Es jueves por la noche. Has entregado el trabajo y el cliente te escribe: «Pásame la factura cuando puedas». Abres Word, buscas una plantilla de factura de autónomo y te salen veinte modelos distintos, cada uno con campos diferentes. ¿Cuál vale? ¿Qué tienes que cambiar? ¿Y si el tuyo no lleva IRPF, está mal?
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby, un software de gestión para autónomos, pymes y comercios. Te lo digo desde ya: vendo algo que sustituye a las plantillas, pero una plantilla bien hecha sirve, y por eso aquí tienes los campos que exige el reglamento, un modelo para copiar, cuatro ejemplos con las cuentas hechas (con IVA e IRPF, con retención del 7 %, sin IVA y con recargo de equivalencia) y lo que dice (y lo que no dice) el reglamento de Verifactu sobre usar Word o Excel.
En resumen: una plantilla de factura de autónomo tiene que llevar número (y serie si usas), fecha, nombre, NIF y domicilio de quien factura y de su cliente (el NIF del cliente, ponlo siempre), la descripción de lo que cobras con su precio sin IVA, el tipo de IVA y la cuota en euros por separado, y la referencia a la norma si la operación está exenta (art. 6 del Real Decreto 1619/2012). La retención de IRPF no es un requisito de ese artículo, pero se aplica al facturar a empresas y profesionales, así que tendrás que saber hacer tanto una factura con IRPF como sin él: 15 %, o 7 % en el año de inicio y los dos siguientes. Para Word o Excel, el Real Decreto 1007/2023 obliga a los sistemas informáticos de facturación, y si usas una hoja o un documento para facturar conviene que tu asesoría te confirme si tu caso entra. En este artículo no hay un fichero para descargar: es un modelo que copias en tu propio documento.
En este artículo
Plantilla factura autónomo: qué campos lleva
Los requisitos de una factura completa están en el artículo 6 del Reglamento de obligaciones de facturación (se abre en una pestaña nueva), consultado el 26/10/2026. La tabla los pone en el orden en que los rellenas y dice qué escribir en tu plantilla. Cambia lo que va entre corchetes.
| Campo | Qué poner en tu plantilla | Dónde se exige |
|---|---|---|
| Número y serie | Factura nº [2026-001]. Correlativo dentro de cada serie, sin saltos. | Art. 6.1.a |
| Fecha de expedición | [dd/mm/aaaa] | Art. 6.1.b |
| Tus datos | [Nombre y apellidos], NIF [tu NIF], domicilio [calle, número, código postal y localidad] | Art. 6.1.c, d y e |
| Datos del cliente | [Nombre o razón social], domicilio [dirección]. Incluye siempre el NIF del cliente. | Art. 6.1.c, d y e. El art. 6.1.d exige el NIF del cliente en varios casos (operaciones en España con emisor establecido, entregas intracomunitarias exentas e inversión del sujeto pasivo); ponerlo siempre es una recomendación práctica |
| Descripción | [Qué has hecho o vendido], cantidad, precio unitario sin IVA y descuentos si los hay. | Art. 6.1.f |
| Fecha de la operación | Solo si es distinta de la fecha de expedición: [dd/mm/aaaa]. | Art. 6.1.i |
| Tipo de IVA | [21 %, 10 %, 4 %…] | Art. 6.1.g |
| Cuota de IVA | El importe en euros, en una línea aparte. | Art. 6.1.h |
| Operación exenta | Si no cobras IVA, la referencia a la norma que lo exime: [«Exenta, art. 20.Uno.3.º Ley 37/1992»]. | Art. 6.1.j |
| Menciones especiales | «Inversión del sujeto pasivo» o «régimen especial del criterio de caja», si te tocan. | Art. 6.1.m y p |
| Retención de IRPF | [15 % o 7 %] y su importe en negativo, si el cliente es una empresa o un profesional. | No es del art. 6: lo marca la normativa del IRPF |
| Forma de pago | [Transferencia a ES00 0000 0000 0000 0000 0000, vencimiento a 30 días] | No lo exige el art. 6, pero evita discusiones |
Tres cosas más del mismo reglamento, para que no se te escapen. Los importes pueden ir en cualquier moneda, pero la cuota del IVA tiene que estar en euros (art. 12). Si el cliente es una empresa o un profesional, la factura debe expedirse antes del día 16 del mes siguiente a la operación (art. 11). Y si te equivocas en algo de lo anterior, se corrige con una factura rectificativa (art. 15), que tienes explicada en cómo hacer una factura rectificativa.
Ejemplo de factura de autónomo con IVA e IRPF
Un autónomo que hace páginas web factura a una empresa. Todos los datos son un ejemplo ficticio: sirven para ver el cálculo, no como tarifa.
| Concepto | Cantidad | Precio | Importe |
|---|---|---|---|
| Diseño y maquetación de página web | 1 | 1.200,00 € | 1.200,00 € |
| Formación al cliente (horas) | 6 | 50,00 € | 300,00 € |
| Base imponible | 1.500,00 € | ||
| IVA (21 %) | 315,00 € | ||
| Retención de IRPF (15 %) | −225,00 € | ||
| Total a cobrar | 1.590,00 € | ||
Fecha de expedición 26/10/2026. Pago por transferencia a 30 días. La cuenta es así: el IVA (21 % de 1.500 €) y la retención (15 % de 1.500 €) se calculan los dos sobre la base imponible. Al total se le suma el IVA y se le resta la retención: 1.500 + 315 − 225 = 1.590 €. Esa retención no es un gasto tuyo ni un descuento: es un adelanto de tu IRPF que tu cliente ingresa en Hacienda por ti, y lo recuperas o lo compensas en la declaración de la renta.
