Último día del mes. Tu jefe de obra te manda un mensaje: «Esta semana hemos terminado los tabiques y el recrecido, y la instalación eléctrica va por la mitad». Tú tienes que convertir esa frase en una factura que el cliente acepte sin discutir. Eso es una certificación de obra.
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby. En octubre de 2026 lanzamos en Kiby la gema de gestión de proyectos, que hace certificaciones de obra. Aquí te cuento cómo se certifica y cómo se factura, con un ejemplo con cifras de principio a fin.
En resumen: una certificación de obra es el documento que mide y valora la obra hecha en un periodo, normalmente un mes, para cobrarla a cuenta del precio total. Se calcula partida a partida con tres columnas: lo certificado antes (anterior), lo hecho desde el principio (a origen) y lo de este mes (actual = a origen − anterior). En obra pública la regula la Ley de Contratos del Sector Público: se expide en los diez días siguientes al mes y se paga en los 30 días siguientes a su aprobación. En obra privada manda el contrato.
En este artículo
Qué es una certificación de obra
Una certificación de obra es una relación valorada de lo que se ha ejecutado en un periodo. Se mide cada partida del presupuesto, se multiplica por su precio y sale lo que el cliente te debe ese mes. No es una factura: es el documento que la justifica. Con la certificación aprobada, emites la factura.
Su gran ventaja es que cobras mientras la obra avanza y no tienes que esperar al final para financiar meses de materiales y nóminas.
En obra pública está regulada. El artículo 240 de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público dice que la Administración expide mensualmente, en los diez días siguientes al mes, certificaciones de la obra ejecutada en ese periodo, y que sus abonos son pagos a cuenta: se pueden rectificar en la medición final y no suponen que la Administración apruebe ni reciba las obras.
En obra privada no hay una ley que te obligue a certificar. Se certifica porque así se pacta en el contrato, y es lo habitual en obras que duran más de un mes.
Certificación de obra y certificado final de obra no son lo mismo
Aquí se lía mucha gente. El certificado final de obra es un documento técnico que firman el director de obra y el director de ejecución para decir que el edificio se ha terminado conforme al proyecto (lo regula la Ley de Ordenación de la Edificación). La certificación de obra de la que hablamos aquí es económica: sirve para cobrar.
Cómo se calcula: anterior, a origen y actual
Cada mes, el director de obra (o tú, en una reforma pequeña) mide lo ejecutado desde el principio. En obra pública se llama «relación valorada al origen» (artículo 148 del Reglamento de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas). De ahí salen tres columnas por partida:
- Anterior: lo que ya certificaste en las certificaciones de antes.
- A origen: todo lo ejecutado desde el inicio de la obra hasta hoy.
- Actual: lo de este periodo. Se calcula restando: a origen menos anterior.
La medición puede ir en cantidad (metros cuadrados, metros lineales, unidades) o en porcentaje, que es lo práctico en las partidas alzadas, como una instalación completa. Lo importante es medir siempre a origen y restar. Si mides solo «lo de este mes», los errores se acumulan y al final nadie sabe cuánto falta por certificar.
Ejemplo de certificación de obra con cifras
Vamos con un ejemplo ficticio: la reforma de un local, presupuestada por capítulos. Estamos en la certificación nº 3, la de junio. Así queda:
| Partida | Ud. | Precio | Anterior | A origen | Actual | Importe actual |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01.01 Demolición de tabiquería | m² | 18,50 € | 64 | 64 | 0 | 0,00 € |
| 02.01 Tabique de ladrillo | m² | 32,00 € | 45 | 120 | 75 | 2.400,00 € |
| 02.02 Recrecido de suelo | m² | 21,00 € | 0 | 80 | 80 | 1.680,00 € |
| 03.01 Instalación eléctrica (partida alzada) | ud | 2.900,00 € | 30 % | 60 % | 30 % | 870,00 € |
| Total certificado este mes | 4.950,00 € | |||||
Fíjate en tres cosas. La demolición ya estaba certificada entera, así que este mes no suma nada aunque siga en la tabla. El tabique se mide en metros: 120 a origen menos 45 de antes son 75 este mes. Y la instalación eléctrica va en porcentaje: estaba al 30 %, ahora al 60 %, así que se certifica otro 30 % de 2.900 €, es decir, 870 €.
