Quieres dejar de apuntar clientes en una hoja de cálculo y escribes «mejor CRM gratis» en Google. Te salen listas con ganadores distintos, y lo que importa para decidir es cuántas personas pueden usar el plan gratis y qué pasa el día que llegas al límite. Eso solo lo dice la página de precios de cada uno.
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby, el software de gestión en la nube para autónomos, pymes y comercios. Te aviso desde ya de que Kiby es de pago y compite con estos programas, así que léelo sabiendo que tengo interés. He abierto hoy, 26/10/2026, las webs oficiales de precios de varios CRM conocidos y he apuntado los límites reales de cada plan gratuito, y lo que cuesta dar el primer paso de pago.
En resumen: de los ocho que he revisado, hoy tienen plan gratis HubSpot (hasta 2 usuarios y 1.000 contactos), Zoho CRM (3 usuarios), Bitrix24 (la tarjeta del plan dice 1 o 2 usuarios), Odoo (una sola aplicación, con usuarios ilimitados) y Capsule (2 usuarios y 250 contactos). Pipedrive y Holded no tienen plan gratis, solo prueba, y la página de precios de Freshsales hoy solo muestra una prueba de 21 días y planes de pago. Un CRM gratis sirve para empezar y para equipos de una o dos personas. Se queda corto cuando necesitas más usuarios, un embudo, automatizaciones o que el presupuesto y la factura salgan del mismo sitio donde vendes.
En este artículo
Mejor CRM gratis: los cinco planes gratuitos y sus límites
Esto es lo que dice la web oficial de cada uno. Lo que no encontré escrito, no lo pongo.
| CRM | Usuarios | Límites y qué incluye |
|---|---|---|
| HubSpot CRM | Hasta 2 | Hasta 1.000 contactos y datos de clientes sin límite. Sin fecha de vencimiento ni tarjeta. |
| Zoho CRM (edición Gratis) | 3 | Contactos, flujos de trabajo, 10 plantillas de correo, importación desde hojas de cálculo, informes estándar, aplicación móvil, 5.000 llamadas a la API al día y 10 exportaciones de datos. |
| Bitrix24 (plan Free) | 1 o 2 según la tarjeta del plan | 5 GB de almacenamiento, CRM básico (negociaciones y contactos), tareas, calendarios compartidos, chat y videollamadas. Los embudos de ventas llegan en el plan Standard, de pago. |
| Odoo («Una aplicación gratis») | Ilimitados | Solo una aplicación a elegir (por ejemplo, CRM) y las que dependan de ella. |
| Capsule | Hasta 2 | 250 contactos, 5 campos personalizados y 1 embudo de ventas. |
Fuentes (consultadas el 26/10/2026): HubSpot (se abre en una pestaña nueva), Zoho CRM (se abre en una pestaña nueva), Bitrix24 (se abre en una pestaña nueva), Odoo (se abre en una pestaña nueva) y Capsule (se abre en una pestaña nueva).
HubSpot CRM
Sale primero en el resultado que miré hoy. Su página de producto lo describe como gratuito de forma permanente, con hasta dos usuarios, 1.000 contactos y sin límite de datos sobre tus clientes. La página de precios de HubSpot no me cargó hoy, así que el dato de pago sale de su página de producto: Starter, desde 15 US$ por usuario y mes (según su página de producto; el descuento es solo para clientes nuevos). Según esa misma página, las funciones como los campos obligatorios, los permisos avanzados o los informes personalizados están en los planes de pago.
Zoho CRM
Su plan gratis admite tres usuarios. Incluye contactos, flujos de trabajo automáticos, informes estándar y app móvil. Fíjate en un límite: las exportaciones de datos gratuitas son diez. Si un día te quieres ir, conviene haber probado antes cómo sacas tus datos.
Bitrix24
Mezcla CRM, tareas y chat de equipo en el mismo plan. Ojo con la letra pequeña: la tarjeta del plan Free dice «para 1–2 usuarios», pero su sección de preguntas frecuentes habla de usuarios ilimitados en el plan gratuito. Las dos frases están en su web a día de hoy, así que prueba con tu equipo antes de montar nada. Los embudos de ventas no están en el Basic, el primer plan de pago, sino en el Standard (99 US$ al mes con pago anual, 50 usuarios).
Odoo
Su plan gratis no limita personas, limita aplicaciones: eliges una (puede ser el CRM) y la usas con usuarios ilimitados. En el momento en que instalas una segunda aplicación, por ejemplo la de facturación, pasas a pagar por usuario. A mí me parece que tiene sentido si más adelante vas a querer más aplicaciones del mismo sistema.
