Final de trimestre. Tienes una carpeta con facturas de proveedores, un cajón con tickets que ya se están borrando y un par de PDF perdidos en el correo. Tu asesor te pide «todo digitalizado», y tú te preguntas cómo digitalizar facturas: si basta con hacer fotos, si hay que comprar algo y, sobre todo, si después puedes tirar el papel.
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby. Kiby tiene un escáner de facturas y por eso quiero dejar claro desde el principio qué se puede hacer con una factura digitalizada y qué no, que es donde más confusión hay. Aquí tienes cómo digitalizar facturas paso a paso y qué dice la ley, con los artículos del BOE.
En resumen: digitalizar una factura es convertirla en datos que puedas registrar y buscar, no solo en un PDF. Para llevar la contabilidad basta con escanearla o fotografiarla y leerla con OCR. Pero ese escaneo no sustituye al original: el papel se sigue guardando el plazo legal. Solo la digitalización certificada, hecha con software homologado por la Agencia Tributaria, permite prescindir del papel. Las facturas que ya te llegan en PDF por correo no hay que digitalizarlas: se guardan tal cual.
En este artículo
Digitalizar facturas: qué significa de verdad
Digitalizar una factura no es meterla en un PDF. Es pasar de la imagen de un papel (o de un PDF que no se puede leer como datos) a los datos de la factura: proveedor, fecha, número, base, IVA y total. Con esos datos se registra el gasto, se cuadra el IVA y se encuentra la factura cuando alguien la pide.
Ese trabajo lo hace un OCR, un programa que lee el texto de una imagen. Por eso, cuando se habla de digitalizar, casi siempre se habla de facturas recibidas: las que te mandan tus proveedores, en papel, en foto o en PDF. Las facturas que emites tú ya nacen digitales en tu programa de facturación.
Escanear para registrar o digitalización certificada: la diferencia que decide si puedes tirar el papel
Aquí está la confusión. Existen dos cosas distintas que se llaman igual:
| Qué se compara | Escanear para registrar el gasto | Digitalización certificada |
|---|---|---|
| Para qué sirve | Pasar los datos de la factura a tu contabilidad sin teclear. | Poder prescindir del original en papel. |
| Qué necesitas | Un escáner, una app o un programa con OCR. | Software de digitalización homologado por la AEAT, con imagen firmada electrónicamente y base de datos documental. |
| Qué pasa con el papel | Se sigue guardando el plazo legal. | Se puede prescindir de él, si el proceso cumple el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007. |
| Dónde está regulado | No tiene una regulación específica; el artículo 6.2 solo dice que la copia no es el original. | Orden EHA/962/2007, artículo 7. |
Fuente: Orden EHA/962/2007, de 10 de abril (BOE de 14/4/2007), consultada el 26/10/2026.
La Orden dice en su artículo 7 que el obligado tributario puede digitalizar de forma certificada sus facturas recibidas y otros justificantes en papel, y que los ficheros resultantes le permiten prescindir de los originales. Para ello pide, entre otras cosas, software homologado por la AEAT, una imagen fiel e íntegra firmada electrónicamente y una base de datos documental con un registro por documento. Y el artículo 6.2 añade que cualquier otra conversión de una factura recibida, distinta de las de los artículos 7 y 8 de la Orden, «dará origen a un nuevo documento que no tendrá la consideración de documento original». Dicho en cristiano: la foto que haces a una factura no es el original.
Cómo comprobar si un programa está homologado: la AEAT publica la lista de software de digitalización certificada en su sede electrónica. Si un proveedor te dice que su herramienta permite tirar el papel, pídele su referencia de homologación y búscala ahí.
Qué dice la ley sobre conservar facturas en España
Antes de decidir qué haces con el papel, conviene saber cuánto tiempo hay que guardarlo. Esto es orientativo y no sustituye a tu asesor:
- El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, artículo 19) obliga a empresarios y profesionales a conservar las facturas recibidas y las copias de las emitidas durante el plazo de la Ley General Tributaria, con su contenido original.
