Este libro es una pieza del puzle. Si quieres ver todos los libros que tienes que llevar según tu régimen y los impuestos de cada trimestre, lo tienes en nuestra guía de contabilidad para autónomos.
Es 14 de abril. Tu gestor te pide «el libro registro de facturas recibidas del trimestre» y tú tienes una carpeta del correo con PDFs, un sobre con tickets y la sospecha de que la factura del móvil de febrero nunca llegó. Te suena, ¿verdad?
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby. Lo de los gastos sin apuntar lo hemos sufrido en nuestras propias empresas y lo oímos cada semana de autónomos y asesorías. La buena noticia es que este libro tiene pocas reglas y muy claras. Vamos con ellas.
En resumen: el libro registro de facturas recibidas es la lista ordenada de todas las facturas de tus compras y gastos, con su número, fecha, proveedor, base, tipo y cuota de IVA. Lo exige el Reglamento del IVA a casi todos los autónomos y empresas. Su primo del IRPF es el libro registro de compras y gastos (o «de gastos», si eres profesional). En la práctica se llevan juntos, en un solo libro, y tienen que estar al día antes de que presentes el trimestre.
En este artículo
Qué es el libro registro de facturas recibidas
Es uno de los libros que pide el artículo 62 del Reglamento del IVA, junto con el de facturas expedidas y el de bienes de inversión. En él se anotan, una por una, las facturas de todo lo que compras y de los servicios que recibes para tu actividad, además de las importaciones y las compras a otros países de la Unión Europea.
Sirve para una cosa muy concreta: justificar el IVA que te deduces en el modelo 303. Si una factura no está en el libro, ese IVA queda cojo ante Hacienda.
El artículo 64 del Reglamento añade una regla que mucha gente se salta: tienes que numerar correlativamente las facturas recibidas. No vale el número que pone tu proveedor: cada factura que entra recibe tu propio número de recepción (1, 2, 3…), y con ese número la archivas.
Libro de facturas recibidas y libro de compras y gastos: en qué se diferencian
Se parecen tanto que casi todo el mundo los confunde. La diferencia está en el impuesto al que sirven:
| Libro registro de facturas recibidas | Libro registro de compras y gastos | |
|---|---|---|
| Impuesto | IVA | IRPF |
| Norma | Artículos 62 y 64 del Reglamento del IVA | Artículo 68 del Reglamento del IRPF y Orden HAC/773/2019 |
| Quién lo lleva | Empresarios y profesionales en el régimen general del IVA, y también los del régimen simplificado (módulos) | Autónomos en estimación directa. Los profesionales lo llaman «libro registro de gastos» |
| Qué se anota | Solo facturas y documentos con IVA o relacionados con él (también importaciones y compras intracomunitarias) | Todos los gastos de la actividad, tengan factura o no: cuota de autónomos, nóminas, intereses… |
| Para qué sirve | Justificar el IVA deducible del 303 | Calcular tu rendimiento neto para el 130 y la Renta |
| Plazo para tenerlo al día | Antes de que acabe el plazo de presentar el IVA del periodo | Antes de que acabe el plazo del pago fraccionado del trimestre |
La buena noticia es que la Orden HAC/773/2019 permite usar los libros del IRPF también para el IVA si cumplen los requisitos de los dos. Así que, en la práctica, llevas un solo libro de facturas recibidas y gastos, con unas columnas para el IVA y otras para el IRPF.
Quién no lo lleva: el comerciante minorista en recargo de equivalencia no tiene libros de IVA por esa actividad. Si estás en módulos con el simplificado del IVA, el artículo 40 del Reglamento sí te pide el libro de facturas recibidas.
Qué datos lleva cada asiento
Juntando lo que piden el artículo 64 del Reglamento del IVA y el artículo 3 de la Orden HAC/773/2019, cada línea del libro tiene que llevar:
- Número de recepción, correlativo, y el número y la serie de la factura del proveedor.
- Fecha de expedición de la factura y, si es distinta y aparece en ella, la fecha en que se hizo la operación.
- Proveedor: nombre y apellidos o razón social, y su NIF.
- Concepto del gasto. Para el IRPF, como mínimo con el desglose de gastos deducibles del modelo de la Renta: suministros, arrendamientos, servicios de profesionales, primas de seguros…
- Base imponible, tipo de IVA y cuota. Si una factura lleva dos tipos de IVA, puedes anotarla en dos asientos seguidos.
- Importe que es gasto para el IRPF, que no siempre coincide con la base: piensa en un gasto que solo usas en parte para la actividad.