Capsule
Es el más pequeño de la lista: dos usuarios, 250 contactos y un solo embudo. A mí me parece suficiente para un autónomo que lleva su cartera de clientes, y corto para un equipo comercial.
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Los CRM conocidos que solo ofrecen prueba
Tres CRM conocidos que hoy no muestran plan gratuito en su web, solo prueba:
- Pipedrive: prueba gratuita de 14 días sin tarjeta. Su plan más barato, Lite, cuesta 14 € por usuario y mes con pago anual, sin IVA.
- Holded: prueba de 14 días sin tarjeta. El CRM aparece descrito en el plan Estándar, que cuesta 59 € al mes más IVA en precio de lista (29,50 € los tres primeros meses por una promoción), con 4 usuarios. No he comprobado si el Plus o el Básico incluyen algo de CRM.
- Freshsales (Freshworks): su página de precios hoy solo muestra una prueba de 21 días y planes de pago. El plan Growth cuesta 9 US$ por usuario y mes con pago anual.
Esta es la comparación del primer escalón de pago, para que veas qué te espera el día que sales del plan gratis:
| CRM | ¿Plan gratis? | Primer plan de pago | Prueba |
|---|---|---|---|
| HubSpot | Sí, 2 usuarios | Starter, desde 15 US$ por usuario y mes (según su página de producto; el descuento es solo para clientes nuevos) | No hace falta, el plan gratis no caduca |
| Zoho CRM | Sí, 3 usuarios | Estándar: 20 € por usuario y mes, o 14 € con pago anual (impuestos aparte) | Prueba gratuita |
| Bitrix24 | Sí, 1 o 2 usuarios | Basic: 69 US$ al mes por compañía (49 US$ con pago anual), con 5 usuarios. Los embudos de ventas están en el Standard (99 US$ al mes con pago anual, 50 usuarios) | No hace falta, el plan Free no caduca según su web |
| Odoo | Sí, una aplicación | Estándar, por usuario y mes con todas las aplicaciones (precio en su web) | No consta en su web |
| Capsule | Sí, 2 usuarios | Su web no muestra el precio de los planes de pago | 14 días en los planes de pago |
| Pipedrive | No | Lite: 14 € por usuario y mes con pago anual, sin IVA | 14 días, sin tarjeta |
| Holded | No | Estándar (con CRM): 59 € al mes + IVA, 4 usuarios | 14 días, sin tarjeta |
| Freshsales | No aparece hoy en su página de precios | Growth: 9 US$ por usuario y mes con pago anual | 21 días |
| Kiby | No | Essentials Pro: 29 € al mes + IVA, 3 usuarios, con facturación incluida | 14 días, sin tarjeta |
Los precios no son comparables euro por euro: unos están en dólares, otros en euros, unos por usuario y otros por equipo. Una cuenta rápida para un equipo de tres personas: Zoho Estándar son 60 € al mes (3 × 20 €) o 42 € con pago anual (3 × 14 €), y Pipedrive Lite, 42 € al mes con pago anual (3 × 14 €). Son CRM de ventas, nada más. Si además necesitas facturar, hay que sumar un programa de facturación.
Cuándo se queda corto un CRM gratis
El plan gratis no es una trampa, pero tiene techo. Estos son los momentos en que lo notarás:
- Se acaban los usuarios. Con tres personas en Zoho vas justo. A la cuarta, tienes que pagar.
- Se acaban los contactos. En Capsule son 250 y en HubSpot 1.000. Una cartera con pedidos recurrentes los pasa antes de lo que piensas.
- Necesitas más de un embudo o automatizaciones. Capsule da un embudo; en Bitrix24 los embudos de ventas empiezan en el plan Standard; HubSpot deja los informes personalizados para los planes de pago.
- El presupuesto y la factura viven en otro programa. Cierras la venta en el CRM, y luego abres otro programa para preparar el presupuesto y otro para facturar. Lo tecleas dos veces y los datos no coinciden.
- Quieres irte y no sabes cómo. Antes de meter tres años de clientes, comprueba cómo exportas. En Zoho gratis, son diez exportaciones.
Si lo que te falta es lo del presupuesto y la factura, piensa en un programa que lleve el CRM y la facturación juntos. Para el resto, mira el siguiente plan de pago del mismo CRM. Lo que debe tener un CRM comercial y cómo implantarlo sin que tu equipo lo abandone lo cuento en la guía de CRM para ventas.
