Seamos sinceros: La mayoría de los software de tostado del mercado hacen una cosa increíblemente bien… y fallan estrepitosamente en todo lo demás.
Si tienes un tostadero, seguro que usas herramientas fantásticas para controlar la curva de tueste. Son vitales para la calidad de tu producto, no lo discuto. Pero se olvidan de un pequeño detalle: un tostadero no es solo «una máquina tostando café». Es una empresa.
Y cuando empiezas a crecer, el dolor de cabeza no viene de si la curva ha caído dos grados. El dolor viene de la gestión:
- Compras de café verde y sacos perdidos.
- Mermas mal calculadas que se comen tu margen.
- Clientes B2B que piden tarifas especiales.
- La pesadilla de la trazabilidad sanitaria y los lotes.
He visto cómo muchos tostadores intentan solucionar esto con Excels infinitos o pagando licencias carísimas de software que les limitan por número de máquinas. Por eso, hoy quiero hablar de lo que hay más allá del tambor de la tostadora.
Más allá de la curva de tueste: Por qué tu software actual te está haciendo perder dinero
El problema de las herramientas tradicionales de tueste es que son islas. Tu tostadora va por un lado, tu facturación por otro y tu stock por otro.
¿Qué pasa cuando no conectas estos mundos?
- Desconoces el coste real: Compras el verde a un precio, pero al tostarlo pierdes un 15-20% de peso (merma). Si tu software no recalcula ese coste automáticamente al entrar en el almacén de «Tostado», estás vendiendo a ciegas.
- Duplicas trabajo: Tuestas, anotas en un papel, vas al ordenador, actualizas el stock, haces el albarán… Es una pérdida de horas brutal.
- Riesgo Sanitario: Si sanidad te pide la trazabilidad de un lote defectuoso y tardas más de 5 minutos en sacarla, tienes un problema.
El año pasado nos sentamos con varios dueños de tostaderos de café (desde artesanos pequeños hasta distribuidores grandes) y les preguntamos: “¿Qué necesitáis realmente para dejar de sufrir con la gestión?”.
La respuesta no fue «más curvas». Fue control integral.
El reto de la gestión integral: Inventario de café verde, mermas y costes reales
Basándonos en esas conversaciones, construimos dentro de Kiby ERP un módulo nativo de fabricación pensado específicamente para las necesidades del sector del café. No queríamos adaptar una herramienta de fábricas de tornillos; queríamos que hablase el idioma del café.
Aquí es donde la gestión marca la diferencia entre un hobby caro y una empresa rentable:
Trazabilidad y Lotes: Automatiza el papeleo obligatorio
En alimentación, la seguridad no es opcional. Con nuestro sistema, la trazabilidad es automática. Desde que entra el saco de verde hasta que sale el paquete de 250g al cliente final o a la cafetería, todo queda registrado por lotes. Si necesitas recuperar un lote, lo haces en segundos, cumpliendo estrictamente con la normativa sanitaria.
Cálculo de merma real y ajuste de costes
Esta es la joya de la corona. Cuando lanzas una orden de producción en Kiby:
- Sacas 60kg de verde del almacén.
- Obtienes, por ejemplo, 49kg de tostado.
- El sistema calcula la merma exacta y recalcula el coste por kilo del producto final.
Así sabes, al céntimo, cuánto te ha costado producir esa bolsa. Sin hojas de cálculo.
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Así funciona el Módulo de Fabricación para Café de Kiby ERP
Para que veas que no es teoría, te cuento las funcionalidades exactas que hemos desarrollado para solucionar el día a día del tostador:
- ✅ Macro-órdenes de producción inteligentes: Tú programas los kilos totales que necesitas (ej: 500kg) y Kiby los divide automáticamente en batches (tandas) según la capacidad de carga de tu máquina.
- ✅ Curva de tueste en tiempo real + Eventos por voz: No hace falta que estés pegado a la pantalla. El sistema te avisa por voz de lo que está pasando.
- ✅ 20 Perfiles y Recetas Base: Incluimos perfiles predefinidos, pero puedes guardar tus versiones privadas infinitas.
- ✅ Cupping (Catación) Integrado: Registra aroma, sabor, puntuación y evolución por lote. Así puedes vincular la calidad del resultado con los datos de producción para mejorar tus recetas.
- ✅ Registro de incidencias: Control total sobre las paradas, limpiezas y mantenimiento de las tostadoras.
- ✅ Informes de Rendimiento de Fábrica: Datos reales de costes, mermas y productividad.
Del Tostadero a la Venta: Conecta tu fábrica con el mundo
Aquí es donde cerramos el círculo. De nada sirve tostar increíble si luego vender es un infierno. Como Kiby es un ERP Todo en Uno, tu módulo de fabricación está conectado con todo lo demás:
- ¿Vendes en tienda física o cafetería propia? Tenemos TPV integrado que descuenta del mismo stock.
- ¿Distribuyes a otras cafeterías y tiendas? Tienes el módulo de Gestión Comercial, Rutas y Zonas para tus repartidores y comerciales.
- ¿Vendes online? Conectamos con tu e-commerce.
Muchas veces, innovar no es inventar la rueda. Es simplemente escuchar a las empresas y autónomos que están ahí fuera peleando cada día y darles una solución que elimine el ruido y les deje trabajar.
En Kiby ERP no te cobramos por máquina ni te limitamos las órdenes. Te damos la herramienta para que pases de ser un tostador a ser un empresario del café.
¿Conoces a alguien que tenga un tostadero y viva estresado con los excels? Compártele este artículo. Igual le ahorras unas cuantas horas de oficina y algún disgusto con los costes.
Esta es la herramienta que hace posible nuestra historia.
Kiby no es solo lo que vendemos, es lo que usamos cada día para sobrevivir y crecer. Descubre el potencial que tiene para organizar tu empresa y darte la misma tranquilidad que a nosotros.
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