«proyectos_2026_v3_DEFINITIVO_bueno.xlsx». Si tienes un fichero que se llama más o menos así, este artículo es para ti. La gestión de proyectos en Excel es la forma más rápida de empezar: lo tienes, lo sabes usar y no hay que pedir permiso a nadie. El problema llega cuando sois tres editándolo y nadie sabe cuál es la versión buena.

Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby, el programa de gestión para pymes. En Kiby tenemos una gema de gestión de proyectos, pero Excel sigue siendo donde empieza casi todo el mundo, así que te voy a contar las dos cosas. Primero, cómo montarlo bien en Excel, con una plantilla gratis que puedes descargar sin dejar tu correo. Después, con datos de la propia Microsoft, cuándo se queda corto.

En resumen: para gestionar proyectos en Excel necesitas una hoja de tareas con fechas y responsables, un diagrama de Gantt hecho con formato condicional, un registro de horas y una hoja de presupuesto frente a lo real. Funciona bien con una persona o un equipo pequeño que no edita a la vez. Se queda corto cuando necesitáis trabajar varios al mismo tiempo, cuando quieres que alguien te avise sin abrir el fichero o cuando tienes que facturar esas horas sin copiarlas a mano.

Qué tienes que controlar de un proyecto

Da igual que sea una reforma, una campaña de marketing o un proyecto de una consultoría. Al final siempre son cinco cosas:

• Qué hay que hacer: las tareas.
• Quién lo hace: el responsable de cada una.
• Cuándo: inicio, fin y si va con retraso.
• Cuánto tiempo lleva: horas estimadas frente a horas reales.
• Cuánto dinero: lo presupuestado frente a lo que llevas gastado, y el margen que te queda.

Las tres primeras son las que se ven. Las horas y el dinero son las que te dicen si un proyecto te da dinero.

Plantilla de gestión de proyectos en Excel gratis

He preparado una plantilla en español con las cinco cosas. Sin macros, sin registro y con un ejemplo ficticio que puedes borrar:

• Tareas: tarea, responsable, inicio, fin, días laborables, horas estimadas, horas reales, estado y aviso. El diagrama de Gantt de 12 semanas se pinta solo, la semana de hoy se marca en la cabecera y las tareas vencidas sin terminar salen en naranja y con «Vencida» en la columna de aviso. Las fechas del ejemplo se colocan solas alrededor del día en que abres el fichero.
• Horas: el registro diario de cada persona, con la tarea, las horas, si son facturables y la tarifa.
• Presupuesto: lo presupuestado frente a lo real por concepto. La columna «Consumido» se pone en naranja al llegar al 80 % y en naranja oscuro al pasar del 100 %, con el aviso también en texto, y ves el margen previsto frente al margen si el proyecto acabara hoy.
• Cómo usarla: las instrucciones, en cinco pasos.

Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel paso a paso

Si prefieres montarlo tú, o entender cómo funciona la plantilla, esto es todo lo que hace falta:

1. Una fila por tarea, con la fecha de inicio en la columna C y la de fin en la D. Empieza en la fila 5.
2. Una columna por semana a partir de la J (en la plantilla, la I es la columna «Aviso»). En la fila 4 pones la fecha del lunes de cada semana: la primera a mano y las siguientes con =J4+7.
3. Selecciona el área del calendario (por ejemplo, de J5 a U30) y ve a Inicio > Formato condicional > Nueva regla > «Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato».
4. Escribe la fórmula =Y(J$4<=$D5;J$4+6>=$C5) y elige un relleno naranja. Se pinta la semana si se solapa con la tarea. Los dólares importan: la fila 4 fija para las fechas y las columnas C y D fijas para la tarea.
5. Marca la semana de hoy en la cabecera con otra regla: =Y(HOY()>=J$4;HOY()<=J$4+6).

Microsoft explica cómo crear reglas con fórmulas en su página de formato condicional. Un detalle: en la configuración regional de España las fórmulas separan los argumentos con punto y coma.

Fórmulas de Excel útiles para gestionar proyectos

Para resumir horas por persona o por tarea también puedes usar una tabla dinámica. Ojo con una cosa que recuerda la propia Microsoft: si añades datos nuevos, tienes que actualizar la tabla dinámica a mano.

Cuándo se queda corto Excel para gestionar proyectos

No es una opinión de alguien que vende un programa (bueno, sí que vendo uno, y te lo cuento abajo). Son límites que explica la propia Microsoft:

• Trabajar varios a la vez tiene requisitos. Para editar el mismo libro al mismo tiempo hace falta Microsoft 365 y que el archivo esté guardado en OneDrive (coautoría en Excel). Si el fichero va y viene por correo o está en una carpeta compartida normal, cada uno trabaja sobre su copia.
• No te avisa de nada. El formato condicional pinta las celdas cuando abres el fichero, pero nadie recibe un aviso de que una tarea ha vencido. Para eso, Microsoft propone montar un flujo de Power Automate, con su licencia y su configuración.
• Las versiones, solo en la nube. El historial de versiones funciona con archivos en OneDrive o SharePoint (con una cuenta personal, las últimas 25 versiones). El Excel que va y viene por correo no tiene historial (versiones anteriores).
• Las horas no se facturan solas. Para cobrar las horas tienes que copiarlas a tu programa de facturación, y nada impide facturar dos veces la misma hora o dejarte alguna.
• Todos ven el dinero. Si el equipo apunta sus horas en el mismo fichero, ve también tarifas, costes y márgenes, salvo que montes un sistema de hojas protegidas.

