Si quieres la foto completa de Verifactu (qué es, cómo funciona, sociedades incluidas), la tienes en nuestra guía de Verifactu. Aquí vamos a lo que te toca como autónomo.
Llevas años haciendo las facturas con la misma plantilla de Word, o con el programa que te recomendó tu gestor en 2015. Funciona, nadie se ha quejado. Y de repente el cuñado, el grupo de WhatsApp del gremio y medio internet te dicen que eso se acaba con Verifactu. Buscas «Verifactu autónomos» y unos dicen que en 2026, otros que en 2027, otros que a ti no te afecta. Normal que no sepas a qué atenerte.
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby. Cada semana hablamos por teléfono con autónomos y asesorías que nos hacen justo estas preguntas, y nosotros mismos hemos tenido que adaptar nuestro programa al reglamento línea a línea. Así que te cuento Verifactu para autónomos sin jerga: si te afecta, desde cuándo y qué tienes que hacer.
En resumen: Verifactu para autónomos será obligatorio en octubre de 2028, según anunció Hacienda el 5 de octubre de 2026 (falta que se publique en el BOE), si haces tus facturas o tickets con un programa, aunque sea solo una parte. Ese programa tiene que registrar cada factura con una huella, ponerle un código QR y, si trabaja en modalidad Verifactu, enviar el registro a Hacienda en el momento. Se libran quien lleva el IVA por el SII, quien tiene su domicilio fiscal en el País Vasco o Navarra, quien factura todo a mano y quien, estando en módulos o recargo de equivalencia, no expide facturas. Tener un programa que no cumple puede costar 50.000 € por ejercicio.
En este artículo
Verifactu autónomos: a quién afecta y a quién no
La regla es sencilla. El Real Decreto 1007/2023, el reglamento de Verifactu, se aplica a los autónomos que tributan en el IRPF por actividades económicas y que usan un sistema informático de facturación, «aunque solo los usen para una parte de su actividad». Da igual que seas fontanera, psicólogo, diseñador o tengas un bar. Da igual cuánto factures. Lo que importa es cómo haces las facturas.
Y ojo, que «factura» incluye el ticket. Para Hacienda, el ticket de caja es una factura simplificada y entra igual. Lo contamos con calma en a qué facturas afecta Verifactu.
Canarias, Ceuta y Melilla están dentro: allí se aplica con el IGIC o el IPSI en lugar del IVA, pero el sistema es el mismo.
Autónomos exentos de Verifactu (de verdad)
Aquí circulan muchas medias verdades. Estos son los casos que recogen el reglamento y las preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria:
- Llevas los libros de IVA por el SII. Verifactu y el SII son excluyentes. En autónomos es raro, pero si estás apuntado, aunque sea de forma voluntaria, no te aplica Verifactu.
- Tienes tu domicilio fiscal en el País Vasco o en Navarra. Allí mandan sus propias normas forales: TicketBAI en las tres provincias vascas y el sistema que prepara la Hacienda Foral en Navarra.
- Facturas todo a mano, con talonario y bolígrafo. El reglamento regula los programas, no la obligación de facturar. Si un día haces una sola factura con un programa, ese programa ya tiene que cumplir.
- No tienes obligación de facturar y no facturas. Es el caso de muchos autónomos en recargo de equivalencia, en módulos con régimen simplificado de IVA o en el régimen de agricultura. Pero tiene letra pequeña, y va en el siguiente apartado.
Lo que no te libra: ser nuevo, facturar poco, tener pocos clientes o trabajar solo para particulares. Nada de eso aparece como excepción.
Autónomos en módulos y Verifactu: solo si facturas
Esta es la duda número uno que nos llega. Los autónomos en módulos, en recargo de equivalencia o en el régimen de agricultura, ganadería y pesca no están exentos de Verifactu como tal. Lo que pasa es que el Reglamento de facturación (artículo 3 del Real Decreto 1619/2012) les quita la obligación de hacer factura en muchas ventas a particulares. Sin factura, no hay nada que registrar.
Pero hay ventas en las que sí tienes que facturar aunque estés en esos regímenes:
- Cuando el cliente es un empresario o profesional, o una Administración pública (artículo 2.2 del mismo reglamento).