- Retención, si la factura la lleva: tipo e importe retenido.
- Si la operación va por el criterio de caja, las menciones que pide el Reglamento, como la fecha del pago.
Y una regla de forma, del artículo 9 de la Orden: los libros se llevan por orden de fechas, sin espacios en blanco ni tachaduras, en euros, y con totales por trimestre y por año. Si tienes dos actividades distintas, un libro para cada una.
Hay un atajo para quien recibe muchas facturas pequeñas del mismo proveedor: un asiento resumen de las facturas recibidas en una misma fecha, siempre que el total no pase de 6.000 € sin IVA y ninguna factura supere los 500 €.
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Un ejemplo de libro de compras y gastos
Imagina que eres diseñadora gráfica, autónoma en estimación directa simplificada, y en octubre te llegan estas facturas. Así quedaría tu libro de facturas recibidas y gastos (los datos son inventados para el ejemplo):
| Nº | Fecha | Proveedor (NIF) | Concepto | Base | IVA | Gasto IRPF |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 02/10 | Papelería (NIF del proveedor) | Material de oficina | 120,00 € | 21 % · 25,20 € | 120,00 € |
| 2 | 05/10 | Empresa de software (NIF) | Licencia de diseño | 60,00 € | 21 % · 12,60 € | 60,00 € |
| 3 | 10/10 | Aseguradora (NIF) | Seguro de responsabilidad civil | 300,00 € | Exento | 300,00 € |
| 4 | 15/10 | Asesor autónomo (NIF) | Servicios de profesionales, con retención del 15 % (15,00 €) | 100,00 € | 21 % · 21,00 € | 100,00 € |
| 5 | 31/10 | Seguridad Social | Cuota de autónomos (sin factura) | — | — | Importe de tu cuota |
Fíjate en tres cosas. La factura del asesor lleva retención, así que la anotas y esos 15 € los ingresas tú a Hacienda con el modelo 111. El seguro no lleva IVA, pero es gasto. Y la cuota de autónomos no tiene factura ni IVA, así que solo va al libro de gastos del IRPF, numerada igual que el resto. Ese total de gastos es lo que restas a tus ingresos para calcular tu rendimiento neto.
Plazos: cuándo hay que anotar las facturas recibidas
No hace falta que lo hagas el mismo día, pero tampoco vale dejarlo para junio:
- Para el IVA, el artículo 69 del Reglamento dice que las facturas recibidas se anotan por el orden en que se reciben y dentro del periodo de liquidación en que deduces su IVA. Y todo tiene que estar asentado, como tarde, cuando acaba el plazo para presentar el 303 de ese periodo.
- Para el IRPF, el artículo 10 de la Orden HAC/773/2019 pide que los gastos estén anotados antes de que acabe el plazo del pago fraccionado del trimestre.
En cristiano: si presentas trimestralmente, el día 20 del mes siguiente al trimestre (el 30 de enero en el cuarto) tu libro tiene que estar completo. Si liquidas el IVA cada mes porque estás en el registro de devolución mensual del IVA, el ritmo es mensual y, además, te toca el SII.
Formato: Excel, programa o el modelo de libros de la AEAT
La ley no te obliga a usar un programa concreto. Puedes llevarlo en papel (hojas numeradas y encuadernadas), en una hoja de cálculo o en un programa de gestión. Lo importante es que tenga todos los datos y se pueda leer.
Lo práctico es usar el formato electrónico común de libros registro que publica la Agencia Tributaria. Es un Excel con una pestaña para cada libro (RECIBIDAS para el IVA y GASTOS para el IRPF, entre otras), admite llevar los dos impuestos juntos y es el que importan sus programas de ayuda del 303 y del 130. Si te piden los libros, es el formato más cómodo para todos.
El SII: cuando el libro se lleva en la sede de Hacienda
Hay un grupo de empresas que no lleva el libro en su ordenador, sino directamente en la sede electrónica de la Agencia Tributaria: es el Suministro Inmediato de Información (SII). Según el artículo 62.6 del Reglamento del IVA, es obligatorio para quien liquida el IVA cada mes, es decir:
- Quien facturó más de 6.010.121,04 € el año anterior.
- Quien está inscrito en el registro de devolución mensual.
- Los grupos de entidades a efectos del IVA.
