Son las siete de la tarde, llevas todo el día de casa en casa y en la furgoneta tienes un montón de papeles arrugados: el cambio de la bomba de la comunidad, la avería de la caldera, las dos horas de la mañana en un local. Mañana hay que facturar y no te acuerdas de cuántas horas fueron ni de qué material pusiste en cada sitio. Para eso existe el parte de trabajo.
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby, y lo cuento porque el parte de trabajo es donde se apunta lo que de verdad se hizo, y de ahí sale la factura: si el parte es flojo, la factura también. Aquí tienes qué es, qué datos tiene que llevar, un modelo de parte de trabajo en tabla y cuándo compensa pasar del papel a lo digital.
En resumen: un parte de trabajo es el documento donde se deja por escrito qué trabajo se ha hecho, para quién, cuándo, cuánto tiempo y con qué material, y que normalmente firma el cliente. Sirve para facturar sin olvidarte nada, para controlar lo que cuesta cada servicio y para tener una prueba si el cliente reclama. Con el modelo de abajo puedes empezar hoy en una hoja de cálculo o en papel; lo digital compensa cuando los partes ya son muchos o cuando pierdes tiempo pasándolos a limpio.
Si lo que buscabas es el parte de accidente de trabajo (el que se comunica a la Seguridad Social), es otro documento y no se trata aquí.
En este artículo
Qué es un parte de trabajo
Es el registro de una intervención concreta: una visita, una reparación, una instalación, una jornada de obra. Lo rellena quien hace el trabajo (el técnico, el oficial, el instalador) y lo suele firmar el cliente para dejar constancia de que estaba presente y conforme. Lo usan sobre todo empresas de servicios, mantenimiento, instalación y reformas.
No es lo mismo que la orden de trabajo: la orden se hace antes y dice qué hay que hacer; el parte se rellena después y cuenta qué se hizo.
Otras webs lo definen de forma parecida: Vendomia (se abre en una pestaña nueva) habla de un documento que refleja las tareas de uno o más empleados y que el cliente puede conformar, y Kizeo (se abre en una pestaña nueva) lo plantea como la hoja diaria del técnico (consultadas el 26/10/2026). Lo que dicen no se apoya en ninguna ley que yo haya visto: no he encontrado ninguna norma general que fije cómo tiene que ser un parte de trabajo. Lo diseña cada empresa. Lo que sí tiene reglas es lo que viene después, la factura, y de eso hablo más abajo.
Para qué sirve un parte de trabajo
- Para facturar sin fugas. Lo que no se apunta en el momento, se factura a ojo o no se factura. Con el parte delante sabes las horas, el desplazamiento y los materiales de cada servicio.
- Para saber si ganas dinero. Si sumas las horas y el material de cada parte, ves qué servicios dejan margen y cuáles se comen el día.
- Para tener una prueba. Si dentro de unos meses el cliente dice «esto no lo arreglasteis» o «yo no pedí esa pieza», el parte firmado cuenta qué se hizo y cuándo.
- Para coordinar al equipo. Quien llega al día siguiente sabe lo que se hizo, lo que falta y qué se prometió al cliente.
Qué datos lleva un parte de trabajo
Puedes poner todos los campos que quieras, pero cada campo que añades es uno más que alguien tiene que rellenar con prisa y de pie en una escalera. Estos son los que no deberían faltar:
| Dato | Qué se anota | Para qué |
|---|---|---|
| Número y fecha | Un número correlativo y el día del trabajo. | Localizar el parte y enlazarlo con la factura. |
| Cliente | Nombre, teléfono y persona de contacto. | Facturar al destinatario correcto. |
| Lugar | Dirección de la intervención. | Distinguir obras o locales distintos del mismo cliente. |
| Trabajador | Quién ha hecho el trabajo. | Repartir horas y responsabilidades. |
| Hora de inicio y de fin | Cuándo llegó y cuándo se fue. | Calcular las horas a facturar. |
| Trabajo realizado | Qué se ha hecho, en frases claras. | Describir el servicio en la factura y responder si hay una reclamación. |
| Materiales | Qué piezas se han usado y cuántas. | Cobrarlas y descontarlas del stock. |
| Observaciones | Lo que queda pendiente o lo que hay que avisar. | Que el siguiente parte arranque donde acabó este. |
| Conformidad y firma | Firma del cliente y del trabajador. | Dejar constancia de que el trabajo se entregó y se aceptó. |
Si el servicio lo pide, añade fotos del antes y el después. Son baratas y cortan muchas discusiones.