Lo que no suele ser un problema es el tamaño: una hoja admite 1.048.576 filas (especificaciones y límites de Excel). Excel no se queda corto por filas. Se queda corto por personas.

Del Excel a Kiby: qué cambia

Aquí va lo nuestro. Cuando el Excel ya no da más, la gema Gestión de Proyectos de Kiby hace lo mismo que la plantilla, pero dentro del programa con el que ya facturas:

Y si un día necesitas el Excel, el listado de proyectos se exporta a Excel con sus totales. La gema cuesta 20 € al mes sin IVA y se activa desde el plan Essentials Pro (29 € al mes sin IVA, con 3 usuarios); tienes todos los planes en precios, y Kiby se prueba 14 días sin tarjeta. Si lo que llevas son obras, tienes además partidas y certificaciones de obra en el ERP para construcción de Kiby. Y si lo que buscas es dejar Excel para todo lo demás (clientes, facturas, stock), mira la alternativa a Excel que es Kiby.

Preguntas frecuentes

¿Se puede gestionar un proyecto con Excel?

Sí. Con una hoja de tareas, un Gantt con formato condicional, un registro de horas y una hoja de presupuesto frente a real, Excel funciona bien para una persona o un equipo pequeño que no edita a la vez.

¿Cómo se hace un diagrama de Gantt en Excel?

Con una fila por tarea (inicio y fin), una columna por semana con su fecha y una regla de formato condicional que pinte la celda cuando la semana se solapa con la tarea: =Y(J$4<=$D5;J$4+6>=$C5).

¿Puede editar el Excel todo el equipo a la vez?

Sí, con Microsoft 365 y el archivo guardado en OneDrive. Si lo mandáis por correo o lo tenéis en una carpeta compartida normal, cada uno trabaja sobre su copia.

¿Las plantillas de gestión de proyectos son gratis?

Sí, gratis y sin registro. Son Excel sin macros con un ejemplo ficticio que puedes borrar: la de proyectos de esta página y, si trabajas en obras, la de presupuesto que tienes en los ejemplos de presupuesto de obra.

¿Cuándo conviene pasar de Excel a un programa de gestión de proyectos?

Cuando sois varios editando, cuando quieres avisos sin abrir el fichero o cuando las horas del proyecto se facturan y no quieres copiarlas a mano.

La entrada Gestión de proyectos en Excel: plantilla gratis y cuándo se queda corta se publicó primero en Kiby™.

Último día del mes. Tu jefe de obra te manda un mensaje: «Esta semana hemos terminado los tabiques y el recrecido, y la instalación eléctrica va por la mitad». Tú tienes que convertir esa frase en una factura que el cliente acepte sin discutir. Eso es una certificación de obra.

Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby. En octubre de 2026 lanzamos en Kiby la gema de gestión de proyectos, que hace certificaciones de obra. Aquí te cuento cómo se certifica y cómo se factura, con un ejemplo con cifras de principio a fin.

En resumen: una certificación de obra es el documento que mide y valora la obra hecha en un periodo, normalmente un mes, para cobrarla a cuenta del precio total. Se calcula partida a partida con tres columnas: lo certificado antes (anterior), lo hecho desde el principio (a origen) y lo de este mes (actual = a origen − anterior). En obra pública la regula la Ley de Contratos del Sector Público: se expide en los diez días siguientes al mes y se paga en los 30 días siguientes a su aprobación. En obra privada manda el contrato.

Qué es una certificación de obra

Una certificación de obra es una relación valorada de lo que se ha ejecutado en un periodo. Se mide cada partida del presupuesto, se multiplica por su precio y sale lo que el cliente te debe ese mes. No es una factura: es el documento que la justifica. Con la certificación aprobada, emites la factura.

Su gran ventaja es que cobras mientras la obra avanza y no tienes que esperar al final para financiar meses de materiales y nóminas.

En obra pública está regulada. El artículo 240 de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público dice que la Administración expide mensualmente, en los diez días siguientes al mes, certificaciones de la obra ejecutada en ese periodo, y que sus abonos son pagos a cuenta: se pueden rectificar en la medición final y no suponen que la Administración apruebe ni reciba las obras.

En obra privada no hay una ley que te obligue a certificar. Se certifica porque así se pacta en el contrato, y es lo habitual en obras que duran más de un mes.

