Si eres autónomo y lo que buscas es qué libros te tocan a ti, empieza por nuestra guía de contabilidad para autónomos. Aquí vamos al libro diario de las empresas.
Tu asesoría te escribe en abril: «Necesito que me confirmes un par de cobros para cerrar el diario y legalizarlo». Y tú piensas que el diario es eso que ellos llevan y que tú nunca has visto. Pues es tu libro. La obligación es de tu empresa, aunque lo haga otra persona.
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby. Hablamos cada día con asesorías y con empresas que les pasan papeles, y el libro diario es de esas cosas que todo el mundo nombra y casi nadie ha abierto. Si has llegado buscando «libro diario contabilidad», aquí tienes qué es, quién tiene que llevarlo, cómo se anota un asiento con un mes de ejemplo y cuándo hay que legalizarlo.
En resumen: el libro diario es el registro, por orden de fechas, de todas las operaciones de la empresa en forma de asientos (debe y haber). Lo exige el artículo 28 del Código de Comercio a todo empresario con contabilidad mercantil: todas las sociedades y los autónomos con actividad mercantil en estimación directa normal. Se legaliza por vía telemática en el Registro Mercantil antes de que pasen 4 meses desde el cierre del ejercicio y se conserva 6 años desde el último asiento.
En este artículo
Libro diario contabilidad: qué es y qué dice la ley
El artículo 25 del Código de Comercio obliga a todo empresario a llevar «una contabilidad ordenada» y dos libros como mínimo: el de Inventarios y Cuentas anuales y el Diario. Las sociedades, además, llevan su libro de actas (artículo 26).
El artículo 28 dice qué es el diario: el libro que «registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa». Cada operación se anota como un asiento: una fecha, unas cuentas que se cargan (debe), otras que se abonan (haber), los importes y un concepto. En cada asiento, lo que va al debe suma lo mismo que lo que va al haber. Siempre.
El mismo artículo permite un atajo: anotar los totales de las operaciones por periodos de hasta un trimestre, siempre que el detalle esté en otros libros o registros. Por eso un comercio con cientos de tiques no hace un asiento por café vendido: hace uno resumen y el detalle queda en su registro de ventas.
Y el artículo 29 marca las reglas de forma: por orden de fechas, con claridad, sin espacios en blanco, sin tachaduras ni raspaduras. Si te equivocas, no se borra: se corrige con otro asiento en cuanto lo detectas.
Quién tiene que llevar el libro diario
- Todas las sociedades mercantiles: SL, SA, sociedades laborales y demás. Da igual que facturen 20.000 euros o 20 millones, o que estén sin actividad.
- Autónomos con actividad empresarial mercantil en estimación directa normal: el Reglamento del IRPF (artículo 68) les pide contabilidad ajustada al Código de Comercio, con su diario.
- El resto de autónomos (estimación directa simplificada, profesionales, módulos) no llevan libro diario. Llevan los libros registro fiscales: ventas e ingresos, compras y gastos, bienes de inversión y, en su caso, provisiones.
Si eres autónomo y alguien te dice que tienes que hacer asientos, pregunta primero en qué régimen estás. En la gran mayoría de casos, no.
Cómo se anota un asiento en el libro diario
Cada asiento lleva, como mínimo:
- Número de asiento, correlativo.
- Fecha de la operación.
- Cuentas del Plan General de Contabilidad que se cargan y se abonan.
- Importes al debe y al haber, que tienen que cuadrar.
- Concepto claro: «Factura 2026-014 a Cliente X», no «varios».
La regla para no perderse: el debe recoge lo que entra en la empresa o lo que gasta (aumentos de activo y gastos); el haber, de dónde sale (aumentos de deudas, de patrimonio o ingresos). Cuando vendes, el cliente te debe dinero (debe) y tienes un ingreso y un IVA que ingresar a Hacienda (haber).
Ejemplo de libro diario: un mes de una pequeña empresa
Imagina una SL de servicios que en marzo hace cinco operaciones:
- 1 de marzo: emite una factura de 2.000 euros más IVA (420).