Modelo y plantilla de parte de trabajo (ejemplo)
Así queda un parte rellenado. Es un ejemplo ficticio, con datos inventados, para que veas el nivel de detalle que basta:
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Fecha | 14/10/2026 |
| Cliente | Comunidad de propietarios Calle Ejemplo 12 (contacto: el administrador) |
| Lugar | Cuarto de calderas, Calle Ejemplo 12 |
| Trabajador | Técnico 1 |
| Hora de inicio y de fin | 09:00 a 11:30 (2,5 horas) |
| Trabajo realizado | Sustitución de la bomba de circulación averiada. Purgado del circuito y prueba de funcionamiento. |
| Materiales | 1 bomba de circulación, 2 juntas |
| Observaciones | Pendiente revisar el vaso de expansión en la próxima visita. |
| Conformidad | Firmado por el cliente y por el técnico |
Con ese parte en la mano, la factura casi se escribe sola: 2,5 horas de mano de obra, una bomba y dos juntas, y la descripción del trabajo. Y eso conecta con la ley: el artículo 6.1.f del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) (se abre en una pestaña nueva) pide que la factura describa las operaciones con los datos necesarios para determinar la base imponible, incluido el precio unitario (consultado el 26/10/2026). Un parte bien hecho te da gran parte de esa descripción.
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Parte de trabajo en papel o digital
Los dos valen. Lo que cambia es dónde pierdes el tiempo.
| Aspecto | Papel (talonario) | Hoja de cálculo | Programa o app |
|---|---|---|---|
| Para empezar | Inmediato y casi gratis. | Inmediato con una plantilla. | Hay que configurarlo y que el equipo lo use. |
| Pasar a la factura | Se teclea a mano. | Se copia a mano. | Puede salir de aquí sin teclear de nuevo, según el programa. |
| Pérdidas y letra ilegible | Frecuentes: el papel se moja, se pierde o no se entiende. | Menos, pero depende de quién lo rellene. | Menos: queda guardado en cuanto se cierra. |
| Consultar partes antiguos | Buscar en cajas. | Buscar en el archivo. | Buscar por cliente o por fecha. |
| Cuándo compensa | Pocos partes al mes. | Un equipo pequeño con disciplina. | Muchos partes, varios técnicos o facturas que se retrasan. |
Mi consejo, sin humo: si hoy haces diez partes al mes, empieza con la tabla de arriba en una hoja de cálculo. Cuando te pille pasando partes a limpio los fines de semana, es la señal de que el papel te está costando más de lo que ahorra.
No lo confundas con el registro de jornada
El parte de trabajo cuenta qué se ha hecho en casa del cliente. El registro de jornada cuenta cuándo empezó y cuándo terminó su día cada persona trabajadora. Es otra obligación, y esta sí está en la ley: el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (se abre en una pestaña nueva) dice que la empresa garantizará el registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y finalización de cada trabajador (consultado el 26/10/2026).
Que tu parte lleve «de 9:00 a 11:30» no significa que cubra el registro de jornada: una cosa es la visita al cliente y otra, la jornada completa de la persona. Si quieres cuadrar las dos, mantenlas separadas y revisa tu caso con tu asesor laboral. Yo he dejado el registro de jornada para otro artículo, y si buscas una herramienta para llevarlo, tienes el programa de control horario.