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Cómo se factura: la retención de garantía y el IVA
Con la certificación aprobada, emites la factura. Hay dos cosas que se hacen mal muy a menudo: la retención de garantía y el IVA.
La retención de garantía
Es un porcentaje que el cliente se guarda de cada certificación (suele ser un 5 %) y que te devuelve pasado el plazo que fije el contrato, si no aparecen defectos.
En obra privada no la impone ninguna ley con carácter general: la fija el contrato, con su porcentaje, su plazo y cuándo se devuelve. La única referencia legal está en la Ley de Ordenación de la Edificación (artículo 19.1.a), que permite sustituir el seguro de un año por defectos de acabado por la retención, por parte del promotor, de un 5 % del importe de ejecución material. En obra pública lo que hay es una garantía definitiva del 5 % del precio, sin IVA (artículo 107 de la Ley de Contratos del Sector Público). Normalmente se deposita con un aval, un seguro de caución o en efectivo, aunque el pliego puede prever que se retenga del precio (artículo 108.2).
El IVA de una certificación con retención
Aquí ojo, porque es fácil equivocarse. La Dirección General de Tributos, en su consulta vinculante V0053-13, dice que en las certificaciones a cuenta (pagos anticipados antes de entregar la obra) la base imponible son los importes cobrados, y que lo retenido en garantía no cuenta como cobrado. Lo retenido tributa cuando se entrega la obra.
Con las cifras del ejemplo, y con ese criterio, la factura de la certificación nº 3 quedaría así:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Certificado este mes | 4.950,00 € |
| Retención de garantía (5 %) | −247,50 € |
| Base imponible | 4.702,50 € |
| IVA (21 %) | 987,53 € |
| Total de la factura | 5.690,03 € |
Los 247,50 € retenidos se facturan con su IVA cuando se entrega la obra o cuando se devuelven, según el caso. ¿Por qué digo «según el caso»? Porque el momento en que se devenga el IVA en una ejecución de obra depende de si aportas materiales, de si cobras por anticipado y de si el cliente es una Administración (artículo 75 de la Ley del IVA). Y si trabajas como subcontrata, o contratas directamente con el promotor una obra de construcción o rehabilitación, puede tocarte facturar sin IVA por inversión del sujeto pasivo (artículo 84 de la misma ley). Esto, con tu asesoría delante, antes de la primera factura.
Tipos de certificación: parcial, a origen, final y liquidación
| Tipo | Qué es | Cuándo |
|---|---|---|
| Parcial o mensual | La obra del periodo. Es un pago a cuenta que se puede rectificar al final. | Cada mes. En obra pública, en los 10 días siguientes (art. 240.1 LCSP) |
| A origen | No es otro documento: es la forma de medir, acumulando desde el inicio. La certificación parcial sale de restar la anterior. | En cada certificación |
| Final | La medición general de toda la obra después de recibirla. Se paga a cuenta de la liquidación. | En obra pública, se aprueba en los 3 meses siguientes a la recepción (art. 243.1 LCSP) |
| Liquidación | El ajuste definitivo de cuentas que cierra el contrato, con la devolución de la garantía. | Al acabar el plazo de garantía (no menos de un año, salvo casos especiales); se paga en 60 días (art. 243.3 LCSP) |
En obra privada es habitual juntar las dos últimas en un solo documento, la «certificación final y liquidación», que cierra la obra y fija cuándo se devuelve la retención.
Plazos de pago de una certificación
En obra pública, la Administración tiene que aprobar la certificación en los 30 días siguientes a la entrega de la obra del periodo y pagarla en los 30 días siguientes a su aprobación. Si se retrasa, debe intereses de demora (artículo 198.4 de la Ley de Contratos del Sector Público).
En obra privada, el plazo es el del contrato, pero con un tope: entre empresas, la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija 30 días desde la entrega, ampliables por pacto hasta un máximo de 60.
Errores típicos al certificar
- Medir solo lo del mes. Mide siempre a origen y resta la anterior. Es la única forma de cuadrar al final.
- Certificar más de lo presupuestado sin un modificado firmado. Si una partida crece, que el cliente lo firme antes de certificarla.
- Facturar dos veces la misma obra. Pasa cuando se factura el presupuesto completo y, además, las certificaciones. O cuando se rectifica una factura y se vuelve a certificar ese mes sin anular lo anterior.
