Te llama un cliente: «Se me ha parado el aire acondicionado de la oficina, ¿podéis venir mañana?». Dices que sí y lo apuntas en un papel. Mañana el técnico llega y nadie sabe qué equipo es, quién abre la puerta, hasta cuánto se puede gastar en piezas ni quién lo ha pedido. Lo que faltaba era una orden de trabajo.
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby, y lo cuento porque Kiby lleva una gema para empresas de servicio técnico y es justo ahí donde más se mezclan la orden de trabajo y el parte de trabajo. Aquí tienes qué es una orden de trabajo, en qué se diferencia del parte y del presupuesto, qué datos lleva, un ejemplo de servicio técnico y otro con cifras, de taller mecánico (todos los datos son inventados), y lo que dice la ley en el caso de los talleres de vehículos.
En resumen: una orden de trabajo es el documento que encarga un trabajo concreto: qué hay que hacer, para quién, dónde, cuándo, quién lo hace y hasta cuánto se puede gastar. Se emite antes de empezar. El parte de trabajo, en cambio, se rellena después y cuenta lo que se hizo de verdad. El presupuesto es el precio que el cliente acepta antes de todo eso. No hay una norma general que fije cómo es una orden de trabajo, pero en los talleres de vehículos el usuario tiene derecho a presupuesto escrito (puede renunciar a él de forma fehaciente) y, si el coche queda depositado, a un resguardo, y en las reparaciones a domicilio hay normas autonómicas.
En este artículo
Qué es una orden de trabajo
Es la instrucción por escrito de hacer un trabajo concreto. La emite quien manda (el responsable, la oficina, el encargado) y la recibe quien lo hace (el técnico, el oficial, el taller). Se usa en mantenimiento, reparaciones, instalaciones, limpieza o talleres. El glosario de Cegid (se abre en una pestaña nueva) la define como un documento formal que autoriza una tarea específica, y la guía de Praxedo (se abre en una pestaña nueva) la presenta como el documento que autoriza y detalla las tareas de mantenimiento, reparación o instalación (consultadas el 26/10/2026).
Para qué sirve, dicho en cristiano:
- Para que el técnico llegue sabiendo a qué va. Equipo, dirección, persona de contacto y el problema, sin llamar a la oficina desde la puerta.
- Para repartir el trabajo. Con las órdenes delante ves quién hace qué cada día y detectas si dos técnicos van a pisarse.
- Para poner un límite. Si la orden dice «hasta 150 € de material; por encima, se avisa al cliente», nadie se encuentra una sorpresa al facturar.
- Para dejar constancia del encargo. Si el cliente la acepta, queda escrito qué pidió y cuándo.
Una orden de trabajo no es una factura ni sustituye a una. Para cobrar, la factura tiene que cumplir sus propios requisitos (los repasamos en cómo hacer una factura paso a paso).
Orden de trabajo, parte de trabajo y presupuesto: en qué se diferencian
Se confunden porque hablan del mismo trabajo en momentos distintos. La regla fácil: la orden dice lo que hay que hacer y el parte dice lo que se ha hecho. Antes de las dos suele estar el presupuesto.
| Documento | Cuándo | Quién lo hace | Qué cuenta |
|---|---|---|---|
| Presupuesto | Antes de aceptar el trabajo | La empresa que lo ofrece | Qué se va a hacer y cuánto costará. El cliente lo acepta. |
| Orden de trabajo | Antes de empezar, cuando ya hay encargo | La oficina o el responsable | Qué hay que hacer, dónde, cuándo, quién y con qué límite de coste. |
| Parte de trabajo | Al terminar (o durante la visita) | El técnico | Lo realmente hecho: horas, material usado, incidencias y conformidad del cliente. |
| Factura | Después del trabajo | La empresa que lo ha hecho | Lo que se cobra, con IVA y los datos que exige el Reglamento de facturación. |
Cegid plantea la misma separación: la orden se crea antes y autoriza la tarea, y el parte se rellena una vez acabada para registrar lo que realmente pasó (consultado el 26/10/2026). Si quieres ver el segundo documento con un ejemplo, lo tienes en parte de trabajo: qué es, qué datos lleva y modelo. Aquí nos quedamos con la orden.