Errores típicos al hacer partes de trabajo
- Rellenarlos al final de la semana. A la quinta visita ya no te acuerdas de si fueron 2 o 3 horas.
- Descripciones tipo «avería arreglada». No dice qué se cambió ni qué se probó.
- No anotar el material pequeño. Tornillos, juntas y cinta se acumulan y nadie los cobra.
- Sin firma del cliente. Sin firma, el parte es solo tu versión.
- Un parte para dos servicios. Si en la misma visita haces dos cosas distintas, el cliente no sabe qué le cobras por cada una.
- Pedir demasiados datos. Un parte de veinte campos se rellena mal. Mejor diez que se rellenen bien.
Parte de trabajo con Kiby
Kiby es un software de gestión en la nube para autónomos, pymes y comercios, y no es un programa solo de partes de trabajo. Si lo único que necesitas es una plantilla, el modelo de parte de trabajo de este artículo te vale y no tienes que pagar nada.
Si haces servicio técnico, mantenimiento o instalaciones, Kiby tiene la gema SAT. Te cuento qué pasa con el parte desde que entra el aviso hasta que lo cobras.
El aviso y el reparto del trabajo
Cada parte se numera solo por año (SAT-2026-0001, SAT-2026-0002…) y lleva su tipo (correctivo, preventivo o instalación), el cliente, el equipo, el técnico, el día y la hora previstos y lo que se calcula que va a durar.
- Planificador. Ves a todos los técnicos por día o por semana y repartes los partes arrastrándolos. Si dos trabajos se pisan, te avisa.
- Mapa y GPS. Cuando entra una urgencia, el mapa te enseña qué técnico está más cerca del cliente y se la asignas con un clic.
- QR o NFC en las máquinas. Pegas un código QR o una etiqueta NFC en el equipo del cliente. Cuando falla, el cliente lo escanea o acerca el móvil y el parte de avería se abre sin llamar a la oficina.
- Estados. Pendiente, asignado, en curso, esperando pieza, finalizado y facturado, con el historial de cada cambio. Así no hace falta llamar para saber cómo va.
El técnico, con el móvil
Cada técnico ve solo sus partes, en lista o en agenda semanal. Al llegar pulsa «iniciar» y arranca un cronómetro; al terminar, la mano de obra se añade sola con el tiempo trabajado y su tarifa, y se puede retocar. Desde la oficina se ve quién está trabajando en ese momento.
En el mismo parte apunta el diagnóstico y lo que ha hecho, graba notas de audio, sube fotos del antes y el después y añade el material que ha sacado de la furgoneta. Y si está en un sótano o en una sala de calderas sin cobertura, sigue trabajando: todo se sincroniza en cuanto vuelve la señal.
La firma del cliente
El cliente puede firmar en la pantalla del móvil o con un código de 6 dígitos que le llega por SMS o por correo. Con el código queda guardado quién firmó, cuándo, a qué contacto se mandó y una huella digital del parte, que sirve para comprobar que no se ha tocado después. Una vez firmado, el parte queda bloqueado.
Material y stock de cada furgoneta
En el parte puedes poner productos del catálogo, servicios o conceptos libres, cada uno con su cantidad, precio, IVA y descuento. Kiby trata cada furgoneta como un almacén, así que sabes qué piezas lleva cada técnico y el stock se descuenta al guardar el parte (no otra vez al facturar). Además guarda el coste de compra de ese día, y el margen de cada reparación sale bien aunque luego cambies los precios.
Del parte a la factura
Con «Convertir en venta» el parte pasa a albarán o a factura con la mano de obra, el material, el IVA, el recargo de equivalencia y el IRPF ya puestos, y antes ves una vista previa con los totales. La factura sale con su propia serie y con Verifactu, y un parte no se puede facturar dos veces. El técnico puede emitirla desde el móvil y dejar apuntado el cobro en el momento. Si prefieres albarán, lo tienes en PDF.