Certificación de obra y certificado final de obra no son lo mismo

Aquí se lía mucha gente. El certificado final de obra es un documento técnico que firman el director de obra y el director de ejecución para decir que el edificio se ha terminado conforme al proyecto (lo regula la Ley de Ordenación de la Edificación). La certificación de obra de la que hablamos aquí es económica: sirve para cobrar.

Cómo se calcula: anterior, a origen y actual

Cada mes, el director de obra (o tú, en una reforma pequeña) mide lo ejecutado desde el principio. En obra pública se llama «relación valorada al origen» (artículo 148 del Reglamento de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas). De ahí salen tres columnas por partida:

• Anterior: lo que ya certificaste en las certificaciones de antes.
• A origen: todo lo ejecutado desde el inicio de la obra hasta hoy.
• Actual: lo de este periodo. Se calcula restando: a origen menos anterior.

La medición puede ir en cantidad (metros cuadrados, metros lineales, unidades) o en porcentaje, que es lo práctico en las partidas alzadas, como una instalación completa. Lo importante es medir siempre a origen y restar. Si mides solo «lo de este mes», los errores se acumulan y al final nadie sabe cuánto falta por certificar.

Ejemplo de certificación de obra con cifras

Vamos con un ejemplo ficticio: la reforma de un local, presupuestada por capítulos. Estamos en la certificación nº 3, la de junio. Así queda:

Fíjate en tres cosas. La demolición ya estaba certificada entera, así que este mes no suma nada aunque siga en la tabla. El tabique se mide en metros: 120 a origen menos 45 de antes son 75 este mes. Y la instalación eléctrica va en porcentaje: estaba al 30 %, ahora al 60 %, así que se certifica otro 30 % de 2.900 €, es decir, 870 €.

Cómo se factura: la retención de garantía y el IVA

Con la certificación aprobada, emites la factura. Hay dos cosas que se hacen mal muy a menudo: la retención de garantía y el IVA.

La retención de garantía

Es un porcentaje que el cliente se guarda de cada certificación (suele ser un 5 %) y que te devuelve pasado el plazo que fije el contrato, si no aparecen defectos.

En obra privada no la impone ninguna ley con carácter general: la fija el contrato, con su porcentaje, su plazo y cuándo se devuelve. La única referencia legal está en la Ley de Ordenación de la Edificación (artículo 19.1.a), que permite sustituir el seguro de un año por defectos de acabado por la retención, por parte del promotor, de un 5 % del importe de ejecución material. En obra pública lo que hay es una garantía definitiva del 5 % del precio, sin IVA (artículo 107 de la Ley de Contratos del Sector Público). Normalmente se deposita con un aval, un seguro de caución o en efectivo, aunque el pliego puede prever que se retenga del precio (artículo 108.2).

El IVA de una certificación con retención

Aquí ojo, porque es fácil equivocarse. La Dirección General de Tributos, en su consulta vinculante V0053-13, dice que en las certificaciones a cuenta (pagos anticipados antes de entregar la obra) la base imponible son los importes cobrados, y que lo retenido en garantía no cuenta como cobrado. Lo retenido tributa cuando se entrega la obra.

Con las cifras del ejemplo, y con ese criterio, la factura de la certificación nº 3 quedaría así:

Los 247,50 € retenidos se facturan con su IVA cuando se entrega la obra o cuando se devuelven, según el caso. ¿Por qué digo «según el caso»? Porque el momento en que se devenga el IVA en una ejecución de obra depende de si aportas materiales, de si cobras por anticipado y de si el cliente es una Administración (artículo 75 de la Ley del IVA). Y si trabajas como subcontrata, o contratas directamente con el promotor una obra de construcción o rehabilitación, puede tocarte facturar sin IVA por inversión del sujeto pasivo (artículo 84 de la misma ley). Esto, con tu asesoría delante, antes de la primera factura.

Tipos de certificación: parcial, a origen, final y liquidación

En obra privada es habitual juntar las dos últimas en un solo documento, la «certificación final y liquidación», que cierra la obra y fija cuándo se devuelve la retención.

Plazos de pago de una certificación

En obra pública, la Administración tiene que aprobar la certificación en los 30 días siguientes a la entrega de la obra del periodo y pagarla en los 30 días siguientes a su aprobación. Si se retrasa, debe intereses de demora (artículo 198.4 de la Ley de Contratos del Sector Público).

En obra privada, el plazo es el del contrato, pero con un tope: entre empresas, la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija 30 días desde la entrega, ampliables por pacto hasta un máximo de 60.

Errores típicos al certificar

• Medir solo lo del mes. Mide siempre a origen y resta la anterior. Es la única forma de cuadrar al final.
• Certificar más de lo presupuestado sin un modificado firmado. Si una partida crece, que el cliente lo firme antes de certificarla.
• Facturar dos veces la misma obra. Pasa cuando se factura el presupuesto completo y, además, las certificaciones. O cuando se rectifica una factura y se vuelve a certificar ese mes sin anular lo anterior.
• Olvidar la retención al cuadrar los cobros. Si el cliente te paga el líquido, la diferencia no es un impago: es la retención, y hay que tenerla anotada con su fecha de devolución.
• Llevarlo en un Excel aparte de la facturación. El presupuesto en un sitio, las mediciones en otro y las facturas en un tercero. Al tercer mes ya no cuadra nada.

