Si lo que te preocupa es cómo hacer bien tus facturas, empieza por nuestra guía de cómo facturar como autónomo. Aquí vamos a lo que viene después: qué tienes que apuntar, en qué libros y qué presentas a Hacienda.
Te das de alta, empiezas a facturar y, a las pocas semanas, alguien te suelta: «¿Y la contabilidad quién te la lleva?». Y te quedas pensando si tienes que hacer asientos, balances y cuentas de pérdidas y ganancias como una empresa del IBEX. La buena noticia: casi seguro que no. La mala: algo sí tienes que llevar, y llevarlo bien.
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby. Hablamos cada día con autónomos y con asesorías, y la mayoría de los sustos que vemos no vienen de impuestos raros, sino de no saber qué hay que apuntar y cuándo. Así que, si has llegado aquí buscando «contabilidad autónomos», vamos al grano.
En resumen: la contabilidad de un autónomo depende de su régimen. Si estás en estimación directa simplificada (lo más habitual), no llevas contabilidad completa: llevas libros registro de ingresos, gastos y bienes de inversión, más los libros del IVA. Con ellos presentas cada trimestre el 303 (IVA) y el 130 (pago a cuenta del IRPF), y al año el 390 y la Renta. En módulos la cosa es aún más sencilla: conservar facturas y poco más.
En este artículo
Contabilidad autónomos: lo que de verdad te pide la ley
Cuando se habla de contabilidad autónomos se mezclan dos cosas: la contabilidad mercantil (la del Código de Comercio, con libro diario, inventarios y cuentas anuales) y los libros registro fiscales, que son unas listas ordenadas de lo que facturas, de lo que gastas y de lo que compras para durar años.
La inmensa mayoría de autónomos solo tiene que llevar lo segundo. La contabilidad completa conforme al Código de Comercio solo se exige a quien hace una actividad empresarial y está en estimación directa normal, según el artículo 68 del Reglamento del IRPF. Si te pica la curiosidad de cómo es esa contabilidad «de verdad», la explicamos en el artículo sobre el libro diario.
Para saber qué te toca, necesitas responder a dos preguntas:
- ¿En qué régimen estás? Estimación directa simplificada, estimación directa normal o estimación objetiva (módulos). Lo elegiste, o te tocó por defecto, al darte de alta en Hacienda.
- ¿Tu actividad es empresarial o profesional? Un fontanero, una tienda o un bar son actividades empresariales. Un abogado, una psicóloga o un arquitecto son profesionales. Está en tu epígrafe del IAE.
Los regímenes: estimación directa simplificada, normal y módulos
Estimación directa simplificada
Es la casilla en la que cae casi todo el mundo. Se aplica si tu cifra de negocios del año anterior no pasó de 600.000 euros (artículo 28 del Reglamento del IRPF), no estás en módulos y no has renunciado a ella. Tributas por lo que de verdad ganas: ingresos menos gastos deducibles. Cómo se calcula ese beneficio lo tienes paso a paso en el artículo sobre el rendimiento neto del autónomo.
Estimación directa normal
Es obligatoria si superas los 600.000 euros, y voluntaria si renuncias a la simplificada. Si tu actividad es empresarial y mercantil, aquí sí tienes que llevar contabilidad ajustada al Código de Comercio. Si eres profesional, sigues con libros registro, aunque estés en la normal.
Estimación objetiva o módulos
En módulos no pagas por lo que ganas, sino por unos signos que fija Hacienda para tu actividad: metros del local, personas empleadas, potencia eléctrica, mesas… Solo está disponible para ciertas actividades y con límites de facturación, y suele ir de la mano del régimen simplificado del IVA. A cambio, la contabilidad es mínima.
Qué libros tiene que llevar un autónomo según su régimen
Esta es la pregunta del millón: qué libros tiene que llevar un autónomo. Aquí la tienes resuelta con el artículo 68 del Reglamento del IRPF y los artículos 40 y 62 del Reglamento del IVA:
| Tu situación | Libros para el IRPF | Libros para el IVA |
|---|---|---|
| Actividad empresarial en estimación directa simplificada | Ventas e ingresos, compras y gastos, bienes de inversión | Facturas expedidas, facturas recibidas, bienes de inversión y, si los haces, operaciones intracomunitarias |
| Actividad profesional en estimación directa (cualquier modalidad) | Ingresos, gastos, bienes de inversión, provisiones de fondos y suplidos | Los mismos que arriba |
| Actividad empresarial mercantil en estimación directa normal | Contabilidad según el Código de Comercio | Los mismos que arriba |
| Módulos con IVA en régimen simplificado | Conservar facturas emitidas y recibidas, numeradas por fechas y agrupadas por trimestres. Bienes de inversión si amortizas; ventas o ingresos si tu módulo depende del volumen de operaciones | Libro registro de facturas recibidas |
| Comercio minorista en recargo de equivalencia | Los del régimen de IRPF que tengas | No llevas libros de IVA por esa actividad |
Dos cosas que te quitan trabajo. La primera: según la Agencia Tributaria, los libros del IRPF pueden ser compatibles con los del IVA añadiendo los datos que falten, así que en la práctica llevas un libro de ingresos y otro de gastos que sirven para los dos impuestos. La segunda: Hacienda publica un formato electrónico común de libros registro en Excel, y sus programas de ayuda del 303 y del 130 permiten importarlo.
