Llevamos desde 2022 oyendo que «la factura electrónica va a ser obligatoria». Durante mucho tiempo fue un rumor sin fecha, pero en 2026 ha cambiado: el reglamento ya está aprobado y publicado en el BOE, y el calendario solo depende de un último paso.
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby. En esta guía te explico qué es exactamente la facturación electrónica obligatoria, a quién afecta, desde cuándo, qué tendrás que hacer distinto y qué no tiene nada que ver con Verifactu, que es la confusión número uno que nos encontramos cada semana. Si buscas la visión general, qué es una factura electrónica, cómo funciona y cómo se envía a FACe, la tienes en nuestra guía de la factura electrónica.
En resumen: todas las empresas y autónomos tendrán que emitir y recibir en formato electrónico estructurado las facturas que se hagan entre ellos (no las de particulares). Las empresas que facturan más de 8 millones de euros tendrán un año para adaptarse, y el resto, dos, contados desde que entre en vigor la orden ministerial que desarrolla el sistema.
En este artículo
Qué es la facturación electrónica obligatoria
Es la obligación de que las facturas entre empresas y profesionales (lo que se llama B2B) se emitan, se envíen y se reciban como un fichero electrónico estructurado, que un programa puede leer automáticamente, y no como un PDF o un papel.
La obligación nace de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (la famosa Ley Crea y Crece), y se ha desarrollado con el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026. Su objetivo principal no es recaudar más, sino que las empresas se paguen antes: por eso, además de la factura, habrá que informar de si se ha pagado.
Un PDF no es una factura electrónica (a partir de ahora)
Hoy, una factura en PDF enviada por email es válida si tu cliente la acepta. Con la nueva obligación, entre empresas deja de valer. La factura tendrá que ajustarse al modelo europeo de datos EN 16931 y enviarse en uno de estos formatos (sintaxis): UBL, CII, EDIFACT o Facturae.
Si ya facturas a la Administración con Facturae, te sonará: es el mismo concepto, pero extendido a todos tus clientes empresa. Si nunca lo has usado, aquí te explicamos cómo descargar e instalar Facturae.
A quién afecta y a quién no
Sí están obligados
- Empresas de cualquier tamaño (sociedades limitadas, anónimas, cooperativas…).
- Autónomos, estén en estimación directa o en módulos.
- Siempre que la factura vaya dirigida a otra empresa o profesional con sede, establecimiento permanente o domicilio en España.
No están obligados
- Las ventas a particulares (B2C). Si tienes una tienda o un comercio y vendes al consumidor final, esas facturas no entran.
- Las facturas simplificadas (los antiguos tickets), salvo las cualificadas, que son las que llevan los datos del cliente.
- Las facturas a empresas extranjeras: la obligación se refiere a clientes establecidos en España. Si facturas a otros países de la UE, sigues las reglas de siempre, que te contamos en la guía para facturar a una empresa de la Unión Europea.
- Las operaciones que pueda excluir la orden ministerial que desarrolla el sistema.
Factura electrónica obligatoria para autónomos
Es la pregunta que más nos hacen, así que vamos al grano: sí, los autónomos también estarán obligados a hacer factura electrónica cuando facturen a otras empresas o a otros autónomos. No importa si estás en estimación directa o en módulos, ni cuánto factures.
Lo que cambia para ti respecto a una empresa grande es el calendario y algún detalle:
- Te toca en el segundo grupo: 24 meses después de que entre en vigor la orden ministerial, no 12.
- El primer año, informar del pago será voluntario. Para quien factura menos de 8 millones, comunicar cuándo se paga cada factura no será obligatorio hasta 12 meses después de que te llegue la obligación.
- No tendrás que mandar un PDF de cortesía. Esa obligación de acompañar la factura con un PDF el primer año es solo para las empresas de más de 8 millones.
¿Y hoy? Hoy un autónomo no está obligado a hacer factura electrónica, ni siquiera con la Administración: la Ley 25/2013 obliga a las sociedades, no a las personas físicas. Aun así, muchos ayuntamientos y organismos te la pedirán igual, y puedes hacerla sin problema.
Si trabajas sobre todo con particulares (una peluquería, una tienda, un fisioterapeuta), esta obligación apenas te afectará. Si trabajas con empresas, te afecta en todas tus facturas.
Desde cuándo es obligatoria la factura electrónica
Aquí está la clave. El Real Decreto ya está en vigor desde el 20 de abril de 2026, pero la obligación no empieza a contar hasta que entre en vigor una orden ministerial que regula los detalles técnicos. A partir de ese día:
| Quién | Plazo para adaptarse | Si la orden entra en vigor el 1/10/2026 |
|---|---|---|
| Empresas con más de 8 millones de euros de facturación | 12 meses desde la orden | Octubre de 2027 |
| Resto de empresas, pymes y autónomos | 24 meses desde la orden | Octubre de 2028 |
La orden ministerial se publicó en el BOE el 5 de octubre de 2026 y entra en vigor el 6 de octubre de 2026, así que estas ya son las fechas de la factura electrónica entre empresas.
