Si estás buscando cómo hacer una factura electrónica gratuita, lo más probable es que te hayas encontrado de todo: webs del Ministerio, programas «gratis» que luego no lo son y plantillas de Excel que no sabes si valen.
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby, y en esta guía te enseño las opciones gratuitas que existen de verdad, para qué sirve cada una y en qué momento empiezan a quedarse cortas. Sin rodeos.
Si antes necesitas entender bien qué es una factura electrónica y cuándo te obliga, empieza por nuestra guía de la factura electrónica y vuelve aquí para elegir herramienta.
En este artículo
Qué es exactamente una factura electrónica
Una factura electrónica es una factura que se emite y se recibe en formato digital, con los mismos datos obligatorios que una en papel y garantizando que no se puede alterar y que se sabe quién la ha emitido.
Aquí hay un matiz importante. Hay dos cosas que se llaman igual:
- La factura en PDF que envías por email. Hoy es válida si tu cliente la acepta, pero no es un formato estructurado.
- La factura electrónica estructurada, en un fichero XML (como Facturae o UBL) que un programa puede leer automáticamente. Es la que exige la Administración Pública y la que será obligatoria también entre empresas con la Ley Crea y Crece.
Cuando alguien busca una factura electrónica gratuita, casi siempre necesita la segunda: o porque factura a un organismo público, o porque quiere prepararse para lo que viene.
Opciones gratuitas para hacer una factura electrónica
1. La aplicación Facturae del Ministerio
Es el programa oficial para crear facturas en formato Facturae y firmarlas. Es gratis y funciona en Windows, Mac y Linux, pero necesita Java y tiene sus manías al instalarse. Te lo explicamos paso a paso en la guía para descargar Facturae 3.4.
Para quién: quien factura a la Administración de vez en cuando.
2. Mi Facturae, la versión web
Mi Facturae hace lo mismo que la aplicación, pero desde el navegador. No instalas nada, pero rellenas cada factura a mano y no guarda un histórico cómodo de clientes.
Para quién: quien necesita una factura a la Administración puntual y no quiere pelearse con Java.
3. FACe, para entregar la factura
FACe no crea facturas: es el buzón gratuito donde las entregas cuando tu cliente es la Administración General del Estado o un organismo adherido. Lo necesitas sí o sí si facturas al sector público, hagas la factura con lo que la hagas. Aquí tienes cómo enviar una factura a FACe paso a paso.
4. Planes gratuitos de programas de facturación
Varios programas tienen un plan gratis con límites: un número máximo de facturas al mes, un solo usuario o funciones básicas. Sirven para empezar, pero revisa bien tres cosas antes de meter tus datos: si puedes exportar tus facturas si te vas, si genera Facturae y si está adaptado a Verifactu. En esta comparativa repasamos varios programas de facturación gratis.
5. Plantillas de Word o Excel
Es lo que usa mucha gente al empezar. El problema es que una plantilla no genera una factura electrónica estructurada: como mucho, un PDF. Y si la hoja empieza a calcular impuestos o a llevar tus registros de facturas, entra en el terreno de Verifactu, con lo que eso implica.
6. La aplicación gratuita de la Agencia Tributaria
Desde el 13 de octubre de 2025, Hacienda tiene en su sede electrónica una aplicación gratuita para facturar, pensada para autónomos, profesionales y empresas con pocas facturas. Ojo con lo que hace: está pensada para cumplir Verifactu, es decir, para que tus facturas queden registradas y enviadas a Hacienda como pide el reglamento. Para entregar una factura a la Administración por FACe sigues necesitando el XML en formato Facturae.
Para quién: quien factura poco y quiere cumplir Verifactu sin pagar un programa.
7. La solución pública de facturación electrónica (próximamente)
Para la factura electrónica entre empresas que llega con el Real Decreto 238/2026, la Agencia Tributaria pondrá en marcha una plataforma gratuita para emitir y recibir facturas electrónicas e informar de su pago. Todavía no está operativa: te contamos qué hará y cuándo llegará en la solución pública de facturación electrónica.
Para quién: quien emita muy pocas facturas a otras empresas cuando la obligación esté en marcha.
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Comparativa: qué opción gratuita te conviene
| Opción | ¿Instalación? | Formato Facturae | Guarda clientes e histórico | Mejor para |
|---|---|---|---|---|
| Aplicación Facturae | Sí, con Java | Sí | En tu ordenador | Facturas puntuales a la Administración |
| Mi Facturae | No | Sí | No | Una factura suelta sin instalar nada |
| FACe | No | No crea facturas, las recibe | Registro de envíos | Entregar facturas al sector público |
| Aplicación gratuita de la AEAT | No | No es su objetivo | Sí, en la sede de Hacienda | Cumplir Verifactu facturando poco |
| Plan gratuito de un programa | No | Depende del programa | Sí, con límites | Empezar con pocos clientes |
| Plantilla Word o Excel | No | No | A mano | Nada que tenga que ver con factura electrónica |
Cómo hacer una factura electrónica gratis paso a paso
Con cualquiera de las opciones anteriores, el proceso es parecido:
- Reúne los datos obligatorios: tus datos fiscales y los del cliente, número de factura, fecha, descripción del servicio, base imponible, tipo de IVA, cuota y, si eres profesional, la retención de IRPF.
- Si el cliente es la Administración, pídele sus tres códigos DIR3: oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora.
- Crea la factura en la herramienta que hayas elegido y revisa que los totales cuadran.