Cómo se hacen las certificaciones de obra en Kiby

Ahora vamos con lo nuestro. Las certificaciones van en la gema Gestión de Proyectos de Kiby. Las partidas salen solas del presupuesto de venta, con su código, unidad, cantidad y precio, agrupadas por capítulos, y las que añades después se marcan como «modificado». Cada mes mides en cantidad o en porcentaje y Kiby te enseña las tres columnas, anterior, a origen y actual. Si una certificación sale negativa o mides más de lo presupuestado, te avisa.

Las certificaciones se numeran por proyecto (1, 2, 3…) y quedan en borrador hasta que las emites. Con un clic sale la factura, con una línea por partida certificada, con su numeración y con Verifactu. La retención de garantía la pones tú (porcentaje y plazo): la factura muestra el «Líquido a percibir» y el cobro se separa en dos vencimientos, el líquido y la retención en su fecha de devolución. Y el IVA se calcula sin lo retenido, con el mismo criterio de la consulta V0053-13 que te he contado arriba: en el ejemplo, 987,53 € sobre 4.702,50 €. Si tu caso es distinto (por cuándo se devenga el IVA en tu obra), lo confirmas con tu asesoría.

De cada certificación sacas el PDF con los datos de tu empresa, el cliente, la obra y la tabla por capítulos. Y el resumen de la obra te dice cuánto se presupuestó, cuánto se ha certificado, cuánto queda, qué hay certificado sin facturar y cuánta retención llevas acumulada. Si intentas facturar el presupuesto de una obra que ya facturas por certificaciones, Kiby te avisa, y si una certificación sale mal, la anulas (si ya estaba facturada, después de rectificar su factura) y vuelves a certificar ese mes.

Lo que todavía no hace, para que no te lleves sorpresas: importar mediciones de programas como Presto (ficheros BC3) ni recoger la firma del cliente en la certificación.

La gema cuesta 20 € al mes sin IVA y se activa desde el plan Essentials Pro (29 € al mes sin IVA, con 3 usuarios); tienes todos los planes en la página de precios, y Kiby se prueba 14 días sin tarjeta. Si tu empresa es de construcción o de reformas, tienes todo lo demás (presupuestos, compras, horas del equipo y margen de cada obra) en el ERP para construcción de Kiby. Y si lo que te falta es el paso de antes, aquí tienes cómo hacer un presupuesto de obra y unos ejemplos de presupuesto de obra con plantilla.

Preguntas frecuentes sobre la certificación de obra

¿Qué es una certificación de obra?

Es el documento que mide y valora la obra ejecutada en un periodo, normalmente un mes, para cobrarla a cuenta del precio total. Se calcula por partidas y sirve de base para la factura.

¿Cómo se calcula lo que se certifica cada mes?

Se mide lo ejecutado desde el inicio (a origen) y se le resta lo certificado antes (anterior). La diferencia es lo de este mes (actual), y se multiplica por el precio de cada partida.

¿Quién firma la certificación de obra?

En obra pública la expide el director de la obra y la aprueba la Administración. En obra privada, lo que diga el contrato: lo normal es que la prepare el contratista y la revise o la apruebe la dirección facultativa o el propio cliente.

¿La retención del 5 % es obligatoria?

En obra privada no hay una ley que la imponga con carácter general: es un pacto del contrato. En obra pública lo que hay es una garantía definitiva del 5 % del precio.

¿Lleva IVA la retención de garantía?

Según la Dirección General de Tributos (consulta V0053-13), cuando las certificaciones son pagos anticipados, lo retenido no forma parte de la base imponible hasta que se entrega la obra. Como depende de cuándo se devenga el IVA en tu obra, confírmalo con tu asesoría.

¿Qué diferencia hay entre la certificación final y la liquidación?

La certificación final mide toda la obra después de recibirla y se paga a cuenta. La liquidación es el ajuste definitivo que cierra el contrato al terminar el plazo de garantía, con la devolución de la garantía.

La entrada Certificación de obra: qué es, cómo se hace y un ejemplo con cifras se publicó primero en Kiby™.

Hay dos maneras de perder dinero si no sabes cómo hacer un presupuesto de obra. La primera: hacerlo tan caro que no lo acepta nadie. La segunda, mucho peor: hacerlo tan justo que te lo aceptan a la primera y descubres, a mitad de obra, que estás trabajando gratis.

Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby, el programa de gestión para pymes. Aquí tienes el método paso a paso, de la visita a la firma, y también lo que conviene hacer después, cuando el cliente dice que sí.