Aunque parezca que queda tiempo, no lo dejes para el final: cambiar de programa, pasar tus clientes y acostumbrar al equipo lleva semanas, y, para pymes y autónomos, coincidirá con la entrada de Verifactu, que Hacienda ha anunciado para octubre de 2028 (pendiente del BOE).
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Qué cambia en tu día a día
1. Emitir las facturas en formato estructurado
Tu programa de facturación tendrá que generar la factura en uno de los formatos admitidos y enviarla por un canal válido. Word, Excel o un PDF hecho a mano dejarán de servir para facturar a empresas.
2. Enviarlas por una plataforma o por la solución pública
El sistema es mixto. Puedes usar:
- Una plataforma privada de intercambio de facturas. Las plataformas tienen que conectarse entre sí, para que puedas enviar facturas a cualquier cliente, use la que use, y deben mandar una copia de cada factura a Hacienda en formato UBL.
- La solución pública gratuita de la Agencia Tributaria, que incluirá un formulario para emitir facturas y consultar su estado. Tiene que estar disponible al menos dos meses antes de la primera fecha de aplicación.
3. Recibir facturas electrónicas
La obligación es doble: también tendrás que recibir las facturas de tus proveedores en formato electrónico. Negarte a recibirlas cuando tienes los medios para hacerlo también es un incumplimiento.
4. Informar del estado de las facturas, incluido el pago
Esta es la gran novedad. Cuando recibas una factura, tendrás que comunicar si la aceptas o la rechazas y, sobre todo, cuándo la has pagado por completo. El plazo es de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. Si no la rechazas, se entiende aceptada.
Así Hacienda sabrá quién paga tarde a sus proveedores. Para las pymes y los autónomos, que son los que más sufren los impagos, es la parte buena de la norma.
El papel de la AEAT en la factura electrónica obligatoria
La Agencia Tributaria es la pieza central del sistema, aunque tú no factures en su web:
- Gestiona la solución pública, una plataforma gratuita para emitir y recibir facturas electrónicas, con un formulario para quien factura poco.
- Recibe una copia de todas las facturas. Si usas una plataforma privada, esta le manda a la AEAT una copia en formato UBL en el momento de emitirla. Por eso la solución pública funciona como un archivo de todas las facturas entre empresas.
- Recoge el estado de los pagos, lo que le permite saber qué empresas pagan tarde.
Te lo contamos con detalle en la solución pública de facturación electrónica.
Un ejemplo: cómo será facturar a un cliente empresa
Imagina que eres diseñadora autónoma y haces un trabajo para una agencia de Valencia. Cuando la obligación esté en marcha, el proceso será este:
- Haces la factura en tu programa de facturación, como siempre: cliente, concepto, base, IVA y retención.
- El programa la genera como fichero estructurado y la envía, a través de su plataforma o de la solución pública, a la plataforma que use la agencia. Ya no mandas un PDF por email.
- La agencia la recibe en su programa sin tener que teclear nada. Tiene cuatro días, sin contar fines de semana ni festivos, para aceptarla o rechazarla. Si no dice nada, queda aceptada.
- Cuando la agencia te paga, tiene que comunicarlo. Tú puedes ver en qué estado está tu factura sin tener que llamar a nadie.
Y al revés: cuando tu proveedor de hosting o tu gestoría te facturen, te llegará igual, y serás tú quien tenga que informar de que la has pagado.
Qué datos tendrá que llevar una factura electrónica
Los mismos datos que cualquier factura completa, pero en campos ordenados que un programa pueda leer:
- Número y serie, y fecha de expedición.
- Nombre o razón social, NIF y domicilio del emisor y del destinatario.
- Descripción de las operaciones, base imponible, tipo de IVA y cuota, y retención si la hay.
- Fecha de vencimiento o condiciones de pago, que ahora cobran más importancia porque se va a controlar si se cumplen.
Si tus facturas ya salen de un programa de facturación con estos datos bien rellenos, la mayor parte del trabajo ya está hecha. Si las haces en Word, cada factura habrá que rehacerla desde cero.
Facturación electrónica obligatoria y Verifactu: no son lo mismo
Son dos obligaciones distintas, que llegan casi a la vez y que se complementan:
| Verifactu | Factura electrónica obligatoria | |
|---|---|---|
| Qué regula | El programa con el que facturas | El formato y el envío de la factura a tu cliente |
| A quién afecta | Todas tus facturas, también a particulares | Solo las facturas entre empresas y profesionales |
| Norma | Ley Antifraude y Real Decreto 1007/2023 | Ley Crea y Crece y Real Decreto 238/2026 |
| Fechas | Octubre de 2028 (anunciado por Hacienda, pendiente del BOE) | 12 o 24 meses desde la orden ministerial |
Cumplir una no te exime de la otra: tu programa tendrá que ser Verifactu y, además, generar y enviar facturas electrónicas a tus clientes empresa. Lo explicamos a fondo en las diferencias entre Verifactu y la factura electrónica y en nuestra guía sobre qué es Verifactu.
