Hay dos maneras de perder dinero si no sabes cómo hacer un presupuesto de obra. La primera: hacerlo tan caro que no lo acepta nadie. La segunda, mucho peor: hacerlo tan justo que te lo aceptan a la primera y descubres, a mitad de obra, que estás trabajando gratis.
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby, el programa de gestión para pymes. Aquí tienes el método paso a paso, de la visita a la firma, y también lo que conviene hacer después, cuando el cliente dice que sí.
En resumen: para hacer un presupuesto de obra, visita la obra y define qué entra y qué no; mide cada partida (m², ml, unidades); ponle un precio unitario con material, mano de obra y mermas; suma todo para sacar la ejecución material (PEM); añade los gastos generales y tu beneficio; aplica el IVA que toque (10 % o 21 %) y escribe las condiciones: validez, plazo, pagos y exclusiones. Cuando el cliente lo acepte, conviértelo en el plan de la obra para saber si vas ganando o perdiendo antes de terminarla.
En este artículo
Cómo hacer un presupuesto de obra en siete pasos
Paso 1: visita la obra y deja claro el alcance
Ningún presupuesto bueno sale de una foto por WhatsApp. Ve a la obra, mira el estado de lo que hay (instalaciones, humedades, suelos que suenan a hueco) y pregunta al cliente qué quiere exactamente: calidades, plazos y qué compra él.
Sal de la visita con una lista de lo que entra y otra de lo que no. La segunda es igual de importante: licencias, tasas, electrodomésticos, muebles, retirada de muebles viejos… Lo que no esté escrito, el cliente lo dará por incluido.
Paso 2: mide cada partida
Divide la obra en capítulos (demoliciones, albañilería, fontanería, electricidad, revestimientos…) y cada capítulo en partidas. Cada partida, con su unidad:
- m² para superficies: alicatados, solados, pintura, tabiques.
- ml (metro lineal) para rodapiés, encimeras o tuberías.
- ud (unidad) para lo que se cuenta: un inodoro, una puerta, un punto de luz.
- Partida alzada para lo que no se puede medir bien, con una descripción clara de qué incluye.
Mide con el plano o en la obra, y apunta cómo has medido. Un alicatado de un baño de 5 m² no son 5 m²: son las paredes, unos 18 m² si alicatas hasta el techo. Si te equivocas aquí, el error se multiplica por el precio de cada partida.
Paso 3: pon un precio a cada unidad
El precio unitario de cada partida es la suma de lo que te cuesta de verdad hacer una unidad:
- Material, con las mermas: el azulejo que se rompe o se corta y no se aprovecha.
- Mano de obra: las horas que se tarda en hacer una unidad por lo que te cuesta cada hora de tu equipo, no por lo que cobras.
- Medios auxiliares: andamios, contenedores, alquiler de maquinaria.
Las bases de precios de la construcción sirven de referencia, pero tus costes reales mandan. Si no sabes cuántas horas te lleva alicatar un metro cuadrado, mídelo en tu próxima obra: es el dato que más dinero te va a ahorrar.
Paso 4: de la ejecución material al precio de venta
La suma de todas las partidas (cantidad por precio unitario, más las partidas alzadas) es el presupuesto de ejecución material, el PEM. Es lo que te cuesta la obra, no lo que la vendes. Encima van dos cosas:
- Gastos generales: lo que te cuesta tener la empresa abierta y que no va a ninguna partida: la oficina, la furgoneta, los seguros, la gestoría, el programa de gestión.
- Beneficio: lo que quieres ganar.
En obra pública los porcentajes los fija el artículo 131 del Reglamento de Contratos de las Administraciones Públicas: entre un 13 y un 17 % de gastos generales y un 6 % de beneficio industrial, siempre sobre el PEM. En obra privada eres libre, pero esos números son una buena referencia. Si los metes dentro del precio de cada partida, también vale: lo que importa es que estén.
Con el baño de 5 m² que tienes resuelto en nuestros ejemplos de presupuesto de obra, así quedaría:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Ejecución material (suma de las partidas) | 4.472,00 € |
| Gastos generales (13 %) | 581,36 € |
| Beneficio (6 %) | 268,32 € |
| Base imponible | 5.321,68 € |
| IVA (10 %, vivienda de un particular) | 532,17 € |
| Total del presupuesto | 5.853,85 € |
Paso 5: no escondas los imprevistos
En una reforma siempre aparece algo: una tubería de plomo detrás del alicatado, una viga en mal estado, un suelo que hay que nivelar. Tienes dos opciones honradas. O los incluyes como partida a la vista («imprevistos», con un importe y qué pasa si no se gastan), o los dejas fuera y escribes en las condiciones que cualquier avería oculta se presupuesta aparte y se firma antes de hacerla. Lo que no funciona es inflar todas las partidas «por si acaso»: el cliente compara y te quedas fuera.
Paso 6: aplica el IVA que toca
En una reforma de vivienda el IVA puede ser del 10 % o del 21 %, y equivocarse sale caro: o pierdes el presupuesto por caro, o te toca pagar tú la diferencia. Va al 10 % cuando el cliente es un particular (o una comunidad de propietarios) que reforma su vivienda, la vivienda se terminó hace al menos dos años y el material que pones no pasa del 40 % de la base imponible. Si el cliente es una empresa o la obra es un local, siempre el 21 %. Las condiciones, con un baño al 10 % y una cocina al 21 % calculados y el cambio que entra el 1 de diciembre de 2026, las tienes en los ejemplos de presupuesto de obra.
