Un cliente grande te escribe: «A partir del mes que viene solo aceptamos facturas electrónicas». O no te ha escrito nadie, pero has leído que la factura electrónica entre empresas será obligatoria y quieres tener el programa listo antes de que te toque. Buscas «programa de factura electrónica» y te salen la web del Ministerio, listados de «los mejores» y programas de pago. ¿En cuál te fías?
Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby, un programa de gestión para autónomos y pymes. Kiby sale en la tabla de abajo, así que te aviso desde ya de mi interés: por eso va el último y con lo que hace y lo que no hace. De los demás he mirado, el 26 de octubre de 2026, sus páginas de precios y lo que dicen de Facturae y FACe, y te lo cuento tal cual, incluidos los huecos.
En resumen: un programa de factura electrónica tiene que sacar la factura en un formato estructurado, no en un PDF. El Real Decreto 238/2026 admite cuatro: Facturae, UBL, CII y EDIFACT. Si facturas a la Administración, necesitas Facturae firmado para subirlo a FACe. La obligación entre empresas llega en octubre de 2027 para las que tienen un volumen de operaciones de más de 8 millones de euros en el año natural anterior y en octubre de 2028 para el resto. Hoy hay desde una aplicación gratuita del Ministerio hasta programas de pago desde unos 8 € al mes. Antes de elegir, decide a quién facturas, porque de eso depende más que del precio.
En este artículo
Qué tiene que hacer un programa de factura electrónica
Una factura electrónica no es un PDF enviado por correo. Es un fichero con los datos ordenados para que lo lea otro programa. Y un programa que de verdad la gestiona tendría que hacer, como mínimo, esto:
- Generar la factura en un formato estructurado. Para la Administración, Facturae. Entre empresas, uno de los cuatro del real decreto.
- Dejarte firmar el fichero cuando el destinatario lo exige. A FACe hay que subir el Facturae con firma electrónica XAdES.
- Enviarlo o dejarlo listo para enviar a FACe, a la plataforma de tu comunidad o, cuando exista en tu programa, a la solución pública de la AEAT.
- Guardar las facturas que recibes y que no se te pierdan entre el correo y las carpetas.
Verifactu es otra cosa y no sustituye a nada de esto: lo explico en la guía sobre las diferencias entre Verifactu y la factura electrónica.
Qué formatos admite la norma
El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo (BOE del 31 de marzo, en vigor desde el 20 de abril de 2026) pide, en su artículo 7.1, un mensaje estructurado que siga el modelo de datos europeo EN 16931 y use una de estas sintaxis:
| Formato | Qué hay que saber |
|---|---|
| Facturae | El formato Facturae, el español. Es el que piden las Administraciones Públicas a través de FACe. |
| UBL | La sintaxis que usa la solución pública de la AEAT: la Orden HAC/1028/2026 (artículo 3.1) exige que las facturas que pasan por ella sigan EN 16931 en UBL. Las plataformas privadas que no usan la solución pública tienen que enviarle una copia fiel en UBL (artículo 6.2 del real decreto). |
| CII | Admitido por el real decreto. Es la otra sintaxis estándar europea de EN 16931. |
| EDIFACT | Admitido por el real decreto, con un mensaje EDIFACT de factura. |
Fuentes: Real Decreto 238/2026 en el BOE y Orden HAC/1028/2026 en el BOE (la orden es de 2 de octubre, se publicó el 5 y está en vigor desde el 6 de octubre de 2026). Consultadas el 26/10/2026.
Hay un detalle que cambia cómo mirar los programas. Si el destinatario no ha acordado recibir las facturas por una plataforma privada, se entiende que ha optado por la solución pública (artículo 6.1), que es gratuita (artículo 11.10) y trabaja en UBL. Y las plataformas privadas que prefieras tienen que cumplir requisitos propios, como la certificación ISO/IEC 27001 o equivalente (artículo 13). Dicho en cristiano: que tu programa «exporte un XML» no significa que ya esté preparado para la obligación entre empresas. Pregunta qué formato saca y a dónde lo envía.
