Un empleado te pregunta en la cocina: «Oye, ¿lo de fichar ya es obligatorio que sea digital?». Y tú, que llevas años con una hoja de firmas colgada junto a la puerta, no sabes si te la están a punto de tirar a la basura. En internet hay titulares para todos los gustos, y casi todos dan por hecho que el registro de jornada digital ya manda. Aquí tienes lo que dice hoy la ley, lo que está solo en proyecto y de dónde sale cada dato.
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby. Kiby tiene control horario y, precisamente por eso, no quiero que nadie contrate nada pensando en una fecha que todavía no existe. Lo he comprobado hoy, 26 de octubre de 2026, en el BOE y en las webs oficiales.
En resumen: la obligación vigente es el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: la empresa registra cada día el horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada persona trabajadora y conserva esos registros cuatro años. Vale en papel o en un sistema digital, mientras no se pueda manipular después. Un real decreto que obligaría a hacerlo por medios digitales es, a 26/10/2026, un proyecto: no está en el BOE. Saltarse el registro es una infracción grave, con multas de 751 a 7.500 euros.
En este artículo
Qué dice la ley hoy sobre el registro de jornada
La obligación está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (se abre en una pestaña nueva), que añadió el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo. El texto consolidado del BOE (consultado el 26/10/2026) dice, en resumen, cuatro cosas:
- Quién lo garantiza: la empresa.
- Qué se apunta: un registro diario que incluya el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
- Cómo se organiza: por negociación colectiva o acuerdo de empresa. Si no hay ninguno, lo decide el empresario después de consultar a los representantes legales de los trabajadores.
- Cuánto se guarda: cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
La ley no dice «digital». No impone un programa, ni un reloj de fichar, ni un formato. El Ministerio de Trabajo lo aclara en su guía del registro de jornada (PDF) (se abre en una pestaña nueva) (consultada el 26/10/2026): vale cualquier sistema, en papel o telemático, que dé información fiable y que no se pueda modificar después, ni por la empresa ni por el trabajador.
A quién obliga el registro de jornada
Según esa guía, a todas las empresas y a todos los trabajadores incluidos en el ámbito del Estatuto, sea cual sea el tamaño de la empresa o el sector. Entran también los comerciales, los trabajadores a distancia y cualquiera que no trabaje en el centro de la empresa. Las excepciones que marca la guía:
- Alta dirección: queda fuera. Los mandos intermedios o cargos de confianza con libre disponibilidad horaria, en general, sí se registran.
- Contratos a tiempo parcial: ya tienen su propio registro en el artículo 12.4.c del Estatuto.
- Transporte por carretera, marina mercante y ferrocarril transfronterizo: se rigen por el Real Decreto 1561/1995.
- Autónomos y socios de cooperativas: no están en el ámbito del Estatuto, así que no tienen obligación de registro.
Si tu equipo trabaja con horarios flexibles o por jornada irregular, el registro diario se hace igual. La guía añade que los excesos de un día no cuentan como horas extra si, mirando el resto del periodo, se cumple la jornada pactada.
Qué tiene que llevar el registro de jornada
Lo que pide la ley es el horario concreto de entrada y de salida de cada día. La guía recomienda apuntar además las pausas cuando no estén fijadas de forma clara en el convenio o el contrato, para que no se presuma que todo el tiempo entre la entrada y la salida es trabajo efectivo. Una fila de un registro diario correcto se parece a esto:
| Persona trabajadora | Fecha | Entrada | Salida | Pausa |
|---|---|---|---|---|
| Empleada 1 | Lunes 19/10/2026 | 08:58 | 17:04 | 30 min (14:00 a 14:30) |
| Empleado 2 | Lunes 19/10/2026 | 09:10 | 18:15 | 60 min (14:00 a 15:00) |
Sobre dónde guardarlo, la guía dice que vale cualquier medio mientras se preserve el contenido y no se pueda alterar a posteriori. Y que el deber de conservar se aplica a los registros diarios, sin sumarlos en periodos más largos.
