Un cliente te pide 40 unidades de un artículo. El Excel dice que quedan 52, así que dices que sí. Vas a la estantería y hay 31. Alguien cogió material sin apuntarlo, o una entrada se quedó sin registrar, o la hoja lleva dos semanas sin tocarse. A partir de ahí ya no te fías de ningún número de esa hoja, y un stock en el que no confías no sirve para decidir qué comprar.
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby, un software de gestión en la nube para autónomos, pymes y comercios. Te lo cuento sin humo: cómo se hace el control de stock con métodos que funcionan en una hoja de cálculo (con ejemplos que puedes repetir) y cuándo esa hoja se te queda pequeña.
En resumen: controlar el stock es saber, en cualquier momento, qué hay, dónde está y cuánto vale. Para saberlo apuntas cada entrada y cada salida (inventario permanente) y cuentas de vez en cuando lo que hay en la estantería para comprobarlo. Para valorar lo que sale usas el precio medio o FIFO, para decidir en qué artículos pones más atención usas la clasificación ABC y para no quedarte sin género calculas el stock de seguridad y el punto de pedido. Excel llega hasta un almacén, una persona y pocos artículos. Si hay varias personas, varios almacenes o furgonetas, o lotes con caducidad, conviene un programa.
En este artículo
Qué es el control de stock en almacén
Es el registro ordenado de lo que entra, lo que sale y lo que queda de cada artículo, con su ubicación y su valor. Responde a cuatro preguntas: qué tengo, cuánto, dónde y cuánto vale. Cuando las cuatro respuestas coinciden con lo que hay en la estantería, el control funciona. Cuando no coinciden, tienes un descuadre y toca buscar de dónde sale.
Sirve sobre todo para dos cosas: no vender lo que no tienes y no comprar lo que ya tienes de sobra, que es dinero parado en la estantería. Además te dice cuánto vale tu almacén, un dato que necesitas en el balance y que tu asesoría te puede pedir al cerrar el año.
Inventario permanente o periódico
Hay dos formas de llevar el control, y no son excluyentes.
| Aspecto | Inventario permanente | Inventario periódico |
|---|---|---|
| Cómo funciona | Apuntas cada entrada y cada salida cuando ocurre. El saldo está siempre al día. | Cuentas lo que hay cada cierto tiempo (semana, mes, año) y calculas lo vendido por diferencia. |
| Cuenta de lo consumido | Suma de las salidas apuntadas. | Stock inicial + compras − recuento final. |
| Ventaja | Sabes en cualquier momento lo que queda y puedes avisar antes de quedarte sin género. | Es sencillo y no exige apuntar cada movimiento. |
| Inconveniente | Si no se apunta algo, el saldo se desvía. Pide disciplina. | Mezcla en una sola cifra el consumo, las mermas, los robos y los errores. No sabes cuál es cuál. |
| Cuándo encaja | Cuando vendes a diario y no puedes parar a contar. | Cuando tienes pocos artículos baratos, o como comprobación del permanente. |
Un ejemplo del periódico, con cifras inventadas: empiezas el mes con 200 unidades, compras 500 y al contar el último día quedan 300. El consumo del mes es 200 + 500 − 300 = 400 unidades. Si según tus ventas solo has vendido 380, hay 20 unidades que no sabes explicar.
Lo habitual es llevar el permanente y contar de vez en cuando (el llamado inventario cíclico: cada semana, unos pocos artículos distintos) para detectar descuadres antes de que crezcan. Es mucho menos penoso que parar el almacén un día entero a final de año.
FIFO o precio medio: cómo valorar lo que sale
Si compras el mismo artículo a precios distintos, cuando vendes tienes que decidir a qué coste lo das de baja. Eso afecta al valor de lo que te queda y al margen de lo que vendes. Los dos métodos habituales son:
- FIFO (primero en entrar, primero en salir): lo que sale se valora al coste de las unidades más antiguas.
- Precio medio ponderado (PMP): cada vez que entra mercancía, recalculas el coste medio de todas las unidades y las salidas se valoran a ese coste.