La misma factura con retención del 7 %, o sin retención
El mismo trabajo cambia de total según quién sea el cliente y cuánto tiempo lleves de autónomo (cuándo toca cada caso lo tienes en la guía de la retención de IRPF en la factura del autónomo):
| Caso | IVA | Retención | Total a cobrar |
|---|---|---|---|
| Cliente empresa o profesional, retención general del 15 % | 315,00 € | −225,00 € | 1.590,00 € |
| Cliente empresa o profesional, retención del 7 % (inicio de actividad) | 315,00 € | −105,00 € | 1.710,00 € |
| Cliente particular, sin retención | 315,00 € | 0,00 € | 1.815,00 € |
El 7 % lo regula el artículo 95.1 del Reglamento del IRPF (se abre en una pestaña nueva) (consultado el 26/10/2026) y es para quien inicia una actividad profesional. Hay que comunicárselo por escrito al cliente, mejor antes de la primera factura; si no, te aplicará el 15 %. Requisitos y modelo de comunicación, en la guía de la retención de IRPF en la factura.
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Modelo de factura de autónomo sin IVA (operación exenta)
No todos los autónomos cobran IVA. Quien presta servicios exentos tiene que dejarlo escrito en la factura (art. 6.1.j). Un caso conocido: la asistencia sanitaria a personas físicas. El artículo 20.Uno.3.º de la Ley del IVA (se abre en una pestaña nueva), consultado el 26/10/2026, exime la asistencia a personas físicas por profesionales médicos o sanitarios, y entre ellos incluye a los psicólogos, logopedas y ópticos con titulación reconocida.
| Concepto | Cantidad | Precio | Importe |
|---|---|---|---|
| Sesión de psicología individual, octubre de 2026 | 4 | 60,00 € | 240,00 € |
| IVA | Exento | ||
| Total | 240,00 € | ||
Debajo de los importes se escribe la mención de la exención, por ejemplo: «Operación exenta de IVA, art. 20.Uno.3.º de la Ley 37/1992». Ojo con dos cosas. La exención depende de la actividad y no de lo que tú decidas, así que si dudas, pregúntalo a tu asesoría. Y que no haya IVA no significa que no haya IRPF: si el cliente fuera una empresa, normalmente también habría retención: confírmalo con tu asesoría. Tienes más sobre el caso de los psicólogos en facturación para psicólogos.
Factura con recargo de equivalencia
Si vendes mercancía a un comerciante minorista que está en el régimen de recargo de equivalencia, tu factura lleva una línea más: además del IVA, le repercutes el recargo. Los tipos son el 5,2 % cuando el IVA es del 21 %, el 1,4 % cuando es del 10 % y el 0,5 % cuando es del 4 %, según el artículo 161 de la Ley del IVA (se abre en una pestaña nueva), consultado el 26/10/2026.
| Concepto | Cantidad | Precio | Importe |
|---|---|---|---|
| Cajas de producto | 10 | 80,00 € | 800,00 € |
| Base imponible | 800,00 € | ||
| IVA (21 %) | 168,00 € | ||
| Recargo de equivalencia (5,2 %) | 41,60 € | ||
| Total | 1.009,60 € | ||
El recargo va en su propia línea, con su porcentaje y su cuota, para que no se confunda con el IVA. La factura es de venta de mercancía, no de servicios profesionales, y por eso aquí no hay retención de IRPF.
¿Vale una plantilla de Word o Excel con Verifactu?
Depende de qué haga el documento. El Reglamento de Verifactu (Real Decreto 1007/2023) (se abre en una pestaña nueva), consultado el 26/10/2026, define el sistema informático de facturación (art. 1.2) como el conjunto de hardware y software usado para expedir facturas que admite la entrada de información de facturación, la conserva y la procesa para producir otros resultados. El texto no nombra a las hojas de cálculo ni a los procesadores de texto, ni para incluirlos ni para excluirlos.
Como la definición habla de un conjunto de hardware y software que admite, conserva y procesa información de facturación, no puedo decirte desde el texto si tu documento entra o no. Depende de lo que haga: no es lo mismo una plantilla que rellenas a mano que una hoja con macros que numeran las facturas o llevan el libro de facturas. Si usas Word o Excel para facturar, consulta con tu asesoría si tu caso entra. Y conviene saber las fechas, porque cambian lo que hará falta en los programas que sí lo son. Con la ley vigente, los sistemas de facturación deben estar adaptados antes del 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto, que es donde están los autónomos (disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023, con las fechas del Real Decreto-ley 15/2025). Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que lo aplazaría a octubre de 2028, pero a fecha de hoy ese aplazamiento no figura publicado en el BOE, así que cuenta con las fechas de la ley hasta que lo veas negro sobre blanco.
