Desde que Hacienda lanzó su aplicación gratuita para hacer facturas con Verifactu, muchos autónomos me preguntan lo mismo: «¿tengo que usarla obligatoriamente?», «¿me van a obligar a dejar mi programa?». Es una duda lógica, porque mucha información mezcla la app con la obligación. Vamos a separarlas.
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby. Vendemos un programa de facturación, pero esto es una cuestión legal, así que te cuento lo que dice la normativa y la Agencia Tributaria, sin vender nada. Todo consultado el 2 de octubre de 2026.
En resumen: no, no es obligatorio usar la aplicación de Hacienda. Lo obligatorio, a partir de octubre de 2028, es que, si facturas con un programa, cumpla el reglamento de Verifactu, ya sea enviando cada factura a Hacienda o guardando registros firmados. Para eso puedes usar la app gratuita de la Agencia Tributaria, un programa de facturación que lo cumpla o uno propio. La fecha es octubre de 2028 para sociedades y autónomos, según anunció Hacienda el 5 de octubre de 2026 (falta que se publique en el BOE). Si estás en el SII o tributas en las Haciendas Forales del País Vasco o en Navarra, Verifactu no te afecta.
En este artículo
Lo que sí es obligatorio: cumplir el reglamento
El reglamento de Verifactu obliga a que los programas de facturación garanticen que las facturas no se pueden manipular: cada una genera un registro con una huella enlazada a la anterior y un código QR. Se puede cumplir de dos formas: enviando cada factura a Hacienda (la modalidad Verifactu) o guardando los registros firmados en el programa. No te obliga a usar un programa concreto, sino a que el que uses cumpla esos requisitos.
Las tres formas de cumplir
- La aplicación gratuita de la Agencia Tributaria, disponible desde octubre de 2025, pensada para quien hace pocas facturas.
- Un programa de facturación que cumpla Verifactu, con su declaración responsable, que es el documento con el que el fabricante declara que cumple el reglamento.
- Un programa propio o hecho a medida, siempre que cumpla los mismos requisitos.
La propia Agencia Tributaria llama a su aplicación «de uso subsidiario»: es una alternativa gratuita, no la forma obligatoria de cumplir.
Cuándo es obligatorio
Verifactu se ha retrasado ya tres veces. Con el Real Decreto-ley 15/2025, las fechas pasaron a ser estas:
- 1 de enero de 2027: empresas que pagan el Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2027: autónomos y el resto de negocios.
El 5 de octubre de 2026, Hacienda anunció un nuevo aplazamiento a octubre de 2028, la misma fecha para sociedades y autónomos, para que coincida con la factura electrónica obligatoria entre empresas. Falta que se publique en el BOE. Hasta entonces, puedes usar Verifactu de forma voluntaria. Lo tienes con detalle en nuestra guía de Verifactu. La historia continúa. Déjanos tu correo y te avisaremos cada vez que publiquemos un nuevo capitulo de nuestra realidad empresarial. Sin filtros. Prometido: Cero humo y cero spam. Solo la verdad de una pyme española.
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A quién no afecta
- A quien está en el SII, el Suministro Inmediato de Información, que ya envía sus facturas a Hacienda por otra vía.
- A quien tributa en las Haciendas Forales del País Vasco, que tienen TicketBAI, y a Navarra, que tiene competencia propia y prepara su propio sistema, todavía sin fecha.
¿Y si facturo en Excel o en Word?
Es la duda más habitual. Según la Agencia Tributaria, si usas Excel o Word solo para escribir la factura, imprimirla o enviarla y guardarla, el reglamento no te afecta, igual que si facturas a mano. Pero si esa hoja de cálculo procesa los datos, por ejemplo con fórmulas o macros que te sacan el libro de IVA o resúmenes de otras facturas, o los exportas a otro programa, se considera un sistema de facturación y tiene que cumplir Verifactu. En la práctica es fácil cruzar esa línea, así que si dudas, pregúntale a tu asesoría.
Qué pasa si no cumples
Cuando sea obligatorio, tener un programa de facturación que no cumple se castiga con una multa de 50.000 € por cada ejercicio. Lo explicamos en multas de Verifactu.
¿App de Hacienda o programa?
Depende de lo que necesites:
- La app de Hacienda te basta si haces pocas facturas a clientes con nombre y no necesitas nada más. Te la explicamos en la aplicación gratuita de Verifactu, paso a paso.
- Un programa te compensa si haces tickets, presupuestos, cobras con tarjeta o quieres que te atiendan por teléfono. Lo comparamos en la app gratuita de Verifactu frente a Kiby.
En Kiby, Verifactu va incluido en todos los planes sin coste extra, con tu certificado digital, desde 15 € al mes y con prueba de 14 días sin tarjeta.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio usar la aplicación de Hacienda para Verifactu?
No. Puedes usar la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria, un programa de facturación que cumpla Verifactu o uno propio.
¿Cuándo es obligatorio Verifactu?
En octubre de 2028 para sociedades, autónomos y el resto de negocios, según ha anunciado Hacienda (pendiente del BOE). Hasta ese anuncio, eran el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto.
¿Tengo que dejar mi programa de facturación?
No, si tu programa cumple Verifactu. Pregunta a tu proveedor si está adaptado y tiene su declaración responsable.
¿Verifactu afecta al País Vasco?
No. Quien tributa en las Haciendas Forales del País Vasco tiene TicketBAI, y Navarra prepara su propio sistema, todavía sin fecha.
¿Qué multa hay si no cumplo Verifactu?
Cuando sea obligatorio, 50.000 € por cada ejercicio por tener un programa que no cumple.
Información de la Agencia Tributaria y del Real Decreto-ley 15/2025, consultada el 2 de octubre de 2026. Puede cambiar; lo revisaremos.
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