Te traen el pedido, firmas en el móvil del repartidor o en un papel con copia, y te quedas con un justificante que dice qué ha llegado y cuándo. Ese papel es el albarán. Semanas después, alguien tiene que convertir un montón de albaranes en una factura, y ahí empiezan las dudas: si vale como factura, si hay que guardarlo, si se pueden juntar varios en uno.
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby, software de gestión en la nube para autónomos, pymes y comercios. Lo cuento porque en Kiby el albarán y la factura conviven en el mismo programa, y lo primero que hay que tener claro es en qué se diferencian. Aquí tienes qué es un albarán, para qué sirve, qué datos lleva y qué dice el Reglamento de facturación, con un ejemplo con cifras.
En resumen: un albarán es el documento que acompaña a una entrega de mercancía o a un servicio y que firma quien lo recibe, para dejar constancia de lo entregado, la cantidad y la fecha. No es una factura ni la sustituye: por sí solo no sirve para deducir el IVA ni reclama el pago, y el Reglamento de facturación ni siquiera lo menciona. Puede ir con precios (valorado) o sin ellos. Y los albaranes de un mismo cliente dentro de un mes natural se pueden juntar en una sola factura, la llamada factura recapitulativa (artículo 13 del Real Decreto 1619/2012).
En este artículo
Qué es un albarán
Un albarán (también se le llama nota de entrega o, en mensajería, albarán de entrega) es el justificante de que una mercancía o un trabajo se ha entregado. Lo emite quien entrega, normalmente en dos copias: una para el cliente y otra firmada que se queda el proveedor.
Lleva lo entregado, la cantidad y la fecha, y suele ir firmado o sellado por quien recibe. Lo que no lleva, salvo que lo prepares así, es el desglose de impuestos que sí exige una factura.
Para qué sirve un albarán
- Probar la entrega. Con la firma de quien recibe, si mañana el cliente dice que no llegó nada o que llegó menos, tienes algo con fecha y firma.
- Comprobar el pedido. Quien recibe lo compara con lo que pidió y anota al momento si falta algo o viene roto.
- Preparar la factura. Los albaranes son la base de la factura: de ahí salen las cantidades y los precios.
- Controlar el almacén. Cada albarán de entrega es una salida de stock, y cada albarán de proveedor, una entrada.
- Facturar a fin de mes. Si entregas varias veces al mismo cliente, juntas los albaranes en una sola factura.
Si lo que te preocupa es el almacén, cómo se anotan las entradas y salidas y cómo se valora lo que tienes, lo cuento en control de stock: qué es, métodos y cómo llevarlo.
Tipos de albarán
No hay una clasificación oficial, porque la normativa de facturación no regula el albarán. En la práctica se distinguen estos:
- Albarán sin valorar. Solo cantidades y descripción, sin precios. Es el que se deja al cliente cuando el precio no tiene por qué verlo quien recibe (un regalo, una entrega a una obra o a un tercero).
- Albarán valorado. Con precio unitario, importe de cada línea, descuentos e IVA. Sirve para que el cliente sepa lo que va a pagar y para preparar la factura sin dudas.
- Albarán de entrega. El del proveedor que sirve la mercancía al cliente.
- Albarán de recogida o de devolución. Deja constancia de que el cliente devuelve género o de que el transportista lo recoge.
- Albarán de servicio. Para trabajos en lugar de mercancía: horas, desplazamiento y material de una reparación o una instalación.
Qué datos lleva un albarán
Como la ley no fija un contenido, cada empresa monta el suyo. Estos son los datos que conviene que lleve cualquier albarán, y sirven de base si quieres preparar tu propia plantilla:
- Número de albarán, correlativo y, si quieres, con serie (ALB-2026-0147).
- Fecha de entrega.
- Datos de quien entrega: nombre o razón social, NIF y dirección.
- Datos del cliente y, si es distinto, la dirección de entrega.
- Descripción de lo entregado, con referencia, unidad y cantidad.
- Precios e importes, si es valorado.
- Referencia del pedido del cliente, si la hay.
- Observaciones: daños, faltas, bultos.
- Firma y nombre de quien recibe, con la fecha.
Si el albarán es valorado y vas a facturar con él, mira también qué datos exige el artículo 6 del Reglamento de facturación (se abre en una pestaña nueva): la factura sí tiene contenido obligatorio (número, fecha, NIF, descripción, base, tipo de IVA y cuota, entre otros), y el albarán no.
