Si lo que buscas es un programa para hacerlo, lo tienes en nuestro programa de facturación para autónomos. Aquí te explico cómo facturar como autónomo, con o sin programa.
Acabas de darte de alta, cierras tu primer trabajo y el cliente te dice: «Mándame la factura». Abres una plantilla de Word, pones tu nombre, el importe… y te entran las dudas. ¿Qué número le pongo? ¿Lleva IVA? ¿Qué es eso de la retención? ¿Y si me equivoco?
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby. Hablamos cada día con autónomos que empiezan, y las dudas son siempre las mismas. Así que vamos al grano: qué debe llevar una factura, cómo calcular el IVA y el IRPF, cuándo vale una factura simplificada y un ejemplo completo con números. Si has buscado «cómo hacer una factura autónomo», al final de este artículo vas a poder hacerla tú solo.
En resumen: para facturar como autónomo necesitas estar de alta y emitir facturas con número correlativo, fecha, tus datos y los del cliente (nombre, NIF y domicilio), la descripción del servicio, la base imponible, el tipo y la cuota de IVA y, si eres profesional y facturas a una empresa u otro autónomo, la retención de IRPF (15 % en general o 7 % los primeros años). Las guardas al menos cuatro años. Y desde octubre de 2028, el programa con el que las hagas tendrá que cumplir Verifactu (lo anunció Hacienda el 5 de octubre de 2026; falta que salga en el BOE).
En este artículo
Qué debe llevar una factura de autónomo
El contenido mínimo está en el artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Una factura completa tiene que incluir:
- Número y, en su caso, serie. Correlativo dentro de cada serie.
- Fecha de expedición. Y la fecha de la operación, si es distinta.
- Nombre y apellidos o razón social tuyos y del cliente.
- NIF tuyo y, en la práctica casi siempre, del cliente (es obligatorio cuando el cliente es empresario o profesional establecido en España).
- Domicilio tuyo y del cliente.
- Descripción de la operación, con el precio unitario sin impuestos y cualquier descuento.
- Tipo de IVA aplicado y cuota, por separado.
- Si la operación está exenta de IVA, la referencia a la norma que la exime o la indicación de que está exenta.
- Menciones especiales cuando toquen, como «inversión del sujeto pasivo» o «régimen especial del criterio de caja».
La retención de IRPF no está en esa lista porque es de otro impuesto, pero si te la aplican tiene que aparecer en la factura para que cuadre lo que te pagan. La forma de pago y el vencimiento tampoco son obligatorios, pero ponlos: te ahorrarán más de un correo incómodo.
Cómo hacer una factura de autónomo paso a paso
Este es el orden que te recomiendo cada vez que facturas:
- 1. Elige la serie y el número. Lo normal es una serie por año (2026-001, 2026-002…) y otra distinta para las rectificativas, que el reglamento obliga a llevar en serie específica. Sin saltos ni números repetidos.
- 2. Revisa los datos del cliente. Nombre fiscal completo, NIF y domicilio. Un NIF mal escrito es el error número uno, y con la factura electrónica hará que te la rechacen.
- 3. Describe bien el trabajo. «Diseño de logotipo y manual de marca», no «servicios varios». Si hay unidades o horas, pon cantidad y precio unitario.
- 4. Calcula la base imponible. Lo que cobras sin impuestos, ya con los descuentos.
- 5. Aplica el IVA que toque (lo vemos abajo).
- 6. Aplica la retención de IRPF si el cliente es empresa o profesional y tu actividad es profesional.
- 7. Calcula el total: base + IVA − retención. Añade forma de pago y vencimiento, y envíala.
Qué IVA tienes que aplicar
La Ley del IVA fija tres tipos: el 21 % general (artículo 90), el 10 % reducido y el 4 % superreducido (artículo 91). La mayoría de servicios profesionales (diseño, consultoría, programación, marketing, reformas…) van al 21 %. Los reducidos son para operaciones concretas que enumera la ley, así que no los apliques «porque lo hace un conocido»: compruébalo con tu asesoría.
Algunas actividades están exentas, es decir, la factura va sin IVA. Por ejemplo, la asistencia a personas físicas por profesionales médicos o sanitarios (artículo 20 de la Ley del IVA). Es el caso de muchos psicólogos sanitarios, y lo explicamos en nuestra guía de facturación para psicólogos. En una factura exenta tienes que indicar que lo está y por qué.