En resumen: para hacer un presupuesto de obra, visita la obra y define qué entra y qué no; mide cada partida (m², ml, unidades); ponle un precio unitario con material, mano de obra y mermas; suma todo para sacar la ejecución material (PEM); añade los gastos generales y tu beneficio; aplica el IVA que toque (10 % o 21 %) y escribe las condiciones: validez, plazo, pagos y exclusiones. Cuando el cliente lo acepte, conviértelo en el plan de la obra para saber si vas ganando o perdiendo antes de terminarla.

Cómo hacer un presupuesto de obra en siete pasos

Paso 1: visita la obra y deja claro el alcance

Ningún presupuesto bueno sale de una foto por WhatsApp. Ve a la obra, mira el estado de lo que hay (instalaciones, humedades, suelos que suenan a hueco) y pregunta al cliente qué quiere exactamente: calidades, plazos y qué compra él.

Sal de la visita con una lista de lo que entra y otra de lo que no. La segunda es igual de importante: licencias, tasas, electrodomésticos, muebles, retirada de muebles viejos… Lo que no esté escrito, el cliente lo dará por incluido.

Paso 2: mide cada partida

Divide la obra en capítulos (demoliciones, albañilería, fontanería, electricidad, revestimientos…) y cada capítulo en partidas. Cada partida, con su unidad:

• m² para superficies: alicatados, solados, pintura, tabiques.
• ml (metro lineal) para rodapiés, encimeras o tuberías.
• ud (unidad) para lo que se cuenta: un inodoro, una puerta, un punto de luz.
• Partida alzada para lo que no se puede medir bien, con una descripción clara de qué incluye.

Mide con el plano o en la obra, y apunta cómo has medido. Un alicatado de un baño de 5 m² no son 5 m²: son las paredes, unos 18 m² si alicatas hasta el techo. Si te equivocas aquí, el error se multiplica por el precio de cada partida.

Paso 3: pon un precio a cada unidad

El precio unitario de cada partida es la suma de lo que te cuesta de verdad hacer una unidad:

• Material, con las mermas: el azulejo que se rompe o se corta y no se aprovecha.
• Mano de obra: las horas que se tarda en hacer una unidad por lo que te cuesta cada hora de tu equipo, no por lo que cobras.
• Medios auxiliares: andamios, contenedores, alquiler de maquinaria.

Las bases de precios de la construcción sirven de referencia, pero tus costes reales mandan. Si no sabes cuántas horas te lleva alicatar un metro cuadrado, mídelo en tu próxima obra: es el dato que más dinero te va a ahorrar.

Paso 4: de la ejecución material al precio de venta

La suma de todas las partidas (cantidad por precio unitario, más las partidas alzadas) es el presupuesto de ejecución material, el PEM. Es lo que te cuesta la obra, no lo que la vendes. Encima van dos cosas:

• Gastos generales: lo que te cuesta tener la empresa abierta y que no va a ninguna partida: la oficina, la furgoneta, los seguros, la gestoría, el programa de gestión.
• Beneficio: lo que quieres ganar.

En obra pública los porcentajes los fija el artículo 131 del Reglamento de Contratos de las Administraciones Públicas: entre un 13 y un 17 % de gastos generales y un 6 % de beneficio industrial, siempre sobre el PEM. En obra privada eres libre, pero esos números son una buena referencia. Si los metes dentro del precio de cada partida, también vale: lo que importa es que estén.

Con el baño de 5 m² que tienes resuelto en nuestros ejemplos de presupuesto de obra, así quedaría:

Paso 5: no escondas los imprevistos

En una reforma siempre aparece algo: una tubería de plomo detrás del alicatado, una viga en mal estado, un suelo que hay que nivelar. Tienes dos opciones honradas. O los incluyes como partida a la vista («imprevistos», con un importe y qué pasa si no se gastan), o los dejas fuera y escribes en las condiciones que cualquier avería oculta se presupuesta aparte y se firma antes de hacerla. Lo que no funciona es inflar todas las partidas «por si acaso»: el cliente compara y te quedas fuera.

Paso 6: aplica el IVA que toca

En una reforma de vivienda el IVA puede ser del 10 % o del 21 %, y equivocarse sale caro: o pierdes el presupuesto por caro, o te toca pagar tú la diferencia. Va al 10 % cuando el cliente es un particular (o una comunidad de propietarios) que reforma su vivienda, la vivienda se terminó hace al menos dos años y el material que pones no pasa del 40 % de la base imponible. Si el cliente es una empresa o la obra es un local, siempre el 21 %. Las condiciones, con un baño al 10 % y una cocina al 21 % calculados y el cambio que entra el 1 de diciembre de 2026, las tienes en los ejemplos de presupuesto de obra.

Paso 7: escribe las condiciones y consigue la firma

Un presupuesto sin condiciones es medio presupuesto. Añade siempre:

• Validez: una fecha concreta. El material sube.
• Plazo de ejecución y cuándo empieza.
• Forma de pago: cuánto al aceptar, cuánto durante la obra y cuánto al terminar, y por qué medio.
• Exclusiones: todo lo que no entra.
• Cambios y averías ocultas: se presupuestan aparte y se firman antes de hacerlos.
• Firma y fecha de aceptación del cliente.

