Si lo que te preocupa es la obligación de Verifactu, que Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 para octubre de 2028 (pendiente del BOE), empieza por nuestra guía de Verifactu. Aquí vamos con el día a día de facturar en una tienda online.
Lunes, nueve de la mañana. Durante el fin de semana han entrado 63 pedidos, tres devoluciones, un cliente de Bélgica y una empresa que quiere su factura «con el CIF, por favor». Tu plugin ha generado PDFs con el número del pedido, la pasarela te ha liquidado menos de lo que vendiste y tu asesoría te pide el cierre del trimestre para el viernes.
En una tienda online, vender no es lo difícil. Lo difícil es que la facturación ecommerce aguante cuando suben los pedidos: tickets que nadie convierte en factura, IVA mal aplicado en los envíos, devoluciones sin rectificar y un trimestre a contrarreloj.
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby. Hemos construido nuestra conexión con WooCommerce desde cero y hablamos cada semana con tiendas online y con sus asesorías, así que estas dudas las conozco bien. En esta guía de facturación para ecommerce te cuento cuándo vale un ticket y cuándo hace falta factura completa, qué IVA aplicar según a quién y dónde vendas, qué pasa con Amazon y las pasarelas, y cómo te afecta Verifactu.
En resumen: a un particular le puedes emitir factura simplificada (el ticket) hasta 400 € con carácter general y hasta 3.000 € en ventas al por menor. A una empresa o autónomo, factura completa. Los gastos de envío llevan el IVA del producto. Si vendes a particulares de otros países de la UE y superas 10.000 € al año, aplicas el IVA del país del cliente y lo declaras en el modelo 369 (OSS). Las devoluciones, siempre con factura rectificativa. Y desde octubre de 2028, el programa que emite tus facturas tendrá que cumplir Verifactu, tanto si eres sociedad como autónomo (fecha anunciada por Hacienda, pendiente del BOE; antes eran el 1 de enero y el 1 de julio de 2027).
En este artículo
¿Tienes que hacer factura de cada pedido?
Siempre tienes que documentar cada venta, pero no siempre con una factura completa. El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) lo deja bastante claro:
- Venta a un particular: te basta con una factura simplificada, el ticket de toda la vida. Se permite hasta 400 € IVA incluido en cualquier operación y hasta 3.000 € IVA incluido en las ventas al por menor, que es lo que hace casi cualquier tienda online que vende a consumidores.
- Venta por encima de esos importes: factura completa, con el nombre y la dirección del cliente. Si vendes bicicletas eléctricas de 3.400 €, el ticket no te vale.
- Venta a empresas o autónomos (B2B): siempre factura completa con sus datos fiscales. También si el cliente te la exige para ejercer un derecho tributario, como deducirse el IVA.
- Venta a una empresa de otro país de la UE: factura completa siempre. La simplificada no se permite en las entregas intracomunitarias.
- Devoluciones: siempre una factura rectificativa que haga referencia a la original. Nunca borres ni modifiques la factura del pedido.
Ojo, que los tickets no se libran de nada: con Verifactu, las facturas simplificadas también llevan su registro y su QR. Lo tienes explicado en a qué tipos de facturas afecta Verifactu.
Una regla práctica: en el checkout, pregunta si el cliente necesita factura a nombre de empresa y pide el NIF en ese momento. Te ahorra la mitad de los correos del mes.
Qué IVA aplicar en tu tienda online
Esta es la tabla que conviene tener a mano. Mira dos cosas: quién es el cliente y adónde va el paquete.
| A quién vendes | Qué IVA aplicas | Dónde se declara |
|---|---|---|
| Particular en la península o Baleares | IVA español del producto (21 %, 10 % o 4 %) | Modelo 303 |
| Empresa o autónomo en España | IVA español del producto, con factura completa | Modelo 303 |
| Particular de otro país de la UE, sin pasar de 10.000 € al año en ventas a la UE | IVA español (puedes optar por el del país del cliente) | Modelo 303 |
| Particular de otro país de la UE, por encima de 10.000 € | IVA del país del cliente | Modelo 369 (ventanilla única, OSS), cada trimestre |
| Empresa de otro país de la UE con NIF-IVA válido (y tú en el ROI) | Sin IVA: entrega intracomunitaria exenta | Modelo 303 y modelo 349 |
| Canarias, Ceuta, Melilla o fuera de la UE | Sin IVA español: exportación exenta, acreditando la salida | Modelo 303, como operación exenta |
Ventas en la península y Baleares
Aplicas el tipo de IVA que corresponda a cada producto: 21 % general, 10 % reducido o 4 % superreducido. Si vendes productos con tipos distintos, cada línea lleva el suyo. No los unifiques por comodidad: esa comodidad luego se paga en regularizaciones.