Y si tu cliente es una empresa de otro país de la Unión Europea, normalmente no repercutes IVA español y la factura lleva la mención «inversión del sujeto pasivo». Lo tienes paso a paso en cómo facturar a una empresa de la Unión Europea.
La retención de IRPF en la factura: 15 % o 7 %
Si ejerces una actividad profesional (las de las secciones segunda y tercera del IAE: diseñadores, consultores, abogados, arquitectos, formadores…) y facturas a una empresa o a otro autónomo, tu cliente está obligado a retenerte una parte y a ingresarla en Hacienda por ti. Los tipos están en el artículo 95 del Reglamento del IRPF:
- 15 % con carácter general.
- 7 % en el año en que empiezas la actividad profesional y en los dos siguientes, siempre que no hayas ejercido ninguna actividad profesional el año anterior. Para aplicarlo tienes que comunicárselo a tu cliente por escrito, y él debe guardar esa comunicación firmada.
Si facturas a un particular, no hay retención: los particulares no están obligados a retener. Y si tu actividad es empresarial (una tienda, un taller, un bar), por regla general tampoco. La retención no es un impuesto extra: es un adelanto de tu IRPF que luego descuentas en la declaración de la renta.
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Ejemplo completo: una factura de autónomo con cálculos
Imagina que eres diseñador gráfico, de alta desde hace cinco años, y le haces a una empresa un logotipo por 800 euros y un manual de marca por 400. Así quedaría la factura:
| Dato | Contenido |
|---|---|
| Número | 2026-014 |
| Fecha de expedición | 3 de octubre de 2026 |
| Emisor | Tu nombre y apellidos, NIF y domicilio fiscal |
| Cliente | Razón social de la empresa, NIF y domicilio |
| Concepto 1 | Diseño de logotipo: 1 × 800,00 € |
| Concepto 2 | Manual de marca: 1 × 400,00 € |
| Base imponible | 1.200,00 € |
| IVA 21 % | + 252,00 € |
| Retención IRPF 15 % | − 180,00 € |
| Total a cobrar | 1.272,00 € |
| Forma de pago | Transferencia a tu IBAN, vencimiento a 30 días |
Fíjate en que el IVA y la retención se calculan los dos sobre la base imponible (1.200 €), no uno sobre el otro. Si estuvieras en tus primeros años con derecho al 7 %, la retención sería de 84 € y cobrarías 1.368 €. Y si el cliente fuera un particular, sin retención: 1.452 €.
Ojo con lo que entra en tu cuenta: de esos 1.272 euros, 252 son IVA que tendrás que ingresar en el trimestre. No es tuyo, aunque esté en tu banco.
Cuándo puedes hacer una factura simplificada
La factura simplificada (el antiguo «ticket») lleva menos datos: no necesita los datos del cliente ni el desglose completo. Según el artículo 4 del reglamento, puedes emitirla:
- Cuando el importe no pase de 400 euros, IVA incluido, o cuando sea una factura rectificativa.
- Hasta 3.000 euros, IVA incluido, en ciertas actividades: ventas al por menor, hostelería y restauración, peluquería y estética, transporte de personas, aparcamientos, tintorerías y alguna más.
No puedes usarla, por ejemplo, en entregas de bienes a otro país de la UE. Y si tu cliente es empresa o autónomo y te lo pide, tienes que añadir su NIF y domicilio y la cuota de IVA por separado para que pueda deducírsela. Si trabajas sobre todo con empresas, haz siempre factura completa y te olvidas.
Plazos: cuándo emitir la factura
La regla general es emitirla en el momento de la operación. Pero si tu cliente es empresario o profesional, tienes hasta antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA. Por ejemplo, un trabajo que terminas el 20 de octubre puedes facturarlo hasta el 15 de noviembre.
Mi consejo: factura en cuanto termines. Cada día que tardas en mandar la factura es un día más que tardas en cobrar.
Si te equivocas: la factura rectificativa
Una factura emitida no se borra ni se edita. Si tiene un error o cambia el importe (un descuento posterior, una devolución), emites una factura rectificativa, en su propia serie, que identifica la factura original y explica qué se corrige. Tienes que hacerla en cuanto te des cuenta, y siempre dentro de los cuatro años desde que se devengó el impuesto. Con Verifactu esto deja de ser un consejo: el programa no te va a dejar tocar una factura ya registrada. Lo explicamos en a qué tipos de facturas afecta Verifactu.