- Olvidar la retención al cuadrar los cobros. Si el cliente te paga el líquido, la diferencia no es un impago: es la retención, y hay que tenerla anotada con su fecha de devolución.
- Llevarlo en un Excel aparte de la facturación. El presupuesto en un sitio, las mediciones en otro y las facturas en un tercero. Al tercer mes ya no cuadra nada.
Cómo se hacen las certificaciones de obra en Kiby
Ahora vamos con lo nuestro. Las certificaciones van en la gema Gestión de Proyectos de Kiby. Las partidas salen solas del presupuesto de venta, con su código, unidad, cantidad y precio, agrupadas por capítulos, y las que añades después se marcan como «modificado». Cada mes mides en cantidad o en porcentaje y Kiby te enseña las tres columnas, anterior, a origen y actual. Si una certificación sale negativa o mides más de lo presupuestado, te avisa.
Las certificaciones se numeran por proyecto (1, 2, 3…) y quedan en borrador hasta que las emites. Con un clic sale la factura, con una línea por partida certificada, con su numeración y con Verifactu. La retención de garantía la pones tú (porcentaje y plazo): la factura muestra el «Líquido a percibir» y el cobro se separa en dos vencimientos, el líquido y la retención en su fecha de devolución. Y el IVA se calcula sin lo retenido, con el mismo criterio de la consulta V0053-13 que te he contado arriba: en el ejemplo, 987,53 € sobre 4.702,50 €. Si tu caso es distinto (por cuándo se devenga el IVA en tu obra), lo confirmas con tu asesoría.
De cada certificación sacas el PDF con los datos de tu empresa, el cliente, la obra y la tabla por capítulos. Y el resumen de la obra te dice cuánto se presupuestó, cuánto se ha certificado, cuánto queda, qué hay certificado sin facturar y cuánta retención llevas acumulada. Si intentas facturar el presupuesto de una obra que ya facturas por certificaciones, Kiby te avisa, y si una certificación sale mal, la anulas (si ya estaba facturada, después de rectificar su factura) y vuelves a certificar ese mes.
Lo que todavía no hace, para que no te lleves sorpresas: importar mediciones de programas como Presto (ficheros BC3) ni recoger la firma del cliente en la certificación.
La gema cuesta 20 € al mes sin IVA y se activa desde el plan Essentials Pro (29 € al mes sin IVA, con 3 usuarios); tienes todos los planes en la página de precios, y Kiby se prueba 14 días sin tarjeta. Si tu empresa es de construcción o de reformas, tienes todo lo demás (presupuestos, compras, horas del equipo y margen de cada obra) en el ERP para construcción de Kiby. Y si lo que te falta es el paso de antes, aquí tienes cómo hacer un presupuesto de obra y unos ejemplos de presupuesto de obra con plantilla.
Preguntas frecuentes sobre la certificación de obra
¿Qué es una certificación de obra?
Es el documento que mide y valora la obra ejecutada en un periodo, normalmente un mes, para cobrarla a cuenta del precio total. Se calcula por partidas y sirve de base para la factura.
¿Cómo se calcula lo que se certifica cada mes?
Se mide lo ejecutado desde el inicio (a origen) y se le resta lo certificado antes (anterior). La diferencia es lo de este mes (actual), y se multiplica por el precio de cada partida.
¿Quién firma la certificación de obra?
En obra pública la expide el director de la obra y la aprueba la Administración. En obra privada, lo que diga el contrato: lo normal es que la prepare el contratista y la revise o la apruebe la dirección facultativa o el propio cliente.
¿La retención del 5 % es obligatoria?
En obra privada no hay una ley que la imponga con carácter general: es un pacto del contrato. En obra pública lo que hay es una garantía definitiva del 5 % del precio.
¿Lleva IVA la retención de garantía?
Según la Dirección General de Tributos (consulta V0053-13), cuando las certificaciones son pagos anticipados, lo retenido no forma parte de la base imponible hasta que se entrega la obra. Como depende de cuándo se devenga el IVA en tu obra, confírmalo con tu asesoría.
¿Qué diferencia hay entre la certificación final y la liquidación?
La certificación final mide toda la obra después de recibirla y se paga a cuenta. La liquidación es el ajuste definitivo que cierra el contrato al terminar el plazo de garantía, con la devolución de la garantía.
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