La fecha también importa. Los plazos cuentan desde la orden: 12 meses para las empresas de más de 8 millones de euros de volumen de operaciones en el año natural anterior (octubre de 2027) y 24 meses para el resto (octubre de 2028). La solución pública tiene que estar disponible al menos dos meses antes de la primera fecha. Tienes el detalle, con quién está obligado y quién no, en la guía de facturación electrónica obligatoria y, para tenerlo todo ordenado, en la guía de la factura electrónica.
El programa de factura electrónica de la AEAT: la solución pública
La Orden HAC/1028/2026 regula la solución pública de facturación electrónica de la AEAT. Es gratuita según el artículo 11.10 del Real Decreto 238/2026, trabaja en UBL y tiene que estar disponible al menos dos meses antes de la primera fecha de obligación, según la disposición adicional quinta. Cómo funciona lo cuento en la guía sobre la solución pública de facturación electrónica.
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Programas de factura electrónica comparados (precios del 26/10/2026)
La tabla recoge el precio de lista que muestra cada web y lo que dice sobre Facturae y FACe. Donde una página no lo dice, lo pongo. No he probado ninguno de estos programas por dentro: cuento lo que enseña cada empresa en su web, y conviene confirmarlo en su prueba gratuita.
| Programa | Precio de lista | Facturae y FACe según su web | A tener en cuenta |
|---|---|---|---|
| Aplicación Facturae del Ministerio (versión 3.4) | Gratuita | Genera Facturae y se integra con los servicios web de FACe. | Hay que instalarla y necesita Java 1.8. El Ministerio indica que ya no da soporte técnico a la generación de facturas. |
| TS Facturas (antes Billin) | Básico 8 €, Pro 17 €, Ilimitado 28 € al mes sin IVA (con pago anual: 6,6, 14 y 23 €) | Los tres planes incluyen facturas Facturae y envío a FACe. | Prueba de 30 días. Lleva también Verifactu y TicketBAI. |
| Contasimple | Desde 10,95 € al mes sin IVA (Profesional). Plan Básico gratuito. | El Profesional anuncia «Factura electrónica (FACe)» según su web. | El Básico gratis tiene 12 documentos al año. |
| Holded | Plus 15 € y Básico 29 € al mes sin IVA, con un 50 % de descuento durante 3 meses | Su página de precios no menciona Facturae ni FACe. Su blog explica cómo generar la factura FACe con su programa. | Todos los planes incluyen Verifactu. Prueba de 14 días. |
| Quipu | Starter 17 €, Solution 30 €, Premium 59 € al mes de lista (hoy 8,5, 15 y 29,5 € los 3 primeros meses). La página no indica si llevan IVA. | Su página de precios no menciona Facturae ni FACe. | Habla de Verifactu y de las fechas de obligación. |
| B2Brouter | Basic gratis (24 transacciones al año), Professional 110 € al año, Business 300 € al año, más IVA. Solo muestra precios anuales. | El envío a FACe está en los tres planes. Importa XML en Facturae y UBL (importación manual) y trabaja con Peppol. | Se presenta como plataforma de factura electrónica y es proveedor de punto de acceso Peppol. |
| Kiby | Essentials Pro, 29 € al mes sin IVA (3 usuarios) | Exporta el XML Facturae. Lo firmas tú con AutoFirma y lo subes a FACe o a la plataforma de tu comunidad. Kiby no lo envía a FACe. | Conexión con la solución pública de la AEAT: próximamente. Verifactu incluido. |
Fuentes, consultadas el 26/10/2026: web del Ministerio con la descarga de la aplicación, Billin, Contasimple, Holded (y su blog sobre cómo generar la factura FACe), Quipu, B2Brouter y precios de Kiby. Los precios cambian y varias webs los rebajan con promociones: confirma el tuyo antes de contratar.
Dos cosas que la tabla no resuelve. La primera: en las páginas que he mirado no aparece ninguna conexión ya operativa con la solución pública de la AEAT. Cuando un programa te diga que la tiene, pídele que te la enseñe. La segunda: «incluye factura electrónica» en una página de precios puede significar muchas cosas, desde exportar un fichero hasta enviarlo y recibir el acuse. Pregunta cuál.
