Si antes quieres repasar cómo se anotan los asientos en general, lo tienes en nuestra guía del libro diario en contabilidad. Aquí vamos a lo concreto: la amortización.
Compras un ordenador de 4.000 euros para el negocio y, a final de año, la cuenta de resultados dice que has ganado 4.000 euros menos. Al año siguiente, como no compras nada, parece que el negocio ha dado un salto. Ni lo uno ni lo otro es verdad. El ordenador te va a durar varios años, y su coste tiene que repartirse entre todos ellos. Para eso existe la amortización, y para reflejarla, el asiento de amortización.
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby. Hablamos cada día con asesorías y con autónomos que les pasan sus papeles, y la amortización es de esas cosas que todo el mundo «más o menos» entiende hasta que tiene que hacer el asiento. Si has llegado buscando «asiento amortización», aquí lo tienes completo: qué cuentas, qué importes, cuándo empieza y qué pasa cuando vendes el bien.
En resumen: el asiento de amortización se hace cargando la cuenta 681 (Amortización del inmovilizado material) o la 680 (si es intangible) y abonando la 281 (Amortización acumulada del inmovilizado material) o la 280. La amortización empieza cuando el bien está en condiciones de funcionamiento, no cuando pagas la factura. Fiscalmente, el gasto deducible tiene un tope: la tabla de coeficientes del Impuesto sobre Sociedades o, si eres autónomo en estimación directa simplificada, la tabla simplificada.
En este artículo
Qué es la amortización y por qué hay que contabilizarla
La amortización reparte el coste de un bien que dura varios años (un ordenador, una furgoneta, una máquina, un programa informático) a lo largo de su vida útil. En lugar de llevar todo el gasto al año de la compra, lo vas reconociendo poco a poco, al ritmo al que el bien se desgasta.
Contabilizar amortizaciones afecta a tres cosas:
- Al resultado. Si no amortizas, ese año parece que ganas más de lo que ganas.
- Al balance. El bien sigue apareciendo por lo que costó, pero la amortización acumulada te dice cuánto de ese valor ya has consumido.
- A los impuestos. La amortización es un gasto deducible, dentro de los límites que marca Hacienda.
Y una cuarta que se olvida: te avisa de cuándo toca renovar equipos. Un bien casi amortizado del todo es un bien que pronto vas a tener que sustituir, y eso conviene tenerlo en tu flujo de caja libre antes de que llegue la factura.
Cuándo empieza la amortización
El Plan General de Contabilidad pide que las amortizaciones se establezcan «de manera sistemática y racional» según la vida útil del bien. Y la Resolución del ICAC de 1 de marzo de 2013 sobre el inmovilizado material concreta el momento: la amortización empieza cuando el activo está en condiciones de funcionamiento, es decir, cuando está disponible para usarse.
En la práctica:
- Compras un ordenador y lo instalas el mismo día: empiezas a amortizar ese día.
- Compras una máquina que necesita montaje: amortizas desde que está montada y lista, aunque la factura sea de meses antes.
- Tienes el bien listo pero todavía no lo usas: ya se amortiza. Lo que cuenta es que esté disponible, no que esté trabajando.
- Los terrenos, normalmente, no se amortizan, porque no se gastan. Si compras un local, separa el valor del suelo del de la construcción.
Si el bien entra en funcionamiento a mitad de año, la cuota del primer ejercicio se calcula solo por los meses que ha estado disponible.
Cómo se calcula: el método lineal
Para calcular la cuota necesitas cuatro datos:
- Valor de adquisición: el precio más los gastos necesarios para ponerlo en marcha (transporte, instalación, montaje), sin el IVA deducible.
- Valor residual: lo que esperas recuperar al final. En la mayoría de pymes es cero.
- Vida útil: los años que esperas que el bien te sirva en la actividad.
- Método: casi siempre el lineal, con la misma cuota cada año.
La fórmula del método lineal es sencilla: cuota anual = (valor de adquisición − valor residual) ÷ años de vida útil.
Existen otros métodos (degresivos, por unidades producidas), pero en una pyme o un autónomo el lineal es el que vas a ver casi siempre, y el único que admite la tabla simplificada de los autónomos.
Cuentas del PGC para el asiento de amortización
- 681. Amortización del inmovilizado material: el gasto del ejercicio. Va a la cuenta de pérdidas y ganancias.
- 680. Amortización del inmovilizado intangible: lo mismo, para aplicaciones informáticas, patentes y similares.
- 281. Amortización acumulada del inmovilizado material: resta valor al activo en el balance sin tocar su coste original. Tiene subcuentas por tipo de bien, como la 2817 para equipos para procesos de información.
- 280. Amortización acumulada del inmovilizado intangible.