El Plan General de Contabilidad (Real Decreto 1514/2007 (se abre en una pestaña nueva), norma de registro y valoración 10.ª, «Existencias», consultado el 26/10/2026) dice que, con carácter general, se adoptará el método del precio medio o coste medio ponderado, que el FIFO es aceptable si la empresa lo considera más conveniente para su gestión, y que se usará un único método para las existencias de naturaleza y uso similares. Para cualquier duda de tu caso (por ejemplo, si llevas contabilidad simplificada), pregunta a tu asesoría.
Ejemplo con cifras inventadas: compras 100 unidades a 10 € el 1 de octubre y otras 100 a 12 € el 10 de octubre. El 20 de octubre vendes 150.
| Concepto | FIFO | Precio medio |
|---|---|---|
| Coste de las compras (100 × 10 € + 100 × 12 €) | 2.200,00 € | 2.200,00 € |
| Coste unitario que se aplica a la salida | 10 € las primeras 100 y 12 € las otras 50 | 11 € (2.200 € entre 200 unidades) |
| Coste de las 150 unidades vendidas | 1.600,00 € | 1.650,00 € |
| Valor de las 50 unidades que quedan | 600,00 € (50 × 12 €) | 550,00 € (50 × 11 €) |
| Comprobación: vendido + existencias | 2.200,00 € | 2.200,00 € |
Las compras suman lo mismo en los dos casos, pero el reparto cambia: con FIFO el coste de lo vendido es 50 € menor y el almacén vale 50 € más. Con precios que suben, FIFO deja más margen en la venta y más valor en la estantería. Con precios que bajan, ocurre al revés. Lo importante es elegir uno y no cambiarlo cada mes.
Clasificación ABC: dónde poner la atención
No todos los artículos merecen el mismo cuidado. La clasificación ABC ordena los artículos por el valor que mueven en un año (unidades vendidas o consumidas por su coste) y los reparte en tres grupos. Los cortes que se usan mucho son del 70 al 80 % del valor para el grupo A, hasta el 90 o el 95 % para el B y el resto para el C. No es una norma legal: es un criterio práctico y cada empresa pone su corte. En el ejemplo he cortado en el 70 % para el A y en el 90 % para el B.
Ejemplo con diez referencias inventadas que mueven 100.000 € al año:
| Referencia | Valor anual | % del total | % acumulado | Grupo |
|---|---|---|---|---|
| Ref. 1 | 42.000 € | 42 % | 42 % | A |
| Ref. 2 | 28.000 € | 28 % | 70 % | A |
| Ref. 3 | 9.000 € | 9 % | 79 % | B |
| Ref. 4 | 6.000 € | 6 % | 85 % | B |
| Ref. 5 | 5.000 € | 5 % | 90 % | B |
| Ref. 6 | 3.000 € | 3 % | 93 % | C |
| Ref. 7 | 2.500 € | 2,5 % | 95,5 % | C |
| Ref. 8 | 2.000 € | 2 % | 97,5 % | C |
| Ref. 9 | 1.500 € | 1,5 % | 99 % | C |
| Ref. 10 | 1.000 € | 1 % | 100 % | C |
| Total | 100.000 € | 100 % | No procede | |
Dos referencias de diez (el 20 %) mueven el 70 % del valor. Esas son las del grupo A: se cuentan más a menudo, se piden con más cuidado y no se pueden quedar sin stock. Las del grupo C, que son la mitad de las referencias y mueven el 10 %, se cuentan una o dos veces al año y se compran con menos vueltas.
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Stock de seguridad y punto de pedido: fórmula y ejemplo
El stock de seguridad es el género extra que guardas para cubrir imprevistos: que el proveedor tarde más de lo normal o que un día vendas más de lo habitual. La Administración tiene una explicación sencilla en la píldora de AceleraPyme, el programa de Red.es (se abre en una pestaña nueva) (consultada el 26/10/2026), que da la fórmula más simple:
Stock de seguridad = (plazo máximo de entrega − plazo normal de entrega) × demanda diaria
El punto de pedido es la cantidad a la que, cuando baja el stock, tienes que hacer el pedido para que llegue antes de quedarte sin nada. La fórmula habitual es esta (no sale de AceleraPyme, que solo da la del stock de seguridad):
Punto de pedido = (demanda diaria × plazo normal de entrega) + stock de seguridad
Ejemplo con cifras inventadas. Vendes de media 20 unidades al día. Tu proveedor suele servir en 5 días, pero alguna vez ha tardado 8.