En una empresa pequeña, la orden y el presupuesto a veces son el mismo papel: el cliente firma «adelante» sobre el presupuesto y eso es el encargo. Funciona. Pero la hoja que lee el técnico no tiene por qué llevar el precio que acordaste con el cliente.
Qué datos lleva una orden de trabajo
Cuantos más campos, más órdenes mal rellenadas. Estos son los que no deberían faltar:
| Dato | Qué se anota | Para qué |
|---|---|---|
| Número y fecha de emisión | Un número correlativo y el día en que se emite. | Localizar la orden y enlazarla después con el parte y la factura. |
| Cliente y contacto | Nombre, teléfono y persona que atiende en el sitio. | Que el técnico sepa a quién preguntar al llegar. |
| Lugar | Dirección exacta, planta y cómo se accede. | No perder tiempo buscando ni llamando. |
| Equipo o elemento | Qué máquina o instalación es: marca, modelo y número de serie si lo hay. | Llevar la pieza correcta y guardar el historial del equipo. |
| Descripción del trabajo | El problema o la tarea, en frases claras. | Que se haga lo que se pidió y no otra cosa. |
| Tipo | Correctiva (arreglar una avería), preventiva (revisión programada) o instalación. | Ordenar el trabajo y saber qué tarifa o contrato aplica. |
| Responsable | El técnico o la cuadrilla que lo hace. | Repartir carga y saber a quién preguntar. |
| Fecha y franja previstas | Día, hora de llegada y duración estimada. | Planificar la ruta y avisar al cliente. |
| Límite de coste | Hasta cuánto se puede gastar en material o mano de obra sin consultar. | Evitar sorpresas en la factura. |
| Condiciones y observaciones | Horario de acceso, permisos, riesgos y material que ya va en la furgoneta. | Evitar viajes en balde. |
| Conformidad del cliente | Firma o aceptación del encargo, si hace falta dejarlo escrito. | Tener prueba de que lo pidió. |
Ejemplo de orden de trabajo
Una avería de aire acondicionado en una oficina. Los datos son un ejemplo ficticio, inventados para que veas el nivel de detalle que basta:
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Fecha de emisión | 27/10/2026 |
| Cliente | Gestoría Ejemplo, S.L. Contacto en el sitio: recepción, planta 2.ª |
| Lugar | Calle Ejemplo 8, 2.º. Se accede por el portal con el telefonillo de recepción. |
| Equipo | Aire acondicionado split de la sala de reuniones |
| Tipo | Correctiva |
| Trabajo pedido | El equipo enciende pero no enfría. Diagnosticar y reparar. |
| Responsable | Técnico 2 |
| Fecha y franja | 28/10/2026, de 9:00 a 11:00 (duración estimada: 2 horas) |
| Límite de coste | Hasta 150,00 € de material sin consultar. Si hace falta más, se avisa al cliente antes. |
| Observaciones | Llevar manómetros y gas de recarga. El cliente pide terminar antes de las 11:30 por una reunión. |
| Conformidad | Encargo aceptado por el cliente por correo el 27/10/2026 |
Cuando el técnico termine, el parte de trabajo registrará lo que pasó de verdad: las horas, el gas que se ha puesto, si hizo falta volver. Con la orden y el parte juntos, la factura sale con los datos ya puestos.
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Orden de trabajo de un taller mecánico
En un taller de coches la orden de trabajo (o «orden de reparación», como la llaman muchos talleres) tiene algo que no tienen las demás: la ley fija qué papeles hay que dar al cliente. Lo regula el Real Decreto 1457/1986 (se abre en una pestaña nueva), sobre los talleres de reparación de vehículos, en su texto actualizado tras el Real Decreto 455/2010 (consultado el 26/10/2026). Ojo: la norma no usa la expresión «orden de trabajo». Habla de presupuesto y de resguardo de depósito, y en la práctica la orden del taller suele hacer de uno o del otro.
Lo que dice el artículo 14, resumido:
- Presupuesto escrito. Todo usuario tiene derecho a él, con una validez mínima de doce días hábiles.
- Qué lleva el presupuesto: NIF y domicilio del taller, nombre y domicilio del cliente, marca, modelo, matrícula y kilómetros del vehículo, las reparaciones y los elementos a sustituir con el precio total desglosado, fecha y firma del taller, fecha prevista de entrega, tiempo de validez y un espacio para la fecha y la firma de aceptación del cliente.