El propio PGC describe el movimiento de la 281: se abona por la dotación anual, con cargo a la 681, y se carga cuando el bien se vende o se da de baja. La diferencia entre el coste del bien y su amortización acumulada es el valor neto contable.
Asiento amortización: el ejemplo completo con debe y haber
Imagina que tu empresa compra un equipo informático por 4.000 euros más IVA y queda instalado el 1 de abril. Le estimas una vida útil de 4 años, sin valor residual.
- Cuota anual: 4.000 ÷ 4 = 1.000 euros.
- Primer año (de abril a diciembre, 9 meses): 1.000 × 9/12 = 750 euros.
- Años 2, 3 y 4: 1.000 euros cada uno.
- Quinto año (de enero a marzo): los 250 euros que faltan.
Primero, el asiento de compra, el 1 de abril. Después, el asiento de amortización al cierre, el 31 de diciembre:
| Fecha y cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 1/4 · 217. Equipos para procesos de información | 4.000,00 | |
| 1/4 · 472. Hacienda Pública, IVA soportado | 840,00 | |
| 1/4 · 523. Proveedores de inmovilizado a corto plazo | 4.840,00 | |
| 31/12 · 681. Amortización del inmovilizado material | 750,00 | |
| 31/12 · 2817. Amortización acumulada de equipos para procesos de información | 750,00 |
Fíjate en que la compra va al proveedor de inmovilizado (523), no a la 400 de proveedores normales: es un error muy habitual. Y que el IVA soportado deducible no forma parte del valor del equipo.
Puedes hacer el asiento de amortización una vez al año, al cierre, o cada mes (1.000 ÷ 12 = 83,33 euros). Hacerlo por meses te da un resultado más real durante el año, que es cuando tomas decisiones. Al final, la evolución del equipo queda así:
| Ejercicio | Cuota (681) | Amortización acumulada (281) | Valor neto contable |
|---|---|---|---|
| Año 1 (9 meses) | 750 | 750 | 3.250 |
| Año 2 | 1.000 | 1.750 | 2.250 |
| Año 3 | 1.000 | 2.750 | 1.250 |
| Año 4 | 1.000 | 3.750 | 250 |
| Año 5 (3 meses) | 250 | 4.000 | 0 |
Estos asientos van al libro diario como cualquier otro. Si tu empresa acaba de nacer, el primero de todos será el asiento de capital, y el de compra del equipo vendrá justo después.
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El asiento cuando vendes o das de baja el bien
Cuando la amortización acumulada iguala al coste, el bien queda totalmente amortizado: sigue en el balance, pero ya no genera más gasto. Si lo vendes o lo tiras, hay que sacarlo de la contabilidad, y aquí es donde muchos se lían.
Siguiendo con el ejemplo, imagina que vendes el equipo el 30 de junio del año 3 por 1.500 euros más IVA. Primero, dotas la amortización de ese medio año: 500 euros (681 al debe, 2817 al haber). La amortización acumulada queda en 750 + 1.000 + 500 = 2.250 euros, y el valor neto contable, en 1.750. Como lo vendes por 1.500, pierdes 250 euros.
El asiento de baja:
- Debe: 2817 Amortización acumulada, 2.250 · 572 Bancos, 1.815 · 671 Pérdidas procedentes del inmovilizado material, 250.
- Haber: 217 Equipos para procesos de información, 4.000 · 477 Hacienda Pública, IVA repercutido, 315.
Suma el debe (4.315) y el haber (4.315): cuadra. Si lo hubieras vendido por más de su valor neto contable, la diferencia iría al haber de la 771. Beneficios procedentes del inmovilizado material. Y si simplemente lo tiras porque ya no sirve y está amortizado del todo, cargas la 2817 y abonas la 217 por el mismo importe, sin beneficio ni pérdida.
Tabla de amortización fiscal: los límites de Hacienda
Contablemente eliges la vida útil que refleja la realidad. Fiscalmente, el gasto deducible tiene un tope. Para las sociedades, la tabla está en el artículo 12 de la Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades. Los autónomos en estimación directa simplificada tienen su propia tabla simplificada (Orden de 27 de marzo de 1998), que aplican siempre de forma lineal. Algunos elementos habituales:
| Elemento | Sociedades (art. 12 LIS): coef. máximo / años máximos | Autónomos en EDS: coef. máximo / años máximos |
|---|---|---|
| Equipos para procesos de información | 25 % / 8 años | 26 % / 10 años |
| Sistemas y programas informáticos | 33 % / 6 años | 26 % / 10 años |
| Mobiliario | 10 % / 20 años | 10 % / 20 años |
| Maquinaria | 12 % / 18 años | 12 % / 18 años |
| Elementos de transporte externo | 16 % / 14 años | 16 % / 14 años |
| Útiles y herramientas | 25 % / 8 años | 30 % / 8 años |
| Edificios comerciales, administrativos y de servicios | 2 % / 100 años | 3 % / 68 años |
El coeficiente máximo te dice lo más rápido que puedes amortizar con efecto fiscal; los años máximos, lo más despacio. En el ejemplo, un 25 % anual para el equipo informático encaja justo en el máximo de una sociedad. Si amortizas contablemente más rápido de lo que permite la tabla, el exceso no es deducible ese año y tu asesoría tendrá que ajustarlo en el impuesto.