Lo que sí te pasa con una plantilla manual es más corriente que cualquier multa: te saltas un número, repites uno, olvidas el IRPF o cambias a mano una cuota y no cuadra. Y a la hora de enviar la factura, el PDF no tiene nada que ver con la factura electrónica en formato Facturae: son cosas distintas. Si quieres ver qué facturas entran en Verifactu, lo tienes en a qué tipos de facturas afecta Verifactu, y lo que implica para ti como autónomo, en el sistema Verifactu para autónomos.
Errores típicos al usar una plantilla de factura
- Copiar la plantilla de otro sin revisar los campos. Si no lleva domicilio del cliente o el tipo de IVA, la factura está incompleta.
- Calcular el IRPF sobre el total con IVA. La retención se calcula sobre la base imponible, como en el ejemplo de 1.500 €.
- Dejar la retención del 15 % cuando te toca el 7 %. Si estás en el período de inicio, avisa por escrito al cliente antes de facturar.
- Numerar a mano sin control. Una serie con saltos o con dos facturas con el mismo número es el error más fácil de cometer con Word.
- No poner la exención. Si no cobras IVA, la factura tiene que decir por qué.
- Mezclar clientes con y sin retención en la misma plantilla sin cambiar la línea del IRPF: un particular no retiene y una empresa sí.
Facturar sin plantilla, con Kiby
Kiby es un software de gestión para autónomos, pymes y comercios, con Verifactu incluido: cada factura se envía a la AEAT al emitirla, la numeración la lleva el programa y no tienes que copiar ningún modelo. Las facturas son ilimitadas en todos los planes y puedes crearlas y enviarlas también desde la app móvil. Si antes haces un presupuesto, lo conviertes en factura en unos pocos clics, y los recordatorios de impago salen solos. En la factura eliges la retención de IRPF del 15 % o del 7 % y Kiby la calcula sola.
El plan más barato para un autónomo es Essentials Freelance: 15 € al mes sin IVA, con un usuario, y se prueba 14 días sin tarjeta. Lo que no hace ese plan: no admite gemas (los módulos de pago), y no hay plan gratuito. Los detalles están en la página de Kiby para autónomos y los precios de todos los planes, en precios.
Preguntas frecuentes sobre la plantilla de factura de autónomo
¿Qué datos tiene que llevar una factura de autónomo?
Número y, si usas serie, serie; fecha de expedición; nombre, NIF y domicilio de quien factura, y nombre y domicilio de su cliente (el NIF del cliente lo exige el artículo 6.1.d en varios casos y conviene ponerlo siempre); la descripción de la operación con el precio unitario sin IVA y los descuentos que no estén ya en ese precio; el tipo de IVA y la cuota en euros por separado; la fecha de la operación si es distinta de la de expedición; y la referencia a la norma si la operación está exenta. Lo establece el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012.
¿Cómo se refleja el IVA y la retención de IRPF en una factura de autónomo?
El IVA depende de lo que factures: el tipo general es del 21 %, con tipos reducidos del 10 % y del 4 % para ciertas operaciones, o ninguno si la actividad está exenta. En tu factura, el IVA va como cuota aparte y la retención como una línea en negativo que se resta del total. Si el cliente es una empresa o un profesional, la factura lleva retención; si es un particular, solo lleva IVA. Los porcentajes y los casos están en la guía de retención.
¿Tengo que hacer algo en la factura para que me apliquen el 7 % de IRPF?
Sí: la factura debe salir ya con la retención del 7 % en el porcentaje y en el importe, y para eso el cliente tiene que haber recibido antes tu comunicación escrita. Si no la tiene, aplicará el 15 % y tu factura y su pago no cuadrarán. Lo fija el artículo 95.1 del Reglamento del IRPF; los requisitos completos están en la guía de retención.
¿Cómo se hace una factura de autónomo sin IVA?
Solo es posible si la operación está exenta por una norma, por ejemplo la asistencia sanitaria a personas físicas del artículo 20.Uno.3.º de la Ley del IVA. Entonces la factura lleva el importe sin cuota de IVA y una mención que cite la norma de la exención. Si tu actividad no está entre las exentas, hay que cobrar IVA aunque el cliente no lo pida.
¿Puedo usar una plantilla de Word o Excel para facturar?
Depende de lo que haga el documento. El Real Decreto 1007/2023 (art. 1.2) define el sistema informático de facturación como el conjunto de hardware y software usado para expedir facturas que admite la información de facturación, la conserva y la procesa para producir otros resultados, y obliga a esos sistemas. El texto no nombra a Word ni a Excel, así que, si los usas para facturar, consulta con tu asesoría si tu caso entra.
¿En qué plazo hay que emitir la factura?
La factura se expide en el momento de realizar la operación. Si el destinatario es una empresa o un profesional, tiene que expedirse antes del día 16 del mes siguiente al de la operación. Lo recoge el artículo 11 del Real Decreto 1619/2012.
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