- 8 de marzo: compra mercadería por 1.000 euros más IVA (210), a pagar más adelante.
- 15 de marzo: el cliente paga la factura por transferencia.
- 20 de marzo: paga al proveedor.
- 31 de marzo: el banco le cobra 15 euros de comisión.
Así queda en el libro diario:
| N.º y fecha | Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 1 · 1/3 | 430. Clientes | 2.420,00 | |
| 1 · 1/3 | 705. Prestaciones de servicios | 2.000,00 | |
| 1 · 1/3 | 477. Hacienda Pública, IVA repercutido | 420,00 | |
| 2 · 8/3 | 600. Compras de mercaderías | 1.000,00 | |
| 2 · 8/3 | 472. Hacienda Pública, IVA soportado | 210,00 | |
| 2 · 8/3 | 400. Proveedores | 1.210,00 | |
| 3 · 15/3 | 572. Bancos | 2.420,00 | |
| 3 · 15/3 | 430. Clientes | 2.420,00 | |
| 4 · 20/3 | 400. Proveedores | 1.210,00 | |
| 4 · 20/3 | 572. Bancos | 1.210,00 | |
| 5 · 31/3 | 626. Servicios bancarios y similares | 15,00 | |
| 5 · 31/3 | 572. Bancos | 15,00 |
Fíjate en dos cosas. La primera: la venta y el cobro son dos asientos distintos. Facturar no es cobrar, y el diario lo deja claro: entre el 1 y el 15 de marzo, ese dinero estaba en la 430, no en el banco. La segunda: la comisión de 15 euros también es un asiento. Las comisiones pequeñas son justo las que se olvidan, y luego el banco no cuadra.
Hay asientos que solo aparecen una vez o una vez al año. El primero de todos en una sociedad es el asiento de capital de la constitución. Y al cierre llegan los de ajuste, como el de amortización de los equipos.
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Libro diario y libro mayor: en qué se diferencian
El diario cuenta la historia por orden de fechas: qué pasó y cuándo. El libro mayor reordena esos mismos apuntes por cuenta: todo lo que ha pasado en «Bancos», todo lo que ha pasado en «Clientes»… y te da el saldo de cada una.
Con el ejemplo anterior, el mayor de la cuenta 572 (suponiendo que empezaba el mes a cero) quedaría así:
| Fecha | Asiento | Debe | Haber | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| 15/3 | 3 · Cobro cliente | 2.420,00 | 2.420,00 | |
| 20/3 | 4 · Pago proveedor | 1.210,00 | 1.210,00 | |
| 31/3 | 5 · Comisión | 15,00 | 1.195,00 |
Ese saldo de 1.195 euros tiene que coincidir con el extracto del banco. Si no coincide, falta o sobra algún asiento. Para eso sirve el mayor: para revisar.
La diferencia legal también importa: el Código de Comercio exige el diario y el de inventarios y cuentas anuales, no el mayor. El mayor es una herramienta de trabajo que cualquier programa de contabilidad saca solo a partir del diario. Si te preguntan por el libro diario y el libro mayor, la respuesta corta es: el diario es obligatorio y se legaliza; el mayor es la consulta.
La legalización del libro diario en el Registro Mercantil
Desde la Ley 14/2013 (artículo 18), los libros obligatorios se llevan en soporte electrónico y se legalizan por vía telemática en el Registro Mercantil del domicilio, después de cerrarlos y antes de que pasen cuatro meses desde el cierre del ejercicio. Para una empresa que cierra el 31 de diciembre, el límite es el 30 de abril del año siguiente.
Se legalizan a la vez el diario, el de inventarios y cuentas anuales, el libro de actas y el de socios. En la práctica se hace con el programa Legalia del Colegio de Registradores, que prepara los ficheros, y se envía desde su sede electrónica con certificado digital.
Algunas cosas que conviene saber de la legalización de libros:
- Se legalizan los libros ya cumplimentados, no en blanco. Primero se cierra el ejercicio en contabilidad, luego se legaliza.
