Esta semana alguien me preguntó cómo conseguimos que los usuarios se queden en Kiby.

Y cómo estamos construyendo un monstruo SaaS que le interesa a prácticamente todo el mundo.

La respuesta es tan sencilla que da hasta un poco de vergüenza contarla.

Les llamamos.

Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby ERP, y hoy quiero contarte en Tierra de Gigantes una costumbre que tenemos mi equipo y yo, al menos una vez al mes. Una que, para mí, es una de las mejores formas de construir un producto SaaS que de verdad le importe a quien lo usa cada día. Y por qué ser customer centric de verdad (lo que en las escuelas de negocio llaman customer centricity) no tiene nada que ver con lo que pone en las presentaciones de marketing.

Coge una cerveza o un café, y disfruta de esta crónica.

Customer centric de boquilla

«Ponemos al cliente en el centro».

Seguro que lo has leído mil veces. En webs, en folletos, en vídeos de empresa con música épica de fondo.

Es una de esas frases que no cuesta nada escribir.

El problema es que a nivel de marketing se habla mucho de poner al cliente en el centro, y nos olvidamos de salir de esas frases baratas para aplicarlo de verdad.

Porque poner al cliente en el centro no es una frase. Es una costumbre. Y las costumbres se ven en la agenda, no en la web.

Te lo digo de otra forma: si tu cliente está en el centro, tiene que haber alguien de tu empresa que hable con él cuando no hay nada que venderle.

Cómo se construye muchas veces un software

Muchos fabricantes de software trabajan más o menos así.

Miran lo que ha sacado la competencia.

Le suman lo que se les pasa por la cabeza.

Y lo construyen, sin tener en cuenta si es importante para sus usuarios.

Y el siguiente hace lo mismo: copia a otro y añade cosas que se le ocurren, sin saber si de verdad le sirven a sus clientes.

Un ERP CRM no sirve de nada si te dedicas a copiar a otros que también copian.

Lo que hacemos en Kiby al menos una vez al mes

Nosotros hacemos algo diferente. Y te lo cuento tal cual, sin maquillar.

A lo largo del mes, aprovechamos las demos y las reuniones con clientes para preguntarles algo que es realmente importante.

Y además, llamamos a usuarios que vemos que usan bastante Kiby, de sectores diferentes.

Les llamamos para tres cosas.

1. La primera: preguntarles qué mejorarían de Kiby. Su opinión, tal cual.
2. La segunda: preguntarles qué están haciendo en su día a día que les quita mucho tiempo. Ojo, que esta es la buena. No les preguntamos solo por Kiby, les preguntamos por su trabajo. Lo que de verdad le duele a un negocio no se sabe mirando a la competencia.
3. La tercera: enseñarles funciones nuevas que fueron idea de otros usuarios. Solamente para que sepan que están ahí. Porque una función que nadie conoce es como si no existiera.

Y de paso, para lo más sencillo de todo: ver cómo están.

Esto, que parece de cajón, es algo que yo todavía no he visto hacer en mi sector del ERP CRM.

Por qué esto es lo que de verdad retiene a un cliente

Cuando alguien me pregunta por la retención de clientes, la respuesta que le doy siempre es la misma.

Un cliente se queda cuando siente que el programa que usa se parece cada vez más a su forma de trabajar.

Y eso solo pasa si le escuchas.

Cuando un usuario te cuenta qué le quita tiempo y luego lo ve resuelto dentro de Kiby, no hace falta convencerle de nada. Ya sabe que al otro lado hay alguien que le escucha.

Te pongo ejemplos reales, de los que han salido de estas conversaciones:

• Los recordatorios automáticos de vencimientos, para que no tengas que perseguir cobros y frenar la morosidad.
• La domiciliación del pago de las nóminas de los trabajadores, para no tener que hacer tú las transferencias una a una.
• El aviso de cuándo toca el periodo de impuestos, con un resumen estimado de lo que vas a tener que pagar.
• La gema para tostadores de café.

Y un listado bastante largo más, que nos van aportando nuestros usuarios.

Así es como Kiby va interesando a casi todo el mundo: función a función, con lo que nos han ido contando. (Y cuando algo encaja, lo construimos dentro: te conté por qué en el sistema operativo de tu negocio.)

Una norma que va a todos los departamentos

En Kiby tengo una norma, y vale para todos los departamentos, no solo para soporte.

Tener de verdad al cliente en el centro.

Hablar con ellos. Ver cómo están. Preocuparse de verdad de qué necesitan.

Dicho en cristiano: salir de las frases baratas de marketing y aplicarlo.

Y no es postureo. Kiby nació como la herramienta interna de nuestras propias empresas, y fueron clientes y proveedores que nos veían trabajar los que empezaron a pedírnosla (te lo conté en cómo nació Kiby). Escuchar a quien lo usa es como empezó todo.

Pero Jorge, ¿y eso no lo hace todo el mundo?

Decirlo, todos. Hacerlo… ya te lo he dicho: yo no lo he visto.

Haz la prueba. Piensa en los programas que usas en tu negocio.

¿Cuándo fue la última vez que alguien de esas empresas te llamó solo para preguntarte qué te quita tiempo? ¿Sin venderte nada?

Si te ha pasado, enhorabuena: estás con gente que te escucha.

Si no te ha pasado nunca… algo te dice sobre esas empresas.

Pero Jorge, ¿y si lo que te pide un cliente solo le sirve a su sector?

Buena pregunta, porque pasa.

Lo que buscamos es adaptarnos a cosas que le sirvan a todo el mundo.

Pero si vemos que algo es muy específico de un sector, no lo metemos a la fuerza en el núcleo del programa. Creamos una gema para ese sector. Como la de los tostadores de café.

Así quien la necesita la tiene, y no le complicamos la vida al resto, ni tocamos el núcleo principal del software.

En tierra de gigantes, gana el que escucha

Creo que esta es la clave de nuestro éxito, y de que hoy Kiby esté creciendo a un ritmo muy bueno.

No hemos inventado nada. Solo llamamos.

Si ya usas Kiby, puede que un día de estos te llamemos. Y si no quieres esperar, escríbeme a soporte@gokiby.com y cuéntame qué te está quitando tiempo hoy.

Y si todavía no lo usas, tienes 14 días gratis y sin tarjeta para probar Kiby, con todos los precios a la vista. Pruébalo y dime qué le cambiarías. Te prometo que te escucho.

Nos vemos en la próxima crónica.

La entrada Customer centric de verdad: lo que hacemos en Kiby al menos una vez al mes se publicó primero en Kiby™.

«proyectos_2026_v3_DEFINITIVO_bueno.xlsx». Si tienes un fichero que se llama más o menos así, este artículo es para ti. La gestión de proyectos en Excel es la forma más rápida de empezar: lo tienes, lo sabes usar y no hay que pedir permiso a nadie. El problema llega cuando sois tres editándolo y nadie sabe cuál es la versión buena.

Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby, el programa de gestión para pymes. En Kiby tenemos una gema de gestión de proyectos, pero Excel sigue siendo donde empieza casi todo el mundo, así que te voy a contar las dos cosas. Primero, cómo montarlo bien en Excel, con una plantilla gratis que puedes descargar sin dejar tu correo. Después, con datos de la propia Microsoft, cuándo se queda corto.

En resumen: para gestionar proyectos en Excel necesitas una hoja de tareas con fechas y responsables, un diagrama de Gantt hecho con formato condicional, un registro de horas y una hoja de presupuesto frente a lo real. Funciona bien con una persona o un equipo pequeño que no edita a la vez. Se queda corto cuando necesitáis trabajar varios al mismo tiempo, cuando quieres que alguien te avise sin abrir el fichero o cuando tienes que facturar esas horas sin copiarlas a mano.

Qué tienes que controlar de un proyecto

Da igual que sea una reforma, una campaña de marketing o un proyecto de una consultoría. Al final siempre son cinco cosas:

• Qué hay que hacer: las tareas.
• Quién lo hace: el responsable de cada una.
• Cuándo: inicio, fin y si va con retraso.
• Cuánto tiempo lleva: horas estimadas frente a horas reales.
• Cuánto dinero: lo presupuestado frente a lo que llevas gastado, y el margen que te queda.

Las tres primeras son las que se ven. Las horas y el dinero son las que te dicen si un proyecto te da dinero.

Plantilla de gestión de proyectos en Excel gratis

He preparado una plantilla en español con las cinco cosas. Sin macros, sin registro y con un ejemplo ficticio que puedes borrar:

• Tareas: tarea, responsable, inicio, fin, días laborables, horas estimadas, horas reales, estado y aviso. El diagrama de Gantt de 12 semanas se pinta solo, la semana de hoy se marca en la cabecera y las tareas vencidas sin terminar salen en naranja y con «Vencida» en la columna de aviso. Las fechas del ejemplo se colocan solas alrededor del día en que abres el fichero.
• Horas: el registro diario de cada persona, con la tarea, las horas, si son facturables y la tarifa.
• Presupuesto: lo presupuestado frente a lo real por concepto. La columna «Consumido» se pone en naranja al llegar al 80 % y en naranja oscuro al pasar del 100 %, con el aviso también en texto, y ves el margen previsto frente al margen si el proyecto acabara hoy.
• Cómo usarla: las instrucciones, en cinco pasos.

Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel paso a paso

Si prefieres montarlo tú, o entender cómo funciona la plantilla, esto es todo lo que hace falta:

1. Una fila por tarea, con la fecha de inicio en la columna C y la de fin en la D. Empieza en la fila 5.
2. Una columna por semana a partir de la J (en la plantilla, la I es la columna «Aviso»). En la fila 4 pones la fecha del lunes de cada semana: la primera a mano y las siguientes con =J4+7.
3. Selecciona el área del calendario (por ejemplo, de J5 a U30) y ve a Inicio > Formato condicional > Nueva regla > «Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato».
4. Escribe la fórmula =Y(J$4<=$D5;J$4+6>=$C5) y elige un relleno naranja. Se pinta la semana si se solapa con la tarea. Los dólares importan: la fila 4 fija para las fechas y las columnas C y D fijas para la tarea.
5. Marca la semana de hoy en la cabecera con otra regla: =Y(HOY()>=J$4;HOY()<=J$4+6).

Microsoft explica cómo crear reglas con fórmulas en su página de formato condicional. Un detalle: en la configuración regional de España las fórmulas separan los argumentos con punto y coma.

Fórmulas de Excel útiles para gestionar proyectos

Para resumir horas por persona o por tarea también puedes usar una tabla dinámica. Ojo con una cosa que recuerda la propia Microsoft: si añades datos nuevos, tienes que actualizar la tabla dinámica a mano.

Cuándo se queda corto Excel para gestionar proyectos

No es una opinión de alguien que vende un programa (bueno, sí que vendo uno, y te lo cuento abajo). Son límites que explica la propia Microsoft:

• Trabajar varios a la vez tiene requisitos. Para editar el mismo libro al mismo tiempo hace falta Microsoft 365 y que el archivo esté guardado en OneDrive (coautoría en Excel). Si el fichero va y viene por correo o está en una carpeta compartida normal, cada uno trabaja sobre su copia.
• No te avisa de nada. El formato condicional pinta las celdas cuando abres el fichero, pero nadie recibe un aviso de que una tarea ha vencido. Para eso, Microsoft propone montar un flujo de Power Automate, con su licencia y su configuración.
• Las versiones, solo en la nube. El historial de versiones funciona con archivos en OneDrive o SharePoint (con una cuenta personal, las últimas 25 versiones). El Excel que va y viene por correo no tiene historial (versiones anteriores).
• Las horas no se facturan solas. Para cobrar las horas tienes que copiarlas a tu programa de facturación, y nada impide facturar dos veces la misma hora o dejarte alguna.
• Todos ven el dinero. Si el equipo apunta sus horas en el mismo fichero, ve también tarifas, costes y márgenes, salvo que montes un sistema de hojas protegidas.

Lo que no suele ser un problema es el tamaño: una hoja admite 1.048.576 filas (especificaciones y límites de Excel). Excel no se queda corto por filas. Se queda corto por personas.

Del Excel a Kiby: qué cambia

Aquí va lo nuestro. Cuando el Excel ya no da más, la gema Gestión de Proyectos de Kiby hace lo mismo que la plantilla, pero dentro del programa con el que ya facturas:

Y si un día necesitas el Excel, el listado de proyectos se exporta a Excel con sus totales. La gema cuesta 20 € al mes sin IVA y se activa desde el plan Essentials Pro (29 € al mes sin IVA, con 3 usuarios); tienes todos los planes en precios, y Kiby se prueba 14 días sin tarjeta. Si lo que llevas son obras, tienes además partidas y certificaciones de obra en el ERP para construcción de Kiby. Y si lo que buscas es dejar Excel para todo lo demás (clientes, facturas, stock), mira la alternativa a Excel que es Kiby.

Preguntas frecuentes

¿Se puede gestionar un proyecto con Excel?

Sí. Con una hoja de tareas, un Gantt con formato condicional, un registro de horas y una hoja de presupuesto frente a real, Excel funciona bien para una persona o un equipo pequeño que no edita a la vez.

¿Cómo se hace un diagrama de Gantt en Excel?

Con una fila por tarea (inicio y fin), una columna por semana con su fecha y una regla de formato condicional que pinte la celda cuando la semana se solapa con la tarea: =Y(J$4<=$D5;J$4+6>=$C5).

¿Puede editar el Excel todo el equipo a la vez?

Sí, con Microsoft 365 y el archivo guardado en OneDrive. Si lo mandáis por correo o lo tenéis en una carpeta compartida normal, cada uno trabaja sobre su copia.

¿Las plantillas de gestión de proyectos son gratis?

Sí, gratis y sin registro. Son Excel sin macros con un ejemplo ficticio que puedes borrar: la de proyectos de esta página y, si trabajas en obras, la de presupuesto que tienes en los ejemplos de presupuesto de obra.

¿Cuándo conviene pasar de Excel a un programa de gestión de proyectos?

Cuando sois varios editando, cuando quieres avisos sin abrir el fichero o cuando las horas del proyecto se facturan y no quieres copiarlas a mano.

La entrada Gestión de proyectos en Excel: plantilla gratis y cuándo se queda corta se publicó primero en Kiby™.

Último día del mes. Tu jefe de obra te manda un mensaje: «Esta semana hemos terminado los tabiques y el recrecido, y la instalación eléctrica va por la mitad». Tú tienes que convertir esa frase en una factura que el cliente acepte sin discutir. Eso es una certificación de obra.

Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby. En octubre de 2026 lanzamos en Kiby la gema de gestión de proyectos, que hace certificaciones de obra. Aquí te cuento cómo se certifica y cómo se factura, con un ejemplo con cifras de principio a fin.

En resumen: una certificación de obra es el documento que mide y valora la obra hecha en un periodo, normalmente un mes, para cobrarla a cuenta del precio total. Se calcula partida a partida con tres columnas: lo certificado antes (anterior), lo hecho desde el principio (a origen) y lo de este mes (actual = a origen − anterior). En obra pública la regula la Ley de Contratos del Sector Público: se expide en los diez días siguientes al mes y se paga en los 30 días siguientes a su aprobación. En obra privada manda el contrato.

Qué es una certificación de obra

Una certificación de obra es una relación valorada de lo que se ha ejecutado en un periodo. Se mide cada partida del presupuesto, se multiplica por su precio y sale lo que el cliente te debe ese mes. No es una factura: es el documento que la justifica. Con la certificación aprobada, emites la factura.

Su gran ventaja es que cobras mientras la obra avanza y no tienes que esperar al final para financiar meses de materiales y nóminas.

En obra pública está regulada. El artículo 240 de la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público dice que la Administración expide mensualmente, en los diez días siguientes al mes, certificaciones de la obra ejecutada en ese periodo, y que sus abonos son pagos a cuenta: se pueden rectificar en la medición final y no suponen que la Administración apruebe ni reciba las obras.

En obra privada no hay una ley que te obligue a certificar. Se certifica porque así se pacta en el contrato, y es lo habitual en obras que duran más de un mes.

Certificación de obra y certificado final de obra no son lo mismo

Aquí se lía mucha gente. El certificado final de obra es un documento técnico que firman el director de obra y el director de ejecución para decir que el edificio se ha terminado conforme al proyecto (lo regula la Ley de Ordenación de la Edificación). La certificación de obra de la que hablamos aquí es económica: sirve para cobrar.

Cómo se calcula: anterior, a origen y actual

Cada mes, el director de obra (o tú, en una reforma pequeña) mide lo ejecutado desde el principio. En obra pública se llama «relación valorada al origen» (artículo 148 del Reglamento de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas). De ahí salen tres columnas por partida:

• Anterior: lo que ya certificaste en las certificaciones de antes.
• A origen: todo lo ejecutado desde el inicio de la obra hasta hoy.
• Actual: lo de este periodo. Se calcula restando: a origen menos anterior.

La medición puede ir en cantidad (metros cuadrados, metros lineales, unidades) o en porcentaje, que es lo práctico en las partidas alzadas, como una instalación completa. Lo importante es medir siempre a origen y restar. Si mides solo «lo de este mes», los errores se acumulan y al final nadie sabe cuánto falta por certificar.

Ejemplo de certificación de obra con cifras

Vamos con un ejemplo ficticio: la reforma de un local, presupuestada por capítulos. Estamos en la certificación nº 3, la de junio. Así queda:

Fíjate en tres cosas. La demolición ya estaba certificada entera, así que este mes no suma nada aunque siga en la tabla. El tabique se mide en metros: 120 a origen menos 45 de antes son 75 este mes. Y la instalación eléctrica va en porcentaje: estaba al 30 %, ahora al 60 %, así que se certifica otro 30 % de 2.900 €, es decir, 870 €.

Cómo se factura: la retención de garantía y el IVA

Con la certificación aprobada, emites la factura. Hay dos cosas que se hacen mal muy a menudo: la retención de garantía y el IVA.

La retención de garantía

Es un porcentaje que el cliente se guarda de cada certificación (suele ser un 5 %) y que te devuelve pasado el plazo que fije el contrato, si no aparecen defectos.

En obra privada no la impone ninguna ley con carácter general: la fija el contrato, con su porcentaje, su plazo y cuándo se devuelve. La única referencia legal está en la Ley de Ordenación de la Edificación (artículo 19.1.a), que permite sustituir el seguro de un año por defectos de acabado por la retención, por parte del promotor, de un 5 % del importe de ejecución material. En obra pública lo que hay es una garantía definitiva del 5 % del precio, sin IVA (artículo 107 de la Ley de Contratos del Sector Público). Normalmente se deposita con un aval, un seguro de caución o en efectivo, aunque el pliego puede prever que se retenga del precio (artículo 108.2).

El IVA de una certificación con retención

Aquí ojo, porque es fácil equivocarse. La Dirección General de Tributos, en su consulta vinculante V0053-13, dice que en las certificaciones a cuenta (pagos anticipados antes de entregar la obra) la base imponible son los importes cobrados, y que lo retenido en garantía no cuenta como cobrado. Lo retenido tributa cuando se entrega la obra.

Con las cifras del ejemplo, y con ese criterio, la factura de la certificación nº 3 quedaría así:

Los 247,50 € retenidos se facturan con su IVA cuando se entrega la obra o cuando se devuelven, según el caso. ¿Por qué digo «según el caso»? Porque el momento en que se devenga el IVA en una ejecución de obra depende de si aportas materiales, de si cobras por anticipado y de si el cliente es una Administración (artículo 75 de la Ley del IVA). Y si trabajas como subcontrata, o contratas directamente con el promotor una obra de construcción o rehabilitación, puede tocarte facturar sin IVA por inversión del sujeto pasivo (artículo 84 de la misma ley). Esto, con tu asesoría delante, antes de la primera factura.

Tipos de certificación: parcial, a origen, final y liquidación

En obra privada es habitual juntar las dos últimas en un solo documento, la «certificación final y liquidación», que cierra la obra y fija cuándo se devuelve la retención.

Plazos de pago de una certificación

En obra pública, la Administración tiene que aprobar la certificación en los 30 días siguientes a la entrega de la obra del periodo y pagarla en los 30 días siguientes a su aprobación. Si se retrasa, debe intereses de demora (artículo 198.4 de la Ley de Contratos del Sector Público).

En obra privada, el plazo es el del contrato, pero con un tope: entre empresas, la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad fija 30 días desde la entrega, ampliables por pacto hasta un máximo de 60.

Errores típicos al certificar

• Medir solo lo del mes. Mide siempre a origen y resta la anterior. Es la única forma de cuadrar al final.
• Certificar más de lo presupuestado sin un modificado firmado. Si una partida crece, que el cliente lo firme antes de certificarla.
• Facturar dos veces la misma obra. Pasa cuando se factura el presupuesto completo y, además, las certificaciones. O cuando se rectifica una factura y se vuelve a certificar ese mes sin anular lo anterior.
• Olvidar la retención al cuadrar los cobros. Si el cliente te paga el líquido, la diferencia no es un impago: es la retención, y hay que tenerla anotada con su fecha de devolución.
• Llevarlo en un Excel aparte de la facturación. El presupuesto en un sitio, las mediciones en otro y las facturas en un tercero. Al tercer mes ya no cuadra nada.

Cómo se hacen las certificaciones de obra en Kiby

Ahora vamos con lo nuestro. Las certificaciones van en la gema Gestión de Proyectos de Kiby. Las partidas salen solas del presupuesto de venta, con su código, unidad, cantidad y precio, agrupadas por capítulos, y las que añades después se marcan como «modificado». Cada mes mides en cantidad o en porcentaje y Kiby te enseña las tres columnas, anterior, a origen y actual. Si una certificación sale negativa o mides más de lo presupuestado, te avisa.

Las certificaciones se numeran por proyecto (1, 2, 3…) y quedan en borrador hasta que las emites. Con un clic sale la factura, con una línea por partida certificada, con su numeración y con Verifactu. La retención de garantía la pones tú (porcentaje y plazo): la factura muestra el «Líquido a percibir» y el cobro se separa en dos vencimientos, el líquido y la retención en su fecha de devolución. Y el IVA se calcula sin lo retenido, con el mismo criterio de la consulta V0053-13 que te he contado arriba: en el ejemplo, 987,53 € sobre 4.702,50 €. Si tu caso es distinto (por cuándo se devenga el IVA en tu obra), lo confirmas con tu asesoría.

De cada certificación sacas el PDF con los datos de tu empresa, el cliente, la obra y la tabla por capítulos. Y el resumen de la obra te dice cuánto se presupuestó, cuánto se ha certificado, cuánto queda, qué hay certificado sin facturar y cuánta retención llevas acumulada. Si intentas facturar el presupuesto de una obra que ya facturas por certificaciones, Kiby te avisa, y si una certificación sale mal, la anulas (si ya estaba facturada, después de rectificar su factura) y vuelves a certificar ese mes.

Lo que todavía no hace, para que no te lleves sorpresas: importar mediciones de programas como Presto (ficheros BC3) ni recoger la firma del cliente en la certificación.

La gema cuesta 20 € al mes sin IVA y se activa desde el plan Essentials Pro (29 € al mes sin IVA, con 3 usuarios); tienes todos los planes en la página de precios, y Kiby se prueba 14 días sin tarjeta. Si tu empresa es de construcción o de reformas, tienes todo lo demás (presupuestos, compras, horas del equipo y margen de cada obra) en el ERP para construcción de Kiby. Y si lo que te falta es el paso de antes, aquí tienes cómo hacer un presupuesto de obra y unos ejemplos de presupuesto de obra con plantilla.

Preguntas frecuentes sobre la certificación de obra

¿Qué es una certificación de obra?

Es el documento que mide y valora la obra ejecutada en un periodo, normalmente un mes, para cobrarla a cuenta del precio total. Se calcula por partidas y sirve de base para la factura.

¿Cómo se calcula lo que se certifica cada mes?

Se mide lo ejecutado desde el inicio (a origen) y se le resta lo certificado antes (anterior). La diferencia es lo de este mes (actual), y se multiplica por el precio de cada partida.

¿Quién firma la certificación de obra?

En obra pública la expide el director de la obra y la aprueba la Administración. En obra privada, lo que diga el contrato: lo normal es que la prepare el contratista y la revise o la apruebe la dirección facultativa o el propio cliente.

¿La retención del 5 % es obligatoria?

En obra privada no hay una ley que la imponga con carácter general: es un pacto del contrato. En obra pública lo que hay es una garantía definitiva del 5 % del precio.

¿Lleva IVA la retención de garantía?

Según la Dirección General de Tributos (consulta V0053-13), cuando las certificaciones son pagos anticipados, lo retenido no forma parte de la base imponible hasta que se entrega la obra. Como depende de cuándo se devenga el IVA en tu obra, confírmalo con tu asesoría.

¿Qué diferencia hay entre la certificación final y la liquidación?

La certificación final mide toda la obra después de recibirla y se paga a cuenta. La liquidación es el ajuste definitivo que cierra el contrato al terminar el plazo de garantía, con la devolución de la garantía.

La entrada Certificación de obra: qué es, cómo se hace y un ejemplo con cifras se publicó primero en Kiby™.

Hay dos maneras de perder dinero si no sabes cómo hacer un presupuesto de obra. La primera: hacerlo tan caro que no lo acepta nadie. La segunda, mucho peor: hacerlo tan justo que te lo aceptan a la primera y descubres, a mitad de obra, que estás trabajando gratis.

Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby, el programa de gestión para pymes. Aquí tienes el método paso a paso, de la visita a la firma, y también lo que conviene hacer después, cuando el cliente dice que sí.

En resumen: para hacer un presupuesto de obra, visita la obra y define qué entra y qué no; mide cada partida (m², ml, unidades); ponle un precio unitario con material, mano de obra y mermas; suma todo para sacar la ejecución material (PEM); añade los gastos generales y tu beneficio; aplica el IVA que toque (10 % o 21 %) y escribe las condiciones: validez, plazo, pagos y exclusiones. Cuando el cliente lo acepte, conviértelo en el plan de la obra para saber si vas ganando o perdiendo antes de terminarla.

Cómo hacer un presupuesto de obra en siete pasos

Paso 1: visita la obra y deja claro el alcance

Ningún presupuesto bueno sale de una foto por WhatsApp. Ve a la obra, mira el estado de lo que hay (instalaciones, humedades, suelos que suenan a hueco) y pregunta al cliente qué quiere exactamente: calidades, plazos y qué compra él.

Sal de la visita con una lista de lo que entra y otra de lo que no. La segunda es igual de importante: licencias, tasas, electrodomésticos, muebles, retirada de muebles viejos… Lo que no esté escrito, el cliente lo dará por incluido.

Paso 2: mide cada partida

Divide la obra en capítulos (demoliciones, albañilería, fontanería, electricidad, revestimientos…) y cada capítulo en partidas. Cada partida, con su unidad:

• m² para superficies: alicatados, solados, pintura, tabiques.
• ml (metro lineal) para rodapiés, encimeras o tuberías.
• ud (unidad) para lo que se cuenta: un inodoro, una puerta, un punto de luz.
• Partida alzada para lo que no se puede medir bien, con una descripción clara de qué incluye.

Mide con el plano o en la obra, y apunta cómo has medido. Un alicatado de un baño de 5 m² no son 5 m²: son las paredes, unos 18 m² si alicatas hasta el techo. Si te equivocas aquí, el error se multiplica por el precio de cada partida.

Paso 3: pon un precio a cada unidad

El precio unitario de cada partida es la suma de lo que te cuesta de verdad hacer una unidad:

• Material, con las mermas: el azulejo que se rompe o se corta y no se aprovecha.
• Mano de obra: las horas que se tarda en hacer una unidad por lo que te cuesta cada hora de tu equipo, no por lo que cobras.
• Medios auxiliares: andamios, contenedores, alquiler de maquinaria.

Las bases de precios de la construcción sirven de referencia, pero tus costes reales mandan. Si no sabes cuántas horas te lleva alicatar un metro cuadrado, mídelo en tu próxima obra: es el dato que más dinero te va a ahorrar.

Paso 4: de la ejecución material al precio de venta

La suma de todas las partidas (cantidad por precio unitario, más las partidas alzadas) es el presupuesto de ejecución material, el PEM. Es lo que te cuesta la obra, no lo que la vendes. Encima van dos cosas:

• Gastos generales: lo que te cuesta tener la empresa abierta y que no va a ninguna partida: la oficina, la furgoneta, los seguros, la gestoría, el programa de gestión.
• Beneficio: lo que quieres ganar.

En obra pública los porcentajes los fija el artículo 131 del Reglamento de Contratos de las Administraciones Públicas: entre un 13 y un 17 % de gastos generales y un 6 % de beneficio industrial, siempre sobre el PEM. En obra privada eres libre, pero esos números son una buena referencia. Si los metes dentro del precio de cada partida, también vale: lo que importa es que estén.