- Cuando vendes un activo fijo del negocio, en el régimen simplificado, o un inmueble, en el recargo de equivalencia.
- En el régimen simplificado, si las cuotas se calculan por volumen de ingresos.
La consecuencia práctica, según la propia AEAT: si en esos casos haces la factura con un programa, ese programa tiene que cumplir Verifactu. Y si tienes una tienda en recargo de equivalencia y cobras con un TPV que imprime tickets, estás expidiendo facturas simplificadas con un sistema informático, así que el TPV tiene que estar adaptado.
Imagina una frutería en recargo de equivalencia. El 95 % de lo que vende es a vecinos del barrio y no le piden nada. Si cobra con una caja que solo suma y no saca tickets, Verifactu no le toca. Pero si un restaurante le compra cada semana y le hace factura con un programa, ese programa entra. Y si su caja imprime tickets, también.
Verifactu autónomos fecha: octubre de 2028
¿Cuándo es obligatorio Verifactu para autónomos? En octubre de 2028, según el anuncio de Hacienda, pendiente del BOE. Las fechas han bailado bastante, así que va la historia corta:
- Al principio, las fechas eran el 1 de enero de 2026 para sociedades y el 1 de julio de 2026 para el resto.
- El Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, lo retrasó todo un año: 1 de enero de 2027 para quienes pagan el Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto, autónomos incluidos.
- El 5 de octubre de 2026, Hacienda anunció un nuevo aplazamiento: octubre de 2028, la misma fecha para sociedades y autónomos, para que coincida con la factura electrónica obligatoria entre empresas. Falta que se publique en el BOE.
- Los fabricantes de programas ya tenían que ofrecer sus productos adaptados desde el 29 de julio de 2025, nueve meses después de entrar en vigor la Orden HAC/1177/2024.
Que te toque en octubre de 2028 no quiere decir que debas esperar a septiembre. Si ese mes cambias de programa, te pillan la vuelta de las vacaciones, el cierre del trimestre y la cola de todo el mundo que lo dejó para el final.
Una cosa más: si eres socio de una sociedad (una SL, por ejemplo) y facturas a través de ella, la obligación es de la sociedad. Con el anuncio de Hacienda, sociedades, comunidades de bienes y sociedades civiles van con la misma fecha, octubre de 2028; hasta entonces, las sociedades empezaban el 1 de enero de 2027 y el resto, el 1 de julio de 2027.
Tabla de casos: ¿te afecta Verifactu?
| Tu caso | ¿Te afecta? | Qué hacer |
|---|---|---|
| Autónomo en estimación directa que factura con un programa | Sí, desde octubre de 2028 | Comprobar que tu programa está adaptado o cambiar |
| Factura con plantilla de Word o Excel sin fórmulas fiscales, solo para escribir e imprimir | No | Nada, pero no podrás automatizar nada sin entrar |
| Factura con un Excel con macros que genera el libro de facturas o calcula el IVA a declarar | Sí | Ese Excel no cumple: cambiar a un programa adaptado |
| Factura todo a mano, con talonario | No | Nada |
| Comercio en recargo de equivalencia que cobra con TPV que imprime tickets | Sí | Adaptar o cambiar el TPV |
| Autónomo en módulos que solo vende a particulares y no expide facturas | No | Nada, mientras no facture con un programa |
| Autónomo en módulos que factura a empresas con un programa | Sí | El programa tiene que cumplir |
| Autónomo apuntado al SII | No | Seguir con el SII |
| Domicilio fiscal en el País Vasco o Navarra | No (normativa foral) | TicketBAI o el sistema navarro, según tu territorio |
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Qué tiene que hacer un autónomo, paso a paso
- Mira cómo facturas hoy. ¿Programa, app, TPV, Excel, Word, talonario? Si usas un programa aunque sea para una parte (por ejemplo, los tickets de la tienda y las facturas grandes a mano), esa parte entra.
- Comprueba si estás en alguna excepción de las de arriba. Si dudas, pregúntaselo a tu asesoría con la tabla delante.
- Pide a tu proveedor la declaración responsable. Hacienda no homologa programas: el fabricante firma una declaración responsable diciendo que cumple el reglamento, y tiene que estar visible en el propio programa. Si no te la dan, mala señal.
