Mandas un presupuesto un martes por la tarde. Pasan tres días y no contesta nadie. ¿Lo ha abierto? ¿Lo ha reenviado a su socio? ¿Está esperando a que le llames o ya se lo ha pedido a otro? Mientras tanto, tú sigues sin saber si ese trabajo existe o no. Un buen programa para hacer presupuestos te quita esa duda.
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby, el programa de gestión para autónomos, pymes y comercios. Lo cuento con la mosca detrás de la oreja: Kiby tiene presupuestos, así que tengo un interés y te lo digo desde ya. Por eso voy a poner delante precios y límites que he mirado hoy en las webs oficiales de cada programa, y voy a decir también lo que Kiby no hace.
En resumen: un programa para hacer presupuestos tiene que hacer seis cosas: guardar tus clientes y tus artículos una vez, sacar un documento presentable con tus datos, enviarlo, dejar que el cliente lo acepte, convertirlo en factura sin teclear nada de nuevo y decirte qué ha pasado con él. Hay opciones gratis (un plan gratuito, o una plantilla de Word o Excel) y de pago, desde 8 € al mes, pero los planes gratuitos traen límites: el Básico de Contasimple, por ejemplo, permite 12 documentos al año entre facturas, gastos, presupuestos y albaranes. Más abajo tienes la comparativa con precios de lista de octubre de 2026.
En este artículo
Qué tiene que hacer un programa para hacer presupuestos
Antes de mirar precios, la lista de lo que conviene exigir. No hace falta que lo tenga todo, pero sí que sepas qué te falta:
- Clientes y artículos guardados una sola vez. Si cada presupuesto empieza con el nombre del cliente y el precio de la hora escritos a mano, pierdes el tiempo que querías ahorrar.
- Un documento presentable. Tus datos, el detalle por líneas, el importe con el IVA bien separado, la validez del presupuesto y las condiciones.
- Envío desde el propio programa, por correo o con un enlace, no arrastrando un PDF a otra aplicación.
- Aceptación del cliente. Una cosa es que te conteste «adelante» por WhatsApp y otra que el presupuesto quede aceptado con su fecha.
- Paso a factura sin volver a escribir. Es donde se pierde tiempo con las plantillas sueltas: el presupuesto está en un fichero y la factura, en otro.
- Seguimiento. Saber qué presupuestos están enviados, cuáles aceptados y cuáles llevan días sin respuesta. Es lo que se echa en falta cuando se trabaja con plantillas.
Si presupuestas obras o reformas, con capítulos y partidas, hay un paso más. Lo cuento en cómo hacer un presupuesto de obra paso a paso y lo ves con cifras en los ejemplos de presupuesto de obra.
Programa para hacer presupuestos gratis o de pago
Hay tres formas de no pagar nada, y cada una se queda corta en un sitio distinto:
- Una plantilla en Word, Excel o Canva. Vale para un presupuesto suelto. No guarda tus clientes, no avisa de nada y la factura la haces aparte.
- Una aplicación gratuita para el móvil. Hay muchas en las tiendas de aplicaciones. Mira bien si te dejan sacar el presupuesto con tu logo, si lo puedes convertir en factura y si cumple Verifactu cuando llegue el momento de facturar.
- El plan gratuito de un programa de facturación. Es la opción más completa de las tres, pero trae un tope. Con 12 documentos al año, como el Básico de Contasimple, un solo presupuesto al mes que luego facturas ya son 24 documentos: el doble del límite.