Con el baño de 5 m² que tienes resuelto en nuestros ejemplos de presupuesto de obra, así quedaría:

Paso 5: no escondas los imprevistos

En una reforma siempre aparece algo: una tubería de plomo detrás del alicatado, una viga en mal estado, un suelo que hay que nivelar. Tienes dos opciones honradas. O los incluyes como partida a la vista («imprevistos», con un importe y qué pasa si no se gastan), o los dejas fuera y escribes en las condiciones que cualquier avería oculta se presupuesta aparte y se firma antes de hacerla. Lo que no funciona es inflar todas las partidas «por si acaso»: el cliente compara y te quedas fuera.

Paso 6: aplica el IVA que toca

En una reforma de vivienda el IVA puede ser del 10 % o del 21 %, y equivocarse sale caro: o pierdes el presupuesto por caro, o te toca pagar tú la diferencia. Va al 10 % cuando el cliente es un particular (o una comunidad de propietarios) que reforma su vivienda, la vivienda se terminó hace al menos dos años y el material que pones no pasa del 40 % de la base imponible. Si el cliente es una empresa o la obra es un local, siempre el 21 %. Las condiciones, con un baño al 10 % y una cocina al 21 % calculados y el cambio que entra el 1 de diciembre de 2026, las tienes en los ejemplos de presupuesto de obra.

Paso 7: escribe las condiciones y consigue la firma

Un presupuesto sin condiciones es medio presupuesto. Añade siempre:

• Validez: una fecha concreta. El material sube.
• Plazo de ejecución y cuándo empieza.
• Forma de pago: cuánto al aceptar, cuánto durante la obra y cuánto al terminar, y por qué medio.
• Exclusiones: todo lo que no entra.
• Cambios y averías ocultas: se presupuestan aparte y se firman antes de hacerlos.
• Firma y fecha de aceptación del cliente.

Con particulares hay además normas de consumo. La Ley General para la Defensa de los Consumidores obliga a dar el precio final con impuestos, y varias comunidades autónomas regulan el presupuesto previo de las reformas: en la Comunidad de Madrid, por ejemplo, por escrito si el cliente lo pide, separando materiales y mano de obra, con fechas aproximadas y validez, y solo se puede cobrar por hacerlo si avisas antes. Consulta la oficina de consumo de tu comunidad.

Presupuesto cerrado o abierto

Con un presupuesto cerrado (a precio alzado) el riesgo es tuyo. El artículo 1593 del Código Civil dice que quien se encarga de una obra por un precio cerrado, según un plano convenido, no puede pedir más aunque suban los materiales o los jornales. Solo puede pedir más si el cliente autoriza un cambio en el plano que aumente la obra.

Con un presupuesto abierto (por administración, cobrando los costes reales más un porcentaje) el riesgo pasa al cliente, pero hay que justificar cada gasto. No tiene una regulación propia: se pacta en el contrato.

En reformas pequeñas lo normal es el cerrado. Por eso medir bien y escribir las exclusiones no es un trámite: es tu margen.

Cuando el cliente dice que sí: no lo guardes en un cajón

Aquí es donde se pierde el dinero de verdad. El presupuesto aceptado es la mejor previsión que tienes de la obra: qué hay que hacer, cuántas horas, cuánto material y cuánto vas a cobrar. Si lo archivas y llevas la obra «de cabeza», te enteras de cómo ha ido cuando ya no tiene arreglo.

• Convierte las partidas en tareas, con responsable y fecha.
• Apunta las horas reales de cada persona en cada tarea.
• Vincula las compras y los gastos a la obra.
• Compara cada semana lo presupuestado con lo real: si a mitad de obra llevas consumido el 80 % de las horas, tienes un problema y aún estás a tiempo.
• Cada cambio, con su presupuesto firmado, para que no se coma tu margen.
• Si la obra es larga, cobra por certificaciones mensuales. Te lo explico en qué es una certificación de obra.

Errores que más se repiten

Eroski Consumer los recoge en un artículo sobre reformas, con la opinión de la asociación de empresas de reformas ANERR sobre la importancia de tener un proyecto previo para poder comparar:

• Acuerdos de palabra, sin presupuesto firmado.
• Presupuestar sin un proyecto o una descripción clara: cada empresa presupuesta cosas distintas y el cliente compara peras con manzanas.
• Cambios y averías sin conformidad por escrito.
• Adelantos sin documentar y facturas con datos que no sirven.

Cómo hacer tus presupuestos de obra en Kiby

Y ahora, lo nuestro. En Kiby haces los presupuestos por líneas y los envías por correo o al portal de clientes, donde el cliente los acepta. Desde Essentials Pro te avisamos en el momento en que lo abre, en la campana de Kiby y, si tienes la app, en el móvil. Así le llamas mientras lo tiene delante. Cuando lo acepta, lo conviertes en factura con Verifactu sin volver a teclear nada.

Y para el «después», la gema Gestión de Proyectos convierte el presupuesto aceptado en un proyecto: trae el cliente y el importe, crea una tarea por cada línea y deja las partidas por capítulos.

Tu equipo apunta las horas con el cronómetro, desde el móvil o desde la web. Las compras y los gastos se vinculan a la obra, y Kiby te enseña el margen real y lo presupuestado frente a lo real, con avisos cuando las horas o el coste llegan al 80 % y cuando pasan del 100 %.

Lo tienes todo junto en el ERP para construcción y reformas de Kiby. Essentials Pro cuesta 29 € al mes y la gema, 20 € al mes, sin IVA y sin permanencia (todos los planes, en precios), y Kiby se prueba 14 días sin tarjeta.

Preguntas frecuentes sobre cómo hacer un presupuesto de obra

¿Cómo se calcula un presupuesto de obra?

Se mide cada partida, se multiplica por su precio unitario y se suma todo: es la ejecución material (PEM). Después se añaden los gastos generales y el beneficio, y sobre esa base se aplica el IVA.

¿Qué porcentaje de beneficio se pone en un presupuesto de obra?

En obra pública, un 6 % de beneficio industrial más entre un 13 y un 17 % de gastos generales sobre el PEM. En obra privada lo decides tú; esos porcentajes son una referencia razonable.

¿Qué es una partida alzada?

Una partida que no se mide por unidades y se presupuesta por un importe cerrado, como una instalación completa. Tiene que llevar una descripción clara de qué incluye.

¿Es obligatorio dar un presupuesto por escrito?

Con particulares, depende de la normativa de consumo de tu comunidad autónoma; en varias, si el cliente lo pide, sí. Aunque no lo sea, hazlo siempre: es tu mejor defensa si hay discusión.

¿Puedo subir el precio de un presupuesto cerrado si sube el material?

Según el artículo 1593 del Código Civil, en una obra a precio alzado y con un plano convenido no, salvo que el cliente autorice un cambio que aumente la obra. Por eso conviene poner una fecha de validez al presupuesto.

La entrada Cómo hacer un presupuesto de obra paso a paso se publicó primero en Kiby™.

Un cliente te escribe: «¿Cuánto me costaría reformar el baño? Me corre un poco de prisa». Vas, miras, mides y por la noche te sientas a hacer el presupuesto. Y aparece la duda de siempre: ¿cómo lo presento para que se entienda, no me deje nada fuera y aguante si el cliente lo compara con otros tres? Para eso sirve tener delante un buen ejemplo de presupuesto de obra.

Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby, el programa de gestión para pymes. Cuando cada presupuesto se hace de una manera distinta, se escapan partidas y el IVA sale mal. Aquí tienes ejemplos de presupuesto de obra completos, con sus partidas, sus cifras, los gastos generales, el beneficio y el IVA bien calculado, y una plantilla en Excel para hacer los tuyos.

En resumen: un presupuesto de obra se ordena por capítulos (demoliciones, fontanería, electricidad…) y cada capítulo por partidas: unidad, cantidad, precio e importe. La suma es el presupuesto de ejecución material (PEM). Encima van los gastos generales y el beneficio, y sobre el total, el IVA: el 10 % si el cliente es un particular que reforma su vivienda, la vivienda tiene más de dos años y el material que pones no pasa del 40 % de la base; en cualquier otro caso, el 21 %. Abajo tienes un baño y una cocina resueltos, y la plantilla para descargar.

Qué tiene que llevar un presupuesto de obra

Antes de los ejemplos, lo que no puede faltar en ninguno:

• Tus datos y los del cliente, la dirección de la obra, el número de presupuesto y la fecha.
• Las partidas por capítulos, cada una con su unidad (m², ml, ud…), la cantidad medida, el precio por unidad y el importe. Si una partida no se puede medir, va como «partida alzada», con su descripción.
• Los totales: ejecución material, gastos generales y beneficio (o un precio que ya los incluya), base imponible, IVA y total.
• Las condiciones: hasta cuándo vale el presupuesto, el plazo de ejecución, cómo se paga, qué no incluye y qué pasa si aparece una avería oculta.
• La firma de aceptación del cliente, con su fecha.

Si tu cliente es un particular, hay además normas de consumo. La Ley General para la Defensa de los Consumidores obliga a informar del precio final completo, con impuestos (artículo 20), y de cómo se calcula cuando no se puede fijar de antemano (artículo 60). Y varias comunidades tienen su propia norma sobre el presupuesto previo en reformas. La Comunidad de Madrid, por ejemplo, pide entregarlo por escrito si el cliente lo solicita, con los materiales, la mano de obra y el total con impuestos separados, las fechas aproximadas y su validez. Mira la de tu comunidad en su oficina de consumo.

Ejemplo de presupuesto de obra: reforma de baño

Un baño de 5 m² en un piso de un particular. Se quita todo, se renuevan fontanería y electricidad, se alicata, se pone plato de ducha y se cambian los sanitarios. Las cifras son un ejemplo ficticio: sirven para ver cómo se monta, no como tarifa (los precios cambian mucho según la zona y las calidades).

Y así se llega al total:

¿Por qué el 10 % de IVA? Porque el cliente es un particular que reforma su vivienda, la casa se terminó hace al menos dos años y el material que aporta la empresa (azulejo, tuberías, material eléctrico, sanitarios y grifería) suma 2.050 €, el 38,5 % de la base imponible. Está por debajo del 40 %. Si el material pasara del 40 %, todo el presupuesto se iría al 21 %. Con estas mismas cifras al 21 % serían 1.117,55 € de IVA y 6.439,23 € de total. Por eso conviene calcularlo antes de enviarlo, y no después.

Ejemplo de presupuesto de reforma de cocina

Una cocina de 8 m², con muebles nuevos montados y encimera. Los electrodomésticos los compra el cliente. Va resumido por capítulos para no repetir el detalle del baño:

Aquí el IVA es del 21 % aunque sea la vivienda de un particular. Los muebles y la encimera, que pone la empresa, suman 6.050 €, el 54 % de la base, sin contar aún el resto del material. Pasa del 40 % y el tipo reducido no se aplica. Por eso en una cocina con muebles nuevos no vale aplicar el 10 % a todo sin mirar el material.

Y si el cliente es una empresa o un local

Si reformas un local, una oficina o una nave, o el cliente es una empresa, el IVA es el general del 21 % siempre. El presupuesto se monta igual, por capítulos y partidas, y en las obras que duran varios meses lo normal es cobrar por certificaciones mensuales. Te lo explico con otro ejemplo en qué es una certificación de obra y cómo se hace.

¿10 % o 21 % de IVA en una reforma?

Lo regula el artículo 91.Uno.2.10.º de la Ley del IVA. Las obras de renovación y reparación de viviendas van al 10 % si se cumplen las tres condiciones a la vez:

• El cliente es una persona física que no actúa como empresario y usa la vivienda para sí, o una comunidad de propietarios.
• La vivienda se terminó de construir o rehabilitar al menos dos años antes de empezar la obra.
• El material que aportas no pasa del 40 % de la base imponible. Si no aportas material, se cumple.

Si falla una, el 21 %.

Ojo con las fechas. El Real Decreto-ley 29/2026, de 6 de octubre, cambia este apartado a partir del 1 de diciembre de 2026. Lo amplía a las viviendas alquiladas como vivienda habitual y exige, en todos los casos, que el cliente pague con tarjeta, transferencia, cheque nominativo o ingreso en cuenta. Un real decreto-ley tiene que convalidarlo el Congreso (o su Diputación Permanente), y el anterior que tocaba este punto, el 26/2026, no se convalidó. Así que, si tu obra se va a facturar después de esa fecha, compruébalo antes de cerrar el presupuesto.

Gastos generales y beneficio industrial: qué porcentaje poner

En los ejemplos he usado un 13 % de gastos generales y un 6 % de beneficio. No es un capricho: son los porcentajes del artículo 131 del Reglamento de Contratos de las Administraciones Públicas, que para la obra pública fija entre un 13 y un 17 % de gastos generales y un 6 % de beneficio industrial sobre el PEM.

En una obra privada no hay porcentajes obligatorios. Tú decides tu margen, y muchas empresas de reformas no los separan: meten los gastos generales y el beneficio dentro del precio de cada partida. Las dos formas valen. Lo que no vale es no saber cuánto ganas. Si quieres ver cómo se calcula cada parte, lo tienes paso a paso en cómo hacer un presupuesto de obra.

Plantilla de presupuesto de obra gratis

Te dejo la plantilla con el ejemplo del baño ya puesto, para que cambies las partidas por las tuyas. Es un Excel sin macros ni registro. Calcula los importes, el PEM, los gastos generales y el beneficio (cambias los porcentajes en las celdas naranjas) y el IVA (eliges 10 % o 21 %). Además tiene una columna para el material de cada partida y te dice si pasas del 40 % que decide el tipo de IVA.

Errores típicos en los presupuestos de reformas

• Poner el 10 % de IVA a todo. En una cocina con muebles nuevos, como la del ejemplo, el material pasa del 40 %.
• Partidas alzadas por todas partes. «Fontanería: 650 €» sin decir qué incluye es la mejor forma de discutir después.
• Sin fecha de validez. Si el cliente acepta a los cuatro meses, ¿mantienes el precio con el material más caro?
• Sin exclusiones. Lo que no entra (licencias, electrodomésticos, muebles) tiene que estar escrito.
• Aceptación de palabra. Un «adelante» por WhatsApp no es un presupuesto firmado.
• Cambios sin presupuesto aparte. Cada cambio o avería oculta, presupuestado y firmado antes de hacerlo.

Del presupuesto aceptado a la obra, con Kiby

En Kiby haces el presupuesto por líneas, lo envías por correo o al portal de clientes, donde el cliente lo acepta, y cuando dice que sí lo conviertes en factura, con Verifactu, sin volver a teclear nada. Si la obra es de varias semanas, con la gema Gestión de Proyectos lo conviertes en proyecto: las partidas quedan por capítulos para certificar cada mes y ves lo presupuestado frente a lo real, con avisos cuando el coste llega al 80 % y al 100 %.