Con particulares hay además normas de consumo. La Ley General para la Defensa de los Consumidores obliga a dar el precio final con impuestos, y varias comunidades autónomas regulan el presupuesto previo de las reformas: en la Comunidad de Madrid, por ejemplo, por escrito si el cliente lo pide, separando materiales y mano de obra, con fechas aproximadas y validez, y solo se puede cobrar por hacerlo si avisas antes. Consulta la oficina de consumo de tu comunidad.

Presupuesto cerrado o abierto

Con un presupuesto cerrado (a precio alzado) el riesgo es tuyo. El artículo 1593 del Código Civil dice que quien se encarga de una obra por un precio cerrado, según un plano convenido, no puede pedir más aunque suban los materiales o los jornales. Solo puede pedir más si el cliente autoriza un cambio en el plano que aumente la obra.

Con un presupuesto abierto (por administración, cobrando los costes reales más un porcentaje) el riesgo pasa al cliente, pero hay que justificar cada gasto. No tiene una regulación propia: se pacta en el contrato.

En reformas pequeñas lo normal es el cerrado. Por eso medir bien y escribir las exclusiones no es un trámite: es tu margen.

Cuando el cliente dice que sí: no lo guardes en un cajón

Aquí es donde se pierde el dinero de verdad. El presupuesto aceptado es la mejor previsión que tienes de la obra: qué hay que hacer, cuántas horas, cuánto material y cuánto vas a cobrar. Si lo archivas y llevas la obra «de cabeza», te enteras de cómo ha ido cuando ya no tiene arreglo.

• Convierte las partidas en tareas, con responsable y fecha.
• Apunta las horas reales de cada persona en cada tarea.
• Vincula las compras y los gastos a la obra.
• Compara cada semana lo presupuestado con lo real: si a mitad de obra llevas consumido el 80 % de las horas, tienes un problema y aún estás a tiempo.
• Cada cambio, con su presupuesto firmado, para que no se coma tu margen.
• Si la obra es larga, cobra por certificaciones mensuales. Te lo explico en qué es una certificación de obra.

Errores que más se repiten

Eroski Consumer los recoge en un artículo sobre reformas, con la opinión de la asociación de empresas de reformas ANERR sobre la importancia de tener un proyecto previo para poder comparar:

• Acuerdos de palabra, sin presupuesto firmado.
• Presupuestar sin un proyecto o una descripción clara: cada empresa presupuesta cosas distintas y el cliente compara peras con manzanas.
• Cambios y averías sin conformidad por escrito.
• Adelantos sin documentar y facturas con datos que no sirven.

Cómo hacer tus presupuestos de obra en Kiby

Y ahora, lo nuestro. En Kiby haces los presupuestos por líneas y los envías por correo o al portal de clientes, donde el cliente los acepta. Desde Essentials Pro te avisamos en el momento en que lo abre, en la campana de Kiby y, si tienes la app, en el móvil. Así le llamas mientras lo tiene delante. Cuando lo acepta, lo conviertes en factura con Verifactu sin volver a teclear nada.

Y para el «después», la gema Gestión de Proyectos convierte el presupuesto aceptado en un proyecto: trae el cliente y el importe, crea una tarea por cada línea y deja las partidas por capítulos.

Tu equipo apunta las horas con el cronómetro, desde el móvil o desde la web. Las compras y los gastos se vinculan a la obra, y Kiby te enseña el margen real y lo presupuestado frente a lo real, con avisos cuando las horas o el coste llegan al 80 % y cuando pasan del 100 %.

Lo tienes todo junto en el ERP para construcción y reformas de Kiby. Essentials Pro cuesta 29 € al mes y la gema, 20 € al mes, sin IVA y sin permanencia (todos los planes, en precios), y Kiby se prueba 14 días sin tarjeta.

Preguntas frecuentes sobre cómo hacer un presupuesto de obra

¿Cómo se calcula un presupuesto de obra?

Se mide cada partida, se multiplica por su precio unitario y se suma todo: es la ejecución material (PEM). Después se añaden los gastos generales y el beneficio, y sobre esa base se aplica el IVA.

¿Qué porcentaje de beneficio se pone en un presupuesto de obra?

En obra pública, un 6 % de beneficio industrial más entre un 13 y un 17 % de gastos generales sobre el PEM. En obra privada lo decides tú; esos porcentajes son una referencia razonable.

¿Qué es una partida alzada?

Una partida que no se mide por unidades y se presupuesta por un importe cerrado, como una instalación completa. Tiene que llevar una descripción clara de qué incluye.

¿Es obligatorio dar un presupuesto por escrito?

Con particulares, depende de la normativa de consumo de tu comunidad autónoma; en varias, si el cliente lo pide, sí. Aunque no lo sea, hazlo siempre: es tu mejor defensa si hay discusión.

¿Puedo subir el precio de un presupuesto cerrado si sube el material?

