Seamos sinceros: la mayoría de programas para tostadores hacen una cosa muy bien, controlar la curva de tueste, y se olvidan de todo lo demás.
Si tienes un tostadero, esas herramientas son vitales para la calidad de tu café, no lo discuto. Pero un tostadero no es solo una máquina tostando café. Es una empresa. Y cuando empiezas a crecer, el dolor de cabeza no viene de si la curva ha caído dos grados. Viene de la gestión:
- Compras de café verde y sacos que no sabes dónde han ido.
- Mermas mal calculadas que se comen tu margen.
- Clientes B2B que piden tarifas especiales.
- La trazabilidad sanitaria y los lotes.
He visto a muchos tostadores intentar resolverlo con Excels infinitos o pagando licencias carísimas que les cobran por máquina. En este artículo te cuento qué debe tener un software de gestión para tostadores de café y cómo lo hemos resuelto en Kiby.
En este artículo
Software de tueste y software de gestión: no son lo mismo
El problema de las herramientas de tueste tradicionales es que son islas. La tostadora va por un lado, la facturación por otro y el stock por otro.
| Software de perfil de tueste | Software de gestión (ERP) para tostaderos | |
|---|---|---|
| Para qué sirve | Registrar y repetir curvas de tueste | Llevar la empresa: compras, producción, stock, ventas y facturas |
| Café verde | No lo controla | Stock por origen y lote |
| Merma y coste por kilo | No | Se calcula en cada tueste |
| Trazabilidad | Solo del tueste | Del saco de verde al cliente |
| Facturación y TPV | No | Sí |
¿Qué pasa cuando estos mundos no están conectados?
- No conoces tu coste real. Compras el verde a un precio, pero al tostarlo pierdes entre un 15 % y un 20 % de peso. Si tu programa no recalcula el coste al pasar a «tostado», vendes a ciegas.
- Duplicas trabajo. Tuestas, lo apuntas en un papel, vas al ordenador, actualizas el stock, haces el albarán… Horas perdidas cada semana.
- Te juegas un problema sanitario. Si Sanidad te pide la trazabilidad de un lote y tardas más de cinco minutos en sacarla, tienes un problema.
El año pasado nos sentamos con varios dueños de tostaderos de café, desde artesanos pequeños hasta distribuidores grandes, y les preguntamos: «¿Qué necesitáis de verdad para dejar de sufrir con la gestión?». La respuesta no fue «más curvas». Fue control de todo en un mismo sitio.
Cómo calcular el coste real del café tostado
Aquí es donde se gana o se pierde el margen. Un ejemplo con números redondos:
- Sacas 60 kg de café verde que te costó 7 €/kg: 420 € de materia prima.
- Después del tueste obtienes 49 kg de café tostado.
- Merma: 11 kg, un 18,3 %.
- Coste del tostado: 420 € ÷ 49 kg = 8,57 €/kg, sin contar todavía energía, mano de obra ni envase.
Si calculas tu precio de venta sobre los 7 €/kg del verde, tu coste real es un 22 % más alto del que crees. Y la merma no es fija: cambia con el origen, el grado de tueste y la humedad del grano. Por eso tiene que calcularse en cada tueste, no una vez al año en una hoja de cálculo.
Trazabilidad por lotes: lo que te exige la normativa
El Reglamento (CE) 178/2002 obliga a toda empresa alimentaria a poder identificar de quién ha recibido cada materia prima y a quién ha entregado cada producto: el famoso «un paso atrás, un paso adelante». En un tostadero eso significa poder responder rápido a tres preguntas:
- ¿De qué saco de verde salió este lote de tostado?
- ¿En qué tueste, qué día y con qué perfil se hizo?
- ¿A qué clientes se ha vendido?
Con papel o con Excel, contestar a eso lleva horas. Con un sistema por lotes, segundos.
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Qué debe tener un software de gestión para tostadores de café
Antes de elegir, comprueba que cubre esto:
- Stock de café verde por origen y lote, con entradas desde la factura del proveedor.
- Órdenes de producción que descuenten el verde y den de alta el tostado.
- Cálculo automático de la merma y del coste por kilo en cada tueste.
- Trazabilidad completa del saco al cliente.
- Tarifas por cliente para cafeterías, tiendas y distribuidores.
- Facturación y TPV que tiren del mismo stock.
- Informes de rendimiento: mermas, costes y productividad por máquina.
- Un precio que no te castigue por crecer: sin cobrar por máquina ni por orden de producción.
Así funciona el módulo de fabricación para café de Kiby ERP
Con lo que nos contaron los tostadores, construimos dentro de Kiby ERP un módulo de fabricación pensado para el sector del café. No queríamos adaptar una herramienta de fábricas de tornillos; queríamos que hablase el idioma del café.
- Macroórdenes de producción: programas los kilos totales que necesitas (por ejemplo, 500 kg) y Kiby los divide en tandas según la capacidad de carga de tu máquina.
- Merma y coste al momento: sacas 60 kg de verde, obtienes 49 kg de tostado y el sistema calcula la merma exacta y recalcula el coste por kilo del producto final.
- Trazabilidad por lotes: desde que entra el saco de verde hasta que sale el paquete de 250 g hacia el cliente o la cafetería.
- Curva de tueste en tiempo real y avisos por voz: no hace falta que estés pegado a la pantalla.
- 20 perfiles y recetas base: incluimos perfiles predefinidos y puedes guardar tus versiones privadas sin límite.
- Catación (cupping) integrada: registra aroma, sabor, puntuación y evolución por lote, y relaciona la calidad del resultado con los datos de producción.
- Registro de incidencias: paradas, limpiezas y mantenimiento de las tostadoras.
- Informes de rendimiento de fábrica: costes, mermas y productividad reales.
Del tostadero a la venta, sin cambiar de programa
De nada sirve tostar de maravilla si luego vender es un infierno. Como Kiby es un ERP todo en uno, el módulo de fabricación está conectado con lo demás:
- ¿Vendes en tienda física o cafetería propia? Tienes TPV integrado que descuenta del mismo stock.
- ¿Distribuyes a cafeterías y tiendas? Tienes gestión comercial, rutas y zonas para tus repartidores y comerciales.
- ¿Vendes online? Kiby se conecta con tu tienda online.
Y no te cobramos por máquina ni te limitamos las órdenes: tienes los detalles en los planes de Kiby. Te damos la herramienta para que pases de ser un tostador a ser un empresario del café.
Preguntas frecuentes
¿Cuánta merma tiene el café al tostarlo?
Normalmente entre un 15 % y un 20 % del peso, según el origen, la humedad del grano y el grado de tueste. Los tuestes más oscuros pierden más.
¿Necesito un software de tueste y otro de gestión?
Depende de lo que uses para tostar. Lo importante es que la producción, el stock y la facturación estén en el mismo sitio, para que el coste y la trazabilidad salgan solos. En Kiby tienes ambas cosas en el mismo programa.
¿Sirve para un tostadero pequeño?
Sí. De hecho, es donde más se nota: en un tostadero pequeño la misma persona tuesta, vende y factura, y cada hora que se ahorra en papeles cuenta.
¿Conoces a alguien que tenga un tostadero y viva estresado con los Excels? Pásale este artículo. Igual le ahorras unas cuantas horas de oficina y algún disgusto con los costes.
Esta es la herramienta que hace posible nuestra historia.
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