consulta individual sin iniciar sesión.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Registrada | FACe la ha recibido y le ha dado número de registro. |
| Registrada en el registro contable | Ya ha llegado a la oficina contable del organismo. |
| Contabilizada la obligación reconocida | El organismo ha dado el visto bueno y reconoce que te debe el importe. |
| Pagada | Te han hecho el pago. |
| Rechazada | El organismo no la acepta. El motivo aparece en el detalle de la factura. |
| Anulada | Se ha anulado a petición tuya y el organismo lo ha aceptado. |
Si una factura lleva semanas en «registrada» sin avanzar, no esperes: llama a la unidad tramitadora con tu número de registro. A veces la factura está esperando a que alguien dé la conformidad al trabajo y nadie se ha enterado.
Cómo anular una factura enviada a FACe
Si te has equivocado, no la vuelvas a enviar sin más, porque acabarías con dos facturas registradas. Desde la zona privada puedes solicitar la anulación de la factura indicando el motivo. La anulación no es automática: la tiene que aceptar el organismo. Cuando la acepte, emite la factura correcta, normalmente como rectificativa o con un número nuevo, según te indique el organismo, y envíala de nuevo.
Por qué FACe rechaza una factura
| Motivo | Cómo evitarlo |
|---|---|
| Códigos DIR3 equivocados o incompletos | Cópialos tal cual te los dé el organismo. Es el rechazo número uno. |
| Factura sin firmar | Sube el fichero firmado (.xsig), no el XML sin firmar. |
| Formato no admitido | Facturae 3.2, 3.2.1 o 3.2.2, o UBL o CII. Nada de PDF ni de Word. |
| Totales que no cuadran | Un céntimo de diferencia entre las líneas, los impuestos y el total basta para el rechazo. Pásala por el validador. |
| Factura duplicada | Si ya la enviaste, no la reenvíes: consulta su estado o pide la anulación. |
| El organismo no está en FACe | Búscalo en el buscador de organismos y, si no está, pregunta por su punto de entrada. |
¿Y si el organismo no está en FACe?
Cada Administración puede tener su propio punto general de entrada de facturas o adherirse al del Estado. Muchas comunidades y ayuntamientos usan FACe, pero no todos: la Generalitat de Catalunya, por ejemplo, tiene eFACT. El fichero que preparas es el mismo, Facturae firmado; lo que cambia es la web donde lo subes. FACe tiene un buscador de puntos de entrada para saber dónde va cada organismo.
Y un detalle que pocos conocen: según la Ley 25/2013, si una Administración no tiene punto de entrada propio ni se ha adherido a ninguno, puedes presentar la factura en el del Estado, es decir, en FACe.
FACe y la factura electrónica entre empresas
FACe es solo para facturar a la Administración. Cuando la factura electrónica sea obligatoria entre empresas, con el Real Decreto 238/2026, esas facturas no irán por FACe, sino por plataformas privadas de intercambio o por la solución pública que está preparando la Agencia Tributaria. Te contamos las fechas en la guía de facturación electrónica obligatoria y cómo será esa plataforma en la solución pública de facturación electrónica.
Cómo enviar una factura a FACe con Kiby
En Kiby no queríamos que facturar a un ayuntamiento fuera una tarde perdida, así que el proceso es este:
- En la ficha del cliente lo marcas como institución pública y guardas sus códigos DIR3 una sola vez.
- Haces la factura como cualquier otra, desde el ordenador o el móvil. Kiby ya la registra en modalidad Verifactu.
- En el menú de la factura descargas el XML en formato Facturae, sin instalar el programa del Ministerio ni pelearte con Java.
- Lo firmas con AutoFirma en un minuto.
- Lo subes a FACe y guardas el justificante.
Hoy el envío a FACe lo haces tú: Kiby te deja el fichero listo, pero no lo sube por ti. La factura electrónica está incluida gratis desde el plan Essentials Pro, y si te atascas en cualquier paso, llamas y te atiende una persona de nuestro equipo. Además, estamos preparando la conexión de Kiby con la solución pública de la Agencia Tributaria para la factura electrónica entre empresas, que llegará próximamente. Lo tienes todo en los planes de Kiby.
Preguntas frecuentes sobre cómo enviar una factura a FACe
¿Enviar una factura a FACe es gratis?
Sí. Enviar facturas por FACe no tiene coste, igual que la aplicación Facturae, Mi Facturae, AutoFirma y el validador.
¿Puedo enviar una factura a FACe sin certificado digital?
Para entrar en FACe, sí: ahora puedes identificarte con Cl@ve PIN o Cl@ve Permanente. Pero la factura tiene que ir firmada, y para firmarla necesitas un certificado.
¿Qué formato de factura acepta FACe?
XML firmado en Facturae, versiones 3.2, 3.2.1 y 3.2.2, o factura europea en UBL o CII. Los PDF no se aceptan.
¿Qué son los códigos DIR3?
Son los códigos que identifican a cada unidad de la Administración. Una factura a FACe lleva tres: oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora. Te los da el organismo al que facturas.
¿Cuánto tarda en pagar la Administración una factura enviada por FACe?
Depende del organismo y de que dé la conformidad al trabajo a tiempo. Lo que sí puedes hacer es seguir cada paso en FACe: cuando ves «contabilizada la obligación reconocida», el pago está en camino.
¿Dónde está el nuevo portal de FACe?
En proveedores.face.gob.es. En el portal antiguo solo se pueden consultar las facturas enviadas hasta el 27 de febrero de 2026.
¿Puedo enviar facturas a FACe desde mi programa de facturación?
Depende del programa. Algunos se conectan directamente a FACe y otros, como Kiby hoy, te generan el fichero en Facturae para que lo firmes y lo subas tú en un par de minutos.
Esta es la herramienta que hace posible nuestra historia.
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