Según el artículo 1593 del Código Civil, en una obra a precio alzado y con un plano convenido no, salvo que el cliente autorice un cambio que aumente la obra. Por eso conviene poner una fecha de validez al presupuesto.

La entrada Cómo hacer un presupuesto de obra paso a paso se publicó primero en Kiby™.

Un cliente te escribe: «¿Cuánto me costaría reformar el baño? Me corre un poco de prisa». Vas, miras, mides y por la noche te sientas a hacer el presupuesto. Y aparece la duda de siempre: ¿cómo lo presento para que se entienda, no me deje nada fuera y aguante si el cliente lo compara con otros tres? Para eso sirve tener delante un buen ejemplo de presupuesto de obra.

Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby, el programa de gestión para pymes. Cuando cada presupuesto se hace de una manera distinta, se escapan partidas y el IVA sale mal. Aquí tienes ejemplos de presupuesto de obra completos, con sus partidas, sus cifras, los gastos generales, el beneficio y el IVA bien calculado, y una plantilla en Excel para hacer los tuyos.

En resumen: un presupuesto de obra se ordena por capítulos (demoliciones, fontanería, electricidad…) y cada capítulo por partidas: unidad, cantidad, precio e importe. La suma es el presupuesto de ejecución material (PEM). Encima van los gastos generales y el beneficio, y sobre el total, el IVA: el 10 % si el cliente es un particular que reforma su vivienda, la vivienda tiene más de dos años y el material que pones no pasa del 40 % de la base; en cualquier otro caso, el 21 %. Abajo tienes un baño y una cocina resueltos, y la plantilla para descargar.

Qué tiene que llevar un presupuesto de obra

Antes de los ejemplos, lo que no puede faltar en ninguno:

• Tus datos y los del cliente, la dirección de la obra, el número de presupuesto y la fecha.
• Las partidas por capítulos, cada una con su unidad (m², ml, ud…), la cantidad medida, el precio por unidad y el importe. Si una partida no se puede medir, va como «partida alzada», con su descripción.
• Los totales: ejecución material, gastos generales y beneficio (o un precio que ya los incluya), base imponible, IVA y total.
• Las condiciones: hasta cuándo vale el presupuesto, el plazo de ejecución, cómo se paga, qué no incluye y qué pasa si aparece una avería oculta.
• La firma de aceptación del cliente, con su fecha.

Si tu cliente es un particular, hay además normas de consumo. La Ley General para la Defensa de los Consumidores obliga a informar del precio final completo, con impuestos (artículo 20), y de cómo se calcula cuando no se puede fijar de antemano (artículo 60). Y varias comunidades tienen su propia norma sobre el presupuesto previo en reformas. La Comunidad de Madrid, por ejemplo, pide entregarlo por escrito si el cliente lo solicita, con los materiales, la mano de obra y el total con impuestos separados, las fechas aproximadas y su validez. Mira la de tu comunidad en su oficina de consumo.

Ejemplo de presupuesto de obra: reforma de baño

Un baño de 5 m² en un piso de un particular. Se quita todo, se renuevan fontanería y electricidad, se alicata, se pone plato de ducha y se cambian los sanitarios. Las cifras son un ejemplo ficticio: sirven para ver cómo se monta, no como tarifa (los precios cambian mucho según la zona y las calidades).

Y así se llega al total:

¿Por qué el 10 % de IVA? Porque el cliente es un particular que reforma su vivienda, la casa se terminó hace al menos dos años y el material que aporta la empresa (azulejo, tuberías, material eléctrico, sanitarios y grifería) suma 2.050 €, el 38,5 % de la base imponible. Está por debajo del 40 %. Si el material pasara del 40 %, todo el presupuesto se iría al 21 %. Con estas mismas cifras al 21 % serían 1.117,55 € de IVA y 6.439,23 € de total. Por eso conviene calcularlo antes de enviarlo, y no después.

Ejemplo de presupuesto de reforma de cocina

Una cocina de 8 m², con muebles nuevos montados y encimera. Los electrodomésticos los compra el cliente. Va resumido por capítulos para no repetir el detalle del baño:

Aquí el IVA es del 21 % aunque sea la vivienda de un particular. Los muebles y la encimera, que pone la empresa, suman 6.050 €, el 54 % de la base, sin contar aún el resto del material. Pasa del 40 % y el tipo reducido no se aplica. Por eso en una cocina con muebles nuevos no vale aplicar el 10 % a todo sin mirar el material.

Y si el cliente es una empresa o un local

Si reformas un local, una oficina o una nave, o el cliente es una empresa, el IVA es el general del 21 % siempre. El presupuesto se monta igual, por capítulos y partidas, y en las obras que duran varios meses lo normal es cobrar por certificaciones mensuales. Te lo explico con otro ejemplo en qué es una certificación de obra y cómo se hace.

¿10 % o 21 % de IVA en una reforma?