Lo tienes todo en el ERP para construcción y reformas de Kiby. Essentials Pro cuesta 29 € al mes y la gema, 20 € al mes, sin IVA y sin permanencia (todos los planes, en precios), y Kiby se prueba 14 días sin tarjeta.

Preguntas frecuentes sobre los presupuestos de obra

¿Qué es el PEM de un presupuesto de obra?

El presupuesto de ejecución material: la suma de todas las partidas (cantidad por precio unitario) y de las partidas alzadas. Es el coste de la obra antes de gastos generales, beneficio e IVA.

¿Qué IVA lleva el presupuesto de una reforma?

El 10 % si el cliente es un particular que reforma su vivienda (o una comunidad de propietarios), la vivienda se terminó hace al menos dos años y el material que aportas no pasa del 40 % de la base imponible. Si no, el 21 %.

¿Cuánto tiempo es válido un presupuesto de obra?

El que pongas en el presupuesto. No hay un plazo único en toda España, así que escribe una fecha concreta. Algunas comunidades tienen normas de consumo para las reformas: consulta la tuya.

¿Puedo cobrar por hacer un presupuesto?

Depende de la normativa de consumo de tu comunidad. En la Comunidad de Madrid, por ejemplo, solo puedes cobrarlo si se lo avisaste antes al cliente y si al final no acepta el presupuesto.

¿Hay que dar el presupuesto de reforma en PDF?

No hay un formato obligatorio, pero un PDF con tus datos, las partidas, los totales, las condiciones y la firma del cliente es lo más práctico y lo que menos discusiones da.

La entrada Ejemplos de presupuesto de obra y reforma (con plantilla) se publicó primero en Kiby™.

Kiby ya no es un programa de facturación.

Lo digo así, a las bravas, porque ya está decidido.

Hace tiempo que se nos quedó pequeño. Kiby es un software de gestión empresarial completo, y si seguimos llamándonos «programa de facturación», te estamos contando solo una parte de lo que hacemos.

Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby ERP, y hoy quiero contarte en Tierra de Gigantes el rumbo que hemos decidido coger con Kiby. Y por qué es justo el contrario del que han cogido los grandes.

Coge una cerveza o un café, y disfruta de esta crónica.

El Frankenstein de las suscripciones

Te voy a describir una pyme cualquiera. A lo mejor es la tuya.

Factura con un programa.

Lleva los clientes y las oportunidades en otro.

El equipo habla por un chat que va por libre.

Los proyectos, en otra herramienta con tableros de colores.

Y el fichaje, que es obligatorio por ley, en una app más.

Cinco contraseñas. Cinco cuotas que llegan cada mes a la tarjeta. El mismo cliente dado de alta en tres sitios, escrito de tres formas distintas. Y cuando algo no cuadra entre una herramienta y otra, ¿a quién llamas? A nadie. Cada una te dirá que el problema es de la otra.

Esto no me lo invento.

Un porcentaje alto de los clientes que entran en Kiby llegan así: con un mínimo de tres herramientas, tres cuotas y los datos repartidos por todas partes, sin centralizar.

Y siempre, siempre, les falta algo.

Una cosa que no hace ninguna de sus tres herramientas, o que hace la cuarta que todavía no han contratado.

«Integrable» no es lo mismo que «integrado»

Aquí está el truco que llevan años vendiéndote.

Entra en la web de cualquiera de los grandes programas de gestión. Verás un apartado orgulloso lleno de integraciones. Logos y más logos. «Conecta con todo».

Y suena genial. Hasta que lo piensas dos veces.

Porque cada integración es otra empresa. Otra cuenta. Otra suscripción. Otro sitio donde viven tus datos. Y otro puente que se puede romper la mañana que alguien, en otra empresa que no conoces, decide actualizar algo.

Dicho en cristiano: te venden el pegamento como si fuera el mueble.

Una integración es una tirita entre dos programas que no se hablan. Funciona, sí. Hasta que deja de funcionar. Y entonces el que pierde la mañana eres tú.

Lo que de verdad cuesta tener todo por separado

Vamos a los números, que es lo que nos gusta en esta casa.

He mirado hoy, 13 de octubre de 2026, los precios públicos de cada herramienta en su propia web, sin IVA y para un equipo pequeño de 3 personas. Slack y Asana, con pago anual; el programa de facturación, a su precio de lista mensual; y Kiby, también al mes (si pagas el año, son 10 mensualidades).

Unos 54 euros menos al mes. Unos 650 euros al año.

Y eso que he sido generoso con los de fuera: he cogido el software de fichaje más barato que he encontrado, que solo vale para equipos de hasta 10 personas, y no he sumado el CRM. Solo el precio de Slack para 3 personas, 20,25 € al mes (6,75 € por usuario), ya se come un tercio de lo que cuesta Kiby entero.

Si en vez de 3 sois 5, la cosa se pone más fea. El programa de facturación te obliga a subir a su plan de 99 €, Slack se va a 33,75 €, Asana a unos 49 € y el fichaje a 7,50 €. Total: unos 189 € al mes. En Kiby, con 2 usuarios extra a 9,99 €, te quedas en 78,98 €.

Más de 1.300 euros al año.

Pero el dinero es lo de menos.

Lo que no sale en la factura

Lo caro de verdad no son las cuotas. Es lo que no ves.

Es tu cliente dado de alta tres veces, con el teléfono bien en un sitio y mal en otro.

Es el informe que no puedes sacar porque las ventas están en un programa y las horas del equipo en otro.

Es la persona nueva que entra en la empresa y tiene que aprender cinco programas y recordar cinco contraseñas.

Y es la pregunta que te haces cada vez que algo falla: ¿esto es culpa de cuál?

Cuando todo vive dentro, pasan cosas que con cinco programas conectados no pasan. O pasan tarde.

Te pongo tres ejemplos que tenemos funcionando hoy:

• Tu cliente abre el presupuesto en su portal de clientes y, en ese momento, te salta el aviso en la campana de Kiby o en el móvil. Le llamas mientras lo tiene delante.
• Haces una foto a una factura de compra y el escáner con IA la lee y, si el proveedor no existe, lo crea él solo.
• Tu empleada ficha, pide sus vacaciones y ve su nómina en la misma app con la que tú facturas. Lo tienes explicado en la página de RRHH y control horario.

Ninguna de esas tres cosas necesita una integración. Porque el cliente, la factura y la empleada son el mismo dato en el mismo sitio.

Por qué «programa de facturación» se nos quedó pequeño

Hace un tiempo, decir que tu programa facturaba bien era un argumento.

Hoy, con Verifactu en el horizonte, facturar bien va a ser lo mínimo que haga cualquier programa. El suelo. No el techo.

Y nosotros hace tiempo que no estamos en el suelo.

Kiby hace facturas, sí. Y presupuestos, y compras, y gastos con IA. Pero también lleva tu CRM, tu equipo, tus fichajes, tu portal de clientes, tus remesas y tu agenda. Reparte las nóminas a cada empleado. Y, según el plan, tu TPV y tus proyectos.

Llamar a eso «programa de facturación» es como llamar a tu móvil «teléfono». Técnicamente es verdad. Pero no cuenta ni la mitad.

Así que hemos buscado un nombre que sí lo cuente.

El sistema operativo de tu negocio: un software de gestión empresarial de una pieza

Piensa en tu móvil.

No te compras un sistema operativo y luego otro para la cámara, otro para las llamadas y otro para los mensajes. Viene todo dentro. Funciona junto. Y si algo falla, sabes a quién reclamar.

Eso es lo que queremos que sea Kiby para tu negocio. El sistema operativo de tu negocio.

Un sitio donde vender, gestionar y cobrar. Con una sola cuenta, una sola contraseña, una sola factura al mes y un solo equipo al que llamar si algo no va.

Y esto, más que un eslogan, es una decisión de producto.

La decisión: todo lo que hagamos, lo haremos dentro

Esto es lo más importante de la crónica, así que te lo digo despacio.

Hemos decidido coger este rumbo de producto en Kiby. Todos los desarrollos futuros estarán dentro de Kiby, creados de forma nativa.

No vamos a llenar la web de logos de integraciones para parecer más grandes. No vamos a mandarte a contratar otra herramienta para lo que nos falta. Lo que construyamos, lo construiremos dentro.

Lo que viene ya lleva ese sello. Kiby Pay, para que tus clientes te paguen desde la propia factura, y la conexión con tus bancos llegarán próximamente. Y cuando lleguen, llegarán dentro de Kiby. No como otra cuenta más.

¿Es el camino fácil? Ni de broma.

Conectar con otras empresas es rápido y barato. Construir cada cosa desde cero, bien hecha y hablando con todo lo demás, es lento y caro. Hay que decir que no a muchas cosas. Y hay que aguantar que te pregunten «¿y por qué no os integráis con tal programa?».

Pero es el camino que yo creo que necesita una pyme: menos herramientas, no más.

Lo que todavía no está dentro (y te lo digo yo antes de que lo descubras tú)

No te voy a vender humo, así que aquí va la letra pequeña. En grande.

• Kiby Pay y la conexión bancaria llegarán próximamente. Hoy no están. Cuando estén, te lo contaré aquí.
• Dentro no quiere decir gratis. El chat del equipo (Teams chat) y los proyectos son módulos de pago, y cada empleado que solo usa RRHH cuesta 0,99 € al mes. Lo que te prometo es una sola cuenta y una sola factura, no que todo cueste cero.
• Tu tienda online sigue siendo tuya. Si vendes en WooCommerce, Kiby se conecta a ella. Tu web es tu casa y no te vamos a pedir que la tires.

Pero Jorge, ¿y si ya uso otras herramientas y estoy contento?

Pues me parece estupendo. De verdad.

Si tus herramientas te funcionan, no te voy a decir que las tires mañana.

Solo te pido que hagas una cuenta: suma lo que pagas al mes por todas, cuenta cuántas veces has escrito el mismo cliente en sitios distintos y piensa en la última vez que algo no cuadró entre dos programas.

Si el resultado no te gusta, el día que quieras dar el paso no tienes que hacer la mudanza tú. Nuestro equipo te importa los datos, vengas del programa que vengas. Y si necesitas conectar algo tuyo, la API de Kiby es gratis.

En tierra de gigantes, menos es más

Ya te conté por qué el mundo no necesita otro ERP y cómo los grandes ERP se han obsesionado con la contabilidad. Esta crónica es la continuación.

Los grandes han decidido crecer hacia fuera: más integraciones, más socios, más logos en la web.

Nosotros hemos decidido crecer hacia dentro.

Y mucho de lo que metemos dentro sale de lo que nos cuentan nuestros clientes (te explico cómo en customer centric de verdad).

Es una apuesta. Puede que nos equivoquemos. Pero cuando una empresa llega a Kiby con varios programas que no se hablan, lo que le sobra son herramientas. Y lo que le falta, casi nunca es otra suscripción.

Un software para pymes no debería obligarte a contratar otros cinco. Si quieres ver cómo es por dentro el sistema operativo de tu negocio, tienes 14 días gratis y sin tarjeta para probar Kiby, y todos los precios a la vista. Cuenta las herramientas que usas hoy y dime cuántas te sobrarían.

Nos vemos en la próxima crónica.

La entrada Kiby ya no es un programa de facturación: por qué hemos decidido meterlo todo dentro se publicó primero en Kiby™.

Otra vez.

Hacienda ha vuelto a aplazar Verifactu.

Y no un mes. Ni seis. Hasta octubre de 2028.

Si estás leyendo esto con cara de «¿pero esto no era en enero?», tranquilo, no eres el único. Hasta este lunes por la mañana, esto era obligatorio en 2027. Ahora ya no.

Es la tercera vez que pasa. Primero era 2025. Luego 2026. Después 2027. Y ahora 2028. A este paso, Verifactu va a tener más estrenos que una saga de Hollywood.

Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby ERP, y hoy quiero contarte en Tierra de Gigantes qué ha pasado exactamente, por qué esta vez (ojo, que lo voy a decir) tiene algo de sentido, y qué deberías hacer tú ahora. Sin humo y sin meterte miedo, que de eso ya va sobrado el sector.

Coge una cerveza o un café, y disfruta de esta crónica.

Qué ha pasado: Verifactu se va a octubre de 2028

El 5 de octubre de 2026 el Ministerio de Hacienda publicó una nota informativa con una noticia que pocos esperaban a estas alturas: Verifactu deja de ser obligatorio en 2027 y pasa a octubre de 2028.

Hasta este lunes, el calendario era este, el que fijó el Real Decreto-ley 15/2025:

1 de enero de 2027 para las empresas que pagan el Impuesto sobre Sociedades.

1 de julio de 2027 para los autónomos y el resto de negocios.

Con el anuncio de Hacienda, las dos fechas se juntan en una sola: octubre de 2028. Para sociedades y para autónomos.

¿Y por qué octubre de 2028 y no enero, o julio, o cuando a alguien le apetezca? Aquí viene lo interesante.

La razón: casarlo con la factura electrónica obligatoria

Ese mismo día, el BOE publicó la orden ministerial que define cómo funcionará la solución pública de facturación electrónica de Hacienda. Es la pieza que faltaba para que la factura electrónica obligatoria entre empresas eche a andar.

Esa orden entra en vigor el 6 de octubre de 2026 y, desde ese momento, empiezan a correr dos plazos:

12 meses para las empresas que facturan más de 8 millones de euros al año. Es decir, octubre de 2027.

24 meses para el resto. Es decir, octubre de 2028.

¿Lo ves? Octubre de 2028 es justo la fecha en la que la factura electrónica será obligatoria para casi todos los autónomos y pymes de este país. Y Hacienda ha decidido que Verifactu llegue a la vez.

Según la propia nota, el objetivo es «favorecer la máxima convergencia posible» entre la factura electrónica y el reglamento de Verifactu. Y además ha anunciado que tocará la norma para acercar a quién se aplica cada sistema y algunos aspectos técnicos, pensando en los requisitos de información digital que llegarán de Europa con la directiva ViDA, que será obligatoria en la Unión Europea a partir de 2030.

Traducido: en vez de obligarte a cambiar de sistema dos veces en dos años, quieren que lo hagas una sola vez.

Y esto no se lo han inventado en un despacho. Lo venían pidiendo los asesores fiscales y las asociaciones de autónomos desde hace meses.

