Elegir un software de facturación parece fácil hasta que te pones: decenas de programas, todos dicen ser «el más fácil», todos tienen un plan gratis con asterisco y todos prometen que cumplen con Hacienda. Y si te equivocas, lo pagas meses después, cuando migrar tus clientes y tus facturas a otro sitio te cuesta una semana.
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby, y en esta guía te cuento cómo elegir un programa de facturación para tu pyme o tu negocio de autónomo con criterio: qué tiene que cumplir por ley, qué preguntas hacer antes de pagar y qué errores vemos una y otra vez en quien llega a nosotros después de haberse equivocado. Si ya sabes qué buscar y quieres verlos comparados, los tienes en los mejores programas de facturación de 2026.
En este artículo
Primero, lo obligatorio: qué tiene que cumplir por ley
Antes de mirar pantallas bonitas, descarta los que no cumplen. Con Verifactu, esto ya no es opcional.
- Adaptado a Verifactu. Desde octubre de 2028 (la fecha que anunció Hacienda el 5 de octubre de 2026, pendiente del BOE), todo programa con el que factures tendrá que cumplir el reglamento: registro de cada factura con su huella, código QR y, en modalidad Verifactu, envío a Hacienda. Te lo explicamos en nuestra guía sobre qué es Verifactu.
- Declaración responsable del fabricante. Hacienda no homologa programas. Lo que tiene que existir es una declaración responsable firmada por quien lo desarrolla. Pídela: si el proveedor no sabe de qué le hablas, mala señal.
- Numeración correlativa y rectificativas. Las facturas no se borran ni se editan una vez emitidas: se corrigen con una factura rectificativa. Si el programa te deja borrar facturas sin más, huye.
- Factura electrónica. Si facturas a la Administración, necesitas generar el formato Facturae. Y con la Ley Crea y Crece, la factura electrónica será obligatoria también entre empresas.
Qué tiene que resolver en tu día a día
Con lo legal cubierto, la pregunta es otra: ¿te va a ahorrar trabajo o solo va a cambiar el problema de sitio? Un buen programa de facturación tiene que ayudarte a:
- Facturar rápido y con menos errores: clientes, productos e impuestos guardados.
- Cobrar a tiempo: ver qué te deben, desde cuándo, y recordárselo sin perseguir a nadie a mano.
- Tener los gastos en el mismo sitio, para saber cuánto IVA vas a pagar antes de que llegue el trimestre.
- Pasar de presupuesto a factura sin copiar datos.
- Darle a tu asesoría lo que necesita sin que tengas que preparar nada.
Checklist para comparar programas de facturación
| Criterio | Qué comprobar |
|---|---|
| Verifactu | Que esté adaptado y tenga declaración responsable |
| Facilidad de uso | Que puedas hacer tu primera factura en menos de 10 minutos sin ayuda |
| Precio real | Cuánto cuesta con tus usuarios, tu volumen de facturas y los módulos que vas a necesitar, no el plan más barato |
| Nube o instalado | Si puedes facturar desde el móvil y desde cualquier ordenador, y quién hace las copias de seguridad |
| Integraciones | Banco, tienda online, TPV si tienes tienda física, y exportación para tu asesoría |
| Tus datos | Que puedas exportar clientes y facturas si un día te vas |
| Soporte | Si te atiende una persona, por qué canal y si está incluido en tu plan |
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Nube o instalado: qué te conviene
Los programas instalados en el ordenador (los «de toda la vida») siguen existiendo, pero tienen dos problemas: solo facturas desde ese equipo y las copias de seguridad son cosa tuya. Si se estropea el disco, te quedas sin facturas.
Un software de facturación en la nube funciona desde el navegador o el móvil, se actualiza solo cuando cambia la normativa (algo clave con Verifactu) y las copias de seguridad las hace el proveedor. Para la gran mayoría de autónomos y pymes, hoy es la opción más sensata.
Gratis o de pago
Un programa gratuito puede servirte para empezar, pero mira bien la letra pequeña: límite de facturas, un solo usuario, sin soporte o sin posibilidad de sacar tus datos. En esta comparativa repasamos los programas de facturación gratis y lo que no te cuentan. Y si lo único que necesitas es una factura electrónica puntual, aquí tienes las opciones gratuitas reales.
Lo importante no es lo que cuesta al mes, sino lo que te cuesta en tiempo. Un programa de 20 € al mes que te ahorra cinco horas es mucho más barato que uno gratis que te las quita.
Preguntas que tienes que hacer antes de pagar
- ¿Tenéis declaración responsable de Verifactu? ¿Puedo verla?
- ¿Cuánto me costará si mañana somos el doble de usuarios o de facturas?
- ¿Cómo exporto mis datos si decido irme?
- ¿Me ayudáis a pasar mis clientes y productos desde mi programa actual?
- Si tengo un problema un viernes por la tarde, ¿quién me contesta y cómo?
Aprovecha la prueba gratuita para hacer tu trabajo real: tu tipo de factura, tu cliente más raro y tu primera rectificativa. No te quedes en la demo.
Errores frecuentes al elegir
- Elegir solo por precio, sin contar las horas que te va a costar usarlo.
- Comprar un programa enorme para lo que necesitas hoy, y pagar módulos que no usas.
- Decidir sin quien va a usarlo todos los días.
- No comprobar si cumple Verifactu y tener que cambiar otra vez en unos meses.
- Quedarte atrapado en un programa que no te deja sacar tus datos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir facturando con Word o Excel?
Una plantilla que solo genera el documento no es un sistema de facturación a efectos de Verifactu. Pero en cuanto la hoja calcula impuestos o lleva tu registro de facturas, sí lo es y tiene que cumplir. Es uno de los motivos por los que muchos están cambiando ya.
¿Cuánto cuesta un software de facturación?
Hay desde planes gratuitos con límites hasta programas de gestión completos que se pagan por usuario. Para un autónomo o una pyme pequeña, lo habitual es moverse entre unos pocos euros y unas decenas al mes. Compara siempre el precio con tus usuarios y tu volumen reales.
¿Cuándo tengo que tenerlo adaptado a Verifactu?
Sociedades y autónomos, desde octubre de 2028 (hasta el anuncio de Hacienda, eran enero y julio de 2027). Si vas a cambiar de programa, mejor hacerlo antes que con prisas.
Cómo lo hacemos en Kiby
En Kiby trabajamos en modalidad Verifactu: cada factura genera su huella, lleva su QR y se envía a Hacienda en el momento. Pasas de presupuesto a factura sin copiar datos, generas el XML de Facturae para la Administración, te conectas con tu tienda WooCommerce y, si tienes tienda física, usas el TPV sobre el mismo stock. Y el soporte telefónico con personas de verdad está incluido en todos los planes.
Si eres autónomo, tienes los detalles en nuestro programa de facturación para autónomos, y todos los planes en precios. Y si quieres compararnos con el resto, en los mejores programas de facturación de 2026 tienes 12 programas con precios reales.
Esta es la herramienta que hace posible nuestra historia.
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