- Elige modalidad: Verifactu (envío automático a Hacienda) o No Verifactu. Te lo explico justo debajo.
- Prueba antes de octubre de 2028. Haz unas facturas de prueba, mira que salgan con su QR, revisa las series y que las rectificativas funcionen.
- Olvídate de borrar facturas. Con Verifactu una factura emitida no se toca: si hay un error, rectificativa o anulación, y queda rastro. Es el cambio de hábito más grande.
Si además quieres repasar qué datos tiene que llevar cada factura, lo tienes en cómo facturar como autónomo.
Tus opciones para cumplir con Verifactu
Un programa en modalidad Verifactu
Es la opción más cómoda. Cada factura genera su registro con huella, lleva su QR y la frase «VERI*FACTU» (o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT»), y el programa manda el registro a Hacienda en el momento. Tú no haces nada más. Al enviarlo todo, el reglamento presume que el sistema cumple, y no hace falta firmar electrónicamente cada registro: basta la huella. El QR permite a tu cliente comprobar la factura en la web de Hacienda; te lo explicamos en el código QR de las facturas.
Un programa en modalidad No Verifactu
El programa guarda los registros en lugar de enviarlos, y los entrega si Hacienda los pide. A cambio es más exigente: cada registro va firmado electrónicamente, el programa lleva un registro de eventos y todo tiene que conservarse sin poder alterarse. La factura lleva QR, pero no la frase «VERI*FACTU». Para un autónomo, sinceramente, suele ser más lío que ventaja.
La aplicación gratuita de la AEAT
Hacienda ofrece una aplicación gratuita en su sede para hacer facturas en modalidad Verifactu. Para alguien que hace pocas facturas al mes a otras empresas, puede bastar. Pero tiene límites que marca la propia Orden HAC/1177/2024 (artículo 19):
- Todas las facturas tienen que llevar destinatario. Si vendes en mostrador con tickets, no te sirve.
- Las facturas y sus registros solo se gestionan desde esa aplicación: no puedes mezclarla con otro programa.
- Solo factura en nombre propio (o por un apoderado) y con identificación electrónica para entrar.
Y no lleva clientes, cobros, gastos ni presupuestos: es una máquina de hacer facturas, sin más. Comparamos esta opción con otras gratuitas en Verifactu gratis.
¿Y si facturo con Excel o Word?
Depende de cómo los uses, y aquí la AEAT ha sido bastante clara:
- Si solo escribes la factura, la imprimes o la guardas en PDF y la mandas, Excel o Word no se consideran sistema de facturación. No te afecta.
- Si la hoja hace algo más, por ejemplo una macro que genera tu libro de facturas expedidas, o calcula los importes que luego usas para tus declaraciones de IVA o IRPF, entonces sí es un sistema de facturación. Y no cumple, porque no genera huellas ni QR.
Un listado o una suma sencilla no lo convierte en sistema, según las preguntas frecuentes de la AEAT. Pero la frontera es fina. Si tu Excel es «el de toda la vida» con pestañas, fórmulas de IVA por trimestre y un botón de macro que heredaste de alguien, asume que entra.
Mi consejo honesto: Word sigue siendo legal para quien hace cuatro facturas al año. Pero te obliga a numerar a mano, a llevar aparte el libro de ingresos y a no equivocarte nunca. Un programa de facturación para autónomos adaptado te quita ese trabajo y, de paso, el problema.
Multas de Verifactu para autónomos
Las sanciones están en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, y no son pequeñas:
- 50.000 € por cada ejercicio a quien tenga un programa de facturación que no cumple. Es una multa fija: no depende de que hayas defraudado ni de cuánto factures. Basta con tener el programa.
- 150.000 € por ejercicio y por cada tipo de programa a quien lo fabrica o lo vende, y 1.000 € por cada programa vendido sin el certificado obligatorio.
Por eso la declaración responsable de tu proveedor es tan importante: es tu forma de saber que el programa cumple. Si quieres ver los casos uno a uno, lo tienes en las multas de Verifactu.