- Sin aceptación, no se trabaja. Solo se puede reparar cuando el cliente (o quien actúe en su nombre) firma el presupuesto o renuncia a él «de forma fehaciente», es decir, de manera que quede constancia.
- Averías ocultas. Si aparecen durante la reparación, hay que avisar al cliente en un máximo de 48 horas, con su importe, y solo se arreglan con su conformidad expresa.
- Resguardo de depósito. Si el coche se queda en el taller, el taller entrega un resguardo. Si hay presupuesto firmado por ambas partes, ese presupuesto hace de resguardo.
Después, el artículo 15 obliga a entregar factura escrita, firmada y sellada, desglosada con las operaciones, las piezas y las horas de trabajo. Y el artículo 16 fija una garantía mínima de tres meses o 2.000 kilómetros en las reparaciones (quince días para vehículos industriales).
Un ejemplo de lo que puede llevar la orden de un taller, con datos ficticios (los precios son inventados y no valen como tarifa):
| Campo | Contenido |
|---|---|
| Taller | Taller Ejemplo, S.L. (con su NIF y su domicilio) |
| Cliente | Nombre, domicilio y teléfono del cliente |
| Vehículo | Marca y modelo de ejemplo, matrícula 0000 XXX, 142.380 km |
| Trabajo pedido | Ruido al frenar. Revisar los frenos delanteros. |
| Reparación presupuestada | Cambio de pastillas y discos delanteros |
| Piezas | 138,00 € |
| Mano de obra | 1,5 horas a 42,00 € = 63,00 € |
| Base imponible | 201,00 € |
| IVA (21 %) | 42,21 € |
| Total | 243,21 € |
| Entrega prevista | 28/10/2026, a partir de las 17:00 si se acepta el 27/10/2026 |
| Validez del presupuesto | 12 días hábiles |
| Averías ocultas | Se avisará al cliente en un máximo de 48 horas, con su importe. |
| Aceptación | Fecha y firma del cliente: ______ |
Es un ejemplo para entender la estructura y no sustituye a lo que exija tu comunidad autónoma. Si tienes un taller, lee el real decreto completo y consulta con tu oficina de consumo.
Orden de trabajo en reparaciones a domicilio (Madrid): presupuesto o renuncia por escrito
Si arreglas lavadoras, calderas, persianas o instalaciones eléctricas en casas de particulares, la orden de trabajo tiene otro papel. En la Comunidad de Madrid (se abre en una pestaña nueva), por ejemplo, el cliente tiene derecho a un presupuesto previo por escrito. Si no lo quiere, se firma una orden de trabajo en la que el cliente escribe de su puño y letra «Renuncio al presupuesto previo y autorizo la reparación», con los datos del prestador, la descripción del trabajo, el precio total, las fechas aproximadas y la garantía (consultado el 26/10/2026).
Eso es el caso de Madrid. No he encontrado una norma estatal que regule la orden de trabajo en estos servicios: lo regula cada comunidad, así que mira la tuya antes de dar un modelo por bueno.
Errores típicos con las órdenes de trabajo
- Órdenes de palabra. «Pásate mañana por casa de Luis» no es una orden. Si algo sale mal, nadie sabe qué se pidió.
- Sin equipo identificado. «El aire de la oficina» no basta cuando hay cuatro. Anota marca, modelo y ubicación.
- Sin límite de coste. El técnico cambia una pieza cara y el cliente se entera en la factura.
- Mezclar la orden con el parte. Si la misma hoja sirve para pedir y para contar lo hecho, acaba sin ninguna de las dos cosas bien.
- Cambiar el encargo sin dejar rastro. Si el cliente amplía el trabajo por teléfono, apunta el cambio y quién lo pidió.
- Demasiados campos. Una orden de veinte casillas se rellena mal. Mejor diez que se rellenen bien.
La orden de trabajo con Kiby
Kiby es un software de gestión en la nube y no un programa solo para órdenes de trabajo. Si necesitas únicamente un modelo, el de este artículo te sirve para empezar en papel o en una hoja de cálculo, sin pagar nada.
Si tienes un servicio técnico, de mantenimiento o de instalaciones, Kiby tiene la gema SAT. Una aclaración honesta: en Kiby no hay un documento aparte que se llame «orden de trabajo». La orden es un parte que creas en la oficina con el cliente, el equipo, el tipo (correctivo, preventivo o instalación), el técnico, el día y la hora previstos y la duración estimada. Ese mismo registro lo cierra después el técnico con lo que ha hecho, así que la orden y el parte son lo mismo en dos momentos.