Y de pago, la horquilla de los programas conocidos va de unos 8 a unos 30 € al mes, según plan y usuarios. Esto es lo que pone cada web hoy:
| Programa y plan | Precio de lista | Qué dice su web sobre presupuestos y límites |
|---|---|---|
| Contasimple, Básico | 0 € al mes («gratis de por vida») | 1 usuario y 12 documentos al año entre facturas, gastos, presupuestos y albaranes. En su tabla de planes, la personalización de presupuestos con logotipo figura solo como prueba de 30 días. |
| Contasimple, Profesional | 10,95 € al mes con pago anual (12,95 € con pago trimestral) | 1 usuario y 500 documentos al año. |
| TS Facturas (antes Billin), Básico | 8 € al mes (6,60 € al mes pagando el año entero: 80 € al año) | Presupuestos, facturas, tickets, albaranes y proformas ilimitados. De 0 a 5 clientes, 1 usuario y 10 productos como máximo. |
| TS Facturas (antes Billin), Pro | 17 € al mes (14 € al mes pagando el año entero: 168 € al año) | Presupuestos ilimitados. De 6 a 50 clientes, 3 usuarios y 50 productos como máximo. |
| Holded, Plus | 15 € al mes sin IVA (7,50 € los tres primeros meses) | 250 facturas al año. Su comparativa de planes incluye presupuestos y proformas. |
| Holded, Básico | 29 € al mes sin IVA (14,50 € los tres primeros meses) | 2 usuarios, 1.000 facturas al año, contactos ilimitados y facturas recurrentes. |
| STEL Order, Free | 0 € al mes | Incluye presupuestos y facturación, compatible con Verifactu. No admite usuarios extra. |
| STEL Order, Lite | 24 € al mes pagando mes a mes (20 € al mes pagando el año entero) | Presupuestos y facturas con envío con acuse de lectura, y usuarios extra a 12 € al mes cada uno. Su web avisa de que los precios no incluyen impuestos. |
| Kiby, Essentials Freelance | 15 € al mes sin IVA (pagando el año, 10 mensualidades: 150 € al año) | 1 usuario y facturas ilimitadas. Prueba de 14 días sin tarjeta, sin plan gratuito. |
| Kiby, Essentials Pro | 29 € al mes (290 € al año) | 3 usuarios, portal de clientes para que acepten los presupuestos y aviso de apertura. Prueba de 14 días sin tarjeta. |
Fuentes, consultadas el 26/10/2026: Contasimple (se abre en una pestaña nueva), TS Facturas (Billin) (se abre en una pestaña nueva), Holded (se abre en una pestaña nueva), STEL Order (se abre en una pestaña nueva) y los precios de Kiby, que están al final. Son precios de lista de cada web ese día. Cambian y muchas tienen ofertas de entrada, así que confírmalos antes de contratar. Kiby va el último de la tabla para que veas antes los demás, y te lo digo desde ya: es el nuestro.
Dos cosas que se ven en la tabla. La primera: «gratis» casi siempre significa «con tope», y el tope se cuenta en documentos, clientes o usuarios, no en meses. La segunda: lo que cuesta de verdad no es la cuota, sino el programa al que te cambias cuando el gratuito se queda corto, porque vuelves a cargar clientes y artículos. Elige pensando en el segundo año, no en el primero.
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Del presupuesto a la factura: programa para hacer presupuestos y facturas con Verifactu
Un presupuesto no es una factura. Es una oferta de precio y no lo declaras a Hacienda. La factura que sale de él, sí tiene que pasar por tu programa de facturación, y ahí es donde importa que cumpla Verifactu.
Las fechas, según el Real Decreto-ley 15/2025 (se abre en una pestaña nueva): el 1 de enero de 2027 para quienes pagan el Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto. Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que lo aplazará hasta octubre de 2028, pero falta que se publique en el BOE, y hasta que no salga en el BOE yo lo tomo como un anuncio, no como una norma. Por eso, si hoy eliges un programa de presupuestos, pregunta si las facturas que salen de él cumplen Verifactu. Cambiar de programa a mitad de camino es justo lo que querías evitar.
Cómo elegir según lo que haces
- Un presupuesto al mes o menos: una plantilla o un plan gratuito con tope te vale. Cuenta cuántos documentos genera cada trabajo (presupuesto, albarán, factura) antes de fiarte del límite.
- Entre cinco y treinta presupuestos al mes y trabajas solo: un plan de pago barato (de 8 a 15 € al mes en la tabla) con presupuestos ilimitados o con un límite alto. Mira clientes, usuarios y facturas al año.