Equipos y contratos de mantenimiento
Cada equipo del cliente tiene su ficha: marca, modelo, número de serie, ubicación, fecha de instalación y fin de la garantía. Kiby avisa cuando la garantía ha vencido o le quedan 30 días o menos, y desde la ficha ves todas las reparaciones de ese equipo y abres un parte nuevo.
Los contratos de mantenimiento van por cliente, con sus fechas y los equipos que cubren. Si cobras una cuota fija, Kiby genera cada mes el albarán de la cuota. Y para las revisiones periódicas configuras cada cuánto tocan, y Kiby te avisa y planifica la próxima visita.
El panel
En el dashboard ves los partes abiertos, el tiempo medio de resolución, los ingresos por cuotas y cómo han ido las últimas 8 semanas. Tú y tus empleados entráis con permisos distintos.
Precio de la gema SAT
La gema SAT cuesta 20 € al mes sin IVA, se añade desde el plan Essentials Pro (29 € al mes sin IVA) y se puede probar 14 días sin tarjeta. Si además llevas obras o proyectos con horas, mira la gema Gestión de Proyectos, y si quieres que tus clientes vean y acepten documentos, el portal de clientes. Todos los planes, en precios.
Preguntas frecuentes sobre el parte de trabajo
¿Qué es un parte de trabajo?
Es el documento donde se deja constancia de un trabajo concreto: quién lo ha hecho, para qué cliente, cuándo, cuánto tiempo ha llevado, qué material se ha usado y, normalmente, la conformidad firmada del cliente. Lo usan sobre todo empresas de servicios, mantenimiento, instalación y reformas.
¿Qué datos debe llevar un parte de trabajo?
Como mínimo, el número y la fecha, los datos del cliente y el lugar, el trabajador, la hora de inicio y de fin, la descripción del trabajo, los materiales, las observaciones y la firma del cliente. Si el servicio lo pide, se añaden fotos del antes y el después.
¿Es obligatorio hacer partes de trabajo?
Que yo haya encontrado, no hay una norma general que obligue a llevar partes de trabajo ni que fije su modelo; cada empresa decide el suyo. Lo que sí está regulado es la factura, que tiene que describir las operaciones, y el registro de jornada de los trabajadores. Algunos contratos o clientes pueden exigirte partes firmados como condición.
¿Un parte de trabajo sirve como registro de jornada?
No son lo mismo. El parte recoge el trabajo hecho para un cliente, y el registro de jornada, regulado en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, recoge el horario de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora. Pueden coincidir en algunas horas, pero conviene llevarlos por separado.
¿Qué valor tiene la firma del cliente en un parte de trabajo?
Deja constancia de que el cliente vio el trabajo y estaba conforme con lo que ponía el parte. No lo hace inatacable: si hay una disputa, se valora junto con el resto de pruebas, como las fotos, los mensajes o la factura. Si la firma es importante en tu caso, consúltalo con tu asesor.
¿Cómo se hace un parte de trabajo diario?
Recoge el día entero de una persona: una línea por cada visita o tarea, con el cliente, la hora de inicio y de fin, el trabajo hecho y el material, y al final el total de horas. Conviene rellenarlo en cada visita y no al acabar la jornada. Si trabajas con varios clientes el mismo día, que cada uno firme la línea de su visita.
¿Se puede hacer y firmar un parte de trabajo desde el móvil?
Sí: con una app de partes de trabajo se rellena y se firma en el móvil, sin papel. En Kiby el técnico abre el parte en el móvil, cronometra el trabajo, apunta el material, sube fotos y notas de audio, y el cliente firma en la pantalla o, con cobertura, con un código que recibe por SMS o por correo. El resto funciona también sin cobertura y se sincroniza al volver la señal.
¿El parte de trabajo y el parte de accidente de trabajo son lo mismo?
No. El parte de trabajo registra el servicio hecho a un cliente. El parte de accidente de trabajo es el documento que se comunica cuando un trabajador sufre un accidente laboral, y tiene su propio procedimiento y modelo.
Esta es la herramienta que hace posible nuestra historia.
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