El parte, con sus datos y su firma, lo cuento en el artículo del parte de trabajo.
Orden para el cliente antes del trabajo
Antes de ir, puedes enviar la orden al cliente por correo o imprimirla para que sepa qué se va a hacer y cuándo.
Aviso al técnico
Al asignar técnico, Kiby le avisa y la orden pasa a «Asignado».
Planificador
Reparte las órdenes en un calendario por día o semana; si dos trabajos coinciden, te lo marca.
Estados
Cada orden tiene un estado que ves de un vistazo, de pendiente a facturado.
Técnico en el móvil
El técnico recibe la orden en la app y la cierra desde el móvil; cómo se rellena el parte lo tienes en el artículo del parte de trabajo.
Firma del cliente
El cliente firma con un código que le llega al móvil o al correo. El detalle, en el artículo del parte.
De parte a factura
Desde la orden cerrada se genera el albarán o la factura, y la factura sale con Verifactu.
Si quieres ver qué es un albarán y cómo se junta con otros en una factura, lo cuento en qué es un albarán.
La gema SAT cuesta 20 € al mes, sin IVA, y se contrata desde Essentials Pro (29 € al mes, sin IVA); no se puede activar en Essentials Freelance. Kiby se prueba 14 días sin tarjeta. Los precios completos, en precios.
Preguntas frecuentes sobre la orden de trabajo
¿Qué es una orden de trabajo?
Es el documento que encarga un trabajo concreto y lo detalla: qué hay que hacer, para quién, dónde, cuándo y quién lo hace, y normalmente hasta cuánto se puede gastar. Se emite antes de empezar y la recibe quien va a ejecutarlo.
¿Quién emite una orden de trabajo y quién la firma?
La emite quien encarga el trabajo dentro de la empresa (el responsable, la oficina o el encargado) y la recibe el técnico o el taller que lo ejecuta. La firma del cliente solo hace falta si se quiere dejar constancia de que pidió el trabajo, y en algunos casos, como la renuncia al presupuesto previo en reparaciones a domicilio en Madrid, tiene que ser un escrito firmado por él.
¿Cuál es la diferencia entre orden de trabajo y parte de trabajo?
La orden de trabajo se hace antes y dice lo que hay que hacer; el parte de trabajo se rellena al terminar y recoge lo que realmente se hizo, con las horas, el material usado y las incidencias. La orden planifica y el parte registra.
¿Es obligatoria la orden de trabajo?
No he encontrado ninguna norma estatal que obligue a emitir un documento con ese nombre. Lo que sí existe, según el caso, son otros papeles: en los talleres de reparación de vehículos, el usuario tiene derecho a presupuesto escrito (puede renunciar a él de forma fehaciente) y, si el coche queda depositado, a un resguardo (Real Decreto 1457/1986), y en las reparaciones a domicilio, lo que fije la normativa de consumo de cada comunidad autónoma (el caso de Madrid está en este artículo).
¿Qué debe llevar la orden de trabajo de un taller mecánico?
Según el artículo 14 del Real Decreto 1457/1986, el presupuesto del taller lleva el NIF y el domicilio del taller, los datos del cliente, la marca, el modelo, la matrícula y los kilómetros del vehículo, las reparaciones con el precio total desglosado, las fechas de entrega y de validez, y la firma del taller y del cliente. Si el coche se queda depositado, el resguardo lleva datos parecidos y la fecha prevista de entrega.
¿La orden de trabajo es una factura?
No. La orden encarga el trabajo y no cobra nada por sí sola. La factura es un documento distinto, que se emite cuando el trabajo está hecho y que tiene que cumplir los requisitos del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012).
¿Se puede hacer una orden de trabajo en Word o Excel?
Sí. No hay un formato oficial para la orden de trabajo en general, así que puedes montarla en una hoja de cálculo o en un documento con los campos de la tabla de datos de este artículo. Cuando las órdenes son muchas o se te acumulan los papeles, tiene sentido pasarla a un programa. En un taller de vehículos, además, hay que respetar lo que pide el real decreto.
Esta es la herramienta que hace posible nuestra historia.
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