Libertad de amortización y bienes de escaso valor
Hay casos en los que puedes deducirte el bien de golpe o más rápido:
- Bienes de escaso valor: los elementos nuevos del inmovilizado material cuyo valor unitario no pase de 300 euros pueden amortizarse libremente, con un límite de 25.000 euros al año (artículo 12.3.e de la Ley del Impuesto sobre Sociedades). Según el manual de Renta de la Agencia Tributaria, también se aplica a los autónomos en estimación directa. Una silla de 180 euros o un monitor de 250, por ejemplo.
- Empresas de reducida dimensión (cifra de negocios del año anterior inferior a 10 millones): pueden amortizar los elementos nuevos con el doble del coeficiente máximo de la tabla (artículo 103) y tienen una libertad de amortización ligada a crear empleo, de 120.000 euros por cada persona de aumento de plantilla media, que hay que mantener (artículo 102).
Ojo: la libertad de amortización es fiscal. En la contabilidad sigues amortizando según la vida útil real, y la diferencia se ajusta en el impuesto. Antes de aplicarla, háblalo con tu asesoría, porque cada régimen tiene sus condiciones.
Y si eres autónomo, ¿también amortizas?
Sí. Si estás en estimación directa, la amortización de tus bienes afectos a la actividad (el ordenador, la maquinaria, el vehículo si está afecto) es un gasto deducible que baja tu rendimiento neto. No haces asientos con debe y haber como una sociedad, pero sí llevas el libro registro de bienes de inversión y aplicas la tabla que te toque. Lo tienes ampliado en nuestra guía de contabilidad para autónomos.
Errores típicos al contabilizar amortizaciones
- Empezar en la fecha de la factura en lugar de cuando el bien está listo para usarse.
- Amortizar el año entero un bien que llegó en noviembre.
- Amortizar el terreno junto con el edificio. Hay que separarlos.
- Meter el IVA deducible en el valor del activo.
- Confundir mantenimiento con inversión: una reparación normal es gasto del año y no se amortiza.
- Olvidar dar de baja lo que ya no existe. Tu balance acaba lleno de ordenadores que se tiraron hace años.
- Pasarse del coeficiente fiscal sin ajustar el impuesto.
Todos estos errores acaban en las cuentas que se depositan cada año, así que antes de presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil merece la pena repasar el cuadro de amortizaciones con tu asesoría.
Preguntas frecuentes sobre el asiento de amortización
¿Qué cuenta se usa para la amortización?
Para el gasto, la 681 si el bien es material (ordenadores, muebles, maquinaria, vehículos) o la 680 si es intangible (programas, patentes). Para la contrapartida, la amortización acumulada: 281 o 280.
¿La amortización acumulada va al debe o al haber?
Al haber cuando dotas la amortización de cada ejercicio, y al debe cuando vendes o das de baja el bien. En el balance aparece restando del activo al que corresponde.
¿La amortización empieza cuando compro el bien o cuando lo uso?
Ni una cosa ni la otra: cuando está en condiciones de funcionamiento, es decir, disponible para usarse. Puede coincidir con la compra, pero no siempre.
¿Qué pasa si un año no amortizo?
El resultado de ese año queda inflado y el balance, descuadrado con la realidad. Además, una cuota que no te deduces en su momento no siempre se puede recuperar fiscalmente después. Conviene corregirlo con tu asesoría cuanto antes.
¿Puedo amortizar de golpe un portátil de 900 euros?
Con la libertad de amortización de bienes de escaso valor, no: el límite es de 300 euros por unidad. Lo amortizas según su vida útil, salvo que tu empresa pueda aplicar algún otro incentivo, como la amortización acelerada de las empresas de reducida dimensión.
¿Cada cuánto se hace el asiento de amortización?
Como mínimo, una vez al año al cierre. Muchas asesorías lo hacen mensual o trimestral para que los resultados intermedios sean reales.
Cómo lo llevamos en Kiby
Te lo digo claro: Kiby no hace asientos ni calcula amortizaciones. Eso es trabajo de tu asesoría, y lo hace mejor con buena información. Lo que sí hacemos es que esa información esté ordenada y a mano.
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