Pero ojo: de momento es un anuncio

Aquí quiero ser muy claro, porque es justo lo que no vas a leer en los titulares.

Lo que ha publicado el BOE es la orden de la factura electrónica. El cambio de fechas de Verifactu lo ha anunciado Hacienda en una nota informativa, y para que sea firme tiene que quedar recogido en una norma.

¿Va a pasar? Todo apunta a que sí. Pero después de lo que vivimos en diciembre de 2025, en Kiby hemos aprendido a no cantar nada hasta que lo vemos negro sobre blanco en el BOE.

En cuanto se publique, actualizaremos nuestra guía de Verifactu con la norma y la fecha exacta.

Déjà vu: esto ya lo hemos vivido

Si me sigues desde hace tiempo, ya te conté cómo casi morimos de éxito con Verifactu hasta que Hacienda nos hizo un «ghosting».

Teníamos Kiby listo para el 1 de enero de 2026. Habíamos avisado a nuestros clientes. Habíamos montado un asistente para que lo activaran sin complicarse. Y en diciembre, de un día para otro, todo se movió a 2027. La centralita se nos saturó con una sola pregunta, repetida una y otra vez: ¿Verifactu es obligatorio o no?

Hoy, casi un año después, la película se repite.

Y te voy a ser sincero: la sensación es agridulce.

Agria, porque hay miles de autónomos, gestorías y fabricantes de software que se han dejado las horas, el dinero y los nervios para llegar a tiempo a una fecha que, una vez más, se mueve. Y porque cada aplazamiento le da la razón al que decidió no hacer nada.

Dulce, porque esta vez el motivo tiene lógica. Hacer dos cambios de sistema seguidos, uno en 2027 y otro en 2028, habría sido un disparate para cualquier negocio pequeño. Si al final las dos cosas llegan juntas y bien coordinadas, bienvenido sea.

Pero Jorge, ¿entonces me olvido de Verifactu hasta 2028?

No. Y te explico por qué.

Primero, porque lo que ha cambiado es la fecha, no lo que vas a tener que hacer. Tu programa de facturación tendrá que registrar cada factura con su huella encadenada a la anterior, poner el código QR y, en la modalidad Verifactu, enviar el registro a Hacienda. Eso no lo ha tocado nadie.

Segundo, porque ahora vienen dos obligaciones a la vez: Verifactu y la factura electrónica. Si esperas a septiembre de 2028 para mirar las dos, vas a ir con la lengua fuera, como todo el mundo. Y en esas semanas los programas de facturación, las gestorías y los teléfonos de soporte van a estar saturados.

Tercero, porque los primeros meses con un sistema nuevo siempre son los de los problemas de verdad: series, rectificativas, tickets, devoluciones. Mejor que te salgan con calma que con prisas.

Lo sensato es aprovechar este tiempo extra para dejarlo hecho, no para olvidarte.

Qué cambia si ya facturas con Kiby

Nada.

Kiby trabaja solo en modalidad Verifactu: cada factura que emites genera su huella, lleva su QR y se envía a Hacienda en el momento, sin que tengas que hacer nada. Lo firmamos en nuestra declaración responsable.

Tú vas a seguir facturando igual que hasta ahora. El aplazamiento no te obliga a cambiar ningún ajuste ni a hacer nada distinto.

Y con la factura electrónica, lo mismo: Kiby ya te genera el XML de Facturae (desde el plan Essentials Pro), y estamos trabajando en la conexión con la solución pública de Hacienda para la factura electrónica entre empresas. Cuando esté lista, te lo contaremos aquí.

Lo que de verdad me preocupa (y no es la fecha)

Lo que me preocupa es lo que pasa cada vez que se mueve el calendario.

Durante meses, muchos gigantes del software han usado Verifactu para venderte miedo: «adáptate ya o te multan». Ahora que la fecha se va a 2028, el discurso va a cambiar de un día para otro. Y vas a ver dos tipos de mensajes:

Los que te digan que ya no corre prisa y que no hagas nada.

Y los que se inventen una nueva urgencia para venderte algo.

Ni una cosa ni la otra.

Verifactu y la factura electrónica van a llegar. La fecha ha cambiado, el fondo no. Elige un programa que ya cumpla, pruébalo con calma, pide la declaración responsable a tu proveedor y quítatelo de la cabeza.

Así de simple. Sin miedo y sin prisas.

Y si tienes dudas sobre cómo te afecta todo esto a tu negocio, escríbenos. Las contestamos personas de verdad, como siempre.

Nos vemos en la próxima crónica.

La entrada Hacienda vuelve a aplazar Verifactu a 2028: el tercer «ghosting» (y por qué esta vez tiene sentido) se publicó primero en Kiby™.

Has terminado el trabajo para el ayuntamiento, le mandas la factura en PDF a la persona con la que has tratado y, a los dos días, te contesta: «Esto tiene que ir por FACe». Y ahí empieza la tarde: qué es FACe, qué fichero hay que subir, con qué te identificas y por qué te lo han rechazado.

Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby. Facturar a la Administración es una de las consultas que más nos llegan al teléfono, así que te cuento cómo enviar una factura a FACe paso a paso, con el portal nuevo de 2026, los rechazos más típicos y cómo lo hacemos desde Kiby.

Si antes necesitas la foto completa, qué es una factura electrónica y a quién obliga, la tienes en nuestra guía de la factura electrónica.

En resumen: para enviar una factura a FACe necesitas la factura en formato Facturae (o UBL o CII) firmada, los tres códigos DIR3 del organismo y un certificado digital o Cl@ve PIN para identificarte. La subes en el portal de proveedores de FACe, te da un número de registro y desde ahí sigues en qué estado está hasta que te pagan.

Qué es FACe

FACe es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado. Dicho en cristiano: es el buzón oficial donde los proveedores entregan sus facturas electrónicas a ministerios, organismos públicos y a todas las comunidades autónomas, diputaciones y ayuntamientos que se han adherido a él.

No crea facturas ni las firma: solo las recibe, las registra y se las pasa a la oficina contable que corresponda. La factura la haces tú antes, con la aplicación Facturae, con Mi Facturae o con tu programa de facturación.

FACe y Facturae no son lo mismo

Se confunden muchísimo porque se parecen. Facturae es el formato del fichero de la factura (y el programa gratuito del Ministerio para hacerlo). FACe es el portal donde lo entregas. Primero haces la factura en Facturae y luego la envías por FACe. Si te falta el primer paso, aquí tienes cómo descargar Facturae.

Novedad 2026: FACe estrena portal

Si tenías guardado el enlace de siempre, ojo: FACe ha estrenado una nueva versión. Ahora los proveedores entran por proveedores.face.gob.es, y en el portal antiguo solo se pueden consultar las facturas enviadas hasta el 27 de febrero de 2026. En el nuevo tienes todas, las antiguas y las nuevas, en un mismo sitio.

Para identificarte, además del certificado electrónico, FACe ha añadido Cl@ve PIN y Cl@ve Permanente, así que ya no es imprescindible tener un certificado instalado solo para enviar. Eso sí, la factura tiene que ir firmada igualmente, y para firmarla sí necesitas certificado.

Qué necesitas antes de enviar una factura a FACe

1. La factura en un formato admitido y firmada. FACe acepta el XML firmado en Facturae, versiones 3.2, 3.2.1 y 3.2.2, o la factura europea en UBL o CII. Un PDF no vale, aunque lo firmes.
2. Los tres códigos DIR3 del organismo: la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora. Van dentro de la factura y te los tiene que dar el propio organismo, normalmente en el contrato o en el pedido.
3. Tu certificado digital o Cl@ve PIN para entrar en la zona privada de FACe.
4. Comprobar que el organismo está en FACe. En el portal hay un buscador de organismos. Si no aparece, puede que tenga su propio punto de entrada (por ejemplo, la Generalitat de Catalunya usa eFACT).

El plazo: 30 días

La Ley 25/2013 obliga al proveedor a presentar la factura en un registro administrativo en el plazo de 30 días desde que entregas la mercancía o prestas el servicio. Presentarla tarde no te quita el derecho a cobrar, pero retrasa todo el proceso de pago. Y en la Administración, cada retraso se multiplica.

¿Y si la factura es de menos de 5.000 €?

Las sociedades están obligadas a facturar electrónicamente a la Administración, pero cada organismo puede eximir las facturas de hasta 5.000 €. Muchos lo hacen y aceptan esas facturas en papel o en PDF; otros no. Y si eres autónomo, la ley no te obliga a usar FACe, aunque muchos organismos te lo pedirán igual. Pregúntalo siempre antes de emitir.

Cómo enviar una factura a FACe paso a paso

1. Haz la factura con los DIR3. En el programa que uses, da de alta al organismo con su NIF y rellena los tres códigos DIR3. Sin ellos, la factura no llega a ningún sitio.
2. Genera el fichero en Facturae. El resultado es un XML con todos los datos de la factura.
3. Fírmalo. Con tu certificado y AutoFirma, la aplicación gratuita del Gobierno. El fichero firmado suele llevar la extensión .xsig. Te lo explicamos con detalle en cómo firmar una factura electrónica.
4. Valídalo. En el portal de FACe, sin iniciar sesión, tienes un validador: subes la factura y te dice si cumple las comprobaciones antes de enviarla. Hazlo siempre la primera vez que facturas a un organismo.
5. Envíalo. Entra en proveedores.face.gob.es, accede a la zona privada con tu certificado o Cl@ve PIN, elige «Remitir factura», sube el fichero firmado y, si el organismo te lo pide, añade documentos de apoyo. Al terminar, FACe te da un número de registro y un justificante con código CSV.

Guarda el justificante. Con el código CSV, cualquiera puede comprobar en FACe que la factura se presentó y cuándo, y es tu prueba si alguien te dice que no la ha recibido.

Cómo consultar el estado de tu factura en FACe

Una vez enviada, la factura va pasando por distintos estados hasta que se paga. Los puedes ver en la zona privada, junto con todas tus facturas, y también hay una consulta individual sin iniciar sesión.

Si una factura lleva semanas en «registrada» sin avanzar, no esperes: llama a la unidad tramitadora con tu número de registro. A veces la factura está esperando a que alguien dé la conformidad al trabajo y nadie se ha enterado.

Cómo anular una factura enviada a FACe

Si te has equivocado, no la vuelvas a enviar sin más, porque acabarías con dos facturas registradas. Desde la zona privada puedes solicitar la anulación de la factura indicando el motivo. La anulación no es automática: la tiene que aceptar el organismo. Cuando la acepte, emite la factura correcta, normalmente como rectificativa o con un número nuevo, según te indique el organismo, y envíala de nuevo.

Por qué FACe rechaza una factura

¿Y si el organismo no está en FACe?

Cada Administración puede tener su propio punto general de entrada de facturas o adherirse al del Estado. Muchas comunidades y ayuntamientos usan FACe, pero no todos: la Generalitat de Catalunya, por ejemplo, tiene eFACT. El fichero que preparas es el mismo, Facturae firmado; lo que cambia es la web donde lo subes. FACe tiene un buscador de puntos de entrada para saber dónde va cada organismo.

Y un detalle que pocos conocen: según la Ley 25/2013, si una Administración no tiene punto de entrada propio ni se ha adherido a ninguno, puedes presentar la factura en el del Estado, es decir, en FACe.

FACe y la factura electrónica entre empresas

FACe es solo para facturar a la Administración. Cuando la factura electrónica sea obligatoria entre empresas, con el Real Decreto 238/2026, esas facturas no irán por FACe, sino por plataformas privadas de intercambio o por la solución pública que está preparando la Agencia Tributaria. Te contamos las fechas en la guía de facturación electrónica obligatoria y cómo será esa plataforma en la solución pública de facturación electrónica.

Cómo enviar una factura a FACe con Kiby

En Kiby no queríamos que facturar a un ayuntamiento fuera una tarde perdida, así que el proceso es este:

1. En la ficha del cliente lo marcas como institución pública y guardas sus códigos DIR3 una sola vez.
2. Haces la factura como cualquier otra, desde el ordenador o el móvil. Kiby ya la registra en modalidad Verifactu.
3. En el menú de la factura descargas el XML en formato Facturae, sin instalar el programa del Ministerio ni pelearte con Java.
4. Lo firmas con AutoFirma en un minuto.
5. Lo subes a FACe y guardas el justificante.

Hoy el envío a FACe lo haces tú: Kiby te deja el fichero listo, pero no lo sube por ti. La factura electrónica está incluida gratis desde el plan Essentials Pro, y si te atascas en cualquier paso, llamas y te atiende una persona de nuestro equipo. Además, estamos preparando la conexión de Kiby con la solución pública de la Agencia Tributaria para la factura electrónica entre empresas, que llegará próximamente. Lo tienes todo en los planes de Kiby.

Preguntas frecuentes sobre cómo enviar una factura a FACe

¿Enviar una factura a FACe es gratis?

Sí. Enviar facturas por FACe no tiene coste, igual que la aplicación Facturae, Mi Facturae, AutoFirma y el validador.

¿Puedo enviar una factura a FACe sin certificado digital?

Para entrar en FACe, sí: ahora puedes identificarte con Cl@ve PIN o Cl@ve Permanente. Pero la factura tiene que ir firmada, y para firmarla necesitas un certificado.

¿Qué formato de factura acepta FACe?

XML firmado en Facturae, versiones 3.2, 3.2.1 y 3.2.2, o factura europea en UBL o CII. Los PDF no se aceptan.

¿Qué son los códigos DIR3?

Son los códigos que identifican a cada unidad de la Administración. Una factura a FACe lleva tres: oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora. Te los da el organismo al que facturas.

¿Cuánto tarda en pagar la Administración una factura enviada por FACe?

Depende del organismo y de que dé la conformidad al trabajo a tiempo. Lo que sí puedes hacer es seguir cada paso en FACe: cuando ves «contabilizada la obligación reconocida», el pago está en camino.

¿Dónde está el nuevo portal de FACe?

En proveedores.face.gob.es. En el portal antiguo solo se pueden consultar las facturas enviadas hasta el 27 de febrero de 2026.

¿Puedo enviar facturas a FACe desde mi programa de facturación?

Depende del programa. Algunos se conectan directamente a FACe y otros, como Kiby hoy, te generan el fichero en Facturae para que lo firmes y lo subas tú en un par de minutos.

La entrada Cómo enviar una factura a FACe paso a paso (con el portal nuevo de 2026) se publicó primero en Kiby™.

Hemos tirado la home de Kiby a la basura.

Entera.

Los textos, el orden, los botones, las promesas. Todo.