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Paso 7: escribe las condiciones y consigue la firma
Un presupuesto sin condiciones es medio presupuesto. Añade siempre:
- Validez: una fecha concreta. El material sube.
- Plazo de ejecución y cuándo empieza.
- Forma de pago: cuánto al aceptar, cuánto durante la obra y cuánto al terminar, y por qué medio.
- Exclusiones: todo lo que no entra.
- Cambios y averías ocultas: se presupuestan aparte y se firman antes de hacerlos.
- Firma y fecha de aceptación del cliente.
Con particulares hay además normas de consumo. La Ley General para la Defensa de los Consumidores obliga a dar el precio final con impuestos, y varias comunidades autónomas regulan el presupuesto previo de las reformas: en la Comunidad de Madrid, por ejemplo, por escrito si el cliente lo pide, separando materiales y mano de obra, con fechas aproximadas y validez, y solo se puede cobrar por hacerlo si avisas antes. Consulta la oficina de consumo de tu comunidad.
Presupuesto cerrado o abierto
Con un presupuesto cerrado (a precio alzado) el riesgo es tuyo. El artículo 1593 del Código Civil dice que quien se encarga de una obra por un precio cerrado, según un plano convenido, no puede pedir más aunque suban los materiales o los jornales. Solo puede pedir más si el cliente autoriza un cambio en el plano que aumente la obra.
Con un presupuesto abierto (por administración, cobrando los costes reales más un porcentaje) el riesgo pasa al cliente, pero hay que justificar cada gasto. No tiene una regulación propia: se pacta en el contrato.
En reformas pequeñas lo normal es el cerrado. Por eso medir bien y escribir las exclusiones no es un trámite: es tu margen.
Cuando el cliente dice que sí: no lo guardes en un cajón
Aquí es donde se pierde el dinero de verdad. El presupuesto aceptado es la mejor previsión que tienes de la obra: qué hay que hacer, cuántas horas, cuánto material y cuánto vas a cobrar. Si lo archivas y llevas la obra «de cabeza», te enteras de cómo ha ido cuando ya no tiene arreglo.
- Convierte las partidas en tareas, con responsable y fecha.
- Apunta las horas reales de cada persona en cada tarea.
- Vincula las compras y los gastos a la obra.
- Compara cada semana lo presupuestado con lo real: si a mitad de obra llevas consumido el 80 % de las horas, tienes un problema y aún estás a tiempo.
- Cada cambio, con su presupuesto firmado, para que no se coma tu margen.
- Si la obra es larga, cobra por certificaciones mensuales. Te lo explico en qué es una certificación de obra.
Errores que más se repiten
Eroski Consumer los recoge en un artículo sobre reformas, con la opinión de la asociación de empresas de reformas ANERR sobre la importancia de tener un proyecto previo para poder comparar:
- Acuerdos de palabra, sin presupuesto firmado.
- Presupuestar sin un proyecto o una descripción clara: cada empresa presupuesta cosas distintas y el cliente compara peras con manzanas.
- Cambios y averías sin conformidad por escrito.
- Adelantos sin documentar y facturas con datos que no sirven.
Cómo hacer tus presupuestos de obra en Kiby
Y ahora, lo nuestro. En Kiby haces los presupuestos por líneas y los envías por correo o al portal de clientes, donde el cliente los acepta. Desde Essentials Pro te avisamos en el momento en que lo abre, en la campana de Kiby y, si tienes la app, en el móvil. Así le llamas mientras lo tiene delante. Cuando lo acepta, lo conviertes en factura con Verifactu sin volver a teclear nada.
Y para el «después», la gema Gestión de Proyectos convierte el presupuesto aceptado en un proyecto: trae el cliente y el importe, crea una tarea por cada línea y deja las partidas por capítulos.
Tu equipo apunta las horas con el cronómetro, desde el móvil o desde la web. Las compras y los gastos se vinculan a la obra, y Kiby te enseña el margen real y lo presupuestado frente a lo real, con avisos cuando las horas o el coste llegan al 80 % y cuando pasan del 100 %.
Lo tienes todo junto en el ERP para construcción y reformas de Kiby. Essentials Pro cuesta 29 € al mes y la gema, 20 € al mes, sin IVA y sin permanencia (todos los planes, en precios), y Kiby se prueba 14 días sin tarjeta.
Preguntas frecuentes sobre cómo hacer un presupuesto de obra
¿Cómo se calcula un presupuesto de obra?
Se mide cada partida, se multiplica por su precio unitario y se suma todo: es la ejecución material (PEM). Después se añaden los gastos generales y el beneficio, y sobre esa base se aplica el IVA.
¿Qué porcentaje de beneficio se pone en un presupuesto de obra?
En obra pública, un 6 % de beneficio industrial más entre un 13 y un 17 % de gastos generales sobre el PEM. En obra privada lo decides tú; esos porcentajes son una referencia razonable.
¿Qué es una partida alzada?
Una partida que no se mide por unidades y se presupuesta por un importe cerrado, como una instalación completa. Tiene que llevar una descripción clara de qué incluye.
¿Es obligatorio dar un presupuesto por escrito?
Con particulares, depende de la normativa de consumo de tu comunidad autónoma; en varias, si el cliente lo pide, sí. Aunque no lo sea, hazlo siempre: es tu mejor defensa si hay discusión.
¿Puedo subir el precio de un presupuesto cerrado si sube el material?
Según el artículo 1593 del Código Civil, en una obra a precio alzado y con un plano convenido no, salvo que el cliente autorice un cambio que aumente la obra. Por eso conviene poner una fecha de validez al presupuesto.
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