| Paso | Cuenta | Resultado |
|---|---|---|
| Stock de seguridad | (8 días − 5 días) × 20 unidades al día | 60 unidades |
| Consumo durante la espera normal | 20 unidades al día × 5 días | 100 unidades |
| Punto de pedido | 100 + 60 | 160 unidades |
Con ese ejemplo, cuando el stock baja de 160 unidades haces el pedido. Si el proveedor tarda lo normal, llega con unas 60 unidades todavía en la estantería. Si tarda 8 días, llegas justo al límite sin haber vendido de menos. Esta fórmula es una aproximación: no tiene en cuenta que la demanda cambia por temporada, ni cuánto te cuesta quedarte sin género. Para empezar sirve, y la ajustas con lo que vayas viendo.
Errores típicos en el control de stock
- Apuntar las entradas y olvidar las salidas (o al revés). El saldo se desvía poco a poco y un día no cuadra.
- Un solo recuento al año. Si el descuadre ya existía en febrero, en diciembre no sabes cómo se produjo.
- Códigos distintos para el mismo artículo. «Tornillo 6×40» y «tornillo 6 x 40 mm» son dos filas y dos saldos.
- Sin ubicación. El género está, pero nadie sabe dónde. Eso cuesta tiempo en cada pedido.
- Tratar todos los artículos igual. Contar con el mismo cuidado el que mueve 42.000 € y el que mueve 1.000 € al año.
- Cambiar de método de valoración cada vez que te viene bien. Pierdes la comparación entre meses.
- Olvidar las caducidades y los lotes si vendes alimentación, cosmética u otros productos que los exigen. Lo que caduca sin venderse es dinero tirado.
- El stock en una hoja y las ventas en otra. Cada venta obliga a apuntarla dos veces, y dos veces es una oportunidad de olvidarla.
Planilla de control de stock: qué columnas llevar
Si buscas una planilla, aquí no hay fichero para descargar: te dejo las columnas que debe tener una hoja de cálculo que funcione. Te las pongo en una tabla para que las copies tú.
| Hoja | Columnas | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Artículos | Código, descripción, familia, ubicación, unidad, coste, precio de venta, stock mínimo | Una fila por artículo. El código no se repite. |
| Movimientos | Fecha, código, entrada o salida, cantidad, coste unitario, documento (albarán o factura), responsable | Un apunte por cada movimiento. Es el corazón de la hoja. |
| Stock | Código, entradas totales, salidas totales, saldo, valor | Se calcula sola con una suma condicional de los movimientos. Nadie la escribe a mano. |
| Recuentos | Fecha, código, cantidad contada, saldo teórico, diferencia | Para el inventario cíclico y para ver dónde hay descuadres. |
La regla que más errores evita es que el saldo no se escriba nunca a mano: se calcula siempre a partir de los movimientos.
Excel o programa de control de stock: cuándo dar el salto
Excel sirve, y lo digo yo que vendo un programa. Con un almacén, una persona que apunta, unos cientos de artículos y sin caducidades, una hoja bien montada es suficiente y no te cuesta nada. Deja de ser buena idea cuando aparece alguna de estas situaciones:
- Varias personas tocan la hoja. Dos versiones del fichero, una persona que sobrescribe a otra, nadie sabe quién cambió qué.
- Más de un almacén, o género en furgonetas. Hay que saber el stock por sitio, y los traspasos entre ellos se hacen a mano.
- Lotes y caducidades. Seguirlos en una hoja es posible, pero cada fila se multiplica y el error es fácil.
- El stock y las ventas viven separados. Cada albarán o factura se teclea otra vez para descontarlo.
- Los descuadres ya no los encuentras. Pierdes más tiempo buscando diferencias que vendiendo.
Si te pasan dos o más, el programa ya compensa. Si solo te pasa una, mira primero si la puedes arreglar con orden en la hoja.