Cuánto tiempo guardar las facturas
Las facturas emitidas y recibidas se conservan durante el plazo de prescripción de la Ley General Tributaria, que es de cuatro años. Pueden estar en papel o en formato electrónico, siempre que se garantice que son auténticas, íntegras y legibles. Además, te harán falta para llevar tus libros registro, que te explicamos en nuestra guía de contabilidad para autónomos.
Lo que viene: Verifactu y la factura electrónica
Verifactu. Desde octubre de 2028 (hasta el anuncio de Hacienda, la fecha era el 1 de julio de 2027), si eres autónomo y haces tus facturas con un programa, ese programa tendrá que cumplir Verifactu: cada factura llevará un código QR y quedará registrada sin poder manipularse. Tienes todo el detalle en qué es Verifactu, incluido lo que cambia para los autónomos.
Factura electrónica a la Administración. Si trabajas para un ayuntamiento o un ministerio, la factura se presenta en formato electrónico por FACe. La ley obliga a las sociedades; como autónomo persona física no estás en esa lista obligatoria, pero puedes usarla, y es el canal por el que los organismos reciben sus facturas electrónicas. Te contamos cómo en enviar una factura a FACe.
Factura electrónica entre empresas. La Ley Crea y Crece y el Real Decreto 238/2026 la harán obligatoria: 12 meses después de la orden ministerial para las empresas de más de 8 millones de facturación y 24 meses para el resto, autónomos incluidos. Esa orden aún no tiene fecha firme. Lo seguimos en nuestra guía de la factura electrónica.
¿Y si todavía no estás de alta?
Para facturar como autónomo, primero tienes que estar de alta en Hacienda y en la Seguridad Social. Hay quien, para trabajos puntuales, factura a través de una cooperativa: la cooperativa emite la factura por ti y te cobra una comisión. Es una opción con matices legales y de coste que conviene mirar con calma, y si tu actividad es continuada, lo razonable es darte de alta. Te lo contamos sin adornos en nuestro artículo sobre la cooperativa de facturación.
Preguntas frecuentes sobre cómo facturar como autónomo
¿Puedo hacer las facturas en Word o Excel?
Hoy sí, siempre que lleven todos los datos obligatorios y la numeración sea correlativa. Pero si usas un programa, desde octubre de 2028 tendrá que cumplir Verifactu, y llevar la numeración a mano es como se cuelan los errores.
¿Qué pasa si me salto un número de factura?
La numeración tiene que ser correlativa dentro de cada serie. Si se te ha saltado un número, no lo rellenes con una factura con fecha antigua: coméntalo con tu asesoría y deja constancia de por qué. Un programa evita este problema de raíz.
¿Tengo que poner retención si facturo a un particular?
No. Los particulares no están obligados a retener. La factura va con base e IVA, y el total es la suma de los dos.
¿Cuándo puedo aplicar el 7 % de retención?
En el año en que empiezas tu actividad profesional y en los dos siguientes, si no la ejerciste el año anterior. Tienes que comunicárselo a tu cliente por escrito.
¿Puedo facturar sin estar dado de alta como autónomo?
Como autónomo, no: la factura lleva tu NIF como empresario o profesional y para eso tienes que estar de alta. Para trabajos puntuales existen alternativas como las cooperativas, con los matices que hemos visto.
¿Cuántas facturas puedo hacer sin programa?
No hay un límite. La cuestión no es cuántas, sino cuánto tiempo pierdes y cuántos errores cometes. A partir de unas pocas al mes, un programa se paga solo.
Cómo lo llevamos en Kiby
En Kiby haces una factura en segundos: eliges el cliente, añades el servicio y el programa pone el número correlativo, calcula el IVA y la retención de IRPF y se la mandas al cliente. Las facturas son ilimitadas, también las recurrentes, y tienes la app del móvil para facturar desde donde estés. Lo ves en facturación en segundos.
Trabajamos en modalidad Verifactu, gratis en todos los planes, y desde Essentials Pro exportas el XML en Facturae para firmarlo con AutoFirma y subirlo a FACe. Tu asesor entra con su propio acceso y ve todo lo que necesita para tus impuestos. El plan para un autónomo empieza en 15 euros al mes sin IVA, sin permanencia y con soporte humano por teléfono.
Esta es la herramienta que hace posible nuestra historia.
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