Y la hemos vuelto a construir siguiendo un libro de 1966 escrito por un señor que vendía libros por correo en Nueva York.

Sí, has leído bien. 1966. Sin internet, sin Google, sin ChatGPT y sin gurús de LinkedIn explicándote cómo hacer una landing en cinco pasos.

Ese libro se llama Breakthrough Advertising, lo escribió Eugene Schwartz, y es uno de los libros de publicidad más buscados que existen. Durante años estuvo descatalogado y la gente pagaba cientos de dólares por una copia de segunda mano.

Y cuando lo lees entiendes por qué.

Porque te das cuenta de que casi todas las webs de software que ves por ahí, también las de los gigantes, están gritando las cosas correctas a la persona equivocada y en el momento equivocado.

Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby ERP, y hoy quiero contarte en Tierra de Gigantes cómo hemos rehecho nuestra home pieza a pieza con el marco de Eugene Schwartz. Sin humo. Te voy a enseñar la tripa de cada sección: qué pone, a quién le habla y por qué está ahí y no en otro sitio.

Coge una cerveza o un café, y disfruta de esta crónica.

El problema: hablábamos de lo que hacemos, no de lo que le pasa a quien nos lee

Nuestra home antigua no era mala. Era correcta.

Y eso es lo peor que te puede pasar en internet. Ser correcto.

Te la enseño tal cual, sin maquillar. Lo primero que leías era esto:

«Kiby – El ERP que unifica tu negocio y crece contigo.»

Debajo: «Factura, vende, controla y crece desde un único lugar.» Y después: «ERP todo en uno para autónomos, pymes y comercios exigentes. Rápido, intuitivo, en la nube y con soporte humano real.»

Más abajo, «Todo lo que necesitas, en un único ERP», una lista de módulos, y una frase que hoy me da hasta un poco de vergüenza: «Sin permanencias, sin letra pequeña. Solo resultados reales.»

¿Ves el problema?

Todo es verdad. Pero todo habla de nosotros: de lo que es Kiby, de lo que tiene Kiby, de lo bien que funciona Kiby. Y prometíamos «resultados reales» sin enseñar ni uno.

Date una vuelta por las webs de los programas de facturación de este país y cuenta cuántas veces lees «todo en uno», «fácil e intuitivo» o «ahorra tiempo». Yo dejé de contar.

Era como presentarte a una cita diciendo «soy una persona normal que respira». Verdad, sí. Memorable, ni de broma.

El día que me senté a releer a Schwartz con la home abierta en la otra pantalla, me entraron ganas de esconderme debajo de la mesa.

Porque estaba todo ahí. Cada error. Explicado hace sesenta años.

Lo primero que te enseña Schwartz: el deseo no se crea, se canaliza

La idea central de Breakthrough Advertising cabe en una frase, y te la resumo con mis palabras: un texto no puede crear el deseo de comprar algo. Solo puede recoger un deseo que ya existe y llevarlo hasta tu producto.

Parece una tontería. No lo es.

Significa que nadie se levanta por la mañana con ganas de «un ERP». Nadie. Ni tú, ni yo, ni el dueño de una ferretería en Badajoz.

Lo que existe son otros deseos, mucho más humanos:

• Dejar de pasarte los domingos por la noche haciendo facturas.
• Que tus clientes te paguen sin tener que perseguirlos.
• Dejar de pagar cinco suscripciones que no se hablan entre ellas.
• Saber cuánto dinero tienes de verdad sin abrir tres Excel.

Ese es el deseo de masas, como lo llama Schwartz. Y tu trabajo no es inventarlo. Es encontrarlo, ponerle nombre y enseñar que tu producto es el camino más corto para llegar ahí.

Por eso nuestra home ya no empieza diciendo lo que es Kiby. Empieza diciendo lo que haces tú con él.

Los cinco niveles de consciencia (o por qué no le puedes hablar igual a todo el mundo)

Esto es lo que de verdad me voló la cabeza.

Schwartz dice que la persona que te lee está en uno de estos cinco estados, y que tu titular tiene que empezar exactamente en el estado en el que está ella, no en el que te gustaría a ti:

1. El completamente inconsciente. No sabe que tiene un problema. Hace las facturas en Word desde hace diez años y para él eso es «lo normal».
2. El consciente del problema. Sabe que algo no va bien. Pierde tiempo, se le olvidan cobros, se agobia con Hacienda. Pero no sabe que hay una solución.
3. El consciente de la solución. Sabe que existen programas de gestión. No sabe cuál, ni si Kiby existe.
4. El consciente del producto. Conoce Kiby. Ha visto la web, quizá un vídeo. Pero duda: ¿será para mí?, ¿y si me cuesta cambiar?, ¿y el soporte?
5. El más consciente. Ya nos quiere. Solo necesita ver el precio y el botón.

¿Sabes cuál es el error que cometen el 90 % de las webs de software?

Le hablan a todo el mundo como si estuviera en el nivel 4 o 5. Funciones, funciones, funciones. Módulos. Integraciones. Planes.

Y al que está en el nivel 1 o 2, que es la inmensa mayoría de autónomos y pymes de este país, todo eso le resbala. Porque todavía no ha aceptado que tiene un problema.

Una home no es un anuncio. Es una escalera. Y cada sección tiene que subir a alguien un peldaño.

Así que eso hicimos: una escalera.

La segunda bofetada: el mercado más quemado de España

La otra mitad del marco de Schwartz es la sofisticación del mercado. Es decir, cuántas veces ha oído ya tu cliente promesas como la tuya.

Él lo divide en cinco etapas:

1. Eres el primero. Basta con decir lo que haces.
2. Ya hay competencia. Tienes que prometer más grande.
3. Todos prometen grande y nadie se lo cree. Tienes que explicar cómo lo consigues, el mecanismo.
4. Todos explican su mecanismo. Tienes que mejorarlo o demostrarlo.
5. El mercado está saturado y ya no se cree nada. Ganas por identificación: que el cliente se reconozca en lo que cuentas.

Ahora piensa en el software de facturación en España.

«Factura en segundos». «Ahorra tiempo». «Fácil e intuitivo». «Todo en uno». Lo dicen todos. Lo decíamos nosotros. Lo dice hasta la calculadora del móvil si la dejas.

Estamos en la etapa 5. De cabeza.

Y en la etapa 5, una promesa sin prueba no vale nada. Es ruido. Es otro cartel más en una autopista llena de carteles.

Así que tomamos dos decisiones que lo cambiaron todo:

• Cada cifra que pusiéramos, la íbamos a demostrar delante del cliente. Con el cálculo abierto.
• Íbamos a hablar de su día, no de nuestros botones.

Así está montada la home, peldaño a peldaño

Te la abro en canal. Si quieres, abre la home de Kiby en otra pestaña y lo vas viendo a la vez.

Peldaño 1: tres verbos para el que ya nos busca

Lo primero que ves es esto: «Vende, gestiona y cobra.»

Tres verbos. Ni «ERP», ni «solución integral», ni «plataforma omnicanal de no sé qué».

Arriba del todo le hablamos al más consciente, al que ha llegado buscando «Kiby» o viene de una recomendación. A ese no le hace falta que le convenzas. Le hace falta confirmar en un segundo que está en el sitio correcto. Y tener el botón de prueba a mano.

Pero justo debajo ya bajamos un peldaño: «Deja de saltar entre programas y de pagar varias suscripciones.» Eso ya no es para el que nos conoce. Es para el que tiene el problema y todavía no le ha puesto nombre.

Peldaño 2: la pregunta que te hace mirar tu propia cuenta del banco

La primera sección empieza con dos preguntas:

«¿Cuántos programas distintos usas hoy para llevar tu negocio? ¿Y cuánto pagas por todos?»

Esta es la que más me gusta. Porque no te cuenta nada. Te obliga a pensar.

Es el truco para el inconsciente: no le dices que tiene un problema, porque no te va a creer. Le haces una pregunta y dejas que el problema lo descubra él solo. Facturación por un lado, CRM por otro, el chat del equipo, el programa de fichajes, la hoja de proyectos… Y cuando suma, se le cae el café.

Peldaño 3: cifras con la tripa al aire

Aquí viene lo que creo que no hace nadie.

Ponemos tres cifras: hasta 40 horas al mes recuperadas, cobra hasta 3 veces más rápido y ahorra hasta 80 € al mes en herramientas.

Hasta ahí, como todo el mundo. Cualquiera puede poner un número grande en una web.

La diferencia es que debajo de cada cifra hay un enlace que dice «¿de dónde sale?». Y si pinchas, te abrimos el cálculo entero:

• Las 40 horas salen de una pyme de 3 personas que cada mes hace 110 facturas, 55 presupuestos, sigue 110 cobros, registra 180 gastos y manda la documentación a su gestoría. Tarea por tarea, con tiempos cronometrados: unas 50 horas a mano frente a unas 10 con Kiby.
• Los 80 € salen de sumar con nombres y apellidos lo que cuestan las herramientas por separado para 3 usuarios, con sus precios públicos, frente a lo que cuesta lo mismo en Kiby.
• Lo de cobrar 3 veces más rápido es con Kiby Pay, que llega próximamente, y en la home lo pone bien claro. El cálculo nos da 4,5. Y aun así ponemos 3, para quedarnos cortos.

¿Sabes lo que hace eso en la cabeza del que lee?

En un mercado donde nadie se cree nada, enseñar las cuentas es la única forma de que te crean. Y prometer menos de lo que te sale en el cálculo es algo que un gigante no hará nunca, porque su departamento de marketing se moriría de un infarto.

Eso es Schwartz puro: en la etapa 5 no ganas gritando más fuerte. Ganas siendo el único al que se le puede comprobar todo.

Peldaño 4: tu día, no nuestros botones

Después viene una sección que se titula «Desde el primer café hasta el último cobro del día.» Y debajo: «Levanta la persiana. De lo demás, se encarga Kiby.»

No hay ni una función en esa frase. Ni una.

Es identificación. Es el dueño de una tienda que abre a las 9, el autónomo que se toma el café mirando el correo, la gestora que cierra el trimestre. Si te reconoces en esa frase, ya no estás leyendo un anuncio de software. Estás leyendo sobre ti.

Peldaño 5: el mecanismo, enseñado en movimiento

Ahora sí. Ahora, que ya has aceptado el problema y te has reconocido, te enseñamos cómo lo hacemos: facturación, el TPV, el equipo, el escáner de gastos con IA y Kiby Pay, los cobros, que está a punto de llegar.

Pero fíjate en un detalle. No te enseñamos pantallas estáticas llenas de menús. Te enseñamos el resultado en movimiento: una foto a un ticket de gasolinera que se convierte sola en un gasto contabilizado, una venta en la tienda que descuenta el stock y suma a la caja, una empleada que pide sus vacaciones y se le actualiza el saldo.

Eso es el mecanismo de Schwartz. No te digo «es fácil». Te enseño por qué es fácil, y dejo que lo veas tú.

Peldaño 6: que lo digan otros

Viene la sección de clientes: «No te lo contamos nosotros, te lo cuentan ellos.»

A estas alturas, el que lee ya conoce el producto y empieza a dudar. Es normal. Es el nivel 4. Y en el nivel 4, lo que digas tú vale la mitad que lo que diga alguien como él.

Peldaño 7: matar las dudas antes de que las diga

Luego, siete razones por las que la gente se pasa a Kiby. Pero si te fijas, no son siete ventajas. Son siete objeciones respondidas antes de que las pienses:

• «¿Y si tengo un problema y nadie me coge el teléfono?» → Soporte humano en todos los planes.
• «¿Y me van a cobrar cada módulo aparte?» → Todo incluido, solo pagas por lo que usas.
• «¿Y si me cuesta un mundo cambiar de programa?» → Nos traemos tus datos, gratis. Lo tienes explicado en cómo hacemos la mudanza a Kiby.
• «¿Y si mañana crezco y se me queda pequeño?» → Una herramienta para todo el recorrido.

El que está en el nivel 4 no necesita más funciones. Necesita que le quites el miedo.

Peldaño 8: el precio, para el que ya ha decidido

Y solo entonces, abajo, los planes. Con el precio a la vista, sin «pide presupuesto», sin «contacta con ventas».

Al más consciente le damos el botón de prueba arriba del todo, porque ya ha decidido. Al resto, el precio cuando ya han subido toda la escalera. El precio antes de tiempo asusta. El precio en su sitio cierra.

Peldaño 9: el que decide por detrás

Y hay una sección que mucha gente no entiende: la de asesorías y gestorías.

¿Por qué hablarle a alguien que no es el que paga?

Porque en muchas pymes, cuando el dueño pregunta «¿qué programa uso?», el que responde es su asesor. Es el prescriptor. Y si el asesor está en el nivel 1 con Kiby, el dueño nunca pasará del 1.

Lo que NO hemos hecho (y nos ha costado no hacerlo)

Te cuento también lo que dejamos fuera a propósito:

• No hemos usado el miedo. Ni «multas de Verifactu», ni «Hacienda va a por ti». Ya te conté lo que pensamos del negocio del miedo en nuestra crónica sobre Verifactu. Funciona a corto plazo, sí. Y luego te deja un cliente que te compró asustado, no convencido.
• No hemos puesto superlativos sin pruebas. Nada de «el mejor ERP de España». Si no lo puedo demostrar con un cálculo, no lo pongo.
• No le hemos hablado a todo el mundo a la vez. Cada sección tiene un destinatario. Si una sección no sabía a quién le hablaba, la borrábamos.

Fue doloroso. Hubo textos que me encantaban y que acabaron en la papelera porque no subían a nadie ningún peldaño.

Pero Jorge, ¿y esto funciona?

Te voy a ser sincero, como siempre en esta sección.

Es pronto para enseñarte números. La home nueva lleva poco tiempo publicada y no te voy a inventar un «+300 % de conversiones» para quedar bien. Cuando tengamos datos de verdad, te los contaré aquí, en otra crónica, sean buenos o malos.

Lo que sí te puedo decir es que, por primera vez, cada frase de la home tiene un porqué. Y si una no funciona, sabemos exactamente qué peldaño hay que arreglar.

Cómo aplicar a Schwartz en tu propia web (aunque no vendas software)

No necesitas leerte el libro entero para empezar. Coge tu web y hazte estas cinco preguntas:

1. ¿Qué deseo ya existe en tu cliente? No el que te gustaría que tuviera. El que tiene. Escríbelo con sus palabras.
2. ¿En qué nivel de consciencia llega la mayoría? Si llegan desde Google buscando un problema, estás en el 2. Si llegan buscando tu marca, en el 5. Tu titular tiene que empezar ahí.
3. ¿Cuántas veces ha oído tu cliente tu promesa? Si la ha oído mil veces, deja de prometer y empieza a demostrar.
4. ¿Cada sección sube a alguien un peldaño? Si no sabes decir a quién le habla una sección, sobra.
5. ¿Dónde pones el precio? Arriba para el que ya ha decidido. Abajo para el que todavía está subiendo.