Control de stock con Kiby
Kiby es un software de gestión en la nube para autónomos, pymes y comercios: factura, lleva presupuestos, CRM y el almacén en el mismo sitio. Te cuento lo que hace y lo que no.
Almacenes y lotes
Según describe la página de Kiby para distribuidores, puedes crear almacenes físicos, virtuales y delegaciones, cada uno con su stock, y gestionar lotes y caducidades. Varios almacenes, desde Essentials Pro (29 € al mes); lotes, desde Expansion (150 € al mes). Si vendes por WooCommerce, Kiby sincroniza productos, stock y pedidos; esa conexión es gratis desde Essentials Pro.
Stock de la furgoneta con la gema SAT
Si tienes técnicos en la calle, en la gema SAT el técnico añade desde el móvil el material de la furgoneta a su parte, sin poder poner más de lo que lleva, y se descuenta el stock de esa furgoneta. En el parte, el stock se descuenta al guardarlo y no se vuelve a descontar al facturar. La gema SAT cuesta 20 € al mes y se contrata desde Essentials Pro. Cómo es el parte en sí lo explico en parte de trabajo: qué es, modelo y plantilla.
Qué descuenta stock y cuándo avisa
El albarán, la factura, el parte del SAT y el TPV descuentan stock. Además puedes configurar un aviso de stock mínimo.
Lo que Kiby no hace por ti
El stock de seguridad y el punto de pedido los calculas tú con las fórmulas de la sección «Stock de seguridad y punto de pedido: fórmula y ejemplo», y Kiby te avisa cuando un artículo baja del mínimo que le pongas.
Los planes empiezan en 15 € al mes (Essentials Freelance) y el plan Expansion, pensado para lotes y trazabilidad, cuesta 150 € al mes, siempre sin IVA y sin permanencia. Qué incluye cada uno lo tienes en precios, y Kiby se prueba 14 días sin tarjeta.
Preguntas frecuentes sobre el control de stock
¿Qué es el control de stock?
Es el registro de lo que entra, sale y queda de cada artículo en el almacén, con su ubicación y su valor, para saber en cualquier momento qué tienes, cuánto y dónde, y poder decidir qué comprar y qué vender.
¿Qué diferencia hay entre inventario permanente y periódico?
En el permanente apuntas cada entrada y cada salida cuando ocurre y el saldo está siempre al día. En el periódico cuentas lo que hay cada cierto tiempo y calculas lo consumido por diferencia: stock inicial más compras menos el recuento final.
¿Qué método de valoración de existencias es obligatorio, FIFO o precio medio?
El PGC fija con carácter general el precio medio o coste medio ponderado y admite el FIFO si la empresa lo considera más conveniente, con un único método para las existencias de naturaleza y uso similares.
¿Cómo se calcula el stock de seguridad?
Con la fórmula más simple, multiplicando la demanda diaria por la diferencia entre el plazo máximo y el plazo normal de entrega del proveedor. Si vendes 20 unidades al día y el plazo normal es de 5 días pero alguna vez ha llegado a 8, el stock de seguridad es 20 × (8 − 5) = 60 unidades.
¿Cuál es el punto de pedido?
Es el nivel de stock al que hay que hacer el pedido para que llegue antes de quedarte sin género. Se calcula sumando el consumo durante el plazo normal de entrega (demanda diaria por días de plazo) y el stock de seguridad.
¿Se puede llevar el control de stock en Excel?
Sí, mientras sea un solo almacén, una persona que apunta y pocos artículos sin caducidades. La hoja debe tener un listado de artículos y una hoja de movimientos, y el saldo se calcula a partir de ellos, nunca a mano. Con varias personas, varios almacenes o lotes con caducidad, un programa evita la mayoría de errores.
¿Cada cuánto hay que hacer el inventario físico?
No hay una frecuencia única para todos. Es habitual hacer un recuento general al cierre del ejercicio y recuentos cíclicos de pocos artículos durante el año, con más frecuencia en los del grupo A de la clasificación ABC.
Esta es la herramienta que hace posible nuestra historia.
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