Los gastos de envío
Lo que cobras por el envío forma parte del precio de la venta (la Ley del IVA incluye los portes y el transporte en la base imponible), así que lleva el mismo IVA que el producto. Si en un pedido hay productos con tipos distintos, el envío se reparte en proporción, que es la regla de la ley para un precio único que cubre cosas de distinta naturaleza.
Imagina un pedido con una camiseta de 40 € de base (21 %), un libro de 20 € (4 %) y 6 € de envío. La camiseta es dos tercios del pedido, así que 4 € del envío van al 21 % y 2 € al 4 %. IVA total: 8,40 + 0,84 + 0,80 + 0,08 = 10,12 €. Si le cargas todo el envío al 21 %, cobras de más; si lo dejas al 4 %, la diferencia la pagas tú.
Ventas a particulares de otros países de la UE
El límite de 10.000 € al año se calcula sin IVA y suma todas tus ventas a distancia a consumidores de cualquier país de la UE (y los servicios electrónicos, si los prestas). Se mira el año anterior y el año en curso: en cuanto lo pasas, desde esa venta aplicas el IVA del país de cada cliente.
Para no darte de alta en 26 países existe la ventanilla única (OSS): declaras todo ese IVA en España con el modelo 369, una declaración por trimestre que se presenta durante el mes siguiente.
Ventas a empresas de otros países de la UE
Si el cliente tiene un NIF-IVA válido en VIES y tú estás en el ROI, la factura va sin IVA como entrega intracomunitaria, y la operación se incluye en el modelo 349. Te lo explicamos con ejemplo en la guía para facturar a una empresa de la Unión Europea. Y si buena parte de tus ventas van exentas y acabas siempre con IVA a devolver, échale un ojo a la devolución mensual del IVA.
Canarias, Ceuta, Melilla y fuera de la UE
No llevan IVA español: se tratan como exportaciones y tienes que poder acreditar que la mercancía ha salido. Tu cliente puede tener que pagar impuestos y gastos de aduana al recibirla, así que conviene avisarle en la web antes de que compre. Nada genera más devoluciones que un paquete retenido en aduanas con sorpresa.
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Amazon, marketplaces y pasarelas de pago: las facturas que recibes
Aquí se equivoca mucha gente. Cuando vendes en Amazon o cobras con algunas pasarelas, ellos también te facturan a ti sus comisiones, y a menudo desde otro país de la UE (Amazon, por ejemplo, desde Luxemburgo).
- Si estás en el ROI, esas facturas te llegan sin IVA y te toca hacer la autorrepercusión en tu modelo 303: declaras el IVA y te lo deduces en la misma declaración.
- Además, tienes que incluirlas en el modelo 349 de operaciones intracomunitarias.
- Si no estás en el ROI, lo normal es que te las facturen con el IVA de su país, que no podrás deducirte en tu 303.
Y un detalle importante: lo que te liquida Amazon es tu venta menos sus comisiones. Tu factura al cliente tiene que ser por el importe total que ha pagado el cliente, no por lo que te llega al banco. Las comisiones van aparte, como gasto, con su propia factura. Si las vas guardando a mano, un escáner de facturas de gasto te quita ese trabajo de encima.
Conciliar pedidos, cobros y facturas
En un ecommerce, el mismo pedido aparece en tres sitios: la tienda, la pasarela de pago y el banco. Para que cuadren:
- Una factura por pedido, con la numeración de tu programa de facturación, no la del pedido de la tienda. Tickets, facturas completas y rectificativas, cada una en su serie.
- Registra las comisiones aparte, como gasto, con su propia factura.
- Revisa cada semana los pedidos cobrados sin factura y las facturas sin cobro.
- Las devoluciones, con su rectificativa el mismo día que devuelves el dinero.
Imagina que vendes unas zapatillas de 89,90 € y el cliente las devuelve a los diez días. Tendrás dos documentos: la factura de 89,90 € y la rectificativa de -89,90 €, enlazada a la primera. En el banco verás el cobro, la devolución y, días después, la liquidación de la pasarela con sus comisiones. Si los tres cuadran, el trimestre te dura una mañana.
Impuestos si vendes como autónomo o como sociedad
- Autónomo: IVA trimestral (modelo 303), pago fraccionado del IRPF (modelo 130, si estás en estimación directa) y, si vendes fuera, el 349 y el 369. Todo sale de tu libro de facturas emitidas y recibidas.
- Sociedad: el mismo IVA, más el Impuesto sobre Sociedades y la obligación de llevar contabilidad completa y depositar cuentas. Con volumen, la conciliación entre pedidos, pasarela y banco se vuelve imprescindible.