- Presupuestas con un equipo o necesitas saber si te los leen: necesitas varios usuarios, aceptación del cliente y seguimiento. Mira usuarios, aceptación del cliente y seguimiento en cada plan.
- Presupuestos de obra con mediciones y bancos de precios: eso es otro tipo de programa, de los que trabajan con BC3. Kiby no lo es.
Presupuestos y facturas con Kiby
En Kiby haces el presupuesto por líneas y lo envías al cliente. Si tienes Essentials Pro, el cliente lo puede aceptar desde el portal de clientes, y cuando abre el presupuesto te llega un aviso en la campana y, si tienes la app, una notificación en el móvil. Sirve para llamarle mientras lo está mirando. Kiby registra además cuántas veces vuelve el cliente a verlo y si lo descarga o lo imprime. De un presupuesto aceptado pasas a la factura en unos pocos clics, sin volver a escribir líneas, y esa factura cumple con Verifactu. Desde la app del móvil (Android e iPhone) puedes hacer lo mismo que desde el ordenador.
El aviso de apertura y lo que se ve de cada documento, con más detalle, en el seguimiento de presupuestos en Kiby.
Y lo que Kiby no hace, para que no te lleves sorpresas:
- No tiene plan gratuito: hay una prueba de 14 días sin tarjeta y sin permanencia.
- Essentials Freelance (15 € al mes, un usuario) no incluye portal de clientes ni aviso de apertura: eso empieza en Essentials Pro (29 € al mes, tres usuarios).
- No es un programa de mediciones y bancos de precios para obra: no trabaja con BC3 ni descompone precios.
Los precios son sin IVA y facturas ilimitadas en todos los planes. Los tienes todos en los planes y precios de Kiby.
Preguntas frecuentes sobre los programas para hacer presupuestos
¿Hay algún programa gratis para hacer presupuestos?
Sí. Hay planes gratuitos de programas de facturación, como el Básico de Contasimple (12 documentos al año) o el Free de STEL Order, y plantillas gratuitas en Word, Excel o Canva. Lo que cambia es el tope y las funciones: casi siempre limitan documentos, clientes o usuarios, y las plantillas no guardan clientes ni convierten el presupuesto en factura.
¿Qué diferencia hay entre un presupuesto y una factura?
El presupuesto es una oferta de precio que el cliente puede aceptar o no, y no es un justificante de la operación. La factura es el documento que acredita la venta, lleva el IVA y se tiene que emitir con los requisitos del reglamento de facturación.
¿Un presupuesto tiene que llevar IVA?
Tiene que dejar claro si el precio lo incluye o no. Si el cliente es un particular, la ley de consumidores obliga a informar del precio final completo, con impuestos (artículo 20 del texto refundido (se abre en una pestaña nueva)). Si el cliente es una empresa, lo habitual es presupuestar sin IVA y decirlo.
¿Cuántos presupuestos puedo hacer gratis?
Depende del programa. En el Básico de Contasimple, a 26 de octubre de 2026, el tope son 12 documentos al año, y cuentan juntos facturas, gastos, presupuestos y albaranes. Otros planes gratuitos fijan el límite en clientes o usuarios, así que lee la tabla de planes antes de fiarte del «gratis».
¿Puedo convertir el presupuesto en factura sin volver a escribirlo?
Sí, y es una de las funciones que conviene exigir. Contasimple, por ejemplo, la incluye en su tabla de planes como «Facturar presupuestos o convertirlos en albarán». Si usas una plantilla suelta, tendrás que copiar los datos a mano en la factura, con el riesgo de que no coincidan.
¿Puedo seguir haciendo los presupuestos en Excel?
Sí, no hay ninguna norma que lo impida para los presupuestos. Lo que no vale en Excel es la factura que sale después, cuando Verifactu te sea obligatorio (las fechas, arriba): tendrá que emitirla un programa que lo cumpla. Mientras tanto, Excel funciona hasta que quieres saber cuántos presupuestos tienes pendientes o cuántos has ganado en el año.
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