Y una más, de regalo: enseña las cuentas. En un mundo donde todos exageran, el que demuestra se queda con la confianza.

Los gigantes tienen presupuesto. Nosotros tenemos que tener razón.

Holded puede gastarse en un mes de anuncios lo que nosotros en un año. Sage tiene cuarenta años de marca. Odoo tiene una comunidad enorme.

Nosotros no podemos ganar gritando más fuerte.

Pero sí podemos ganar entendiendo mejor que nadie qué le pasa por la cabeza al que nos lee. Y para eso, resulta que la mejor herramienta no era una IA de última generación ni una agencia de Madrid.

Era un libro de 1966.

Si quieres ver el resultado, aquí tienes la home de Kiby. Ábrela, súbete a la escalera y dime en qué peldaño te habríamos atrapado a ti.

Nos vemos en la próxima crónica.

La entrada Rehicimos la home de Kiby con un libro de 1966: Breakthrough Advertising de Eugene Schwartz, aplicado sin humo se publicó primero en Kiby™.

Si buscas el mejor programa de facturación, te vas a encontrar listas que dicen que el mejor es justo el de quien escribe la lista. Esta también la escribe un fabricante, así que vamos a hacerlo al revés: con los precios de cada web oficial, el mismo caso para todos y lo que le falta a cada uno, también al nuestro.

Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby. Kiby está el primero de esta lista porque es nuestro y te lo digo desde ya, para que lo leas sabiendo quién te lo cuenta. El resto va ordenado por el tipo de negocio al que mejor encaja, no por si nos conviene. Todos los precios están sacados de la web de cada programa entre el 30 de septiembre y el 2 de octubre de 2026, sin IVA y con pago mensual, salvo que se diga otra cosa.

En resumen: no hay un programa de facturación mejor para todo el mundo. Si solo facturas y haces pocas facturas, Anfix, Billin o Facturas Cloud te salen por menos de 10 € al mes. Si eres autónomo y quieres que te prepare los impuestos, Quipu o Contasimple. Si quieres contabilidad completa en la nube, Holded. Si tienes procesos complejos y alguien que te lo implante, Odoo. Si vienes de escritorio, Sage 50 o Factusol. Y si tienes equipo o tienda y quieres facturación, CRM, RRHH, TPV, app y teléfono sin pagar complementos, Kiby. Todos cumplen Verifactu, que será obligatorio en octubre de 2028, según anunció Hacienda el 5 de octubre de 2026 (pendiente del BOE).

Cómo he elegido los programas

He comparado los 12 programas de facturación que más se usan y se buscan en España, con los mismos criterios para todos:

• Que cumpla la ley: Verifactu, obligatorio desde octubre de 2028 para sociedades y autónomos. Los 12 lo cumplen.
• El precio real: no solo el plan de entrada, sino lo que pagas con 3 usuarios, que es donde suelen aparecer las sorpresas.
• Los límites: facturas, clientes o documentos al año.
• Lo que va incluido y lo que se paga aparte: cobros con tarjeta, CRM, control horario, TPV, contabilidad.
• El soporte: si puedes llamar por teléfono o solo escribir.

Los mejores programas de facturación de 2026, de un vistazo

Precios sin IVA y con pago mensual. En Sage 50, con contrato anual; en Contasimple, con pago trimestral; en Odoo, el primer año.

Los 12 programas, uno a uno

1. Kiby: el mejor para tener todo junto sin pagar complementos

Es el nuestro. Kiby es un programa de gestión en la nube para autónomos, pymes y comercios: facturación con Verifactu y TicketBAI, presupuestos y albaranes, facturas recurrentes, cobro con tarjeta con Kiby Pay y app para Android e iPhone en todos los planes, con facturas ilimitadas y soporte por teléfono.

• Precio: Essentials Freelance, 15 €/mes con 1 usuario; Essentials Pro, 29 €/mes con 3 usuarios, CRM con embudo de ventas, RRHH, control horario y portal del cliente; Business Basic, 49 €/mes con TPV y 3 usuarios. Cada usuario extra, 9,99 €/mes. Con pago anual pagas 10 meses.
• Lo mejor: lo que en otros se paga aparte, aquí va dentro del plan, y puedes llamar por teléfono desde el plan más barato.
• Lo que le falta: no lleva la contabilidad completa dentro; deja los datos listos para tu asesor. Y no tiene plan gratis: la prueba es de 14 días.

2. Holded: el mejor si quieres contabilidad completa en la nube

Holded es de los más conocidos y junta facturación, contabilidad, proyectos y equipo. Es fácil de usar y tiene buena nota en las webs de opiniones.

• Precio: Plus, 15 €/mes con 1 usuario y 250 facturas al año. Cada usuario extra, 10 €/mes. La contabilidad completa, desde el plan Estándar, de 59 €/mes.
• Lo mejor: contabilidad completa, con cuentas anuales e Impuesto de Sociedades, y cobro online desde la factura.
• Lo que le falta: el control horario (1,50 € por empleado), el TPV (25 € por tienda) y el teléfono (desde Avanzado, 99 €/mes, o con el soporte premium, 50 €/mes) se pagan aparte.

Lo tienes con detalle en Holded frente a Kiby y en los precios de Holded.

3. Quipu: el mejor para autónomos que quieren los impuestos hechos

Quipu está pensado para autónomos y pequeñas empresas que quieren facturar y tener los impuestos preparados.

• Precio: Starter, 17 €/mes con 1 usuario y facturas ilimitadas. Cada usuario extra, 5 €/mes.
• Lo mejor: facturas ilimitadas, modelos y previsión de impuestos, y una gestoría propia si la quieres (aparte).
• Lo que le falta: no tiene CRM, TPV ni control horario, y el teléfono empieza en Solution, de 30 €/mes.

Más en Quipu frente a Kiby.

4. Contasimple: el mejor para autónomos que presentan sus modelos

Contasimple factura y calcula los modelos de impuestos, como el 303, el 130 o el 390, desde el plan Profesional.

• Precio: Profesional, 12,95 €/mes con pago trimestral, 1 usuario y 500 documentos al año. Cada usuario extra, 48 € al año. Tiene un plan gratis, muy limitado: 12 documentos al año.
• Lo mejor: los modelos de impuestos y el control horario en todos los planes.
• Lo que le falta: no tiene pago mensual, cobro online desde la factura ni portal del cliente, y el TPV se paga aparte.

Más en Contasimple frente a Kiby.

5. Odoo: el mejor para procesos complejos

Odoo es un ERP de código abierto con decenas de aplicaciones: facturación, contabilidad, CRM, TPV, inventario, RRHH y más.

• Precio: plan Estándar, 14,80 € por usuario al mes el primer año y 18,60 € después, con todas las aplicaciones. Hay un plan gratis con una sola aplicación y la versión Community, gratis pero para instalarla tú.
• Lo mejor: llega a donde los demás no llegan, como la fabricación o varios almacenes.
• Lo que le falta: sencillez. Suele hacer falta alguien que lo implante (paquetes de horas desde 280 €), y Verifactu se instala y se configura aparte.

Más en Odoo frente a Kiby.

6. Stel Order: el mejor para servicio técnico

Stel Order es fuerte en empresas de instalaciones y mantenimiento: partes de trabajo, incidencias y CRM.

• Precio: Lite, 24 €/mes con 500 facturas. Cada usuario se paga: 12 €/mes en Lite. El servicio técnico, desde Business, de 36 €/mes. Tiene un plan gratis con 30 facturas.
• Lo mejor: los partes de trabajo y el CRM incluido.
• Lo que le falta: el control horario es un complemento (Tempo) y el teléfono empieza en Business.

Más en Stel Order frente a Kiby.

7. FacturaDirecta: el mejor para equipos que solo facturan

FacturaDirecta es un programa de facturación online con usuarios ilimitados en todos los planes.

• Precio: Bronce, 15 €/mes con hasta 2.000 facturas al año y 100 clientes. Tiene un plan gratis con 100 facturas al año y 10 clientes.
• Lo mejor: los usuarios ilimitados, también para tu asesor.
• Lo que le falta: no tiene soporte por teléfono, TPV, CRM ni control horario, y el cobro con Stripe empieza en Plata, de 30 €/mes.

Más en FacturaDirecta frente a Kiby.

8. Anfix: el mejor para autónomos que facturan poco

Anfix junta facturación y contabilidad en la nube, con un plan de entrada muy barato.

• Precio: Básico, 5,99 €/mes con 60 facturas al año. Avanzado, 14,99 €/mes con 300 facturas y 2 usuarios. La contabilidad completa, desde Empresarial, de 69,99 €/mes.
• Lo mejor: el precio de entrada y el cobro online con Anfix Pay en todos los planes.
• Lo que le falta: TPV, CRM y control horario, y el teléfono empieza en Profesional, de 29,99 €/mes.

Más en Anfix frente a Kiby.

9. Billin (TS Facturas): el mejor para autónomos con pocos clientes

Billin, que ahora se llama TS Facturas, es un programa de facturación sencillo, con Verifactu, TicketBAI y Facturae.

• Precio: Básico, 8 €/mes con hasta 5 clientes y 10 productos; Pro, 17 €/mes con 3 usuarios y 50 clientes; Ilimitado, 28 €/mes.
• Lo mejor: el precio, con stock, conciliación y remesas en todos los planes.
• Lo que le falta: los límites de clientes en los planes baratos, y el teléfono solo en Ilimitado.

Más en Billin frente a Kiby.

10. Facturas Cloud: el mejor si haces pocos documentos al mes

Facturas Cloud es un programa de facturación online con usuarios ilimitados y precios por documentos al mes.

• Precio: Básico, 7,95 €/mes con 20 documentos al mes; Avanzado, 13,95 € con 45; Ilimitado, 17,95 €.
• Lo mejor: usuarios ilimitados, stock y portal del cliente en todos los planes.
• Lo que le falta: no tiene cobro online, teléfono, CRM ni TPV, y no presenta modelos de impuestos.

Más en Facturas Cloud frente a Kiby.

11. Sage 50: el mejor si vienes de escritorio

Sage 50 es un programa de Windows de toda la vida, con contabilidad completa, que se puede usar en la nube por escritorio remoto.

• Precio: Essential, 45 €/mes instalado o 78 €/mes en la nube, hasta 2 usuarios, con contrato anual. Standard, 102 €/mes, hasta 5 usuarios.
• Lo mejor: contabilidad en todos los planes (básica en Essential; analítica, conciliación y asientos periódicos desde Standard) y muchas gestorías ya lo usan.
• Lo que le falta: es de los más caros, va con contrato anual, no tiene prueba gratis, y el control horario y el CRM son productos aparte; el TPV para tiendas va en su Edición Comercio.

Más en Sage 50 frente a Kiby.

12. Factusol: el mejor para almacén completo en Windows

Factusol es el programa de facturación de Software del Sol, que se instala en Windows y es muy completo en almacén.

• Precio: en la nube, 21 €/mes con 1 usuario; instalado en tu red, 27 €/mes con usuarios ilimitados. Ya no es gratis desde la versión 2022.
• Lo mejor: el almacén: multialmacén, tallas y colores, lotes y series, y fabricación.
• Lo que le falta: no funciona en Mac, el teléfono solo está en el nivel Telefónico y el TPV, la contabilidad y el CRM son productos aparte.

Más en Factusol frente a Kiby.

Cuál elegir según tu negocio

Otros programas que verás en otras listas

En otras comparativas aparecen también Cuéntica, a3factura, SumUp Facturas (antes Debitoor), Billage o Contasol. No los he metido aquí porque no los hemos analizado con el mismo detalle, y prefiero no darte precios sin comprobarlos. Si estás valorando alguno, pásale el mismo filtro: que cumpla Verifactu, lo que cuesta con tus usuarios y lo que se paga aparte.

Y una advertencia: en algunas listas siguen apareciendo como gratis programas que ya no lo son, como Factusol o Billin, o programas de escritorio antiguos que no mencionan Verifactu. Antes de instalar nada, comprueba que el fabricante dice que lo cumple.

¿Y los programas de facturación gratis?

Los hay, pero casi todos tienen truco: planes gratis con muy pocas facturas, pruebas de unos días u ofertas con fecha de fin. La opción gratis de verdad es la aplicación gratuita de Verifactu de Hacienda, y en el País Vasco, las herramientas de cada Diputación. Te lo contamos con detalle en programas de facturación gratis.

Qué tiene que cumplir tu programa en 2026

• Verifactu: si facturas con un programa, tiene que cumplir el reglamento. Será obligatorio en octubre de 2028 para sociedades y autónomos (hasta el anuncio de Hacienda, las fechas eran el 1 de enero y el 1 de julio de 2027). No obliga a mandar cada factura a Hacienda: puedes enviarlas (modalidad Verifactu) o guardar registros firmados en tu programa. Si estás en el SII, no te afecta.
• TicketBAI, si tributas en Álava, Gipuzkoa o Bizkaia, donde Verifactu no se aplica. En Bizkaia, además, va dentro de Batuz.
• La factura electrónica entre empresas, regulada por el Real Decreto 238/2026: tendrás uno o dos años para adaptarte, según tu facturación, desde que entre en vigor la orden ministerial que la desarrolla. Lo explicamos en facturación electrónica obligatoria.

Si todavía no tienes claro qué pedirle a un programa, en cómo elegir un programa de facturación tienes una lista de comprobación para no equivocarte. Y cada programa, frente a Kiby y punto por punto, lo tienes en nuestras comparativas.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el mejor programa de facturación en 2026?

Depende de tu negocio. Para un autónomo que factura poco, Anfix, Billin o Facturas Cloud; para tener los impuestos hechos, Quipu o Contasimple; para contabilidad completa, Holded; para procesos complejos, Odoo; y para un equipo o una tienda que quiere CRM, RRHH, TPV y app sin pagar complementos, Kiby.

¿Cuál es el programa de facturación más barato?

De pago, Anfix, desde 5,99 €/mes con 60 facturas al año. Gratis, la aplicación de Hacienda, sin límite de facturas pero muy básica.

¿Todos estos programas cumplen Verifactu?

Sí, los 12 lo cumplen. En Odoo hay que instalar y configurar el módulo de su localización española.