- La Ley General Tributaria (Ley 58/2003, artículo 66) fija en cuatro años la prescripción del derecho de la Administración a liquidar la deuda tributaria y a exigir su pago. Es la referencia fiscal.
- El Código de Comercio (artículo 30 del Código de Comercio) obliga al empresario a conservar libros, correspondencia y justificantes durante seis años a partir del último asiento.
En general, quien guarda las facturas seis años cubre los dos plazos, pero los cuatro años y los seis se cuentan desde momentos distintos. Confírmalo con tu asesor. Hay además un caso aparte: si tienes bases imponibles, cuotas o deducciones pendientes de compensar, el artículo 66 bis.2 de la Ley General Tributaria amplía a diez años el derecho de la Administración a comprobarlas. No afecta a todas las facturas, pero conviene preguntarle a tu asesor si es tu caso. Consultado todo en el BOE el 26/10/2026.
El artículo 20 del Reglamento permite conservar las facturas en papel o en formato electrónico, siempre que se garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido, la legibilidad y el acceso sin demora de la Administración. Y el artículo 21 pide que, si se conservan por medios electrónicos, se asegure su legibilidad en el formato original en el que se recibieron.
Cómo digitalizar facturas paso a paso
- Reúne lo que tienes. Papel, tickets, fotos en el móvil y PDF que te hayan llegado por correo o por WhatsApp.
- Separa lo que ya es electrónico. Un PDF recibido por correo no hay que escanearlo: se guarda tal cual, en su formato original.
- Elige cómo la captas. Escáner de oficina o app del móvil para el papel; subida de archivos para los PDF y las fotos; y, si tu programa lo permite, un buzón de correo al que reenviar las facturas.
- Deja que el OCR lea los datos. Proveedor, número, fecha, base, IVA y total.
- Revisa lo que ha leído. Ningún OCR es infalible: comprueba al menos el importe, la fecha y el NIF antes de guardar.
- Registra el gasto. Es lo que alimenta tu libro de compras y gastos y, al final, tu contabilidad de autónomo.
- Nombra y archiva con orden. Una carpeta por año y por trimestre, y un nombre que se entienda (fecha, proveedor, importe), si no lo hace ya tu programa.
- Haz copia de seguridad. Lo digital se pierde igual que el papel si solo está en un sitio.
Cómo escanear facturas para contabilizarlas sin errores
Un buen resultado depende más de la imagen que del programa. Unos cuantos hábitos que ayudan:
- Luz uniforme y sin sombras sobre el papel. Mejor junto a una ventana que con el flash.
- La factura entera en el encuadre, derecha y sin dedos tapando esquinas.
- Una factura (o un ticket) por foto. Si tiene varias páginas, cada página con su imagen.
- Los tickets térmicos se borran con el tiempo y con el calor. Fotografíalos pronto y guarda el ticket original, porque la foto de un ticket ilegible no te sirve de nada.
- Si la factura te llega por correo en PDF, guarda ese PDF, no una captura de pantalla.
OCR en facturas: qué lee bien, qué falla y por qué conviene revisar
El OCR lee bien las facturas impresas con buen contraste y un formato habitual. Falla más con tickets desvaídos, fotos movidas o torcidas, fondos con dibujos, letra manuscrita y facturas con varios tipos de IVA o descuentos en líneas. Por eso, revisa siempre lo leído antes de guardarlo, y desconfía de quien prometa una fiabilidad total.
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Facturas recibidas, factura electrónica y Verifactu: no son lo mismo
Son tres cosas distintas:
- Digitalizar facturas recibidas es pasar a datos las facturas que te llegan en papel, foto o PDF, para registrarlas. Se hace con escáner y OCR.
- La factura electrónica es la que ya nace en formato digital (un fichero estructurado, no una foto). No hay que escanearla. Si quieres entenderla, tienes la guía de factura electrónica.
- Verifactu obliga a los programas con los que se emiten las facturas, no a quien las recibe. No te obliga a digitalizar las facturas de tus proveedores. Tienes el detalle en qué es Verifactu.