- Fírmala con tu certificado digital si es en formato Facturae.
- Envíala: por FACe si es para el sector público o por el canal que hayas acordado con tu cliente.
- Guárdala. Tienes que conservar tus facturas al menos cuatro años, que es el plazo en que Hacienda puede revisarlas, y seis si eres una sociedad, por el Código de Comercio.
Programas de factura electrónica gratis: qué mirar antes de elegir
Si buscas un programa de factura electrónica gratis para tu negocio, y no solo una herramienta para una factura suelta, estas son las preguntas que tienes que hacerle antes de meter tus datos:
- ¿Genera el XML en Facturae? Sin eso no puedes facturar a la Administración.
- ¿Está adaptado a Verifactu? En octubre de 2028 será obligatorio, según ha anunciado Hacienda, y cambiar de programa a última hora es lo peor que te puede pasar.
- ¿Qué límite tiene el plan gratis? Facturas al mes, clientes, usuarios. Calcula si te llega para un año, no para un mes.
- ¿Podrás enviar facturas electrónicas a otras empresas cuando sea obligatorio? Pregunta si se conectará a la solución pública de la AEAT o a una plataforma de intercambio.
- ¿Puedes exportar tus datos si te vas? Si la respuesta no es un sí claro, busca otro.
Si todas las respuestas son buenas y el límite te alcanza, adelante. Si no, un plan de pago barato que lo cumpla todo suele salir más a cuenta que ir cambiando de herramienta.
Lo que las opciones gratuitas no te resuelven
Las herramientas gratuitas sirven para emitir una factura. Lo que no hacen es el resto del trabajo:
- Saber qué te deben. Emitir no es cobrar. Sin un listado de facturas pendientes, los impagos se te escapan.
- Preparar los impuestos. A final de trimestre necesitas tener claro el IVA repercutido y las retenciones. Si cada factura está en un sitio, lo reconstruyes a mano.
- Verifactu. Si facturas con un programa, ese programa tendrá que cumplir el reglamento Verifactu. Las herramientas del Ministerio para Facturae no tienen que ver con esto: te lo explicamos en las diferencias entre Verifactu y la factura electrónica y, si quieres el contexto completo, en nuestra guía sobre qué es Verifactu.
Errores comunes al hacer una factura electrónica gratis
Numeración desordenada
Si usas una herramienta para unas facturas y otra para otras, acabas con dos series que se pisan. La numeración tiene que ser correlativa.
Conceptos ambiguos
«Servicios varios» no le sirve a nadie. Pon qué has hecho y en qué periodo: te ahorra preguntas del cliente y de tu asesoría.
Códigos DIR3 equivocados
Es el motivo número uno por el que FACe rechaza facturas. Cópialos tal cual te los pase el organismo.
No poder sacar tus datos
Algunos planes gratuitos no te dejan exportar tus facturas si te vas. Compruébalo el primer día, no el último.
¿Cuándo merece la pena pasar a un programa de facturación?
Si emites pocas facturas al año, las herramientas gratuitas te bastan. Pero hay señales claras de que te estás quedando corto:
- Facturas cada semana o tienes clientes recurrentes.
- Te cuesta saber qué te han pagado y qué no.
- Haces presupuestos y luego copias los datos a la factura.
- Facturas a la Administración a menudo y te hartas de meter los DIR3 cada vez.
- Tu asesoría te pide cada trimestre lo mismo y tardas horas en preparárselo.
En Kiby la factura sale del presupuesto con un clic, el cliente queda guardado con sus DIR3 si es un organismo público, puedes descargar el XML en formato Facturae y cada factura se registra en modalidad Verifactu. La factura electrónica está incluida gratis desde el plan Essentials Pro, y próximamente Kiby se conectará con la solución pública de la Agencia Tributaria para la factura entre empresas. Si eres autónomo, tienes todos los detalles en nuestro programa de facturación para autónomos.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica gratuita
¿Una factura en PDF es una factura electrónica?
Hoy sí, si tu cliente acepta recibirla así. Pero no es una factura electrónica estructurada, que es la que exige la Administración y la que será obligatoria entre empresas cuando se aplique la Ley Crea y Crece.
¿Es obligatoria la factura electrónica para autónomos?
Hoy no, ni siquiera con la Administración: la Ley 25/2013 obliga a las sociedades, no a los autónomos, aunque muchos organismos te la pedirán igual. Entre empresas y autónomos el reglamento ya está aprobado (Real Decreto 238/2026): llegará primero para las empresas que facturan más de 8 millones y un año después para el resto, autónomos incluidos.
¿Hacienda tiene un programa gratis para hacer facturas?
Sí, pero para cosas distintas. La aplicación gratuita de la Agencia Tributaria sirve para facturar cumpliendo Verifactu. Para facturar a la Administración tienes Facturae y Mi Facturae, del Ministerio. Y para la factura electrónica entre empresas llegará la solución pública, también gratuita.
¿Puedo hacer facturas electrónicas gratis en Excel?
No en formato estructurado. Excel te permite hacer un PDF, pero no un XML de Facturae. Para eso necesitas la aplicación del Ministerio, Mi Facturae o un programa de facturación.
¿La factura electrónica y Verifactu son lo mismo?
No. La factura electrónica tiene que ver con el formato en que envías la factura a tu cliente. Verifactu regula el programa con el que facturas y el envío de los registros a Hacienda. Son obligaciones distintas.
Esta es la herramienta que hace posible nuestra historia.
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