¿Qué programa de facturación tiene soporte por teléfono en el plan más barato?

De esta lista, Kiby es el único que lo incluye expresamente en su plan más barato. Contasimple publica un teléfono de soporte sin aclarar en qué planes está; en los demás, el teléfono empieza en un plan superior, se paga aparte o no lo hay.

¿Qué programa de facturación incluye TPV?

Kiby, desde Business Basic (49 €/mes), y Odoo, en el plan Estándar. Sage 50 trae gestión de punto de venta en todos sus planes, y el TPV para tiendas va en su Edición Comercio. En Holded, Contasimple y Factusol el TPV se paga aparte, y Stel Order tiene STEL POS, por invitación y sin precio publicado.

¿Es obligatorio usar un programa de facturación?

No. Puedes hacer las facturas en Excel o Word si solo los usas para escribirlas, imprimirlas y guardarlas. Lo que será obligatorio, a partir de octubre de 2028, es que si usas un programa de facturación, cumpla Verifactu.

¿Qué programa de facturación funciona en Mac?

Todos los que funcionan en la nube, desde el navegador. Factusol y Sage 50 son programas de Windows; Sage 50 se puede usar en la nube por escritorio remoto.

Precios y funciones de la web oficial de cada programa y de los precios de Kiby, consultados entre el 30 de septiembre y el 2 de octubre de 2026. Pueden cambiar; los revisaremos.

La entrada Los mejores programas de facturación en 2026: 12 comparados con precios reales se publicó primero en Kiby™.

El LROE es la parte de Batuz que más dudas genera, porque no existe en Álava ni en Gipuzkoa. Si facturas con TicketBAI en Bizkaia, ya tienes la mitad hecha. La otra mitad, los gastos, los bienes y el resto, hay que anotarla también, y en plazo.

Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby. No vendemos el LROE, así que te cuento lo que dice la Diputación Foral de Bizkaia en batuz.eus y en sus preguntas frecuentes, sin adornos. Todo consultado el 2 de octubre de 2026.

En resumen: el LROE es el Libro Registro de Operaciones Económicas que se lleva en la sede electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia. Es el modelo 140 para autónomos, comunidades de bienes y sociedades civiles, y el modelo 240 para sociedades. Se anotan los ingresos y facturas emitidas, los gastos y facturas recibidas, los bienes y otras operaciones. Las facturas con TicketBAI entran solas si usas Haz tu factura o un programa que lo envíe; el resto se anota con otro programa o a mano. El plazo general es el 25 del mes siguiente a cada trimestre (31 de enero para el cuarto), y con lo anotado Hacienda te prepara los borradores del IVA, la renta y Sociedades.

Qué es el LROE

Es el libro registro que tienen que llevar, a través de la sede electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia, las personas físicas con actividad económica, las entidades en régimen de atribución de rentas, las sociedades y los no residentes con establecimiento permanente. Es obligatorio para todos desde que les tocó entrar en Batuz, y desde el 1 de enero de 2026 ya no queda nadie por entrar.

Modelo 140 y modelo 240

El modelo 140 pide más detalle porque de ahí sale el rendimiento de tu actividad para la renta. En el 240 también hay un capítulo de movimientos contables, de momento voluntario, que Hacienda usa para el borrador de Sociedades.

Cómo llegan las facturas al LROE

• Facturas con TicketBAI: en Bizkaia, el fichero TicketBAI no se envía aparte, sino como anotación del LROE en el subcapítulo de ingresos o facturas emitidas con software garante. Si usas Haz tu factura, se anotan solas; si usas un programa, lo envía el programa.
• Gastos, facturas recibidas y el resto: los puedes anotar con otro programa, aunque no sea el que usas para facturar, o a mano en la aplicación del LROE de la Diputación.

Los plazos

Con carácter general, las anotaciones se hacen desde que ocurre la operación hasta:

Y, en todo caso, antes de la liquidación y pago del IVA de esas operaciones. Las grandes empresas, las de un grupo de IVA y las inscritas en el registro de devolución mensual tienen 4 días, como en el SII. Algunos capítulos, como el de otra información con trascendencia tributaria, tienen de plazo hasta el 31 de enero del año siguiente.

El retraso en el LROE se puede sancionar, así que la Diputación recomienda anotar cada operación en cuanto se produce.

Los borradores de declaraciones

Es lo que te devuelve el LROE. Con lo que anotas, la Hacienda Foral de Bizkaia te prepara:

• El borrador del IVA: modelos 303, 322 y 390. Se pide hasta 2 días laborables antes de que acabe el plazo de presentación.
• El borrador de la renta, con el rendimiento de tu actividad sacado del LROE.
• El borrador de Sociedades, desde julio de 2026, a partir de la información de Hacienda y, en particular, del capítulo de movimientos contables del LROE.

Cómo entrar en la aplicación del LROE

Desde batuz.eus/es/lroe o la sede electrónica ebizkaia (trámite 1736), con el enlace del modelo 140 o del 240. Funciona con Firefox, Chrome y Edge. Si tu gestoría te lo lleva, puede hacerlo como representante habilitado.

¿Y con Kiby?

Kiby emite con TicketBAI en Bizkaia, con Batuz, en todos los planes, así que tus facturas emitidas llegan a tu LROE desde el programa. Para los gastos, Kiby tiene escáner de gastos y deja los datos listos para tu asesor. Lo comparamos con la herramienta de la Diputación en Haz tu factura frente a Kiby. Si todavía facturas con la herramienta de la Diputación, te la explicamos en Haz tu factura de Batuz paso a paso, y el resto de Batuz, en Batuz y TicketBAI en Bizkaia.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el LROE de Batuz?

El Libro Registro de Operaciones Económicas que se lleva en la sede electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia, donde se anotan ingresos, gastos, bienes y otras operaciones.

¿Qué diferencia hay entre el modelo 140 y el 240?

El 140 es para autónomos y entidades en atribución de rentas, como comunidades de bienes y sociedades civiles. El 240, para sociedades y establecimientos permanentes de no residentes.

¿Cuál es el plazo del LROE?

Con carácter general, el 25 de abril, el 25 de julio, el 25 de octubre y el 31 de enero, según el trimestre. Las grandes empresas, los grupos de IVA y las inscritas en devolución mensual tienen 4 días.

¿Haz tu factura anota las facturas en el LROE?

Sí, las facturas emitidas con Haz tu factura se anotan solas. Los gastos los tienes que anotar aparte.

¿Puedo anotar los gastos con un programa distinto al de facturar?

Sí. Las anotaciones que no llevan fichero TicketBAI, como los gastos, se pueden hacer con otro programa o a mano en la aplicación del LROE.

Información de batuz.eus, sus preguntas frecuentes y la sede electrónica de la Diputación Foral de Bizkaia, consultada el 2 de octubre de 2026. Puede cambiar; lo revisaremos.

La entrada El LROE de Batuz: modelos 140 y 240, plazos y cómo se lleva se publicó primero en Kiby™.

Batuz es lo que hace distinta a Bizkaia: no basta con emitir las facturas con TicketBAI, también tienes que llevar tus libros a través de la Diputación. Desde el 1 de enero de 2026 le toca a todo el mundo, y aun así muchas guías siguen con fechas viejas, dicen que las facturas se envían «en tiempo real» o se inventan las sanciones.

Soy Jorge Cáceres, fundador de Kiby. Vendemos un programa de facturación con TicketBAI, pero esto es una cuestión de normativa, así que te cuento lo que dice la Diputación Foral de Bizkaia en batuz.eus y en sus preguntas frecuentes. Todo consultado el 2 de octubre de 2026.

En resumen: Batuz es la estrategia de la Hacienda Foral de Bizkaia que junta tres cosas: facturar con TicketBAI, llevar el Libro Registro de Operaciones Económicas (LROE) en la sede electrónica de la Diputación y recibir borradores de tus declaraciones. Es obligatorio para todas las personas y entidades con actividad económica en Bizkaia desde el 1 de enero de 2026, tras una entrada por fases desde 2024. Puedes cumplir con Haz tu factura, la aplicación gratuita de la Diputación, o con un programa con TicketBAI. No usar un sistema que cumpla se castiga con el 20 % de la cifra de negocios, con un mínimo de 20.000 €. Y si tributas en Bizkaia, Verifactu no te afecta.

Qué es Batuz

Batuz es una estrategia de control de la tributación de todas las personas y entidades con actividad económica en Bizkaia. Tiene tres piezas:

1. TicketBAI: cada factura se genera con un programa que cumple unos requisitos, se firma y lleva un código QR y un identificativo.
2. El LROE: el libro registro donde anotas, en la sede electrónica de la Diputación, tus ingresos y facturas emitidas, tus gastos y facturas recibidas y otras operaciones.
3. Los borradores de declaraciones: con lo que anotas en el LROE, Hacienda te prepara el borrador del IVA, de la renta y, desde julio de 2026, del Impuesto sobre Sociedades.

TicketBAI en Bizkaia: en qué se diferencia

En Álava y Gipuzkoa el fichero TicketBAI se envía a Hacienda directamente, por separado. En Bizkaia no: viaja como una anotación más del LROE, en el subcapítulo de ingresos o facturas emitidas con software garante.

Tampoco hace falta mandarlo al momento. Con carácter general, tienes hasta el 25 de abril, el 25 de julio, el 25 de octubre o el 31 de enero, según el trimestre de la operación. Las grandes empresas, las de un grupo de IVA y las inscritas en el registro de devolución mensual tienen 4 días.

Desde cuándo es obligatorio

Batuz arrancó en 2022 de forma voluntaria y la Norma Foral 8/2023 fijó este calendario:

Hoy, por tanto, Batuz es obligatorio para todas las personas y entidades con actividad económica en Bizkaia. Según la Diputación, a finales de 2025 ya se habían incorporado casi 70.000 personas y entidades, y cumplía el 87 % de las obligadas en las ventanas de 2024 y 2025.

Quién puede quedar exonerado

• Personas con ingresos de su actividad que no superan los 2.000 € al año, si además no tienen gastos deducibles, todos sus ingresos llevan retención de IRPF y están exentos o no sujetos a IVA. Se exoneran de TicketBAI y del LROE.
• Quien va a cesar en la actividad en un plazo de 3 años (personas físicas) o 1 año (sociedades) desde su fecha de entrada en Batuz, si para cumplir tuvieran que hacer inversiones o gastos relevantes. Esta exoneración es solo de TicketBAI: el LROE hay que llevarlo igual.
• Otros casos, como causas técnicas o las actividades esporádicas de poca relevancia de entidades sin ánimo de lucro.

Todas se piden en la sede electrónica (trámite 1787). Y a diferencia de Álava y Gipuzkoa, en Bizkaia no hay exoneración por edad.

Cómo cumplir

1. Con Haz tu factura, la aplicación gratuita de la Diputación, que además anota sola tus facturas en el LROE. Te la explicamos en Haz tu factura de Batuz paso a paso.
2. Con un programa de facturación con TicketBAI inscrito en el registro de software garante de Bizkaia. Kiby emite con TicketBAI en Bizkaia, con Batuz, en todos los planes. Lo comparamos en Haz tu factura frente a Kiby.

Puedes combinar los dos, cada uno con sus series. Y los gastos y el resto de anotaciones del LROE los puedes hacer con otro programa o a mano en la aplicación del LROE de la Diputación. Te lo contamos en el LROE de Batuz y los modelos 140 y 240.

Las ayudas: deducción y compensación

• Deducción Batuz del 30 % de las inversiones y gastos para adaptarte, en el IRPF o en Sociedades. Cubre las inversiones y gastos hechos de 2020 a 2025, así que los de 2026 ya no entran (lo que no se haya podido deducir se puede aplicar en los 30 años siguientes).
• Compensación del 10 % en el IRPF o en Sociedades para personas físicas y pymes que se adelantaron voluntariamente a su fecha, en 2024 y en 2025 y con requisitos. Los plazos para adherirse voluntariamente terminaron en junio de 2025.

Las sanciones

Se considera ocasional cuando las operaciones sin un sistema que cumpla no pasan del 2 % de la cifra de negocios. Las sanciones se reducen un 30 % con conformidad y pago. Y llevar el LROE con retraso también se puede sancionar, así que la Diputación recomienda anotar las operaciones en cuanto se producen.

Cómo comprueba tu cliente una factura

Con el servicio «Comprueba tu factura», cualquiera puede escanear el QR de una factura y ver si es correcto. En 2025 se escanearon más de 757.000 códigos.

¿Y Verifactu?

Si tributas en Bizkaia, Verifactu no te afecta: la Agencia Tributaria deja fuera a quien está sujeto a la normativa foral, porque ya tiene TicketBAI. Verifactu es para el territorio común y será obligatorio en octubre de 2028 para sociedades y autónomos, según anunció Hacienda el 5 de octubre de 2026 (pendiente del BOE).

Preguntas frecuentes

¿Qué es Batuz?

La estrategia de la Hacienda Foral de Bizkaia que junta TicketBAI, el Libro Registro de Operaciones Económicas (LROE) y los borradores de las declaraciones.

¿Desde cuándo es obligatorio Batuz?

Para todos, desde el 1 de enero de 2026. Entró por fases desde el 1 de enero de 2024.

¿Es lo mismo Batuz que TicketBAI?

No. TicketBAI es una de las tres piezas de Batuz; en Bizkaia, además, tienes que llevar el LROE.

¿Hay que enviar las facturas a Hacienda en tiempo real en Bizkaia?

No. Con carácter general, tienes hasta el 25 del mes siguiente al trimestre (el 31 de enero para el cuarto). Las grandes empresas, los grupos de IVA y las inscritas en devolución mensual tienen 4 días.

¿Los mayores de 60 años están exentos de Batuz?

No. En Bizkaia no hay exoneración por edad, aunque sí la hay por cese próximo de la actividad o por ingresos de hasta 2.000 € con requisitos.

¿Qué multa hay por no cumplir Batuz?

No usar un sistema que cumpla TicketBAI se castiga con el 20 % de la cifra de negocios, con un mínimo de 20.000 €.

¿Tengo que cumplir Verifactu si estoy en Bizkaia?

No, si tributas en Bizkaia te aplica Batuz.

Información de batuz.eus, sus preguntas frecuentes y la nota de la Diputación Foral de Bizkaia del 30 de diciembre de 2025, consultada el 2 de octubre de 2026. Puede cambiar; lo revisaremos.

La entrada Batuz en Bizkaia: qué es, desde cuándo es obligatorio y cómo cumplir se publicó primero en Kiby™.