Lo regula el artículo 91.Uno.2.10.º de la Ley del IVA. Las obras de renovación y reparación de viviendas van al 10 % si se cumplen las tres condiciones a la vez:

• El cliente es una persona física que no actúa como empresario y usa la vivienda para sí, o una comunidad de propietarios.
• La vivienda se terminó de construir o rehabilitar al menos dos años antes de empezar la obra.
• El material que aportas no pasa del 40 % de la base imponible. Si no aportas material, se cumple.

Si falla una, el 21 %.

Ojo con las fechas. El Real Decreto-ley 29/2026, de 6 de octubre, cambia este apartado a partir del 1 de diciembre de 2026. Lo amplía a las viviendas alquiladas como vivienda habitual y exige, en todos los casos, que el cliente pague con tarjeta, transferencia, cheque nominativo o ingreso en cuenta. Un real decreto-ley tiene que convalidarlo el Congreso (o su Diputación Permanente), y el anterior que tocaba este punto, el 26/2026, no se convalidó. Así que, si tu obra se va a facturar después de esa fecha, compruébalo antes de cerrar el presupuesto.

Gastos generales y beneficio industrial: qué porcentaje poner

En los ejemplos he usado un 13 % de gastos generales y un 6 % de beneficio. No es un capricho: son los porcentajes del artículo 131 del Reglamento de Contratos de las Administraciones Públicas, que para la obra pública fija entre un 13 y un 17 % de gastos generales y un 6 % de beneficio industrial sobre el PEM.

En una obra privada no hay porcentajes obligatorios. Tú decides tu margen, y muchas empresas de reformas no los separan: meten los gastos generales y el beneficio dentro del precio de cada partida. Las dos formas valen. Lo que no vale es no saber cuánto ganas. Si quieres ver cómo se calcula cada parte, lo tienes paso a paso en cómo hacer un presupuesto de obra.

Plantilla de presupuesto de obra gratis

Te dejo la plantilla con el ejemplo del baño ya puesto, para que cambies las partidas por las tuyas. Es un Excel sin macros ni registro. Calcula los importes, el PEM, los gastos generales y el beneficio (cambias los porcentajes en las celdas naranjas) y el IVA (eliges 10 % o 21 %). Además tiene una columna para el material de cada partida y te dice si pasas del 40 % que decide el tipo de IVA.

Errores típicos en los presupuestos de reformas

• Poner el 10 % de IVA a todo. En una cocina con muebles nuevos, como la del ejemplo, el material pasa del 40 %.
• Partidas alzadas por todas partes. «Fontanería: 650 €» sin decir qué incluye es la mejor forma de discutir después.
• Sin fecha de validez. Si el cliente acepta a los cuatro meses, ¿mantienes el precio con el material más caro?
• Sin exclusiones. Lo que no entra (licencias, electrodomésticos, muebles) tiene que estar escrito.
• Aceptación de palabra. Un «adelante» por WhatsApp no es un presupuesto firmado.
• Cambios sin presupuesto aparte. Cada cambio o avería oculta, presupuestado y firmado antes de hacerlo.

Del presupuesto aceptado a la obra, con Kiby

En Kiby haces el presupuesto por líneas, lo envías por correo o al portal de clientes, donde el cliente lo acepta, y cuando dice que sí lo conviertes en factura, con Verifactu, sin volver a teclear nada. Si la obra es de varias semanas, con la gema Gestión de Proyectos lo conviertes en proyecto: las partidas quedan por capítulos para certificar cada mes y ves lo presupuestado frente a lo real, con avisos cuando el coste llega al 80 % y al 100 %.

Lo tienes todo en el ERP para construcción y reformas de Kiby. Essentials Pro cuesta 29 € al mes y la gema, 20 € al mes, sin IVA y sin permanencia (todos los planes, en precios), y Kiby se prueba 14 días sin tarjeta.

Preguntas frecuentes sobre los presupuestos de obra

¿Qué es el PEM de un presupuesto de obra?

El presupuesto de ejecución material: la suma de todas las partidas (cantidad por precio unitario) y de las partidas alzadas. Es el coste de la obra antes de gastos generales, beneficio e IVA.

¿Qué IVA lleva el presupuesto de una reforma?

El 10 % si el cliente es un particular que reforma su vivienda (o una comunidad de propietarios), la vivienda se terminó hace al menos dos años y el material que aportas no pasa del 40 % de la base imponible. Si no, el 21 %.

¿Cuánto tiempo es válido un presupuesto de obra?

El que pongas en el presupuesto. No hay un plazo único en toda España, así que escribe una fecha concreta. Algunas comunidades tienen normas de consumo para las reformas: consulta la tuya.

¿Puedo cobrar por hacer un presupuesto?

Depende de la normativa de consumo de tu comunidad. En la Comunidad de Madrid, por ejemplo, solo puedes cobrarlo si se lo avisaste antes al cliente y si al final no acepta el presupuesto.

¿Hay que dar el presupuesto de reforma en PDF?

No hay un formato obligatorio, pero un PDF con tus datos, las partidas, los totales, las condiciones y la firma del cliente es lo más práctico y lo que menos discusiones da.

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