Tres ejemplos de Verifactu para autónomos
Una peluquera con salón propio
Imagina una peluquera en estimación directa que cobra unos 25 servicios al día con un TPV que imprime tickets. Cada ticket es una factura simplificada: desde octubre de 2028 cada uno lleva su QR y su registro. Si una clienta pide factura para su negocio, se añade su NIF y domicilio. Si su TPV actual no tiene declaración responsable, toca cambiarlo. En nuestra página para peluquerías tienes cómo lo llevamos en un salón.
Un consultor que factura a empresas
Imagina un consultor que hace 8 facturas al mes a empresas, de unos 1.200 € cada una, con una plantilla de Word que rellena y pasa a PDF. Hoy no le afecta. Pero si quiere automatizar algo (recurrentes, recordatorios, el libro de ingresos), en cuanto use un programa entra en Verifactu. Para él, la aplicación gratuita de la AEAT podría servir, porque todas sus facturas llevan destinatario. Si además quiere presupuestos y seguimiento de clientes, mira Kiby para servicios profesionales.
Un estanco o una tienda en recargo de equivalencia
Imagina un comercio en recargo de equivalencia que vende a particulares. No está obligado a facturar, pero cobra con una caja que imprime tickets. Esa caja es un sistema informático que expide facturas simplificadas, así que tiene que cumplir. Si un cliente empresa le pide factura, también va por el programa.
Checklist de Verifactu para autónomos
- Sé cómo hago mis facturas y tickets hoy (programa, TPV, Excel, Word o mano).
- He comprobado con mi asesoría si estoy en alguna excepción (SII, foral, a mano, sin obligación de facturar).
- Tengo la declaración responsable de mi programa o TPV.
- He decidido modalidad: Verifactu o No Verifactu.
- Mis facturas de prueba salen con QR y, en modalidad Verifactu, con la frase «VERI*FACTU».
- Tickets, facturas completas y rectificativas van en series separadas.
- Sé hacer una rectificativa y una anulación sin borrar nada.
- Lo tengo funcionando antes de septiembre de 2028, no la última noche.
Preguntas frecuentes sobre Verifactu y autónomos
¿Cuándo es obligatorio Verifactu para autónomos?
En octubre de 2028, según anunció Hacienda el 5 de octubre de 2026 (pendiente de publicarse en el BOE), la misma fecha que las sociedades. Hasta ese anuncio, tras el Real Decreto-ley 15/2025, era el 1 de julio de 2027 para autónomos y el 1 de enero de 2027 para sociedades.
¿Qué autónomos están exentos de Verifactu?
Los que llevan el IVA por el SII, los que tienen el domicilio fiscal en el País Vasco o Navarra, los que facturan todo a mano y los que no están obligados a facturar (por ejemplo, en recargo de equivalencia o módulos) y no expiden facturas con un programa.
¿Los autónomos en módulos tienen que usar Verifactu?
Solo si expiden facturas o tickets con un programa. Si venden a particulares sin factura, no. Si facturan a una empresa con un programa, o cobran con un TPV que imprime tickets, sí.
¿Puedo seguir facturando con Excel o Word?
Sí, si solo los usas para escribir, imprimir y guardar la factura. Si la hoja genera tu libro de facturas o calcula resultados fiscales con fórmulas o macros, es un sistema de facturación y no cumple.
¿Tengo que enviar mis facturas a Hacienda?
Solo si eliges la modalidad Verifactu, y lo hace el programa solo, factura a factura. En No Verifactu no se envían, pero el programa tiene que firmarlas y guardarlas para entregarlas si te las piden.
¿Hay que pagar por cumplir Verifactu?
No necesariamente: existe la aplicación gratuita de la AEAT, con sus límites, y hay programas que lo incluyen sin coste extra. Lo que no es gratis es la multa por no cumplir.
Cómo lo llevamos en Kiby
En Kiby trabajamos en modalidad Verifactu, incluida en todos los planes sin pagar más: cada factura y cada ticket generan su registro con huella, salen con su QR y la frase «VERI*FACTU», y se envían a Hacienda en el momento. Las rectificativas y anulaciones quedan registradas. Y si tu domicilio fiscal está en el País Vasco, Kiby trabaja con TicketBAI en Álava, Gipuzkoa y Bizkaia.
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