Los libros de contabilidad de un autónomo no tienen por qué ser de papel ni ir encuadernados: valen hojas de cálculo o un programa, siempre que estén ordenados por fechas, sin huecos y en euros. Si quieres el detalle de qué datos lleva cada apunte del libro de gastos, lo tienes en el artículo sobre el libro de compras y gastos.
Y aparte de los libros, la regla que no falla: guarda todas las facturas y justificantes durante el plazo de prescripción. Sin la factura, el apunte del libro no vale nada.
Los impuestos de cada trimestre
Los libros no son un fin en sí mismos: son lo que usas, o lo que usa tu gestor, para rellenar los modelos. Estos son los habituales:
- Modelo 303 (IVA). IVA que has cobrado en tus facturas menos el IVA que has pagado en tus gastos. Se presenta aunque no hayas tenido movimiento en el trimestre.
- Modelo 130 (pago fraccionado del IRPF), si estás en estimación directa. Ingresas el 20 % del rendimiento neto acumulado desde enero, menos lo que ya pagaste en los trimestres anteriores y, si eres profesional, menos las retenciones que te han hecho. Si te sale cero, se presenta igual, como declaración negativa.
- Modelo 131, el equivalente al 130 para quien está en módulos.
- Modelo 111, si pagas nóminas o facturas de profesionales con retención: ingresas esas retenciones.
- Modelo 115, si alquilas un local para tu actividad: ingresas la retención del alquiler.
Una excepción que mucha gente no conoce: si eres profesional y el año anterior al menos el 70 % de tus ingresos llevó retención, no tienes que presentar el 130 (artículo 109 del Reglamento del IRPF). Es el caso típico de quien factura casi todo a empresas.
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El calendario fiscal del autónomo
Con los plazos del Reglamento y del calendario del contribuyente de la Agencia Tributaria, el año queda así:
| Cuándo | Qué presentas |
|---|---|
| Del 1 al 20 de abril, julio y octubre | Primer, segundo y tercer trimestre: 303, 130 o 131, 111 y 115 |
| Hasta el 20 de enero | Cuarto trimestre del 111 y del 115 |
| Hasta el 30 de enero | Cuarto trimestre del 303 y del 130 o 131, y el resumen anual del IVA (390) |
| Finales de enero | Resúmenes anuales de retenciones: 190 (trabajadores y profesionales) y 180 (alquileres). En 2026 el plazo acabó el 2 de febrero |
| De abril a junio | Declaración de la Renta (modelo 100). La de 2025 se presentó del 8 de abril al 30 de junio de 2026 |
Si tu volumen de operaciones pasó de 6.010.121,04 euros o estás apuntado al registro de devolución mensual, el IVA no es trimestral sino mensual. Lo contamos en el artículo sobre la devolución mensual del IVA.
Un trimestre de ejemplo, con números
Imagina que eres electricista, estás en estimación directa simplificada y empiezas el año. En el primer trimestre:
- Facturas 15.000 € más IVA (3.150 € de IVA repercutido).
- Tienes 6.000 € de gastos deducibles. De ellos, 5.000 € llevan IVA al 21 % (1.050 € de IVA soportado) y el resto es tu cuota de autónomos, que no lleva IVA.
Tu 303 sale a ingresar 3.150 − 1.050 = 2.100 €. Tu 130: rendimiento neto de 15.000 − 6.000 = 9.000 €, y el 20 % son 1.800 €. En total, el 20 de abril salen de tu cuenta 3.900 €.
Si durante el trimestre te has gastado todo lo que entró, abril se hace muy largo. Por eso la regla de oro de la contabilidad de un autónomo no es fiscal, es de caja: el IVA que cobras no es tuyo, y una parte de tu beneficio tampoco. Apártalo en cuanto cobres.
Los errores que más vemos
- Mezclar la cuenta personal con la del negocio. No es obligatorio tener una cuenta solo para la actividad, pero si lo mezclas todo, cada trimestre es una excavación arqueológica.
- Dejar los tickets en la cartera. Para deducir el IVA de un gasto necesitas una factura con tus datos, NIF incluido. Un ticket sin ellos se queda en gasto que no puedes justificar bien.
- Anotar los gastos al final del trimestre. Se pierden facturas, se duplican otras y, al cerrar, nadie se acuerda de qué era aquel cargo de 47,30 €.