Cómo elegir entre los planes gratis
- Cuenta tus usuarios hoy y dentro de un año. Una persona: Capsule o HubSpot. Tres: Zoho. Más: Odoo (una aplicación, usuarios ilimitados) o Bitrix24 si su límite te cuadra.
- Cuenta tus contactos. Por encima de 250 contactos, Capsule no te vale; por encima de 1.000, tampoco HubSpot.
- Mira qué hay detrás del plan gratis. Cuánto cuesta el siguiente escalón, y si ese escalón incluye lo que te faltará.
- Prueba la exportación antes de cargar todos tus datos.
- Decide dónde vive el presupuesto. Si lo haces en otro programa, el CRM no cierra la venta.
Un CRM con presupuestos y facturas, con Kiby
Kiby no tiene plan gratis. El más barato, Essentials Freelance, cuesta 15 € al mes más IVA, para un usuario, y no incluye el CRM con embudo. El CRM con embudo empieza en Essentials Pro, que cuesta 29 € al mes más IVA y trae 3 usuarios. Facturas ilimitadas en todos los planes y Verifactu incluido. Se prueba 14 días sin tarjeta y sin permanencia. Los precios de todos los planes están en precios.
Lo que cambia respecto a un CRM suelto es que el presupuesto y la factura están en el mismo sitio. Haces el presupuesto, el cliente lo acepta desde el portal de clientes, y lo conviertes en factura en unos pocos clics. Si tu cliente abre el presupuesto, Kiby te avisa en ese momento, para que lo llames mientras lo está mirando. Cómo se organiza esa parte lo tienes en el artículo sobre el seguimiento de presupuestos.
Y lo que no hace: si eres una sola persona y solo quieres apuntar clientes y oportunidades, uno de los planes gratuitos de esta comparativa te cubre y Kiby te sobra. Kiby tiene sentido cuando, además de vender, necesitas facturar, cobrar y llevar a tu equipo en el mismo programa. Si vienes de otro programa, el equipo de Kiby importa tus datos.
Preguntas frecuentes sobre los CRM gratis
¿Cuál es el mejor CRM gratis para una pyme?
Depende de cuántas personas lo vayan a usar y cuántos contactos tengas. Con tres usuarios, el plan gratis de Zoho CRM. Con una o dos personas y menos de 1.000 contactos, HubSpot. Con más usuarios y una sola herramienta, el plan de una aplicación de Odoo.
¿Hay algún CRM gratis sin límite de usuarios?
El plan «Una aplicación gratis» de Odoo permite usuarios ilimitados, pero solo con una aplicación. La sección de preguntas frecuentes de Bitrix24 también habla de usuarios ilimitados en su plan gratuito, aunque la tarjeta del plan indica 1 o 2, así que conviene comprobarlo al registrarte.
¿Es de verdad gratis el CRM de HubSpot?
Según su página de producto, sí: es gratuito de forma permanente, sin tarjeta de crédito y sin fecha de vencimiento, con hasta dos usuarios y 1.000 contactos. Las funciones avanzadas, como los informes personalizados o los permisos avanzados, están en los planes de pago.
¿Pipedrive tiene plan gratis?
No. Pipedrive ofrece una prueba gratuita de 14 días sin tarjeta de crédito. Su plan más barato, Lite, cuesta 14 € por usuario y mes con pago anual, sin IVA, según su web el 26/10/2026.
¿Un CRM gratis sirve para facturar con Verifactu?
Los CRM gratuitos de esta lista no incluyen facturación con Verifactu entre sus funciones. Odoo permite elegir Facturación como su única aplicación gratis, pero entonces no tienes CRM; no he comprobado si cumple Verifactu. Comprueba siempre que el programa de facturación lo cumple.
¿Puedo llevar mis clientes en una hoja de cálculo en vez de un CRM?
Sí, mientras tengas pocos clientes y pocas oportunidades abiertas a la vez. Se complica cuando varias personas editan lo mismo, cuando necesitas ver en qué fase está cada venta o cuando quieres que alguien te avise de que hay que llamar a un cliente.
¿Qué pasa con mis datos si dejo un CRM gratis?
Depende de cada plan, así que míralo antes de empezar. En Zoho CRM, por ejemplo, el plan gratuito incluye diez exportaciones de datos. Prueba a exportar una lista pequeña el primer día para saber cómo salen tus datos y en qué formato.
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