- Si llegas tarde, se legaliza igual, pero el Reglamento del Registro Mercantil (artículo 333) prevé que conste que se ha hecho fuera de plazo. Y eso se ve si algún día necesitas tu contabilidad como prueba.
- El libro de inventarios y cuentas anuales recoge el balance inicial, los balances de comprobación al menos trimestrales y el inventario y las cuentas del cierre (artículo 28.1).
Ojo con el orden del calendario: la legalización (hasta el 30 de abril) llega antes que la aprobación y el depósito de las cuentas. Lo tienes explicado paso a paso en la guía para presentar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Cuánto tiempo hay que guardar el libro diario
El artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio, ordenados, durante seis años desde el último asiento. Si la empresa cierra, la obligación pasa a los liquidadores; si el empresario fallece, a sus herederos.
Esto incluye las facturas que soportan cada asiento. Un asiento sin factura detrás es un asiento que no puedes defender. Por eso tener las facturas de compra digitalizadas y localizables, con una buena digitalización de facturas, ahorra disgustos años después.
Errores típicos en el libro diario
- Anotar con meses de retraso. El diario se reconstruye de memoria y aparecen huecos.
- Conceptos genéricos como «varios» o «ajuste». A los dos años nadie sabe qué fue.
- Juntar venta y cobro en un solo asiento cuando no han pasado el mismo día. Pierdes el control de lo que te deben.
- Olvidar comisiones, recibos domiciliados y pequeños cargos. El banco nunca cuadra con el mayor.
- Borrar en lugar de corregir. El artículo 29 pide salvar los errores, no hacerlos desaparecer.
- Usar la 400 para todo. Las compras de inmovilizado van a proveedores de inmovilizado, y los servicios, a acreedores (410).
- Dejar la legalización para mayo. El plazo es de cuatro meses, no de cinco.
Preguntas frecuentes sobre el libro diario
¿Qué es el libro diario?
Es el libro contable obligatorio donde se registran, por orden de fechas, todas las operaciones de la empresa en forma de asientos con su debe y su haber. Lo regula el artículo 28 del Código de Comercio.
¿Es obligatorio el libro diario para un autónomo?
Solo si su actividad es empresarial y mercantil y está en estimación directa normal. En estimación directa simplificada, en módulos o si es profesional, lleva libros registro fiscales, no libro diario.
¿Se puede llevar el libro diario en Excel?
La ley no exige un programa concreto, pero sí que el libro sea ordenado, sin huecos ni correcciones encima, y que se legalice en formato electrónico. Con pocas operaciones se puede; en cuanto crecen, un programa de contabilidad evita errores y genera los ficheros para legalizar.
¿Cuál es el plazo para legalizar el libro diario?
Cuatro meses desde el cierre del ejercicio. Si tu ejercicio coincide con el año natural, hasta el 30 de abril.
¿Hay que hacer un asiento por cada factura?
En principio, sí. Pero el Código de Comercio admite anotar totales por periodos de hasta un trimestre si el detalle queda en otros registros, como el libro de facturas emitidas.
¿Cuántos años hay que guardar el libro diario?
Seis años desde el último asiento, según el artículo 30 del Código de Comercio.
Cómo lo llevamos en Kiby
Te lo digo claro: Kiby no lleva el libro diario ni hace asientos, ni legaliza libros. Eso es trabajo de tu asesoría con su programa de contabilidad. Lo que hacemos es que le llegue todo lo que necesita para que el diario salga bien y a tiempo.
En Kiby emites tus facturas y registras las de compra; con el escáner con IA subes los gastos desde una foto o reenviando el email, y el programa lee proveedor e importes. La conexión con tus bancos concilia cada cobro y cada pago, comisión de 15 euros incluida. Y tu asesor entra con su propio acceso para verlo todo sin pedirte nada por WhatsApp. Si tienes una asesoría y quieres trabajar así con tus clientes, mira cómo lo planteamos para despachos profesionales.
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