Cualquier otro puede apuntarse voluntariamente. En el SII cada factura recibida se envía en un plazo de cuatro días naturales desde que la registras (sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales) y siempre antes del día 16 del mes siguiente. A cambio, quien lleva el SII no presenta el resumen anual 390 y no tiene que cumplir Verifactu. Si te interesa esa comparación, la tienes en las diferencias entre Verifactu y el SII.
Por cierto: Verifactu afecta a las facturas que emites, no a las que recibes. Tu libro de facturas recibidas no cambia por Verifactu. Si quieres saber qué cambia en tus facturas de venta, mira nuestra guía de qué es Verifactu.
Los errores más típicos con las facturas recibidas
- Anotar la fecha de pago en lugar de la fecha de la factura. El libro va por fecha de expedición y de recepción, no por cuándo pagaste.
- No numerar las facturas recibidas. El número del proveedor no basta: el Reglamento pide tu propia numeración correlativa.
- Anotar tickets sin tus datos como si fueran facturas. Para deducir el IVA necesitas una factura a tu nombre, con tu NIF. El ticket de la gasolinera sin datos no sirve para el IVA.
- Deducir el IVA entero de algo que usas a medias. El coche o el móvil que también usas para lo personal tienen sus propias reglas. Ahí, pregunta a tu asesor antes de anotarlo.
- Duplicar facturas. Llega por email, llega en papel y acabas apuntándola dos veces. Y el IVA que te dedujiste de más acabas devolviéndolo.
- Mezclar actividades. Si tienes dos actividades distintas, van en libros separados.
- Olvidar las facturas de proveedores extranjeros. Las suscripciones a programas de fuera de España también van al libro, a menudo con inversión del sujeto pasivo.
Cómo llevarlo sin picar datos
El problema del libro de compras y gastos no es entenderlo: es pasar a mano cada factura. Con veinte gastos al mes son veinte veces copiar NIF, base y cuota, y cada copia es una oportunidad de equivocarte.
Lo que funciona es que los datos entren solos. Un escáner con inteligencia artificial lee la factura o el ticket y saca el proveedor, la fecha y los importes. Te lo explicamos en la página de digitalización de facturas. Y si además conectas el banco, cada cargo se casa con su factura y ves al momento qué gasto no tiene justificante. Lo tienes en bancos y tesorería.
Si quieres entender cómo se convierte luego todo esto en contabilidad completa, con sus asientos, lo contamos en el artículo sobre el libro diario. Y si eres asesoría y te pasas el trimestre persiguiendo facturas de tus clientes, mira cómo lo planteamos para despachos y asesorías.
Preguntas frecuentes sobre el libro registro de facturas recibidas
¿Qué diferencia hay entre el libro de facturas recibidas y el de compras y gastos?
El primero es del IVA y solo recoge facturas y documentos con IVA. El segundo es del IRPF y recoge todos los gastos de la actividad, también los que no tienen factura, como la cuota de autónomos. Se pueden llevar juntos en un mismo libro.
¿Los autónomos tienen que llevar el libro de facturas recibidas?
Sí, si están en el régimen general del IVA o en el simplificado. No lo llevan, por esa actividad, los comerciantes minoristas en recargo de equivalencia.
¿Hay que presentar el libro registro de gastos a Hacienda?
Si no estás en el SII, no se presenta de forma periódica: lo llevas al día y lo enseñas si te lo piden. Quien está en el SII lo envía factura a factura.
¿Puedo llevar el libro de facturas recibidas en Excel?
Sí. De hecho, la Agencia Tributaria publica un modelo en Excel con su formato electrónico común. Lo importante es que tenga todos los datos, esté ordenado y no tenga huecos.
¿Qué hago si me llega una factura de un trimestre anterior?
Se anota por el orden en que la recibes y en el periodo en que deduces su IVA. No reabras un trimestre ya presentado sin hablarlo con tu asesor.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas recibidas?
Como mínimo, durante el plazo de prescripción de los impuestos a los que afectan. Y en formato que se pueda leer: si las tienes en digital, guarda también el archivo original.
Cómo lo llevamos en Kiby
Kiby no hace tu contabilidad oficial ni presenta tus modelos: eso es tuyo o de tu asesoría. Lo que sí hace es que tus gastos lleguen ordenados. Subes hasta 10 facturas o tickets a la vez, les haces una foto desde el móvil o reenvías el email del proveedor, y el escáner con IA lee el proveedor y los importes y categoriza el gasto. Conectas tu banco, de entre más de 200, y la conciliación con IA y reglas te dice qué pago no tiene factura. Y tu asesor entra con su propio acceso y descarga lo que necesita, sin esperar a tu caja de zapatos.
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