En los dos casos, tu asesoría presenta los modelos. Lo que tú le debes dar son facturas bien hechas y cuadradas con el banco. Si esa parte falla, no hay asesor que la arregle sin horas extra.
Verifactu: si facturas desde tu tienda, te afecta
Si tu tienda genera las facturas con un plugin, ese plugin es un sistema de facturación a efectos de Verifactu y tendrá que cumplir el reglamento cuando sea obligatorio: octubre de 2028, para sociedades y autónomos. Que el PDF lleve un QR no significa que cumpla: lo que cuenta es el registro de cada factura y la declaración responsable del fabricante. Te lo contamos en detalle en Verifactu para tiendas online.
Muchas tiendas aprovechan el cambio para sacar la facturación del plugin y llevarla a un programa preparado, conectado con la tienda. Si usas WooCommerce, aquí te contamos qué falla al automatizar las facturas de WooCommerce y cómo lo resolvimos.
Y no confundas Verifactu con la factura electrónica entre empresas que llegará con la Ley Crea y Crece: esa solo afecta a tus ventas B2B y su fecha depende de una orden ministerial que aún no está fijada. Lo explicamos en la guía de factura electrónica.
Cómo elegir un programa de facturación para ecommerce
Antes de comparar listas de funciones, responde a esto:
- ¿Se conecta con tu tienda y crea la factura sola cuando entra un pedido?
- ¿Aplica el IVA correcto por producto, por envío y por país?
- ¿Respeta el total que cobró la pasarela, sin el famoso céntimo de descuadre?
- ¿Hace rectificativas de devoluciones sin tocar la factura original?
- ¿Tiene el stock sincronizado si también vendes en tienda física?
- ¿Cumple Verifactu y su fabricante firma la declaración responsable?
- ¿Puede entrar tu asesoría sin pedirte exportaciones cada trimestre?
Errores típicos en la facturación de una tienda online
- Usar el email de confirmación del pedido como factura. No lo es: la factura tiene su número, su serie y, desde octubre de 2028, su registro y su QR.
- Tener dos sistemas emitiendo facturas a la vez. El plugin numera por un lado y tu programa por otro: dos numeraciones y facturas duplicadas. Elige quién factura y apaga el otro.
- Facturar lo que te liquida el marketplace en lugar de lo que pagó el cliente.
- Olvidarte del límite de 10.000 € y seguir cobrando IVA español a clientes europeos cuando ya te toca el de su país.
Preguntas frecuentes sobre facturación ecommerce
¿Tengo que enviar la factura al cliente por email?
Si el cliente es un particular y no la pide, basta con que emitas la factura simplificada y la tengas registrada. Si la pide, o si es una empresa, tienes que hacérsela llegar, y el email es la forma más habitual.
¿Puedo usar el número de pedido como número de factura?
No es buena idea. Las facturas tienen que tener una numeración correlativa sin saltos, y los números de pedido suelen tener huecos (pedidos cancelados, carritos abandonados, pagos fallidos).
¿Qué hago si un cliente me pide factura completa días después de comprar?
Le emites una factura completa que sustituye al ticket, haciendo referencia a él. Según el Reglamento de facturación, ese canje no cuenta como factura rectificativa si el ticket original estaba bien hecho.
¿Cuándo tengo que darme de alta en la ventanilla única?
Cuando tus ventas a distancia a particulares de otros países de la UE superen los 10.000 € al año sin IVA, o antes si decides aplicar voluntariamente el IVA del país del cliente. Lo habitual es hacerlo con tu asesoría.
¿Me afecta Verifactu si solo vendo online?
Sí. Da igual que vendas en un local o en una web: el programa que emite tus facturas y tickets tendrá que cumplir Verifactu desde octubre de 2028.
Cómo lo llevamos en Kiby
Kiby se conecta con tu tienda WooCommerce con una gema gratuita desde el plan Essentials Pro. Cada pedido entra en Kiby y la factura se emite allí, en modalidad Verifactu, incluida en todos los planes. Antes le dices qué impuesto de tu web equivale a cada tipo de IVA, para que la factura respete el total que cobró la pasarela. El stock se sincroniza en los dos sentidos y, si tienes tienda física, el TPV (desde Business Basic) comparte ese mismo stock. Tu asesoría entra con su propio acceso y Kiby concilia los cobros con más de 200 bancos.
Para ser honestos: hoy la conexión con tiendas online es solo con WooCommerce, y el cobro con tarjeta desde la factura (Kiby Pay) está en camino, pero todavía no. Si estás en WooCommerce, tienes todos los detalles en Kiby para ecommerce y los planes en nuestros precios, sin permanencia y con soporte humano por teléfono.
Esta es la herramienta que hace posible nuestra historia.
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