- No presentar el 130 o el 303 «porque sale cero». Hay que presentarlos igual. No hacerlo trae requerimientos y sanciones.
- Deducir gastos personales «por si cuela». El gasto tiene que estar vinculado a tu actividad y justificado. Si no lo está, lo pagas luego con recargos.
- Confundir facturar con cobrar. El IVA se declara, por regla general, en el trimestre en que haces el trabajo o la venta, aunque el cliente te pague dentro de tres meses (salvo que estés en el criterio de caja).
¿Merece la pena tener gestor?
Depende de tu caso. Si eres profesional, facturas a pocas empresas, tienes pocos gastos y te gustan los números, puedes llevar tú la contabilidad y presentar los modelos con los programas de ayuda de la Agencia Tributaria. Mucha gente lo hace.
El gestor empieza a compensar cuando tienes empleados (nóminas, 111, seguros sociales), operaciones con otros países, bienes que amortizar, varias actividades o, simplemente, cuando las horas que te cuesta hacerlo tú valen más que su cuota. Y un buen asesor no solo presenta modelos: te avisa de lo que se te escapa.
Eso sí, tener gestor no significa no hacer nada. La asesoría trabaja con lo que tú le das. Si le llega una caja de zapatos con tickets el día 15 de abril, ni el mejor gestor del mundo hace milagros. Si eres asesoría y quieres que tus clientes te lo den ordenado, mira cómo lo planteamos en la página para despachos y asesorías.
Cómo te ayuda un programa en la contabilidad del autónomo
Lo más pesado de la contabilidad de un autónomo no es entender los modelos, es picar datos: pasar cada factura de gasto a una hoja, cuadrar el banco y buscar el PDF que te pide el gestor. Un buen programa te quita justo eso:
- Las facturas que emites ya quedan registradas con su base, su IVA y su retención. Tu libro de ingresos se hace solo mientras facturas. Si aún no tienes programa, mira nuestro programa de facturación para autónomos.
- Los gastos se escanean, no se teclean. Haces una foto al ticket o reenvías el email con la factura y el programa lee el proveedor y los importes. Lo explicamos en la página de digitalización de facturas.
- El banco se cuadra solo. Conectas tu cuenta y cada cobro y cada pago se casa con su factura. Sabes qué está pendiente sin abrir el Excel. Lo tienes en bancos y tesorería.
- Tu asesor entra y lo descarga. Sin correos de «¿me mandas lo del trimestre?».
Lo que no necesitas, si eres autónomo, es un monstruo contable lleno de cuentas del plan general que nunca vas a tocar. Lo contamos sin pelos en la lengua en por qué los grandes ERP se han obsesionado con la contabilidad.
Preguntas frecuentes sobre la contabilidad de un autónomo
¿Un autónomo está obligado a llevar contabilidad?
Contabilidad completa, solo si hace una actividad empresarial mercantil en estimación directa normal. El resto lleva libros registro: más sencillos, pero obligatorios. En módulos basta, en general, con conservar las facturas numeradas y agrupadas por trimestres.
¿Qué libros contables tiene que llevar un autónomo en estimación directa simplificada?
Si tu actividad es empresarial, el de ventas e ingresos, el de compras y gastos y el de bienes de inversión. Si es profesional, el de ingresos, el de gastos, el de bienes de inversión y el de provisiones de fondos y suplidos. Además, los del IVA, que pueden ir en el mismo libro.
¿Tengo que presentar los libros a Hacienda?
Hoy, en general, no se presentan de forma periódica: los llevas y los enseñas si te los piden. Quien lleva el IVA por el SII sí los envía, factura a factura.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas?
Como mínimo, durante el plazo de prescripción de los impuestos a los que afectan. Si tienes bienes que amortizas o bases que compensas, guárdalas mientras sigan teniendo efecto en tus declaraciones.
¿Puedo llevar la contabilidad en Excel?
Sí. La ley no exige un programa concreto, y la Agencia Tributaria publica un formato de libros en Excel. El problema del Excel no es legal, es práctico: todo se teclea a mano.
¿Qué pasa si me equivoco en un trimestre?
Se corrige presentando una nueva autoliquidación que rectifica la anterior, tanto si te faltó pagar como si pagaste de más. Cuanto antes lo corrijas tú, mejor que si te lo detecta Hacienda: los recargos por presentar tarde son menores que una sanción.
Cómo lo llevamos en Kiby
Kiby no hace tu contabilidad oficial ni presenta tus modelos: eso es cosa tuya o de tu asesoría. Lo que hace es que todo lo que necesitas para hacerla esté ordenado desde el primer día. Las facturas, presupuestos y gastos son ilimitados; el escáner con IA lee tus facturas y tickets de gasto (hasta 10 a la vez, desde el móvil o reenviando el email); conectas tu banco, de entre más de 200, y la conciliación se hace con IA y reglas; y tu asesor tiene su propio acceso para descargar lo que necesite.
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