Si buscas un registro diario de jornada en PDF, no he encontrado un modelo oficial: la ley no fija formato. La tabla de arriba te sirve de base, y la guía del Ministerio (PDF) explica qué tiene que recoger. Y no lo confundas con el parte de trabajo: el parte cuenta qué trabajo se ha hecho para un cliente; el registro de jornada, cuándo empieza y acaba su día cada persona.
Multas por no llevar el registro de jornada
La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (texto consolidado del BOE (se abre en una pestaña nueva), consultado el 26/10/2026) incluye el registro de jornada entre las materias de tiempo de trabajo del artículo 7.5, que son infracciones graves. El artículo 40.1.b fija las multas por graves:
| Grado | Desde | Hasta |
|---|---|---|
| Mínimo | 751 € | 1.500 € |
| Medio | 1.501 € | 3.750 € |
| Máximo | 3.751 € | 7.500 € |
Fuente: BOE, texto consolidado de la LISOS (RDL 5/2000), consultado el 26/10/2026. El grado concreto lo decide la Inspección según las circunstancias de cada caso.
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Registro de jornada digital: ¿es ya obligatorio?
No. A 26 de octubre de 2026 no hay ninguna norma publicada que obligue a llevar el registro de jornada por medios digitales. Esto es lo que he podido comprobar:
- BOE: he buscado en el BOE hasta el 26 de octubre de 2026 y no está publicado. El artículo 34.9 del Estatuto sigue como estaba.
- Proyecto: el Ministerio de Trabajo tiene en su portal de participación el borrador de un «Real Decreto por el que se desarrolla el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores en materia de registro de jornada». El propio borrador recoge que el Consejo de Ministros autorizó su tramitación urgente el 30 de septiembre de 2025.
- Última declaración oficial que he encontrado: el 21 de julio de 2026, en la rueda de prensa del Consejo de Ministros (transcripción de La Moncloa (PDF) (se abre en una pestaña nueva)), la ministra de Trabajo, Yolanda Díaz, dijo que estaba «prácticamente listo». No dio fecha.
Ojo, que esto cambia rápido. Si en los próximos días lo aprueba el Consejo de Ministros, lo que cuenta es lo que salga en el BOE. En Kiby hemos aprendido a no cantar nada hasta verlo negro sobre blanco en el BOE.
Qué dice el borrador del real decreto
Es un borrador, y puede cambiar antes de aprobarse. Lo que recoge la versión publicada por el Ministerio (consultada el 26/10/2026):
| Aspecto | Hoy (artículo 34.9 del Estatuto) | Borrador de real decreto (no aprobado) |
|---|---|---|
| Soporte | Papel o sistema digital (guía del Ministerio) | Medios digitales |
| Cualidades | Fiable y no modificable después (guía del Ministerio) | Objetivo, fiable y accesible, con definiciones propias |
| Acceso | A disposición de trabajadores, representantes e Inspección | Derechos de acceso, consulta y copia para trabajadores, representantes e Inspección |
| Organización | Convenio, acuerdo de empresa o decisión del empresario tras consultar | Protocolo de organización y documentación, con evaluación periódica con la representación legal |
| Entrada en vigor | Ya vigente desde 2019 | A los veinte días de publicarse en el BOE |
Fuente: texto del Ministerio de Trabajo y Economía Social (portal de participación) y guía del Ministerio, consultadas el 26/10/2026. Si se aprueba tal como está, el papel dejaría de valer, y cualquier herramienta digital tendría que cumplir los requisitos del borrador (cumplimentación personal y directa, autenticidad y trazabilidad). Pero eso no es hoy.
Qué hacer ahora con tu registro de jornada
- Comprueba que lo que tienes cumple lo vigente: horario de entrada y salida de cada persona y cada día, sin que nadie pueda retocarlo después.