Ejemplo de albarán
Un albarán valorado de un distribuidor de material de construcción a una empresa de reformas. Las empresas, los números y los precios son un ejemplo ficticio: sirven para ver cómo se monta, no como tarifa.
| Dato | Contenido |
|---|---|
| Albarán n.º | ALB-2026-0147 |
| Fecha de entrega | 14/10/2026 |
| Entrega | Suministros Mora, S.L. (NIF B00000000) |
| Cliente | Reformas Delgado, S.L. (NIF B00000001) |
| Dirección de entrega | Calle del Olmo, 12 (obra del cliente) |
| Su pedido | PED-0381 |
| Descripción | Ud. | Cantidad | Precio | Importe |
|---|---|---|---|---|
| Cemento cola gris, saco de 25 kg | saco | 20 | 6,40 € | 128,00 € |
| Junta cementosa, saco de 5 kg | saco | 5 | 8,80 € | 44,00 € |
| Baldosa porcelánica 30 × 60 cm, caja de 1,44 m² | caja | 12 | 31,50 € | 378,00 € |
| Base imponible | 550,00 € | |||
| IVA (21 %) | 115,50 € | |||
| Total | 665,50 € | |||
Debajo van el nombre y la firma de quien recibe («Recibí conforme: Marta Ruiz, 14/10/2026») y las observaciones («Una caja con una baldosa rota, se repone en la próxima entrega»). Si quitas las columnas de precio y los totales, tienes el mismo albarán sin valorar.
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Diferencia entre albarán y factura
Es la duda más repetida, y la respuesta corta es esta: el albarán dice qué se ha entregado; la factura dice qué se debe y a quién se le cobra el IVA. Lo ves en esta tabla:
| Aspecto | Albarán | Factura |
|---|---|---|
| Qué prueba | Que se ha entregado algo, cuándo y a quién | Que hay una operación con su precio, su IVA y su cobro |
| Quién la regula | La normativa de facturación no lo regula: es un uso comercial (la palabra no aparece en el Reglamento de facturación) | Reglamento de facturación, Real Decreto 1619/2012 |
| Contenido obligatorio | Ninguno fijado por ley | El del artículo 6: número, fecha, NIF, descripción, base, tipo y cuota, entre otros |
| Lleva firma del cliente | Sí, normalmente | No hace falta |
| Sirve para deducir el IVA | No por sí solo | Sí, si cumple los requisitos |
| Reclama el pago | No por sí solo | Sí |
| Se envía a Hacienda con Verifactu | No | Sí, la factura |
Hay una cuarta pieza que se confunde con las otras dos, el presupuesto: va antes de todo, es una oferta de precio y no prueba ninguna entrega. Y la nota de entrega es otro nombre del albarán: la normativa de facturación no define ninguno de los dos, así que en la práctica se usan como sinónimos.
Factura recapitulativa: varios albaranes en una factura
Si entregas varias veces al mismo cliente, no hace falta una factura por cada albarán. El artículo 13 del Reglamento de facturación (se abre en una pestaña nueva), consultado el 26/10/2026, permite incluir en una sola factura operaciones de fechas distintas para un mismo destinatario, siempre que se hayan hecho dentro de un mismo mes natural. Esa factura se llama recapitulativa y tiene dos plazos:
- Como regla general, se expide como máximo el último día del mes natural en que se hicieron las operaciones.
- Si el cliente es un empresario o profesional que actúa como tal, se puede expedir hasta antes del día 16 del mes siguiente.
Ejemplo con tres albaranes de octubre a la misma empresa (cifras ficticias):
| Albarán | Fecha de entrega | Importe sin IVA |
|---|---|---|
| ALB-2026-0147 | 14/10/2026 | 550,00 € |
| ALB-2026-0152 | 20/10/2026 | 212,40 € |
| ALB-2026-0158 | 23/10/2026 | 87,60 € |
| Base imponible | 850,00 € | |
| IVA (21 %) | 178,50 € | |
| Total de la factura | 1.028,50 € | |
Como el cliente es una empresa, esa factura se podría expedir hasta antes del 16 de noviembre de 2026. Y ojo con lo que no cabe: si un albarán es de noviembre, no entra en la factura de octubre, porque el artículo habla de un mismo mes natural. En la factura conviene citar los números de albarán, para que el cliente la cuadre con lo que firmó.
¿Es el albarán un documento fiscal?
Con matices. Yo no he encontrado la palabra «albarán» en el Reglamento de facturación ni en la Ley del IVA (lo comprobé el 26/10/2026 en el texto consolidado del BOE), así que no hay un albarán «oficial» ni una obligación de emitirlo que salga de ahí. La obligación es la de emitir factura. El albarán es un documento comercial que en la práctica sostiene la factura: si Hacienda o un cliente te preguntan qué entregaste, ahí está la prueba.
Sobre cuánto guardarlo, el artículo 30 del Código de Comercio (se abre en una pestaña nueva) obliga a los empresarios a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes de su negocio, bien ordenados, durante seis años desde el último asiento, salvo lo que digan disposiciones especiales. Que tu albarán entre en «justificantes» o no es algo que te confirma tu asesoría; lo prudente es guardarlo igual que la factura.