Cómo lo hace Kiby: escáner de facturas incluido en todos los planes
Kiby tiene un escáner de facturas con IA ilimitado, incluido en todos los planes desde 15 € al mes, sin IVA, y también en la prueba gratis de 14 días, que es sin tarjeta. Esto es lo que hace:
- Lees hasta 10 facturas de golpe, en PDF o JPG.
- Haces una foto a un ticket desde la app del móvil.
- Reenvías las facturas al buzón de correo propio que te da Kiby.
- Si el proveedor no existe, lo crea.
Kiby indica hasta un 95 % de fiabilidad, unos 5 segundos de escaneado medio y más de 300.000 escaneos al mes. Fíjate en el «hasta»: revisa siempre lo que ha leído antes de guardar.
Lo que el escáner de Kiby no es. Sirve para registrar gastos y facturas recibidas. Kiby no es software homologado de digitalización certificada, así que no sirve para destruir el papel: el original se sigue guardando el plazo legal.
Si quieres ver cómo funciona antes de decidir, tienes todo el detalle en la página del escáner de facturas de Kiby y los planes en precios.
Errores habituales al digitalizar facturas
- Tirar el papel después de escanearlo sin una digitalización certificada.
- Fiarse del OCR sin revisar importes, fechas y NIF.
- Registrar dos veces la misma factura, por ejemplo la foto del papel y el PDF que llegó por correo.
- Guardar solo la foto de un ticket térmico, y que el original se borre.
- No guardar el PDF original recibido y quedarse con una captura.
- Archivar sin orden, de modo que cuando te piden una factura no la encuentras.
Preguntas frecuentes sobre digitalizar facturas
¿Puedo tirar las facturas en papel si las escaneo?
Solo si la digitalización es certificada, es decir, la del artículo 7 de la Orden EHA/962/2007: software homologado por la AEAT, imagen firmada electrónicamente y base de datos documental. Un escaneo o una foto normal sirve para registrar el gasto, pero el papel hay que seguir guardándolo durante el plazo legal.
¿Cuántos años hay que conservar las facturas?
A efectos fiscales, cuatro años (artículo 66 de la Ley General Tributaria, al que remite el artículo 19 del Reglamento de facturación), y a efectos mercantiles, seis desde el último asiento (artículo 30 del Código de Comercio). Si tienes bases, cuotas o deducciones pendientes de compensar, la Administración puede comprobarlas durante diez años (artículo 66 bis.2). Es orientativo: confírmalo con tu asesor.
¿Qué es la digitalización certificada y quién la ofrece?
Es el proceso regulado en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, que permite prescindir de los originales en papel. Lo ofrece el software que la Agencia Tributaria ha homologado, y que publica en una lista en su sede electrónica. Antes de fiarte de una herramienta, pídele su referencia de homologación y búscala en esa lista.
¿Hay que digitalizar una factura que ya me llega en PDF por correo?
No hace falta. Ya es un documento electrónico y, según el artículo 21 del Reglamento de facturación, se conserva de forma legible en el formato original en el que la recibiste.
¿Qué diferencia hay entre OCR y factura electrónica?
El OCR lee una imagen o un PDF y extrae sus datos, mientras que la factura electrónica nace ya en formato digital y no necesita lectura. Verifactu, por su parte, afecta al software de quien emite las facturas y no obliga a digitalizar las que recibes.
¿Se pueden digitalizar tickets con el móvil?
Sí, para registrar el gasto: se fotografía el ticket entero, con buena luz y legible. El ticket en papel se sigue guardando, y conviene hacerlo pronto porque el papel térmico se borra con el tiempo.
¿Cómo de fiable es el OCR de una factura?
Depende sobre todo de la calidad de la imagen: una factura impresa, derecha y bien iluminada se lee mucho mejor que un ticket desvaído o una foto movida. Por eso conviene revisar siempre los datos leídos, sobre todo importe, fecha y NIF, antes de guardar la factura.
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