- Déjalo escrito: cómo se ficha, quién lo revisa y qué pasa si alguien se olvida. Si hay representantes de los trabajadores, consúltales antes.
- Guarda cuatro años y que se pueda sacar rápido si lo pide un trabajador o la Inspección.
- Si ya vas a cambiar de sistema, mejor uno digital: es lo que pide el borrador, que puede cambiar antes de aprobarse, y te acerca a lo que se podría exigir.
El registro de jornada con Kiby
Kiby lleva el control horario dentro del mismo programa en el que facturas. Cada empleado ficha desde la app o desde el ordenador: inicia la jornada, pausa, reanuda y finaliza. Kiby guarda el lugar de cada fichaje y el registro de jornada se exporta a Excel o a PDF. El responsable ve el calendario del equipo, y los empleados piden vacaciones o asuntos propios desde su zona.
Lo que Kiby no hace: no te dice si tu registro cumple la ley, porque esa responsabilidad es de la empresa, y yo no te voy a prometer que cumpla un real decreto que todavía no existe. Tampoco calcula nóminas: las subes y cada empleado ve la suya. Si vas a guardar el lugar de cada fichaje, la ley (art. 90 de la Ley Orgánica 3/2018 (se abre en una pestaña nueva)) te obliga a informar antes, de forma expresa, clara e inequívoca, a tu plantilla y, en su caso, a sus representantes.
Está incluido desde Essentials Pro, que cuesta 29 € al mes sin IVA e incluye 3 usuarios. Cada empleado que solo ficha y pide vacaciones cuesta 0,99 € al mes, sin IVA. Todos los planes, en precios, y Kiby se prueba 14 días sin tarjeta. Tienes los detalles en la página del programa de control horario.
Preguntas frecuentes sobre el registro de jornada
¿Es obligatorio el registro de jornada en todas las empresas?
Sí, según la guía del Ministerio de Trabajo, la obligación del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores alcanza a todas las empresas, sea cual sea su tamaño, y a todos los trabajadores incluidos en el Estatuto. Quedan fuera el personal de alta dirección, los autónomos y los socios de cooperativas, y algunos colectivos tienen un registro propio, como los contratos a tiempo parcial o el transporte por carretera.
¿Qué datos tiene que tener el registro de jornada?
La ley exige el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora, cada día. La guía del Ministerio recomienda además apuntar las pausas cuando no estén claramente fijadas en el convenio o el contrato.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro de jornada?
Cuatro años, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Durante ese tiempo tiene que estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
¿Vale el registro de jornada en papel o en Excel?
Hoy sí. La guía del Ministerio de Trabajo admite cualquier sistema, en papel o telemático, siempre que dé información fiable y no se pueda modificar después. Un Excel vale solo si los registros no se pueden cambiar después de apuntarlos. El borrador de real decreto pide medios digitales, pero a 26/10/2026 no está aprobado ni publicado en el BOE.
¿Cuánto es la multa por no tener registro de jornada?
El registro de jornada entra en el artículo 7.5 de la LISOS, que lo trata como infracción grave. Las multas por infracciones graves van de 751 a 7.500 euros, según el artículo 40.1.b de esa ley, y el grado concreto lo fija la Inspección según el caso.
¿Cuándo será obligatorio el registro de jornada digital?
Todavía no hay fecha. Existe un borrador de real decreto del Ministerio de Trabajo que lo exigiría por medios digitales y que entraría en vigor a los veinte días de publicarse en el BOE, pero a 26/10/2026 no se ha publicado. Hasta que aparezca en el BOE, sigue vigente el artículo 34.9 tal como está.
¿Tengo que registrar la jornada de los trabajadores que teletrabajan?
Sí. La guía del Ministerio de Trabajo incluye a los trabajadores a distancia y a los que no prestan servicios en el centro de trabajo. Puede hacerse con registros telemáticos o, si el convenio o la empresa lo aceptan, con hojas de autogestión firmadas por el trabajador, siempre que la empresa pueda comprobar que son veraces.
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