Cómo elegir según a quién facturas
Si facturas a la Administración
Necesitas Facturae firmado y subido a FACe o a la plataforma de la comunidad o ayuntamiento. Cualquier programa de la tabla que genere Facturae sirve para empezar. Si facturas poco, la aplicación gratuita del Ministerio es suficiente: te enseño el proceso en cómo descargar e instalar Facturae, la firma en cómo firmar una factura electrónica y el envío en cómo enviar una factura a FACe. Si facturas cada mes, un programa que ya guarde los datos del organismo te ahorra repetirlos.
Si facturas a empresas
Mira dos cosas: con qué formato emite y si podrá conectarse a la solución pública de la AEAT o a una plataforma privada que cumpla los requisitos del real decreto. La obligación llega en octubre de 2027 para las empresas de más de 8 millones de euros de volumen de operaciones y en octubre de 2028 para el resto (son las fechas de la factura electrónica entre empresas, no las de Verifactu). Conviene saber ya qué formato saca tu programa. Para ver qué ofrecerá la vía pública, tienes la solución pública de facturación electrónica antes de pagar nada.
Si no quieres pagar
Hay opciones gratuitas y tienen límites: el plan Básico de Contasimple permite 12 documentos al año y el Basic de B2Brouter, 24 transacciones. Las explico en cómo hacer facturas electrónicas gratis.
Si buscas un programa de facturación en general
Si lo que quieres es elegir un programa para llevar todo el negocio, y la factura electrónica es una función más, tienes la comparativa de los mejores programas de facturación, que es más amplia que esta.
La factura electrónica con Kiby
Esto es lo que hace Kiby hoy, sin adornos. Desde el plan Essentials Pro (29 € al mes sin IVA) guardas una vez los datos del organismo al que facturas y Kiby exporta el XML Facturae de la factura, sin cargo extra. Después tienes que firmarlo tú con AutoFirma y subirlo a mano a FACe o a la plataforma de tu comunidad. Kiby no lo envía a FACe.
Para las facturas que te llegan, puedes subirlas a Kiby y el escáner con IA las lee y crea el proveedor si no existe. La conexión con la solución pública de la AEAT para la factura entre empresas aparece como próximamente: todavía no existe y no te la vendo como si estuviera. Cada factura de venta se envía además a la AEAT con Verifactu.
Si quieres verlo en tu caso, tienes los detalles de facturación en facturación con Kiby y, si eres autónomo, en el programa de facturación para autónomos. Kiby se prueba 14 días sin tarjeta.
Preguntas frecuentes sobre los programas de factura electrónica
¿Qué es un programa de factura electrónica?
Es un programa que genera facturas en un formato estructurado que otro programa puede leer, como Facturae o UBL, en lugar de limitarse a producir un PDF. Según el tipo de cliente, puede además firmarlas, enviarlas a FACe o a una plataforma y guardar las que recibes.
¿Basta con enviar la factura en PDF?
No, si el destinatario exige factura electrónica. El PDF es una representación visual de la factura, no un fichero estructurado. A la Administración hay que enviarle un Facturae firmado, y entre empresas la norma pide un mensaje que siga EN 16931 en uno de los cuatro formatos admitidos.
¿Se puede facturar electrónicamente sin pagar?
Sí. La aplicación Facturae del Ministerio es gratuita, y varios programas tienen un plan sin coste con límites, como Contasimple (12 documentos al año) o B2Brouter (24 transacciones al año). Además, la solución pública de la AEAT será gratuita para los usuarios según el Real Decreto 238/2026.
¿Qué formato tiene que usar mi programa?
Para facturar a la Administración, Facturae con firma electrónica. Entre empresas, uno de los cuatro formatos que admite el Real Decreto 238/2026 (Facturae, UBL, CII o EDIFACT) con el modelo de datos EN 16931. La solución pública de la AEAT trabaja en UBL.
¿Puedo seguir con mi programa actual?
Depende de qué haga. Si ya genera Facturae o UBL y puede conectarse a la solución pública o a una plataforma privada, probablemente sí. Pregunta a su proveedor qué formato emite y cuándo tendrá la conexión, porque la web de muchos programas todavía no lo dice.
¿Un programa de factura electrónica envía las facturas a FACe?
Algunos sí y otros solo generan el fichero para que lo subas tú. Billin, por ejemplo, dice en su web que incluye el envío a FACe en todos los planes. Pregunta siempre si el envío es automático o manual.
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