Qué pasa si no cumples
Aquí circula mucha información equivocada, así que vamos con cuidado. Se repite mucho que hay multas de hasta 10.000 euros, pero esa multa, que está en el artículo 2 bis de la Ley 56/2007, castiga a las empresas que no ofrecen a sus clientes consumidores la posibilidad de recibir facturas electrónicas. No es una sanción específica por no hacer factura electrónica entre empresas.
Eso no significa que salga gratis. El Real Decreto 238/2026 mete la obligación dentro del reglamento de facturación, así que una factura entre empresas que no sea electrónica será una factura que no cumple los requisitos. Cómo se sancione en cada caso es algo que conviene revisar con tu asesoría cuando la obligación esté en marcha.
Y el riesgo de verdad es otro: cuando tus clientes grandes estén obligados, te pedirán las facturas en formato electrónico. Si no puedes dárselas, el problema no será la multa, será cobrar.
Cómo prepararte paso a paso
- Revisa cuántas de tus facturas son a empresas. Si trabajas sobre todo con particulares, te afectará poco; si trabajas con empresas, te afecta en todo.
- Comprueba tu programa de facturación. Tiene que estar adaptado a Verifactu y poder generar facturas en formato estructurado. Si facturas con Word o Excel, es el momento de cambiar. Aquí tienes cómo elegir un software de facturación.
- Actualiza los datos fiscales de tus clientes y proveedores. NIF, razón social y dirección correctos. Un dato mal puesto hará que la factura se rechace.
- Organiza cómo registras los pagos. Tendrás cuatro días para informar de que has pagado una factura. Si hoy no sabes qué facturas de proveedor están pagadas, empieza a llevarlo.
- Estate atento a la orden ministerial. Es la que pone en marcha el reloj.
¿Y si quiero facturar electrónicamente sin pagar?
Habrá una solución pública gratuita de la Agencia Tributaria para emitir facturas electrónicas. Mientras tanto, para facturar a la Administración ya existen la aplicación Facturae y Mi Facturae. Te las comparamos en la guía de factura electrónica gratuita.
Eso sí: una herramienta gratuita pensada para emitir facturas sueltas no te va a llevar los cobros, los gastos ni los impuestos. Si facturas a empresas todas las semanas, se te quedará corta.
Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica obligatoria
¿La factura electrónica ya es obligatoria?
Hoy es obligatoria para facturar a la Administración Pública. Entre empresas y autónomos, el reglamento está aprobado, pero la obligación empieza a contar desde que entra en vigor la orden ministerial, el 6 de octubre de 2026: 12 meses después para las empresas de más de 8 millones y 24 meses después para el resto.
¿Es obligatoria la factura electrónica para autónomos?
Lo será cuando facturen a otras empresas o profesionales establecidos en España, 24 meses después de la orden ministerial. Hoy no lo es, ni siquiera con la Administración. Las facturas a particulares no entran en esta obligación.
¿Era obligatoria la factura electrónica en 2025?
No entre empresas. En 2025 se seguía esperando el reglamento, que no llegó hasta marzo de 2026. Lo único obligatorio, igual que desde 2015, era facturar electrónicamente a la Administración siendo una sociedad.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica para pymes y autónomos?
24 meses después de que entre en vigor la orden ministerial de la solución pública, que lo hace el 6 de octubre de 2026. Es decir, en octubre de 2028.
¿Seguirá valiendo enviar un PDF por email?
Entre empresas, no. Tendrá que ser un fichero estructurado en formato UBL, CII, EDIFACT o Facturae. Con particulares, el PDF seguirá siendo válido.
¿Tengo que pagar por una plataforma de facturación electrónica?
No necesariamente. Podrás usar la solución pública gratuita de la Agencia Tributaria o una plataforma privada, que suele venir integrada en tu programa de facturación.
¿Qué pasa con mis clientes en Canarias, el País Vasco o Navarra?
La obligación se refiere a destinatarios establecidos en España. Si tienes clientes en territorios con normativa fiscal propia, confirma con tu asesoría cómo se aplica en tu caso con la orden ya publicada.
¿Qué tengo que hacer ahora mismo?
Asegurarte de que tu programa de facturación está preparado para Verifactu, que según ha anunciado Hacienda llegará a la vez, y que puede generar facturas electrónicas. Así harás un solo cambio en lugar de dos.
Cómo lo llevamos en Kiby
En Kiby ya trabajamos en modalidad Verifactu: cada factura genera su huella, lleva su código QR y se envía a Hacienda en el momento. Además, puedes guardar los datos de tus clientes una sola vez y descargar el XML en formato Facturae para la Administración, gratis desde el plan Essentials Pro.
Y próximamente conectaremos Kiby con la solución pública de la Agencia Tributaria y con las plataformas de intercambio, para que cuando la factura electrónica entre empresas sea obligatoria la envíes y recibas sus estados desde el mismo programa con el que ya facturas.
Si quieres ver cómo funciona antes de que te toque, tienes todos los detalles en los planes de Kiby.
Esta es la herramienta que hace posible nuestra historia.
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