Errores típicos con los albaranes
- Entregar sin firma. Un albarán sin firma de quien recibe prueba muy poco.
- Anotar los daños después. Si falta algo o llega roto, se escribe en el albarán en el momento de la entrega.
- Cambiar el precio entre albarán y factura. Si el albarán es valorado, el cliente espera ese precio en la factura.
- Perder albaranes. Un hueco en la numeración de albaranes y no saber por qué es un problema a fin de mes.
- Facturar dos veces el mismo albarán. Es más fácil de lo que parece cuando se factura a mano.
- Tratarlo como factura. Un albarán por sí solo no sirve para deducir el IVA ni como justificante del gasto ante Hacienda.
Albaranes con Kiby
En Kiby el albarán es el paso anterior a la factura, y se convierte en ella sin volver a teclear. Esto es lo que hace hoy, función por función.
Del albarán a la factura con un clic
En todos los planes, el albarán se convierte en factura con un clic, con los datos ya puestos, y la factura sale con Verifactu. Así no tienes que picar los albaranes a mano a final de mes. Es lo que describimos en la página de Kiby para distribuidores.
Factura recapitulativa masiva
En «Más opciones» hay una función que factura de forma masiva los albaranes de un rango de fechas. Recuerda el límite del artículo 13: elige un rango que caiga dentro de un mismo mes natural.
El albarán descuenta stock
El albarán descuenta stock, igual que la factura, el parte del SAT y el TPV, así que el almacén se actualiza al entregar.
Albarán desde el parte del SAT
Si entregas con técnicos, el encargo se recoge antes en una orden de trabajo. Con la gema SAT, cuando el trabajo está hecho, «Convertir en venta» pasa el parte a albarán o a factura con la mano de obra y el material ya puestos, y el parte no se puede facturar dos veces. Los contratos de mantenimiento con cuota fija generan cada mes el albarán de esa cuota. La gema SAT cuesta 20 € al mes y se contrata desde Essentials Pro.
El parte, con sus datos y su firma, lo cuento en parte de trabajo: qué datos lleva y modelo.
La gema entera está en la página de SAT.
Portal de clientes
Con el portal de clientes (desde Essentials Pro), tu cliente puede descargar sus albaranes y sus facturas.
Lo que Kiby no cambia
La regla sigue igual: la que cuenta ante Hacienda es la factura, y es esa la que se envía a la AEAT con Verifactu, no el albarán. Para tickets de venta en tienda, que se emiten como factura simplificada, tienes factura simplificada: qué es, importe máximo y ejemplo.
Los planes empiezan en 15 € al mes, sin IVA y sin permanencia; los tienes todos en precios. Kiby se prueba 14 días sin tarjeta.
Preguntas frecuentes sobre el albarán
¿Qué es un albarán?
Es el documento que se entrega junto con una mercancía o al terminar un servicio, y que firma quien lo recibe, para dejar constancia de qué se ha entregado, en qué cantidad y en qué fecha. Se le llama también nota de entrega.
¿Un albarán tiene validez legal?
No está regulado por el Reglamento de facturación, así que no tiene un valor fijado por esa norma. Con la firma de quien recibe sirve como prueba de que la entrega se hizo, pero no es una factura: por sí solo no vale para deducir el IVA ni como justificante del gasto ante Hacienda.
¿Cuál es la diferencia entre albarán y factura?
El albarán documenta la entrega (qué, cuánto y cuándo) y lo firma quien recibe; la factura documenta la operación con su precio, su IVA y su cobro, y tiene un contenido obligatorio que fija el artículo 6 del Reglamento de facturación. Solo la factura se declara con Verifactu y sirve para deducir el IVA.
¿Albarán y nota de entrega son lo mismo?
En la práctica sí. La normativa de facturación no define ninguno de los dos términos, así que lo habitual es usarlos como sinónimos; si en tu sector se distinguen, es una costumbre de cada empresa.
¿Se pueden juntar varios albaranes en una sola factura?
Sí, con una factura recapitulativa. El artículo 13 del Reglamento de facturación permite incluir operaciones de fechas distintas para un mismo destinatario siempre que sean de un mismo mes natural, y fija su plazo de expedición: el último día de ese mes o, si el cliente es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente.
¿Es obligatorio hacer un albarán?
En el Reglamento de facturación no aparece ninguna obligación de emitir albarán; lo que obliga es la factura. Es una costumbre comercial y es habitual que se pida, sobre todo cuando entregas más de una vez al mes.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los albaranes?
El Código de Comercio (artículo 30) obliga a los empresarios a conservar la documentación y los justificantes de su negocio durante seis años desde el último asiento en los libros, salvo lo que digan disposiciones especiales. Si tu albarán cuenta como justificante en tu caso, te lo confirma tu asesoría; lo prudente es guardarlo igual que la factura.
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